Grandes revoluções comunicacionais aconteceram ao longo da história da nossa sociedade, como a escrita, a prensa de Gutenberg e, claro, a internet.
O digital mudou completamente a forma como as empresas se comunicam com seus clientes. O que tornou ainda mais complexo o trabalho das agências, tanto no que se refere à aquisição de clientes próprios quanto à construção da marca, entrega de projetos e inbound marketing das empresas que contratam esses serviços.
E a competitividade desse mercado fez com que as agências passassem a desempenhar três grandes desafios:
- Aquisição de clientes próprios;
- Entrega de resultados para as empresas contratantes;
- Cuidado da gestão financeira.
O departamento financeiro é considerado o coração de uma empresa, seja ela qual for. Em agências mais enxutas, muitas vezes o papel de gestor financeiro acaba sendo, também, de pessoas da equipe de criação.
É a partir da área financeira que se mede a saúde de um negócio: ganhos, perdas, investimentos, retornos sobre os investimentos, cortes e demais elementos que envolvem custos. Ou seja, tudo!
Por isso, a gestão e o controle dessa área precisam ser bem feitos. Só assim uma agência cresce de forma saudável.
A pergunta é: as agências têm lidado bem com esse desafio? Se não, é hora de passar a cuidar bem disso para que o negócio escale e cresça de forma saudável.
Gestão financeira para agências
O departamento financeiro tem subdivisões: fiscal, tributária, controladoria, tesouraria etc. Tudo visa a maximização dos recursos financeiros. Não dá para explicar toda a gestão em um post, por isso escolhemos um dos mais importantes elementos da gestão financeira: o fluxo de caixa.
O fluxo de caixa é o controle de recebíveis e custos. Para entender os processos financeiros dentro das agências, conversamos com Arthur Derinarde, diretor na agência MKT Ideas sobre os desafios das agências no que tange a gestão. Vamos aos pontos mais importantes identificados na conversa.
Recebíveis
Como o próprio nome já diz, é tudo o que a agência tem a receber. Fica fácil ter uma previsão de receita em agências, que têm projetos pontuais (dá para saber o valor exato de quanto vão receber na entrega) e recorrentes (que é sinônimo de previsão da receita mensal).
Desafios
O maior desafio das agências quanto aos recebíveis está na cobrança, que está diretamente ligada às formas de pagamento. Hoje, os principais modelos de pagamento das agências são:
- Boletos;
- Débito automático;
- Parcelamento no cartão.
Os problemas gerados na cobrança estão relacionados a:
- Atrasos: se o cliente atrasa, gera inadimplência e o caixa fica com um déficit nos ganhos daquele mês (ou meses), prejudicando a sua receita (caixa).
- Multas: cliente nenhum quer pagar multa, mesmo se ele é o culpado por atrasos. Isso, por vezes, implica no abatimento dos encargos para que ele pague o valor normal. Ou seja, você perde, mesmo depois de já ter lidado com o atraso dele.
- Taxas: no boleto, a emissão e manutenção (segundas vias, cálculos de juros e multas) geram custo para as agências junto aos bancos. Mais uma vez, a entrada de recebíveis da empresa está sendo prejudicada.
- Custos: além das taxas, atrasos e déficits no caixa, ainda existe todo o trabalho de designar uma pessoa (ou até equipes) para conciliar os pagamentos recebidos, identificar os inadimplentes e cobrar um a um manualmente, se não usar um ERP ou software de cobrança automatizado.
Podem parecer pequenos, mas todos esses fatores impactam negativamente no caixa. E, cá para nós, não são um ou dois clientes que atrasam. Isso acontece com grande parte deles, ainda mais quando a empresa está crescendo. Quanto mais escala, mais suscetíveis aos problemas de cobrança, atrasos, multas, custos e taxas ficam as agências.
Otimização
A melhor saída, neste caso, é oferecer pagamento online e automatizar as cobranças com:
- Boleto online
Existem soluções de automação no mercado que geram o boleto e enviam para o cliente por email. Evita custos com emissão, manutenção e multas (para o cliente) geradas pelo não recebimento do boleto, além de reduzir os atrasos.
