No universo das agências de publicidade, a criatividade e a estratégia são o coração do negócio. No entanto, de que adianta ter a melhor ideia do mundo se ela fica presa no funil de aprovação? Gestores de projetos e de agências sabem bem do que estamos falando: aquele job que deveria fluir, mas que se arrasta por dias, semanas, ou até meses, em um ciclo interminável de revisões e feedbacks desencontrados. Isso não é apenas frustrante, é um dreno de recursos e produtividade.
Para começar, que tal um diagnóstico rápido? Pergunte-se:
- Quantas refações por peça a agência tem por semana?
- Em quanto tempo, em média, o cliente aprova uma peça?
- O time sabe onde buscar o feedback consolidado?
Se as respostas para essas perguntas causaram um leve arrepio na espinha, sua agência não está sozinha. O retrabalho é um vilão silencioso, mas poderoso. A gestão do retrabalho ainda é um ponto frágil para muitas empresas do setor. E o impacto vai além do tempo perdido: ele gera custos adicionais, reduz a produtividade e, o que é pior, desgasta o relacionamento com o cliente.
Mas não se preocupe, este blogpost não é para deixar os gestores mais ansiosos. Pelo contrário! Nosso objetivo é desvendar os maiores gargalos no fluxo de aprovação e, mais importante, apresentar soluções práticas e avançadas para transformar esse processo em um motor de eficiência e satisfação para a agência e seus clientes.
Os maiores gargalos no fluxo de aprovação de peças
Identificar os pontos de atrito é o primeiro passo para desatar os nós do fluxo de aprovação. Muitos desses gargalos são velhos conhecidos de quem vive o dia a dia de uma agência. Vamos a eles:
O briefing: a raiz de muitos problemas
A falta de alinhamento no briefing é, sem dúvida, um dos principais vilões. Quando o briefing é incompleto, ambíguo ou mal compreendido, o resultado é quase sempre um trabalho que não atende às expectativas. É como construir uma casa sem planta: o resultado pode até ser uma casa, mas dificilmente será a casa que o cliente pediu. A comunicação ineficiente desde o início é um dos maiores responsáveis pelo retrabalho, como já mencionamos.
O ciclo vicioso do retrabalho
O retrabalho excessivo, muitas vezes causado pela falta de critérios objetivos, é outro gargalo significativo. Aquela sensação de que a peça está em um loop infinito de revisões acontece porque os critérios de aprovação não são claros. O cliente pede uma refação, a equipe faz, e na próxima rodada, o cliente pede outra coisa, ou volta ao que era antes. Sem critérios objetivos, a aprovação se torna uma questão de gosto pessoal, e não de estratégia. Isso gera um desgaste enorme e consome recursos preciosos da agência.
Centralização e falta de visibilidade
Em algumas agências, a aprovação final depende de uma única pessoa, seja do lado da agência ou do cliente. Isso cria um funil que estrangula o processo. Se essa pessoa está ocupada, viajando ou simplesmente demora para dar o aval, todo o fluxo para. A lentidão na aprovação pode ser um grande problema, e softwares de gestão podem ajudar a agilizar esse processo. Além disso, a falta de visibilidade sobre o status da peça gera ansiedade, microgerenciamento e, claro, atrasos. Um sistema que permita a todos os envolvidos acompanhar o status em tempo real é crucial.
A dispersão de feedbacks e a perda de histórico
E-mails soltos, mensagens de WhatsApp, telefonemas… O feedback chega por todos os lados, se perde, se contradiz. Quando não há um canal centralizado para as revisões, a agência perde o controle do histórico, e o cliente pode se sentir frustrado por ter que repetir informações. Isso é um prato cheio para o retrabalho e a comunicação ineficiente. Além disso, prazos mal definidos ou não respeitados transformam o fluxo de aprovação em um barco à deriva. Se o cliente não sabe quando precisa dar o feedback, ele pode demorar. Se a agência não tem um prazo para entregar a revisão, a prioridade pode se perder. E quando os prazos são definidos, mas não respeitados, a confiança é abalada. A cada refação, a cada nova versão, o histórico de decisões e feedbacks precisa ser preservado. Se ele se perde, a agência corre o risco de refazer algo que já foi aprovado ou de não entender o contexto de uma alteração. Isso não só gera retrabalho, mas também pode levar a conflitos e desentendimentos com o cliente.
