O dashboard de gestão contribui para a organização do dia a dia de uma agência digital. Da mesma forma que o Kanban contribui para a distribuição das operações, garantindo que todas as etapas sejam entregues em tempo hábil, com o dashboard, a ideia é acompanhar todos os resultados relevantes em um só lugar. Em outras palavras, ele traz uma roupagem visual para números e dados.
Neste artigo falamos da importância de um dashboard de gestão e como implementar essa estratégia para ajudar no monitoramento de processos da sua empresa. Descubra como sua agência de comunicação pode usar um dashboard e de que forma implementar essa tecnologia — que agiliza o processo de análise de dados, contribuindo para tomadas de decisão rápidas e certeiras. Boa leitura!
O que é um dashboard de gestão?
O dashboard de gestão, que também pode ser conhecido por painel de dados, é uma tela que reúne as informações mais relevantes para uma empresa de forma visual. Se uma agência acompanha o número de contas ativas, de prospecção de novos (primeiro contato, automações, follow ups etc.), o nível de satisfação dos atuais clientes e a produtividade dos funcionários, todas essas informações vão estar reunidas na mesma tela.
É importante diferenciar o dashboard do relatório de gestão. Enquanto o business dashboard tem como foco mostrar os dados em tempo real, permitindo o trabalho com BI (business intelligence), o relatório é estático. Para ter os resultados atualizados em um relatório, é preciso emiti-lo novamente.
Quais são os 3 tipos de dashboards de gestão?
O dashboard é personalizável para que possa atender às especificidades de cada empresa. Existem diversos tipos de dashboard, sendo que 3 deles são mais comuns.
O dashboard operacional lida com as questões operacionais como logística e demais operações da empresa. No caso de uma agência, o monitoramento dos resultados com as campanhas dos clientes se encaixa aqui. Também podem entrar no dashboard operacional outras questões, como o nível de entregas das tarefas.
O dashboard tático tem uma perspectiva gerencial. Enquanto o nível operacional acompanha a entrega de cada tarefa de um projeto, o nível tático analisa o workflow, garantindo que o fluxo de trabalho seja constante e que todos os colaboradores tenham atividades para realizar.
O dashboard estratégico contribui para uma visão mais ampla do negócio e possibilita observar o quanto as estratégias da empresa estão funcionando. Nesse caso, a gestão da própria agência (financeiro, vendas e marketing) é monitorada no painel. Questões financeiras como fluxo de caixa, ROI (retorno sobre investimento) e CAC (custo de aquisição por cliente) certamente terão espaço nesse quadro.
Que benefícios uma agência tem ao usar um dashboard?
Só o fato de organizar a rotina e diversos aspectos da agência de forma visual, permitindo acompanhar tudo o que está acontecendo em uma única tela, já mostra a importância de usar um dashboard de gestão. Além disso, essa ferramenta é importante por diversos motivos:
- permite a organização dos dados, promovendo uma rápida interpretação do que está acontecendo;
- otimiza as tomadas de decisão, com base em KPIs (indicadores-chave de performance) relevantes para a sua agência;
- facilita a implementação de estratégias inovadoras e eficientes, como a gestão à vista;
- contribui para o alinhamento de metas e da equipe.
Quais são os principais erros ao implementar o dashboard?
As métricas fazem parte do universo corporativo mesmo antes da transformação digital. Hoje elas são mais concretas e possibilitam um trabalho muito mais eficaz para a área de comunicação de marketing.
O dashboard já é algo bem familiar para quem atua nessa área, mas é mais comum acompanhar as métricas dos clientes, e nem sempre as da própria empresa.
Ao montar o dashboard de gestão, é importante ter consciência do objetivo da análise. Se o foco é entender qual é o nível de conversão das fontes de tráfego pago, sabemos que estamos falando de prospecção e vendas. Outro erro comum é não deixar claro o que está sendo analisado.
Além disso, como as cores são relevantes para uma formatação visual, é comum extrapolar na escolha dos tons e criar um carnaval, dificultando a análise e a interpretação dos dados. Outra regra da área da comunicação e que vale aqui é aquela que diz que menos é mais. Nesse caso, nos referimos à quantidade de métricas. Não faz sentido colecionar dados que não são relevantes ao propósito do dashboard.
Como estruturar um dashboard de gestão?
Em poucos passos você consegue montar um painel com os dados mais relevantes para a gestão da sua agência.
- Defina o propósito do dashboard: pode ser acompanhar os resultados dos clientes ou a performance de vendas da própria agência. É importante que o objetivo seja claro e específico.
- Estabeleça quais dados você pretende monitorar: as informações devem ser relevantes, mensuráveis e refletir a real performance da empresa.
- Aposte em um layout que facilite a visualização dos dados: as cores ajudam a identificar dados diferentes, mas evite o excesso dos estímulos visuais.
- Monte uma hierarquia de informação: faça isso de acordo com o nível de importância dos dados, reunindo métricas que têm relação entre si.
Qual é a importância de contar com uma ferramenta para isso?
Existem várias ferramentas que podem possibilitar a criação de um dashboard de gestão. O interessante é que elas sejam capazes de reunir informações de várias fontes e consigam atualizar o dashboard em tempo real. Um software de gestão é o ideal para uma agência, afinal, o foco dessa ferramenta é justamente facilitar a organização do dia a dia da empresa e o controle dos jobs.
Como você viu, o dashboard de gestão é uma estratégia fundamental para apresentar informações relevantes, atualizadas em um formato fácil e rápido de analisar. Além disso, ele ajuda a alinhar seu time de acordo com o foco da empresa, identificar possíveis falhas e criar soluções com base em insights fornecidos pelos dados.
Para melhorar ainda mais os processos de gestão da agência, é importante encontrar metodologias que tornem o monitoramento dos projetos mais eficientes.
