Pense na sua agência e em todos os projetos que você e os seus colaboradores precisam realizar simultaneamente. Você é capaz de acompanhar de perto os resultados de cada um deles? Entender quais são as etapas de cada um e qual o status delas ao longo do tempo? Consegue mensurar o desempenho dos colaboradores com detalhes durante a execução de um projeto? Na atualidade, qualquer agência que queira ser produtiva e garantir boas entregas aos clientes, precisa contar com uma ferramenta de gestão de projetos.
Isso porque você precisa lidar com uma série de atividades simultâneas e acompanhar de perto os indicadores de qualidade e produtividade do time, auxiliando os colaboradores a cumprirem com as suas tarefas e realizarem uma boa gestão do tempo. Tudo isso — e muito mais — pode ser feito por meio de uma ferramenta de gestão de projetos.
Quer saber tudo sobre essas ferramentas? Então aproveite para ler esse guia completo e descubra!
Afinal, o que é gestão de projetos e qual a sua importância para a agência?
Em uma agência de publicidade, você possui uma série de clientes. Cada um deles possui características e demandas diferentes e é preciso criar pacotes de serviços diferentes de acordo com esses elementos. Dessa forma, sua agência conta com uma série de projetos que acontecem simultaneamente.
É aí que entra a gestão de projetos. Ela é um conjunto de boas práticas, metodologias, ferramentas, conhecimentos e competências que são utilizadas para acompanhar a realização de um projeto, desde o seu início até a entrega final.
Dessa forma, a gestão de projetos começa antes mesmo de existir um projeto, no momento de prospecção de clientes, e se estende até o pós-vendas e feedback final do consumidor.
O principal objetivo da gestão de projetos é garantir uma entrega final com qualidade e dentro do prazo para o cliente. Porém, suas atividades vão além desse momento final, o que significa que a gestão de projetos de qualidade inclui uma série de outras atividades, como:
- preparar a equipe e monitorar o desempenho ao longo do tempo;
- planejar o processo do início ao fim, incluindo cada uma das etapas e prazos;
- negociar expectativas de todos os stakeholders envolvidos, como colaboradores, clientes, dono da agência e fornecedores;
- criar um planejamento financeiro adequado e distribuir recursos;
- acompanhar indicadores e metas relacionadas à execução do projeto.
No vídeo abaixo, Karina Murgel, Gerente de Projetos da Integration, conta como a gestão de projetos inovador é primordial nos tempos ágeis atuais. Confira!
Com isso, a gestão de projetos se mostra como uma área extremamente importante para qualquer empresa, principalmente uma agência de comunicação na qual vários projetos ocorrem ao mesmo tempo. Os principais benefícios de uma gestão de projetos bem feita são:
Cumprimento do cronograma com o cliente
Cumprir o cronograma da forma como ele é estabelecido é um dos maiores desafios quando se fala em projetos. Isso porque ocorrem imprevistos e atrasos nas entregas dos colaboradores, o que se acumula ao longo da execução do projeto e faz com que o produto final também não fique pronto a tempo.
Com uma gestão de projetos eficiente, é possível otimizar as atividades e garantir o cumprimento do cronograma. Isso porque esse processo faz com que você identifique rapidamente qualquer atraso em uma das etapas do projeto, conseguindo agir e redistribuir as atividades antes que isso impacte o produto final.
Melhoria dos processos dentro da agência
Um projeto é constituído de uma série de processos menores que, quando realizados corretamente, permitem que a equipe atinja o resultado final esperado. Quando você investe em uma gestão de projetos de qualidade é possível mapear e monitorar a execução de cada um deles, mensurando indicadores de desempenho e identificando problemas ao longo do tempo.
Com isso, você consegue criar planos de ação eficientes e baseados em fatos e indicadores objetivos para atuar na melhoria contínua de cada um dos processos da sua empresa.
Otimização dos recursos
A sua agência possui uma série de recursos disponíveis, que incluem recursos humanos, materiais para a realização das atividades, recursos financeiros em caixa, entre outros.
Saber como distribuir cada um deles adequadamente é essencial para otimizar os seus insumos e ainda reduzir custos dentro do negócio, potencializando os lucros.
Quando você realiza uma gestão de projetos bem feita, consegue enxugar os recursos necessários para a realização de cada um dos projetos da agência. Dessa forma, otimiza essa distribuição e aproveita todos os benefícios que isso pode trazer para o negócio.
