Ao olhar somente para os valores de faturamento, o gestor de uma agência corre o risco de tomar decisões equivocadas e duvidosas. Por isso é importante sempre olhar o fluxo de caixa como um todo. Isso porque os dados de faturamento sozinhos podem não representar a realidade financeira da empresa de forma adequada.
Apesar de extremamente importante, nem todos os empresários sabem o que é essa ferramenta e nem de que forma ela pode ser usada no dia a dia. Esse é o seu caso? Continue lendo este artigo e entenda de uma vez por todas o que é o fluxo de caixa e como ele vai ajudar a gerir melhor a sua agência de comunicação!
O que é o fluxo de caixa?
Fluxo de caixa é um mecanismo de administração do setor financeiro das empresas que projeta as condições futuras da companhia para períodos específicos. Esse instrumento se baseia na entrada e saída de receita, levando em consideração suas respectivas datas.
Por exemplo, o faturamento indica que há R$ 5.000 no caixa da empresa, mas o fluxo mostra que amanhã essa receita será utilizada para o pagamento de uma conta. Portanto, de acordo com o fluxo de caixa, o saldo disponível da empresa é de R$ 0.
Assim, podemos entender que o fluxo de caixa é uma ferramenta que registra todas as movimentações financeiras da empresa e também as razões pelas quais elas ocorreram. Isso significa incluir: recebimentos, juros de investimentos, pagamentos de fornecedores, salários de funcionários, compras e outras despesas.
Além do fluxo de caixa operacional, ou seja, aquele realizado diariamente com as entradas e saídas, ainda existem outros dois tipos e eles serão explicados logo a seguir. Confira!
Diário
Como o próprio nome diz, o fluxo de caixa diário é quando o gestor analisa o seu sistema financeiro diariamente, de modo a controlar as entradas e saídas por dia. O modelo é mais utilizado por empresas que registram muitas movimentações financeiras, como lojas e supermercados, que geralmente trabalham com o atendimento ao público.
Quando se tem muitas movimentações financeiras, deixar para fazer o fluxo de caixa em períodos maiores pode acarretar prejuízos. Para as empresas que precisam desse tipo de fluxo de caixa, o controle diário evidencia todas as saídas realizadas, as entradas e as suas respectivas origens. Assim, pode-se visualizar um cenário completo do dia em relação aos seus ganhos e custos, e melhorar a gestão como um todo.
Simples
Trata-se do fluxo de caixa utilizado por negócios menos complexos. As suas premissas também incluem o controle de entradas, saídas e investimentos, porém de uma maneira mais simples.
Ele é dividido entre as categorias semanal ou mensal. Contudo, a sua periodicidade pode variar conforme as particularidades da empresa.
A partir dos resultados do fluxo de caixa simples, o gestor tem a possibilidade de adaptar as suas necessidades de acordo com o mercado em que atua.
O uso dessa ferramenta mantém as suas finanças atualizadas diariamente, evitando erros que atrapalhem o andamento da agência. Sem falar que também é útil para determinar prioridades, categorias de gastos e tudo que compreender o dinheiro da companhia.
Projetado
É o registro dos dados referentes às receitas e despesas. Essas informações são usadas para projetar a vida financeira da sua agência, e é possível fazer essa análise de várias maneiras, sendo os gráficos os recursos mais usados.
Com eles, você pode comparar o desempenho mês a mês e analisar as saídas e as entradas. Além disso, a partir dos resultados desses gráficos, você consegue definir com mais segurança o momento certo de lançar um novo serviço, reduzir os custos ou até buscar novos parceiros de negócio, por exemplo.
Livre
Também conhecido como “fluxo de caixa final”, esse modelo indica o saldo definitivo da empresa depois que todos os compromissos financeiros forem quitados.
Contudo, para chegar nesse resultado, o gestor precisa realizar o fluxo de caixa operacional. Lembre-se de que nesse cálculo entram não somente os valores que movimentam o caixa na semana ou no mês analisado, mas também os recebimentos e as dívidas com as quais a sua empresa já esteja comprometida.
As informações desse tipo de fluxo de caixa são usadas de muitas maneiras, como na divisão de lucros entre acionistas e sócios. Se, em longo prazo, o fluxo de caixa livre for negativo, é possível que a empresa enfrente problemas financeiros sérios, pois não terá recursos suficientes para arcar com seus compromissos.
Descontado
O modelo de fluxo de caixa descontado é importante para determinar a valorização do negócio, uma vez que projeta as riquezas que ele produzirá no futuro.
