São muitos os processos dentro de uma agência de comunicação, compreendendo desde a negociação com o cliente até a execução e a entrega dos projetos, sem falar que é comum atender a várias contas simultaneamente. Nesse cenário, é essencial contar com uma ferramenta de colaboração, que ajude a otimizar o tempo e a eficiência das tarefas internas.
Com esse recurso, gestores e equipes podem se concentrar melhor nas necessidades estratégicas dos clientes, deixando as atividades mais rotineiras e repetitivas para um sistema que garanta sua realização e finalização.
Quer aumentar a organização e a agilidade dos seus processos? Confira, neste post, como proceder para implementar uma ferramenta de colaboração na sua agência e melhorar os seus resultados!
Construa um workflow customizado para sua ferramenta de colaboração
O workflow consiste em uma sistematização do fluxo de trabalho com o uso de soluções tecnológicas. A partir do seu uso em uma ferramenta de colaboração como o iClips, é possível estruturar as fases de trabalho, permitindo que a equipe tenha mais foco e organização.
Tudo começa pela gestão de pautas e prazos, que é indispensável para garantir a qualidade dos projetos e a satisfação dos clientes. Ela tem que ser corretamente administrada, pois direciona como as tarefas serão executadas. Assim, facilita as ações dos colaboradores e acrescenta agilidade aos processos.
Determine o escopo com as prioridades
O escopo nada mais é do que a sistematização de tudo a ser realizado em um projeto. Basicamente, define-se cada atividade e quem será responsável por conduzi-la, bem como a ordem de prioridade.
Busque referências
Para estabelecer prazos e etapas, você pode consultar projetos que já foram realizados anteriormente. Desse modo, você pode determinar um tempo que realmente leve em conta a capacidade da equipe, além de prever uma margem de erro para eventuais imprevistos.
Caso se trate de uma tarefa nova, a dica é pesquisar com parceiros e colegas de profissão, o que contribui para a definição de prazos mais seguros, evitando que o seu time fique pressionado e suscetível a erros.
Revise as pautas
Muitas vezes, os problemas em uma agência aparecem porque a pauta foi mal planejada. Portanto, é essencial revisar as pautas de forma rigorosa para certificar-se de que atendem às necessidades dos clientes e estão de acordo com a capacidade da equipe.
Use o kanban na ferramenta de colaboração
Melhorar a eficiência da produção é uma necessidade constante em todas as empresas, ainda mais quando se fala de uma agência de comunicação, que trabalha em vários projetos ao mesmo tempo e precisa entregar todos eles com o padrão de qualidade esperado pelo cliente.
Para tanto, há uma série de metodologias e ferramentas disponíveis. Mas, sem dúvidas, a mais conhecida e eficaz é o método kanban — termo de origem japonesa que significa “sinalização” ou “cartão”.
Trata-se de um método totalmente visual e intuitivo, adotado no iClips, que otimiza a entrega dos projetos, uma vez que apresenta as tarefas em colunas intituladas “para executar”, “em andamento” e “finalizadas”. Ele diminui as distrações e elimina gargalos, já que tudo pode ser conferido em uma tela.
Para utilizar o kanban, o gestor deve analisar quais são os projetos que se encaixam na metodologia, listar os cronogramas e acompanhar o desenvolvimento deles.
Tenha o gráfico de gantt para ver diversas etapas
A falta de controle sobre as atividades da agência pode trazer o caos para o ambiente de trabalho. Com tantas entradas e saídas de projetos, se os prazos não forem bem planejados, as equipes acabam sobrecarregadas e com dificuldades para fazer entregas no deadline previsto.
Por meio do gráfico de Gantt, as tarefas são mais bem-organizadas e distribuídas de maneira eficiente. Como resultado da gestão de projetos feita no iClips, você planeja melhor os seus prazos e sabe com exatidão tudo o que está sendo produzido por todo o time.
A aplicação da ferramenta pode começar com a separação das atividades a serem executadas em uma coluna, seguida de outra com as datas de início e uma terceira com a duração. Depois, é só transferi-las para o gráfico da ferramenta de colaboração.
Integre o trabalho com clientes internos e externos
Boa parte dos serviços de uma agência de comunicação não é produzida internamente, como é o caso da produção de campanhas em vídeo. Pensando nisso, é importante que o sistema de colaboração integre o trabalho com os clientes internos e externos.
Dessa maneira, é possível acompanhar tudo o que está sendo produzido fora da agência. Tal funcionalidade oferecida pelo iClips ajuda no monitoramento dos jobs e assegura a comunicação direta com os colaboradores remotos, sem que haja a necessidade de utilizar outros canais, como aplicativos de mensagens instantâneas e emails.
Assim, você também tem mais facilidade para dar feedbacks para os clientes sobre como estão evoluindo as etapas de execução dos projetos. Se algo não estiver de acordo com o desejado pelo cliente, basta contatar a equipe externa para efetuar as alterações solicitadas.
Tenha uma gestão de contratos eficiente na ferramenta de colaboração
Uma gestão de contratos apropriada é crucial para impulsionar o crescimento da agência. Com isso, pode-se garantir que todos os detalhes acertados com o cliente sejam cumpridos, o que impede a ocorrência de insatisfações, retrabalhos ou até mesmo a perda da conta para a concorrência.
Em suma, a gestão de contratos é um conjunto de boas práticas, técnicas e procedimentos que acompanham o ciclo de vida de cada documento da contratação, considerando a criação, a execução e a negociação, bem como a redação, a discussão das cláusulas e a entrega final do trabalho.
Automatizar a gestão de contratos é uma ótima saída para ter mais controle sobre os documentos gerados na agência. Com um software de gestão, pode-se selecionar uma peça que esteja associada a determinado job e automaticamente criar e replicar orçamentos, o que economiza tempo e evita erros.
Como você viu, uma ferramenta de colaboração dentro de um sistema de gestão completo como o iClips pode beneficiar todos os setores da sua agência. Afinal, ela otimiza os processos internos, impactando positivamente os resultados do negócio.
Você ainda não conta com uma ferramenta de colaboração na sua agência? Teste gratuitamente o software de gestão iClips e desfrute das vantagens colaborativas entre suas equipes!