Identificação de gargalos e falhas preventivamente
A gestão de projetos possui, como uma de suas funções, a identificação de riscos e gargalos em cada um dos processos. A partir disso, esse setor é capaz de tomar decisões para melhorar as atividades realizadas pelos colaboradores e neutralizar possíveis riscos e imprevistos que poderiam comprometer os resultados finais na sua agência.
Dessa forma, você é capaz de agir preventivamente, evitando que problemas e imprevistos comprometam os resultados finais da sua agência.
Aumento da satisfação do cliente com o serviço
Por fim, uma das maiores consequências de uma gestão de projetos bem feita e o aumento da satisfação do cliente. Isso porque esse processo permite que você otimize recursos, melhore os processos e busque a melhoria contínua dentro da agência. Tudo isso impacta diretamente o resultado final gerado, fazendo com que os seus serviços superem as expectativas dos clientes.
Com isso, você não só aumenta os níveis de satisfação dos consumidores, mas também é capaz de aumentar as suas taxas de atração e fidelização de clientes e se posicionar com um diferencial competitivo perante o mercado.
O que é uma ferramenta de gestão de projetos?
Elas são uma forma de suporte e organização de informações para que a gestão de projetos seja realizada da melhor forma possível. Nesse sentido, existem dois tipos básicos de ferramentas: as tecnológicas e as analógicas.
Como você pode perceber, a gestão de projetos é essencial para o bom funcionamento da sua agência, trazendo uma série de benefícios para o negócio como um todo.
Porém, não é possível realizar essa atividade sem o uso de ferramentas adequadas que dão suporte ao time de gestão na hora de acompanhar o andamento de cada uma das atividades. É aí que as ferramentas de gestão de projetos ganham espaço dentro das empresas.
Ferramentas analógicas
As ferramentas analógicas são metodologias que podem ser utilizadas sem o apoio de nenhum equipamento tecnológico, como computadores ou celulares.
Esse é o caso do kanban, por exemplo, um quadro de organização das etapas de um projeto no qual é possível observar o status de cada uma das atividades e os resultados das etapas que compõem um projeto.
Esse primeiro tipo de ferramenta se mostra bastante eficiente e, por meio dele, é possível melhorar a gestão de processos da sua agência. Porém, atualizar cada uma das atividades exige gasto de tempo e energia, uma vez que nada é automatizado nesse processo. É aí que entram as ferramentas de gestão de projetos que se apoiam na tecnologia.
Ferramentas tecnológicas
Elas são, na maioria das vezes, softwares ou plataformas desenvolvidas para a organização de atividades, acompanhamento de time e gestão de projetos como um todo.
Na maioria das vezes, essas ferramentas colocam em prática as principais metodologias de gestão de projetos, porém utilizando equipamentos tecnológicos e de forma automatizada.
Portanto, o kanban, apresentado anteriormente, pode ser incorporado a um software como forma de acompanhar as etapas dos projetos na tela de um computador.
Também é possível atualizar o status de cada uma das atividades automaticamente, anexar relatórios, coletar dados e calcular indicadores, tudo isso em um só lugar.
Dessa forma, as ferramentas tecnológicas se mostram ainda mais eficientes do que as analógicas, otimizando o tempo dos colaboradores e aumentando a qualidade da gestão de projetos da sua agência.
Como funciona uma ferramenta de gestão de projetos na prática?
Como você pode perceber, as ferramentas de gestão de projetos podem trazer uma série de funcionalidades diferentes em um só lugar. Quer saber quais são elas? Então descubra algumas das funções dos softwares de gestão de projetos!
Timesheet
Imagine que um cliente da agência solicite uma tarefa adicional urgente. Os seus colaboradores sabem exatamente quanto tempo gastam para realizá-la? Essa é uma das importâncias do timesheet.
Ele é uma funcionalidade das ferramentas de gestão de projetos que permite que os colaboradores registrem quanto tempo demoram para realizar cada uma das atividades que realizam no dia a dia da empresa.
Kanban
Outra funcionalidade extremamente importante em uma ferramenta de gestão de projetos é o kanban. Ele é uma metodologia para monitorar o fluxo de execução de cada processo dentro de uma organização.
Na prática, o kanban consiste em um quadro — que no software de gestão de projetos é automatizado — no qual são colocadas cada uma das etapas de um projeto, assim como os responsáveis por ela e resultados esperados.
A cada mudança no status dessas atividades, há uma mudança no posicionamento dela dentro do kanban, permitindo que você visualize com clareza todos os processos da agência.