Em suma, o método elabora uma projeção de fluxo de caixa, mas desconta os valores com os custos de capital, que considera os riscos a serem assumidos por possíveis investidores.
A ferramenta é amplamente aplicada nos processos de compra e venda de ações ou cotas de empresas e também nos processos de fusão, aquisição, entre outras técnicas de reorganização empresarial.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa?
Apesar de muitas pessoas confundirem, essas duas ferramentas possuem algumas diferenças. O fluxo de caixa é responsável por analisar todos os aspectos financeiros da empresa, levando em consideração os investimentos, além de gastos e ganhos futuros e até mesmo projeções.
Ele ainda mostra a média de quanto a empresa pode ganhar ou perder, ajudando a tomar decisões estratégicas para melhorar os seus resultados. Portanto, é um elemento que ajuda no controle e planejamento estratégico de qualquer negócio.
Por sua vez, o controle de caixa consiste no registro diário ou semanal das movimentações financeiras da organização. Com base nesses dados, o gestor pode acompanhar o andamento das suas finanças no período analisado.
Dessa maneira, há a possibilidade de avaliar todos os seus ganhos e perdas e evitar a aplicação de recursos em áreas erradas, fraudes e desvios de verbas.
Sendo assim, fica claro que em se tratando das diferenças entre o fluxo de caixa e o controle de caixa, o primeiro é considerado um instrumento de gestão completa, enquanto o segundo configura-se como um instrumento de controle.
Não é recomendado usar apenas um dos dois. Tenha em mente que o fluxo de caixa é imprescindível para todas as empresas, visto que sem ele você não consegue verificar questões como lucratividade, crescimento, e projeções futuras. E sem o controle de caixa, a agência não terá dados para analisar.
Concluímos, então, que o controle de caixa é uma ferramenta que tem a finalidade de ajudar na composição do contexto para a realização do fluxo de caixa.
Quais as diferenças entre os métodos direto e indireto no fluxo de caixa?
Promover o controle dos recursos é uma das principais obrigações de um empreendedor, não só dos valores que entram a partir das vendas, mas também dos valores das saídas e retiradas para pagamentos diversos. Nesse sentido, o fluxo de caixa é imprescindível, haja vista que é a base para o seu planejamento estratégico.
Pode-se utilizar o fluxo de caixa de diferentes formas, mas quase todas elas se baseiam no método direto e indireto.
Método direto
O método direto de fluxo de caixa dimensiona os recebimentos e pagamentos do negócio por meio de critérios técnicos. Nesse caso, os dois fatores são classificados usando dados palpáveis diretos.
A vantagem desse método é o fato de gerar informações seguindo critérios técnicos, o que elimina possíveis interferências da legislação fiscal. Isso significa que você terá mais facilidades na gestão financeira da agência, pois exclui as chances de ter problemas de origem nos setores operacionais, em financiamentos, em investimentos ou em outros segmentos que envolvam esses três grupos.
Com relação às suas desvantagens, devemos lembrar que muitos empreendimentos não acessam as informações adequadas para utilizar o método direto.
Sem falar que alguns resultados são destacados sob o regime de caixa, em vez da competência. Isso pode dar a entender que os fluxos são uma medida de melhor desempenho do que o resultado contábil real que o gestor deveria aplicar.
Método Indireto
Caracteriza-se como o fluxo de caixa proveniente de uma movimentação de conta e que modifica o caminho dos lucros, como contas a receber e a pagar, estoque, financiamento, investimento. Basicamente, esse método trata das movimentações que resultem em perdas, como queda no mercado e baixo lucro.
Aqui não são usados dados diretos, mas sim contas que são subdividas em operações, investimentos e financiamentos. A principal vantagem é focar em diferenciar o lucro e o caixa obtido em todas as operações.
Desse modo, o gestor verifica, com mais clareza, a posição financeira em que a empresa se encontra, considerando as suas operações e não somente o ciclo de entrada e saída dos recursos.
Outro benefício é criar um link útil entre os fluxos de caixa, mostrando os resultados e a posição financeira da qual a agência faz parte.
As desvantagens do método indireto são ter um manejo mais complexo e ser pouco procurado pelos gestores. E, na maioria dos casos, requer um diretor, funcionário ou uma equipe inteira para gerenciá-lo.
O que é regime de caixa e regime de competência?
Compreender quais são as diferenças entre o regime de caixa e o regime de competência é fundamental para entender como cada um deles auxilia nos assuntos administrativos do seu negócio. Veja como eles funcionam.