Como organizar um fluxo de aprovação mais eficiente
Agora que já identificamos os vilões, é hora de partir para a ação. Organizar um fluxo de aprovação eficiente não é um bicho de sete cabeças, mas exige método, disciplina e as ferramentas certas. Vamos a algumas dicas práticas:
Aprovação em camadas: um filtro de qualidade
Evitar que o cliente seja o primeiro a ver a peça é uma estratégia eficaz. Implementa-se um processo de aprovação interna em camadas. Primeiro, o atendimento revisa a peça para garantir que ela esteja alinhada com o briefing e as expectativas do cliente. Depois, a direção de arte ou a equipe de criação faz uma revisão técnica. Só então a peça é enviada para o cliente. Essa abordagem em camadas filtra erros e desalinhamentos antes que cheguem ao cliente, economizando tempo e evitando retrabalho. O iClips, com suas etapas de aprovação interna, facilita essa organização, garantindo que a peça só chegue ao cliente quando estiver realmente pronta para a aprovação final.
Estabelecendo prazos e expectativas
Definir prazos é fundamental, mas a forma como isso é feito pode fazer toda a diferença. Em vez de impor prazos de forma autoritária, recomendamos construir um acordo com o cliente. No início do projeto, alinhe as expectativas e estabeleça um cronograma realista, com prazos para cada etapa, incluindo o feedback do cliente. Deixe claro que o cumprimento dos prazos é uma via de mão dupla e que o atraso em uma etapa impacta todo o cronograma. Softwares de gestão, como o iClips, ajudam a visualizar o cronograma e a identificar rapidamente os gargalos, permitindo uma conversa mais transparente e baseada em dados com o cliente.
Centralizando e documentando aprovações
Chega de procurar aprovações em e-mails perdidos ou em conversas de WhatsApp. A aprovação precisa ser formalizada e centralizada. O módulo de cliente do iClips (iJob) é um excelente exemplo de como fazer isso. O cliente acessa a plataforma, visualiza a peça, faz seus comentários e aprova ou solicita alterações. Tudo fica registrado no sistema, com data, hora e o nome do responsável. Isso cria um histórico completo e acessível para todos os envolvidos, eliminando qualquer dúvida sobre o que foi aprovado e quando. E se o cliente aprovar por outro meio, o atendimento pode registrar essa aprovação no sistema, mantendo o fluxo centralizado.
Ferramentas e templates que facilitam o fluxo de aprovação
No cenário atual, contar com a tecnologia é mais do que um diferencial, é uma necessidade. Ferramentas e templates bem escolhidos podem ser o divisor de águas entre um fluxo de aprovação caótico e um processo otimizado.
Softwares de gestão com módulo de aprovação: a espinha dorsal da eficiência
Esses sistemas são a espinha dorsal de um fluxo de aprovação eficiente. Eles centralizam a comunicação, o histórico de revisões e o status das peças, eliminando a dispersão de informações. O iJob, módulo do iClips para comunicação com o cliente, é um exemplo prático de como isso funciona. Através dele, o cliente pode solicitar demandas, acompanhar o andamento de projetos e, claro, aprovar ou solicitar refações diretamente na plataforma. Isso não só agiliza o processo, mas também empodera o cliente, dando a ele visibilidade e controle sobre suas demandas. Além disso, o iClips permite que a agência padronize modelos de projeto para cada cliente, garantindo que as informações iniciais e os briefings sejam sempre completos e alinhados.
Modelos de e-mail ou formulário de briefing: o ponto de partida para o sucesso
Um briefing bem feito é meio caminho andado para evitar retrabalho. Ter modelos padronizados para e-mails de solicitação de briefing ou formulários online garante que todas as informações essenciais sejam coletadas desde o início. Isso minimiza a chance de mal-entendidos e assegura que a equipe de criação tenha todas as informações necessárias para desenvolver a peça corretamente.
Templates de cronograma com prazos para feedback embutidos: transparência e automação
Visualizar o cronograma e os prazos de feedback de forma clara é fundamental. Templates de cronograma que já incluem as datas para as aprovações do cliente ajudam a manter todos na mesma página. Isso pode ser integrado a um software de gestão, onde o cliente recebe notificações automáticas sobre prazos de aprovação, e a agência pode acompanhar o cumprimento desses prazos, identificando proativamente possíveis atrasos. Essa transparência e automação reduzem a necessidade de cobranças manuais e evitam surpresas desagradáveis.
Como envolver o cliente sem perder o controle?
Envolver o cliente no processo de aprovação é crucial, mas a linha entre o envolvimento saudável e a perda de controle é tênue. O objetivo é que o cliente seja um parceiro ativo, não um microgerenciador. Aqui estão algumas dicas para manter esse equilíbrio:
Educando o cliente para feedbacks construtivos
Muitas vezes, o cliente não possui a expertise técnica para dar um feedback construtivo. Ele pode expressar “não gostei” ou “muda a cor”, sem especificar o porquê ou qual o objetivo da mudança. É papel da agência educá-lo a dar feedbacks objetivos, focados nos objetivos da campanha e no público-alvo. Por exemplo, em vez de “não gostei da imagem”, sugere-se que ele pense em “a imagem não transmite a emoção que queremos para o público X, talvez uma imagem com Y traga mais resultado”. Isso pode ser feito através de um guia de feedback ou até mesmo em reuniões de kick-off, onde as “regras do jogo” são estabelecidas.