- Débito recorrente
Diferente do débito automático, que desconta o valor direto do saldo do cliente e está mais suscetível a atrasos (já que nem sempre esse saldo está positivo), o débito recorrente desconta o valor do limite de crédito que é pago na fatura de cartão, o que o torna uma opção melhor. Assim, ninguém esquece de pagar a fatura. Afinal, os juros do rotativo do banco são altíssimos.
- Débito recorrente no parcelamento
Ao oferecer parcelamento como forma de pagamento, as agências podem usar o débito recorrente no cartão de crédito.
Nesse modelo, em vez de tomar o limite de crédito do cliente, a cobrança é feita mensalmente durante um período determinado de contratação dos serviços ou pagamento do projeto. Além de oferecer comodidade ao cliente, a agência tem maiores garantias de recebimento com a cobrança programada.
Outra vantagem de usar um software de automação são as ferramentas de cobrança, que notificam os clientes antes e depois da data de vencimento para que ele não esqueça de pagar. E, para o caso de o atraso persistir, te ajuda a receber do cliente sem gerar estresse com ele e ainda reduz custos (com pessoas, equipes e telefonemas).
Automatizando os recebíveis, você agora vai se preocupar com os custos, que são o segundo passo da gestão de fluxo de caixa.
Despesas
As despesas estão ligadas a tudo o que a agência gasta: salários, manutenções, luz, energia, água e qualquer outro centavo relacionado aos ativos da empresa (tangíveis e intangíveis).
Desafios
O maior desafio no que tange despesas está no controle e acompanhamento. Para se ter ideia, algumas empresas fazem essa gestão de fluxo de caixa diariamente para ter o maior controle possível das contas. Por isso, é importante se ater a:
- Custos
Saber perfeitamente em que a empresa tem investido seus recursos financeiros e avaliar se, de fato, eles são necessários. Esse é o momento de identificar se tudo o que gera custo para a empresa realmente faz sentido.
- Registro de saídas
Como eu disse, algumas empresas acompanham diariamente as entradas e saídas. Assim, fica mais fácil identificar se, naquele mês, a agência fechou no negativo ou no positivo e fazer uma planejamento para melhorar os resultados.
- Programar pagamentos
Imagine ter que quitar uma fatura, conta ou depositar salários várias vezes durante o mês. Além de perder tempo, alguma coisa pode ficar por fazer. Tente programar uma data no mês ou semanalmente para resolver tudo o que envolve contas a pagar.
- Detalhar pagamentos
Saiba exatamente onde os valores têm sido investidos. Assim você tem maior controle sobre o dinheiro do caixa e não se perde nas contas.
- Despesas variáveis e despesas fixas
As despesas variáveis referem-se aos custos ligados à produtividade. Ou seja, que alteram de acordo com o uso: água, luz, telefone.
Já o custo fixo, como o próprio nome, não varia, pelo menos não por um período determinado de tempo, como: salários e aluguel.
Otimização
O cenário ideal para fazer todo esse controle é usar um ERP que te ajude com as conciliações bancárias, gestão de entradas e saídas e contas a pagar e receber. Todas com relatórios e planilhas que te ajudem a consolidar os dados do fluxo de caixa.
Acompanhar esse fluxo de gastos e recebíveis vai ajudar sua agência a:
- Fazer uma análise do cenário atual da agência;
- Ter uma previsão do melhor momento para investir;
- Controlar as despesas;
- Planejar gastos futuros;
- Eliminar gastos desnecessários.
O fluxo de caixa vai te dar dados consolidados sobre o financeiro da sua agência. Com eles você vai poder fazer um melhor planejamento financeiro para otimizar os resultados.
Usar ferramentas de gestão, como softwares de cobrança e ERP é a melhor escolha para fazer todo esse controle. Com automação, fica mais fácil para as agências fazer as programações do financeiro (não só do fluxo de caixa) e se preocupar com os principais desafios de uma agência: aquisição de clientes e entrega resultados.