Regime de caixa
É a modalidade que considera as negociações no momento em que ocorre a transação financeira. Normalmente, é mais utilizado pelos gestores para analisar a situação financeira da empresa, pois ele está diretamente ligado ao fluxo de caixa.
Esse regime tem uma conta lógica porque permite que você visualize com exatidão os valores que compõem as suas finanças no período analisado. Com isso, a conta fica mais fácil, visto que não é necessário acrescentar ou tirar valores do montante em caixa, nem fazer previsões ou projeções.
Regime de competência
Qualquer empresa pode utilizar esse regime para fins de Imposto de Renda, já que ele é considerado o regime oficial pela legislação brasileira. Contudo, para os empreendimentos médios, de grande porte e instituições financeiras esta é a forma obrigatória de realizar registros contábeis.
O regime de competência te ajuda a observar os resultados da agência, bem como a sua situação financeira e patrimonial. Nesta situação, as despesas e receitas são contabilizadas na hora em que acontecem, não importando quando serão feitos pagamentos ou recebimentos.
Por que o fluxo de caixa é importante e quais as vantagens de usá-lo?
Depois de entender o que é o fluxo de caixa, foi possível notar o quanto essa ferramenta é útil no dia a dia de qualquer negócio, não é mesmo?
Além da gestão financeira, se for bem aplicado, o fluxo é capaz de trazer para o empresário uma série de dados e informações importantes, essenciais para a tomada de decisões mais acertadas.
Veja alguns dos benefícios que esse mecanismo traz para as empresas.
Melhora o controle financeiro
Em primeiro lugar, o fluxo de caixa melhora significativamente o controle financeiro. Isso porque organiza todas as receitas e despesas conforme a data e categoria, permitindo que o gestor tenha uma visão ampla e clara de todas as movimentações que ocorrem dentro da empresa.
Desse modo, você pode notar qualquer irregularidade rapidamente e tomar as medidas cabíveis para eliminá-la. Além disso, também é possível fazer uma previsão orçamentária mais precisa e, portanto, mais segura para o negócio.
Auxilia na tomada de decisão
O uso da ferramenta possibilita o entendimento mais profundo da empresa e um relatório de gestão financeira, o que auxilia o gestor a tomar decisões mais embasadas, por exemplo, em relação ao corte de gastos ou, ainda, onde e quando investir e ampliar.
Além disso, o fluxo de caixa traz mais informações sobre os hábitos dos seus clientes, ajudando a categorizar os bons e maus pagadores, os dias em que o caixa está mais cheio e as épocas de baixa, entre outras oscilações. Com isso, pode-se criar programas e vantagens específicos para cada categoria de cliente.
Ele ambém permite acompanhar a situação da empresa, para que você reserve antecipadamente a quantia necessária para honrar com os débitos mensais.
Reduz custos
Devido ao fato de todas as despesas serem documentadas no fluxo de caixa, você tem a oportunidade de descobrir, reduzir e otimizar a aplicação do capital da agência. Por exemplo, é possível verificar que parte do dinheiro está sendo direcionada para ações que não geram resultados para o negócio, logo é necessário repensá-las.
Ao cortar gastos desnecessários, a companhia tem mais dinheiro para empregar em áreas que têm maior relevância, como a aquisição de equipamentos, contratação de novos funcionários e até mesmo a expansão do local de trabalho.
Ajuda na elaboração do planejamento financeiro
Uma das grandes vantagens da ferramenta é demonstrar a situação financeira da organização com riqueza de detalhes, levando em consideração os investimentos e centro de custos, bem como as projeções e as entradas de capital dentro de um determinado período.
Nesse contexto, pode-se fazer previsões de lucros ou prejuízos para os próximos períodos. Isso contribui para a elaboração do seu planejamento financeiro, que será mais certeiro, já que terá uma base para definir o quanto poderá investir nos próximos meses.
Facilita o cumprimento das obrigações
A identificação de contas acumuladas aponta que o setor contábil do negócio está com um desempenho ruim. Da mesma maneira, tomar decisões equivocadas, como errar na emissão de notas fiscais, atrapalha o equilíbrio da gestão financeira e prejudica a imagem da empresa no mercado. Lembre-se de que multas, problemas judiciais e embargos geram uma enorme dor de cabeça.
