Esta é uma lista resumida dos principais equívocos que você pode cometer na hora de escolher um software de gestão. Mas, se você sente que já enfrentou ou está enfrentando outras dificuldades, entre em contato e teremos o prazer de ajudá-lo!
1. Não avaliar as reais necessidades da sua agência
Ok, se você está à procura de um sistema que aperfeiçoe a forma com a qual as tarefas da sua agência são elaboradas é porque há, de fato, motivos para isso. Ainda assim, é preciso avaliar cuidadosamente as reais necessidades da agência e, desta forma, eleger a ferramenta que atenda, de fato, as carências vivenciadas no dia a dia.
Nesse caso, realizar uma reunião com todos os setores é a saída para entender quais as principais necessidades de cada um deles, determinando quais práticas precisam ser aprimoradas e quais funcionam bem.
É essencial entender que cada agência possui demandas específicas e que, se a gestão ocorre por meio de planilhas ou softwares mais abrangentes, é muito provável que as mudanças esperadas por você não ocorram da maneira esperada.
Por exemplo, se a criação chegou à conclusão de que há muita refação, é porque o fluxo de trabalho não anda muito organizado. Percebeu a necessidade de um sistema integrado de gestão específico para agências?
Mais do que encontrar soluções para aquelas dificuldades enfrentadas ao implementar um novo sistema, este profissional é responsável por acompanhar toda a fase de implantação e o ciclo de utilização do software com ações que minimizem possíveis dúvidas e erros.
Portanto, ao pesquisar por um software de gestão, certifique-se de que a empresa ofereça um serviço personalizado de atendimento de qualidade, enxergue esse fator como uma vantagem que sua agência terá frente outras, já que ele afetará diretamente na qualidade da entrega de seus serviços, e realmente se importa com o seu sucesso e se comprometa diariamente com ele.
3. Não pensar a longo prazo
Isso porque a ideia é que tal ferramenta acompanhe sua agência durante toda a sua história, nesse caso, é fundamental escolher um software que se adeque plenamente aos principais desafios do seu negócio e dê suporte à agência caso ela cresça.
Aqui, pensar a longo prazo não tem só a ver com os resultados que um sistema integrado proporciona, mas sim na maneira como sua equipe irá desempenhar suas atividades durante todo o período que irá prestar serviços para a empresa.
É claro que pensar a longo prazo envolve muito mais que isso. Há outras questões passíveis de análise e que devem ser avaliadas por toda sua equipe, são elas:
- Existem custos adicionais com treinamento e atualizações?
- Existe algum problema que deve ser solucionado antes da implantação do software?
- O suporte oferecido pelo sistema dará conta de atender as futuras demandas da agência?
- A estrutura da empresa que oferece o sistema suporta o crescimento que sua agência objetiva ter?
4. Ser resistente às mudanças
Sabe aquele momento que você entende que uma mudança realmente se faz necessária?
Em qualquer aspecto, seja pessoal ou profissional, esses momentos são libertadores para abrirmos caminhos para novas formas de pensar e para considerarmos novas possibilidades.
Quando se trata de incorporar as melhores soluções para o ambiente profissional, no caso sua agência, não é diferente. Nesse caso, adotar um sistema que facilite os processos desenvolvidos já é um grande passo. Mas não para por aí.
Na verdade, a resistência às mudanças é muito mais comum em agências criativas do que pensamos.
E sim, às vezes, mudanças são difíceis e vão demandar um pouco mais de esforço, tanto por parte do gestor que conduz a agência, quanto da equipe que deverá se adaptar a esta nova forma de realizar suas tarefas.
Mas lembre-se: a dificuldade não justifica a resistência em relação às mudanças, sobretudo se estas trarão bons resultados. Diante disso, ser flexível diante de novas (e constantes) adaptações tornará essa parceria muito mais proveitosa e trarão diferenciais a sua agência.
5. Não levar o setor financeiro em consideração
Mas se você já deixou as planilhas de lado e entendeu que adotar um sistema é a melhor forma de otimizar a forma com a qual sua agência desenvolve as tarefas, é importante ter em mente que integrar o setor financeiro nesse processo é essencial.
Se escolher um software de gestão empresarial se mostrou a melhor forma de enfrentar a rotina atarefada de uma maneira mais descomplicada, não considerar a integração dos departamentos pode matar toda a expectativa em torno dos benefícios que um software pode trazer para a agência.
Neste cenário, existem sistemas que viabilizam a integração eficaz de todos os departamentos, possibilitando que cada colaborador fique a par de todas as tarefas que estão sendo desenvolvidas na agência.
Mas, por que eu devo optar por um software de gestão específico para agências?
- Coordenar o tempo gasto pela equipe nos trabalhos desenvolvidos no dia a dia;
- Compartilhamento de agendas;
- Controle de todo o setor financeiro.
Esses só alguns de muitos benefícios que um sistema de gestão pode proporcionar a agências criativas, evitando, desta forma, gargalos que comprometam a produção de sua agência.
Qualquer agência que esteja em busca de um sistema que automatize sua rotina está sujeita a erros. E é importante entender que cada um deles representa um fator positivo: uma mudança na forma como gestores enxergam o seu próprio negócio.
Mas, depois de compartilharmos esses erros comuns ao buscar um software que atenda as necessidades de uma agência de forma eficiente, fica mais fácil entender qual caminho seguir, certo?
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