O temido Deadline – prazo estipulado para a entrega de determinado job – quando não respeitado, pode gerar incômodos tanto para o cliente em questão, quanto para a agência.
Imagine uma super campanha de Natal sendo veiculada no dia 27 de Dezembro! Claro que este é um exemplo bem óbvio, mas aplique essa ideia a outras e entenda o caos que pode ser gerado!
Como são definidos os prazos?
O planejamento é o ponto de partida para todas as ações desenvolvidas dentro de uma agência. Isso se deve ao fato de que, sem um planejamento prévio, corre-se o risco de haver um desalinhamento em todas as áreas de produção, ou seja: se cada setor não arquitetar seus próximos passos em relação a determinado job, o resultado final pode ser severamente comprometido.
Então, para efetuar um bom controle de prazos em sua agência efetue um bom planejamento de seus jobs levando em consideração alguns pontos-chave como:
- A prioridade das tarefas (seu criativo produz primeiro uma peça porque está inspirado ou porque entende que ela tem uma prioridade maior perante outras?);
- Os processos que cada job precisa se submeter (além do tempo dos processos, você pensa em quais processos cada job precisa se submeter para sua produção e quanto tempo ele demora para ser transferido entre esses processos e setores responsáveis?);
- A distribuição adequada dos jobs (tem criativo com muita demanda e outro ocioso em sua agência? Tem um não dando conta de tanto job e outro assistindo vídeos no Youtube?);
- Os recursos de produção da agência (sua agência tem recurso ou precisa de tempo para conseguí-lo?);
- O tempo disponível (existe mão-de-obra disponível na agência ou será preciso contratar para suprir as demandas?);
- Os fornecedores e o tempo necessário para os serviços deles (você analisa quanto tempo seus fornecedores precisam para a entrega de um determinado job?);
Nesse sentido, não estipule um prazo retirando a data do bolso ou da imaginação. O contabilize levando em consideração estimativas de forma assertiva. Além dos tópicos anteriormente citados, analise sua realidade e perceba os pontos que necessitam de tempo de sua produção e estipule um prazo.
Além disso, é preciso inserir uma contingência. Sabe aquela frase \”Prevenido morreu de velho\”? Pois então! Trabalhe com isso! Se com sua estimativa, levando em consideração todos os pontos e processos de produção de seu job, a entrega de uma determinada peça teve deadline estipulado em 10 dias, trace um plano de contingência de algum tempo para lhe dar alguma margem de erro – caso algo de errado aconteça. Nesse sentido, indique para o cliente que o prazo é de 13 dias, por exemplo!
Deadline: como não perder os prazos?
Dê prioridade ao que Realmente é Prioridade!
Pode parecer óbvio à primeira vista mas dar prioridade aos jobs que precisam ser entregues com certa urgência faz toda diferença. Isso porque, é comum que o setor criativo siga a inspiração ao determinar quais tarefas serão executas primeiro.
A questão aqui, porém, está baseada no acordo firmado com o cliente no momento em que ele decidiu escolher a sua agência para elaborar determinada peça, nesse caso, o ideal é garantir que ele receba o que foi solicitado sem atrasos.
Isso vai evitar que sua agência fique marcada por não cumprir os prazos estipulados, e otimizar o fluxo de trabalho de sua equipe.
Uma agência é composta por mentes criativas que trabalham o tempo todo a fim de entregar as melhores soluções para os clientes. Se você é gestor sabe exatamente da capacidade que sua equipe possui, afinal, você almeja o melhor para sua agência, e parte disso é escolher os profissionais que mais se encaixem com em cada tarefa de cada job.
Mais do que direcionar o setor criativo às atividades que correspondam à suas aptidões, é papel do gestor pensar a delegação de tarefas de uma forma ampla, ou seja, considerando não só a elaboração de um job, mas garantindo que toda a equipe esteja alinhada a fim de que erros estruturais não sejam cometidos.
Cuidado com alterações no Briefing
O retrabalho é um tema recorrente aqui no blog, isso porque sempre fazemos questão de mencioná-lo quando debatemos práticas que podem comprometer a rotina de uma Agência. Todavia, é comum que ele se manifeste em diversos momentos. Seja no fluxo de trabalho como um todo, ou na elaboração do Briefing – documento que tem como característica a concentração de informações relativas ao job que será desenvolvido – e que é de extrema importância para que o que foi planejado cumpra com as expectativas do cliente.
- Acrescente todas as informações necessárias e detalhe o máximo que puder: parte das inúmeras refações relacionadas ao brienfing podem ser atribuídas à falta de informações sobre o job em questão. Um bom brienfing deve conter desde os objetivos daquela peça em si, até o contexto financeiro, fatos que irão, novamente, agilizar o planejamento do job.
Organize o Fluxo de Trabalho
É sempre gratificante quando uma peça é entregue ao cliente dentro do prazo estabelecido, não é? Mais satisfatório ainda é quando o cliente consegue transmitir para o seu público-alvo justamente aquilo que ele tinha em mente. Mas você sabe melhor do que ninguém que nada disso acontece milagrosamente, tudo depende do modo como planejamento é efetuado, ainda no comecinho do trabalho.
Claro que é impossível atribuir o sucesso de um job somente à criação, por exemplo. Muito desse triunfo deve-se à boa organização do Fluxo de Trabalho, já que é ele quem vai ditar as \”regras\” baseando-se nas expectativas do cliente. É aí que entra o alinhamento de toda a equipe. Se é papel do Atendimento ou do Tráfego dividir de maneira eficiente as tarefas, ambos devem fazê-lo de forma eficaz.
Lidar diariamente com atividades que exigem esforço criativo pode ser um fator preponderante para se distanciar do foco necessário para executá-las e estourar o prazo estipulado. E não há dúvidas de que o setor criativo é um dos alvos mais comum dessa circunstância que insiste em se manisfestar nos momentos mais apertados em uma agência.
Mas, claro! além do setor de criação, o do atendimento e planejamento passam um aperto para organizar seus fluxos dentro de suas rotinas apertadas com prazos cada vez mais curtos. Por isso, todos os setores de uma agência precisam otimizar ao máximo suas tarefas.
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