Diante disso, cumprir com as obrigações financeiras é crucial para o sucesso de qualquer empreendimento. Com o fluxo de caixa, o gestor tem controle de tudo o que acontece, podendo determinar ações corretivas e preventivas no orçamento.
Como usar o fluxo de caixa na sua agência?
Agora que você já entendeu a teoria, que tal começar a colocar em prática todas essas informações? Veja a seguir um passo a passo bem simples para estruturar o seu fluxo de caixa.
Compreenda a situação financeira da empresa
Antes de qualquer coisa, é fundamental estar a par de qual é a situação financeira da empresa na atualidade. Caso isso não ocorra, você corre o risco de fazer projeções com base em informações erradas, o que prejudica as suas finanças.
Para tanto, um dos instrumentos mais recomendados é o inventário financeiro, que nada mais é do que o levantamento dos custos fixos e variáveis, as receitas que a empresa tem em caixa e a receber (recebimentos parcelados), mais investimentos e expansões a serem feitas no período de controle e análise.
Se você quer mais facilidade, recomenda-se organizar os dados por categorias, como operacionais (para questões do cotidiano) e de investimento (questões que envolvem expansão e inovação).
Separe as receitas e as despesas
Um bom fluxo de caixa depende, basicamente, da precisão das suas informações. Por isso, é indispensável começar separando quais são as entradas e as saídas do período analisado.
Você poderá montar um fluxo de caixa de várias formas, como em uma planilha ou em um software. Neste último caso, a vantagem é que você poderá integrar as informações e incluir os dados de entradas e saídas de maneira automática.
Por exemplo, ao fechar uma nova conta e receber de um novo cliente, automaticamente o software lançará essa informação para alimentar o seu fluxo, reduzindo as chances de esquecimento.
Para começar a montar o seu fluxo de caixa, lance as contas a pagar e a receber que já são do seu conhecimento ou que sejam facilmente estimadas.
Evite atrasar o pagamento das contas
Um fator de suma importância para garantir um bom gerenciamento do fluxo de caixa é evitar o atraso no pagamento das contas da empresa. Afinal, quando isso ocorre, você tem que arcar com juros e multas, que deixam as contas com valores mais altos do que o normal e do que você tem capacidade para pagar.
Ao registrar todas as contas da empresa, evita-se esquecimentos. Essa medida também ajuda a manter a boa reputação da empresa no mercado, deixando as portas abertas para eventuais empréstimos, já que a companhia se mostra uma boa pagadora.
Tome medidas para evitar a inadimplência dos clientes
Todo mês a empresa conta com os valores a receber para que seja possível manter as finanças em dia. Se o negócio registra um alto índice de inadimplência dos clientes, consequentemente, vai ter dificuldades para honrar os seus compromissos financeiros.
Sendo assim, é altamente recomendado tomar medidas para manter a saúde do fluxo de caixa, como enviar lembretes para que os clientes se lembrem de pagar as dívidas, além de ter programas de negociações, que ofereçam condições especiais para que as contas atrasadas sejam pagas.
Faça conciliação bancária
Sem dúvidas, a conciliação bancária é essencial para montar um fluxo de caixa eficiente, haja vista que consiste em verificar se o dinheiro presente nas contas bancárias da agência está de acordo com o que está registrado, considerando as contas a pagar e a receber
Caso você encontre alguma discrepância, pode identificá-la e corrigi-la. O procedimento também é importante para evitar fraudes, já que funcionários mal-intencionados podem realizar desvios que causam buracos no seu caixa, de modo a comprometer o pagamento das contas e reservas financeiras da companhia.
Não misture as contas pessoais com as empresariais
Tudo pode começar com o pagamento de um simples almoço e, quando você vê, já está pagando contas de maior valor com o dinheiro que está no caixa da empresa. Qual o resultado disso? Vai faltar dinheiro para pagar as contas do negócio, o que se torna um problemão devido às multas geradas pela inadimplência e pode levar o negócio à falência.
Nesse contexto, apesar de ser uma regra básica, é necessário ressaltar a importância de nunca misturar as contas pessoais com as empresariais. Verifique se todas as contas pagas pela empresa de fato pertencem a ela e retire aquelas que não condizem as atividades profissionais.
Trabalhe com as informações previstas
Agora, você pode estimar as despesas ainda não lançadas, por exemplo, as contas de água e de energia, a folha de pagamento ou os impostos. Busque reconhecer a sazonalidade desses compromissos, as datas de vencimento e os reajustes, tornando seu fluxo mais preciso.