Limitando refações e protegendo a lucratividade
O ciclo de refações infinitas é um dos maiores ladrões de tempo e lucratividade. É fundamental estabelecer um limite de refações por peça, seja em contrato ou em um acordo de serviço. Por exemplo, “o projeto inclui X rodadas de revisão”. Se o cliente exceder esse limite, novas refações serão cobradas à parte. Isso não só protege a agência, mas também incentiva o cliente a ser mais assertivo em seus feedbacks. É um exemplo prático de como a clareza contratual pode otimizar o fluxo de trabalho.
O papel do gestor de projetos nesse processo
O gerente de projetos é o maestro dessa orquestra complexa que é o fluxo de aprovação. Sua atuação é estratégica e vai muito além de apenas gerenciar prazos. Ele é o elo entre a agência e o cliente, o mediador de conflitos e o guardião da eficiência. Veja como:
Gerenciamento sem microgerenciamento
Um bom gestor de projetos não precisa estar em cima de cada membro da equipe ou de cada feedback do cliente. Ele estabelece processos claros, utiliza ferramentas de gestão que oferecem visibilidade em tempo real e confia na autonomia da equipe. O acompanhamento se dá através de dashboards e relatórios, identificando gargalos e agindo proativamente, sem sufocar a criatividade ou a produtividade. É a diferença entre ser um fiscal e ser um facilitador.
Mediação de conflitos e alinhamento de expectativas
É natural que haja atritos entre a equipe de criação, que busca a excelência artística, e o atendimento, que precisa satisfazer as demandas do cliente. O gestor de projetos atua como um mediador, traduzindo as necessidades de ambos os lados e buscando soluções que conciliem a qualidade criativa com a viabilidade comercial e as expectativas do cliente. Ele entende que o objetivo final é entregar um trabalho que funcione, e não apenas um trabalho bonito ou que agrade a um único lado.
Cobrança elegante e baseada em dados
Quando o cliente é o responsável pelos atrasos, o gestor de projetos tem a delicada missão de cobrar sem desgastar o relacionamento. A chave aqui é a elegância e a objetividade, baseadas em dados. Em vez de “vocês estão atrasando o projeto”, o gestor pode apresentar relatórios do sistema de gestão que mostram o tempo médio de aprovação, o número de refações e o impacto desses atrasos no cronograma e no custo do projeto. Essa abordagem, baseada em fatos, é muito mais eficaz e profissional.
Indicadores para medir a eficiência do fluxo
Para saber se o fluxo de aprovação está realmente eficiente, é preciso ir além do “achismo” e se basear em dados. Acompanhar indicadores-chave de performance (KPIs) permite identificar gargalos, justificar mudanças e demonstrar o valor da gestão. O iClips sugere acompanhar as seguintes métricas:
Tempo médio de aprovação: o termômetro da agilidade
Essa é a métrica mais básica e, ao mesmo tempo, mais reveladora. O tempo médio que leva para uma peça ser aprovada desde o momento em que é enviada para o cliente é um indicador crucial. Se esse tempo for muito alto, é um sinal de que há problemas no processo, seja na comunicação, na clareza do feedback ou na disponibilidade do cliente. Softwares de gestão permitem extrair esse dado de forma automática, facilitando a análise e a identificação de tendências.
Taxa de peças com refações excessivas: um alerta para a qualidade do briefing
É importante definir um número razoável de refações (por exemplo, 2 ou 3) e monitorar quantas peças excedem esse limite. Uma alta taxa de refações indica problemas no briefing, na compreensão da equipe sobre a demanda do cliente, ou na qualidade do feedback recebido. Essa métrica é um excelente termômetro para a efetividade do processo de briefing e da política de refações da agência.
Peças entregues fora do prazo por atraso no feedback: o impacto direto na entrega
Essa métrica é crucial para agências que trabalham com prazos apertados. Ela mede o impacto direto do atraso no feedback do cliente no cronograma de entrega. Se um grande número de peças é entregue fora do prazo por esse motivo, a agência tem um argumento sólido, baseado em dados, para conversar com o cliente sobre a importância do cumprimento dos prazos e, se necessário, revisar o contrato ou a política de prazos. Esses números ajudam a justificar mudanças internas ou com o cliente, transformando a conversa de “reclamação” em “otimização de processo”.
Chega de perder tempo e dinheiro com fluxos de aprovação ineficientes. O iClips oferece as ferramentas que sua agência precisa para otimizar processos, reduzir o retrabalho e fortalecer o relacionamento com seus clientes. Agende agora mesmo uma demonstração gratuita e descubra como o iClips pode transformar a gestão da sua agência!