Gantt
O gráfico de Gantt é um diagrama ou gráfico criado para monitorar o andamento de todas as etapas do seu projeto. Em uma linha inferior, é colocada uma linha do tempo que indica a data de início do projeto e o seu prazo final.
Cada etapa é colocada em uma barra do gráfico e a data de início e final desse processo é representada pelo início e fim da barra que corresponde a ele.
Integração com financeiro
Outra funcionalidade extremamente importante em uma ferramenta de gestão de projetos é a integração com o setor financeiro da agência. Isso porque, no momento de planejamento de um projeto, é essencial ter em mente quais são os recursos que precisam ser utilizados e o orçamento necessário para que o objetivo final seja atingido.
Dessa forma, é preciso que o setor financeiro se comunique com a equipe do projeto para acompanhar os gastos e liberar o dinheiro.
Quando você adota uma ferramenta de gestão de projetos, isso é feito de forma automatizada e integrada, sem a necessidade de grandes burocracias para que setor o financeiro tenha acesso aos gastos do projeto e libere recursos para a execução das atividades.
Workflow na ferramenta de gestão de projetos
Cada projeto exige uma grande quantidade de atividades que são realizadas ora simultaneamente, ora em momentos diferentes. O fluxo dessas atividades ao longo do tempo e o processo de automação dessa sequência e das atividades operacionais é o que se chama de workflow.
Uma ferramenta de gestão de projetos possui um workflow totalmente automatizado, no qual é possível acompanhar o fluxo de atividades que precisam ser desenvolvidas para atingir os objetivos finais do projeto e a sequência e responsáveis por elas.
Cadastro de jobs
Por fim, uma outra funcionalidade da ferramenta de gestão de projetos é a possibilidade de cadastrar os jobs que ocorrem durante um projeto.
Nessas ferramentas, existe um modelo de job no qual você é capaz de incluir todos os insumos necessários para a realização dele e ainda divulgar entre a sua equipe ou uma equipe externa até que encontre um responsável por ele.
Dessa forma, evite a necessidade de ter que passar todos esses dados uma vez que o responsável pode acessá-los diretamente no software.
Quais os benefícios de contar com uma ferramenta de gestão de projetos?
Diante de todas essas funcionalidades, você já deve imaginar que uma ferramenta de gestão de projetos traz uma série de benefícios para a sua agência. Descubra agora quais são os principais deles!
Organiza os seus processos
A ferramenta de gestão de projetos permite que você organize todas as atividades que ocorrem dentro da agência, em cada um dos seus projetos, em um só lugar.
Dessa forma, você consegue ter acesso a uma visão global da agência como um todo, acompanhando as tarefas realizadas pelos colaboradores e intervindo quando necessário.
Automatiza atividades
Atualizar o status das atividades, coletar dados, calcular indicadores e gerar relatórios gerenciais: todas essas tarefas, apesar de serem extremamente importantes para o funcionamento da sua agência, demandam tempo e investimento por parte de você e da sua equipe.
Quando você conta com uma ferramenta de gestão de projetos, é capaz de automatizar todas elas — e algumas outras — de forma a evitar que o time gaste tempo em atividades burocráticas e operacionais.
Com isso, além de aumentar a produtividade da equipe, que consegue focar no que realmente importa, você ainda reduz os índices de erros humanos e de retrabalho dentro da agência.
Melhora a comunicação
Todos os colaboradores da sua agência precisam se comunicar uns com os outros, seja para resolver problemas ou colaborar na execução de determinada atividade dentro da empresa. Para isso, é essencial contar com uma ferramenta de comunicação eficiente, que garanta que todas as informações sejam passadas com clareza e agilidade dentro do negócio.
As melhores ferramentas de gestão de projetos contam com um ambiente de troca de informações, semelhante a um chat. Com isso, você cria um canal de comunicação específico para a sua agência, abrindo portas para uma comunicação eficaz dentro da empresa.
Aumenta a produtividade
Quanto mais produtivos forem os seus colaboradores, melhores são os resultados da sua agência, não é mesmo? Pois saiba que uma ferramenta de gestão de projetos pode ser uma grande aliada nesse aspecto.
Essas ferramentas permitem que o time organize as atividades e realizem uma gestão do tempo eficiente. Além disso, por automatizar algumas atividades, ainda reduz o tempo de realização de tarefas operacionais e burocráticas dentro da empresa.
Tudo isso faz com que os colaboradores consigam fazer mais em menos tempo, aumentando a produtividade do time como um todo.
