Todo gestor de agência de publicidade já se viu diante do dilema: como integrar todas as áreas do negócio em um sistema único, que realmente atenda às particularidades do seu dia a dia? A ideia de desenvolver software próprio muitas vezes surge como uma solução tentadora. Afinal, ter um sistema feito sob medida promete autonomia total, personalização irrestrita e a eliminação de possíveis reajustes nos preços das licenças.
Parece o cenário ideal, não é mesmo? No entanto, essa decisão, que à primeira vista parece tão vantajosa, esconde uma série de desafios complexos e riscos significativos que podem comprometer não apenas o orçamento, mas também a eficiência e o foco estratégico da sua agência.
Neste artigo, vamos desmistificar essa percepção inicial e explorar os verdadeiros obstáculos que tornam o desenvolvimento de software interno uma jornada árdua e, muitas vezes, desnecessária.
A complexidade técnica oculta ao desenvolver software próprio
Um software de gestão para agências de publicidade não é uma ferramenta simples. Ele precisa orquestrar múltiplos módulos, como financeiro, RH, gestão de projetos, comercial, e até mesmo a comunicação com clientes. Cada um desses módulos possui regras de negócio específicas, exige integrações com outras plataformas e, acima de tudo, precisa ser confiável e seguro.
O que parece um fluxo simples, como a aprovação de uma peça publicitária, revela uma complexidade enorme quando analisado em detalhes. Imagine, por exemplo, um sistema de aprovação: não basta apenas um botão de “aprovar” ou “reprovar”. É preciso considerar diferentes níveis de acesso para a equipe interna e para o cliente, manter um histórico detalhado de todas as versões e comentários, e garantir que a aprovação de uma peça dispare automaticamente a próxima etapa do fluxo de trabalho, como a veiculação ou o faturamento.
Cada uma dessas funcionalidades, que parecem básicas, adiciona camadas de complexidade ao desenvolvimento, exigindo mais tempo de codificação, mais testes rigorosos e mais recursos. Ignorar essa complexidade inerente leva a riscos elevados de falhas e inconsistências nos dados, sendo, um dos principais fatores para o insucesso de projetos de software.
O custo total de desenvolvimento de um software próprio
Ao considerar desenvolver software próprio, muitos gestores focam apenas no custo inicial de desenvolvimento. Contudo, o custo total de propriedade (TCO) de um software vai muito além. Ele engloba a manutenção contínua, que inclui correção de bugs, implementação de novas funcionalidades, atualizações de segurança e adaptação a novas regulamentações.
Segundo o site especializado ScopeMaster, o retrabalho pode representar até 50% do esforço total em projetos de software. Além dos salários da equipe de desenvolvimento, é preciso contabilizar licenças de ferramentas, infraestrutura de servidores, que podem ter custos atrelados ao dólar, treinamento da equipe e, principalmente, o custo de oportunidade.
O tempo e os recursos dedicados a criar e manter um software de gestão são recursos que não estão sendo investidos no core business da agência. Em comparação, a assinatura de um software pronto oferece previsibilidade de custos, permitindo que a agência concentre seus talentos onde realmente importa: na criatividade e na estratégia para seus clientes.
Tempo de implementação e a evolução constante que um software exige
O desenvolvimento de um software robusto leva tempo. De acordo com relatório da Zipdo, sobre falhas de projeto de software, 52,7% dos projetos de software ultrapassam seus orçamentos iniciais, em 189% e 31,1% são cancelados antes da conclusão. Enquanto sua agência espera por um projeto interno que pode se estender por meses ou até anos, o mercado continua evoluindo.
Uma agência que decide, por exemplo, desenvolver um módulo de gestão de mídias sociais, pode levar 18 meses para concluí-lo. Nesse período, novas redes sociais surgem, APIs são atualizadas e algoritmos mudam, fazendo com que o software, ao ser lançado, já nasça defasado. Softwares consolidados no mercado evoluem constantemente com base no feedback de centenas de agências, garantindo que as melhorias sejam abrangentes e alinhadas com as melhores práticas do mercado.