Em relação às entradas, os pagamentos à vista costumam ser mais fáceis de incluir no fluxo. No caso dos pagamentos parcelados ou a prazo, a dica é ser mais conservador nas estimativas, principalmente se você não tem ideia de qual é a sua taxa de inadimplência ou atrasos. Lembre-se ainda de incluir outras fontes de renda que estejam relacionados à empresa como os rendimentos de aplicações.
Analise diariamente e mensalmente
Para que essa ferramenta seja útil para a sua empresa, é fundamental criar o hábito de incluir e analisar os dados diariamente. Assim, será mais fácil evitar esquecimentos e diagnosticar situações de risco que precisam de ações pontuais.
Faça também a projeção para os próximos dias, semanas e meses e acompanhe diariamente, ajustando as informações para que os dados projetados tenham mais relação com a sua realidade.
Saiba interpretar os dados
É importante lembrar que o saldo de caixa não indica se a empresa está lucrando ou tendo prejuízo. No caso de saldos diários elevados (tanto negativos como positivos), é preciso ter atenção, porque isso demonstra a necessidade de uma organização financeira mais adequada.
Os saldos negativos, contudo, são sempre os mais preocupantes. Diante de uma situação como essa, o gestor deve primeiro tentar descobrir quais são as causas, como: atraso no pagamento dos clientes, inadimplência alta, taxa de churn preocupante, etc.
Pode ser ainda que os resultados negativos sejam pontuais ou mostrem uma má organização em relação aos prazos de pagamento e recebimento. Nessa situação, se não houver planejamento, o capital de giro poderá ser comprometido.
Além disso, lembre-se de sempre fazer o fluxo de caixa projetado e livre que explicamos anteriormente e acompanhar essas informações, prevendo cenários importantes para a sua empresa, investindo em ações de marketing em épocas de baixa, cortando custos, poupando em épocas de alta, entre outras atitudes.
Estabeleça uma rotina
Sabe-se que o setor financeiro é composto por diferentes atividades — e muitas delas acontecem todos os meses, como o pagamento da folha salarial dos colaboradores e a compra de materiais para viabilizar a prestação do serviço oferecido pela empresa.
A aplicação adequada do fluxo de caixa exige uma rotina preestabelecida. Nesse momento, não devem existir brechas para que sejam feitas improvisações. Assim sendo, indica-se estudar as atividades da agência e definir qual é a melhor estratégia.
Não existe um padrão único para todos os tipos de empreendimentos. Todavia, as dicas abaixo são bem úteis:
- diariamente: organizar todas as despesas do dia anterior, registrar os pagamentos que precisam ser efetuados, além de salvar documentos, contratos e fotos;
- semanalmente: checar as operações da semana anterior e se planejar para o restante do mês;
- mensalmente: estudar os dados obtidos, tendo como finalidade identificar os pontos mais fracos do planejamento.
Como manter o fluxo de caixa organizado e funcional?
Depois de ler este conteúdo, você está achando que manter o fluxo de caixa em dia é algo muito complicado? Separamos algumas dicas essenciais que podem ajudar nessa atividade. Confira:
- crie o hábito de anotar todas as movimentações da empresa, incluindo as suas próprias retiradas;
- faça o fluxo de caixa todos os dias, afinal, quanto mais essa atividade fizer parte da sua rotina, menos trabalho ela exigirá;
- realize o fechamento mensal, pois esse é o momento em que será possível contabilizar todas as despesas e ter uma visão mais clara sobre a realidade financeira da sua agência;
- use a tecnologia a seu favor, principalmente os softwares que automatizam e integram diversas funcionalidades;
- faça um levantamento de todas as despesas e receitas, tanto atuais como futuras e alinhe essas informações com o seu plano de negócios. Aproveite e separe esses dados por categorias: operacional, não operacional e investimentos;
- evite o otimismo nas previsões das receitas. Sempre considere que alguns clientes não pagarão na data certa ou ainda se tornarão inadimplentes;
- acompanhe de perto o fluxo de caixa e antecipe-se quanto aos eventos operacionais que podem colocar em risco o seu planejamento financeiro;
- use as informações do fluxo de caixa na sua gestão financeira.
Como você viu, o fluxo de caixa é uma ferramenta extremamente importante na gestão financeira da sua empresa, ajudando a prever cenários, planejar os investimentos e, claro, a tomar decisões operacionais mais acertadas e embasadas em dados reais sobre o seu negócio. Saiba mais sobre esses e outros recursos financeiros agendando a sua demonstração da iClips.