Garante a execução correta de todas as etapas
Os seus projetos são divididos em uma série de etapas menores, que devem ser realizadas com atenção aos prazos e exigências de qualidade para garantir que a entrega final também tenha qualidade e seja entregue dentro do que foi planejado no cronograma.
Para que isso aconteça, é essencial garantir que os colaboradores comuniquem e colaborem entre si e tenham acesso a todas as informações necessárias para a realização das atividades, além de ser importante um acompanhamento próximo por parte da gestão.
A ferramenta de gestão de projetos possibilita exatamente isso! Quando você conta com esse suporte, consegue acompanhar todas as atividades da empresa com facilidade e clareza, identificando possíveis problemas e atuações necessárias pelo gestor.
Além disso, os colaboradores são capazes de realizar as atividades corretamente uma vez que possuem um canal aberto de comunicação com os colegas e acesso a todos os dados necessários para cumprir com o prazo.
Gera economia de recursos
Reduzir os gastos da empresa e otimizar os seus recursos é uma ótima forma de potencializar os lucros e, consequentemente, o sucesso da agência. Isso é possível com o uso de uma ferramenta de gestão de projetos.
Essa ferramenta aumenta a produtividade do time e garante que todas as atividades sejam realizadas da melhor forma possível, o que otimiza os recursos da empresa.
Além disso, por automatizar tarefas e evitar o retrabalho, essa ferramenta também permite que você economize tempo de trabalho do time e investimentos financeiros na correção de erros e no cumprimento de burocracias.
Quais são as principais opções do mercado em ferramenta de gestão de projetos?
Com tantos benefícios, você pode estar curioso para descobrir quais são as principais ferramentas de gestão de projetos que podem ser utilizadas na sua agência. Descubra quais são elas e suas principais características!
- Studio: única ferramenta de gestão de projetos totalmente integrada e desenvolvida especificamente para a realidade de agências de comunicação. É um software completo com um dashboard eficiente no qual você consegue acompanhar todos os projetos da agência. Além disso, o sistema também realiza a integração de projetos diretamente com o financeiro da agência, unificando as informações em um único lugar. Há também os relatórios de Business Intelligence, que auxiliam os gestores nas tomadas de decisão, contribuindo para a saúde do negócio a curto e longo prazo.
- Trello: ferramenta que utiliza o kanban para permitir o acompanhamento do status de cada uma das etapas de um projeto. Nele, é possível identificar responsáveis por cada atividade e criar checklist de pequenas tarefas dentro de cada uma das etapas do projeto;
- Asana: ferramenta de gestão de equipes na qual é possível acompanhar todas as atividades e possibilitar uma comunicação simples e rápida entre todos os membros do time;
- Jira: software no qual é possível agrupar todas as atividades que cada membro do time precisa realizar e acompanhar o status e andamento de cada uma delas;
- Wrike: plataforma de colaboração online na qual os grupos de trabalho são capazes de se comunicar e organizar as etapas de determinado projeto a ser executado;
- Slack: semelhante a uma rede social, é um aplicativo que permite que os membros do time compartilhem informações, arquivos e resultados de cada uma das atividades que realizam;
Como escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos para a sua agência?
Diante de tantos benefícios e ferramentas diferentes, é hora de entender como escolher a melhor para a sua agência. Afinal, cada negócio possui uma realidade e necessidades próprias, o que significa que a melhor ferramenta para você pode ou não ser aquela que melhor se adequa às outras agências.
Entenda agora o que levar em consideração na hora de tomar essa decisão:
- avalie a complexidade dos seus projetos e número de etapas e processos que compõem cada um deles;
- entenda qual suporte você precisa da empresa criadora do software para resolver os possíveis problemas ou solucionar dúvidas;
- avalie a área de atuação da sua agência e dê preferência para softwares que se adequem às particularidades desse tipo de negócio;
- invista em softwares que possibilitem uma boa integração entre todos os setores e equipes de projetos da sua agência;
- considere o design e facilidade de uso e navegação da ferramenta na hora de tomar a decisão;
- leve em conta o tamanho do seu time e o número de clientes que a agência possui, ou seja, a quantidade de pessoas envolvidas no seu negócio e que irão ter acesso à ferramenta.
Com esse artigo você entendeu o que é gestão de projetos e qual a importância de uma ferramenta automatizada para realizar essa atividade com excelência.
Conheceu algumas ferramentas de gestão de projetos e ainda entendeu todos os benefícios que elas podem trazer para a sua empresa. E agora, o que está esperando para implementar um software desse tipo na sua empresa? Siga as nossas dicas e encontre o melhor para a sua agência agora mesmo!
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