Riscos operacionais e a necessidade de suporte especializado ao desenvolver um software
Desenvolver software próprio cria uma dependência crítica da sua equipe interna. Se um desenvolvedor chave sai da agência ou se a equipe está sobrecarregada, falhas críticas no sistema podem não ter suporte imediato, paralisando operações essenciais. Imagine que, em um dia de fechamento de mês, o sistema financeiro interno apresenta um bug que impede a emissão de notas fiscais. Se a equipe de desenvolvimento estiver de férias ou ocupada com outro projeto, o resultado é um efeito cascata: atraso no faturamento, multas e insatisfação dos clientes. Um software de gestão de mercado, por outro lado, oferece uma equipe de suporte dedicada e uma infraestrutura robusta, garantindo que a agência tenha sempre um sistema funcionando de forma otimizada e segura.
Personalização: estratégia ou armadilha?
A busca por personalização é um dos principais motivadores para desenvolver software próprio. No entanto, a personalização excessiva é cara e aumenta exponencialmente a complexidade da manutenção. É fundamental diferenciar entre personalização estratégica, que realmente agrega valor, e a customização completa, que muitas vezes se torna um poço sem fundo de recursos.
Softwares prontos oferecem funcionalidades que atendem à vasta maioria das necessidades das agências, permitindo configurações flexíveis sem a necessidade de reescrever o código-fonte e arcar com os riscos de um desenvolvimento do zero.
Lidando com as dores do mercado: preços, dólar e features
É legítimo que gestores se preocupem com o aumento de preços de softwares, a variação do dólar em ferramentas internacionais e a ausência de funcionalidades específicas. No entanto, mesmo ao contratar um software pronto, é possível mitigar esses problemas. A negociação de contratos de longo prazo pode garantir preços mais estáveis, e a escolha de softwares nacionais elimina a exposição à variação cambial.
Em relação às funcionalidades, a participação ativa nos canais de feedback do fornecedor pode influenciar o desenvolvimento de novas features. Além disso, a integração com outras ferramentas pode suprir a necessidade de uma funcionalidade específica sem a necessidade de um desenvolvimento customizado.
A importância de contar com um software especializado
O mercado de agências de publicidade é dinâmico e cheio de particularidades. Um software de gestão genérico dificilmente atenderá a todas as nuances do dia a dia de uma agência. Por isso, a escolha de um software especializado, desenvolvido por quem entende do negócio, é fundamental.
O iClips, por exemplo, tem mais de 20 anos de experiência no mercado, o que se traduz em um profundo conhecimento das dores e necessidades das agências. Essa expertise permite o desenvolvimento de funcionalidades realmente úteis e a antecipação de tendências, garantindo que o software evolua junto com o mercado. Um software com anos de estrada já passou por diversas fases de adaptação e correções, oferecendo uma solução mais estável e confiável desde o primeiro dia de uso.
Ao final da análise, fica claro que desenvolver software próprio para uma agência de publicidade é uma empreitada cara, demorada e repleta de riscos. A complexidade técnica, os custos ocultos de manutenção e evolução, o tempo de implementação e os riscos operacionais superam, na maioria dos casos, os benefícios percebidos de uma personalização total.
Soluções consolidadas de mercado oferecem integração, suporte especializado, segurança robusta e atualizações contínuas, com melhorias testadas e validadas por um ecossistema de agências. Elas permitem que sua agência mantenha o foco no que faz de melhor: criar e inovar para seus clientes, sem desviar recursos preciosos para o desenvolvimento e manutenção de um sistema interno.
Se você busca uma gestão eficiente para sua agência, sem os riscos e desvios de foco que o desenvolvimento próprio acarreta, considere as vantagens de uma solução pensada e aprimorada para o seu mercado. Conheça como o iClips pode ajudar a sua agência a prosperar com um sistema completo e confiável.
