A estrutura de uma agência de comunicação e marketing é composta de áreas às quais muitos dos profissionais já estão familiarizados: atendimento, mídia, criação, pesquisa, entre outros. Entre os básicos, são esses que dão vida aos projetos, mas há também a parte burocrática, e por isso é tão importante saber quais são as funções do departamento financeiro e seu impacto na agência.
Há uma série de obrigações importantes desse setor que garantem que a empresa tenha a gestão dos pagamentos, o controle dos recebíveis e também o faturamento de cada cliente. Não se trata apenas de garantir que as contas sejam pagas, mas também de manter a agência em situação estável, o que é a base para possíveis investimentos futuros e desenvolvimento do negócio.
Neste conteúdo, vamos falar mais sobre o papel da gestão financeira na agência, suas funções e sua influência estratégica. Veja também como melhorar a gestão dessa área!
O que é o departamento financeiro de uma agência?
Assim como em qualquer negócio, o departamento financeiro de uma agência cuida de todas as atividades relacionadas a dinheiro. Isso significa que o setor cuida da movimentação financeira, das contas a pagar, dos recebíveis e também da gestão, seja das finanças da agência, seja da parte das obrigações contábeis.
De maneira objetiva, as funções do departamento financeiro se estendem por diversos níveis de trabalho que garantem equilíbrio e cumprimento de obrigações. Para que a empresa esteja sempre estável, com o faturamento positivo e com as contas em dia, é necessário que haja uma equipe específica que cuide inteiramente dessas demandas.
Entre os pilares das funções do departamento financeiro, há algumas funções básicas e obrigações que vão guiar a atuação cotidiana. É possível identificar as atividades principais desse setor, como:
- acompanhamento do fluxo de caixa (movimentação do que sai e do que entra);
- controle do faturamento e cobrança de clientes;
- gestão fiscal e contábil (recolhimento de documentos, emissão de nota fiscal, pagamento de impostos, gestão de informações contábeis);
- pagamento de funcionários;
- gestão de lucro;
- gestão de patrimônio (investimentos e desenvolvimento do negócio).
Quais são as principais funções do departamento financeiro?
Quem pouco entende das funções do departamento financeiro acredita que a base do trabalho é simplesmente realizar a gestão de contas a pagar e receber. Essa é realmente uma etapa estrutural do trabalho, mas há muito mais do que garantir um saldo positivo em meio ao movimento financeiro da agência.
Há funções mais burocráticas, como emitir pagamentos, planejar as obrigações e, principalmente, fazer toda a gestão fiscal. Pagar impostos é uma responsabilidade alta e interfere na legalidade das atividades do negócio.
A seguir, entenda um pouco mais sobre as funções desse setor, veja quais são as responsabilidades básicas e de que modo elas possibilitam o funcionamento da agência.
1. Tesouraria
É um setor que todo empreendimento tem, com o trabalho de cuidar do caixa, garantindo que todos os pagamentos e recebimentos sejam concretizados e devidamente registrados. Quem trabalha nessa função tem atividades simples, mas essenciais, como realizar os pagamentos e emitir as cobranças, sempre transmitindo informações ao setor contábil.
2. Gestão de contas
Trata-se da obrigação de controle de todos os compromissos, de recebíveis ou a pagar, que a agência tem. Quem ocupa essas atividades precisa ter informações claras sobre todas as obrigações da empresa e também da entrada de capital vinda dos clientes. É importante destacar que as obrigações são de gestão, mas a cobrança e o pagamento ficam a cargo da tesouraria.
3. Contabilidade da agência
O setor contábil tem por obrigação o registro de todas as movimentações, sejam pagamentos ou recebimentos. Qualquer mudança ou variação financeira precisa ser devidamente detalhado no livro contábil, incluindo o que impacta o patrimônio da agência. Essas informações são fundamentais para ter transparência na hora de pagar impostos.
4. Gestão de impostos
Uma das mais importantes funções do departamento financeiro é a gestão de impostos. Com suporte da atividade contábil, os colaboradores que cuidam dessas obrigações devem acompanhar as informações fiscais, transmiti-las à Receita e se manter atenta ao calendário de pagamento de impostos.
5. Gestão de pagamentos
Quem trabalha com a gestão de pagamentos precisa relacionar, organizar, contabilizar e agendar todos as obrigações financeiras, sempre considerando data e valores a serem cumpridos. Atividade estratégica, a ideia é permitir que a empresa não tenha pendências internamente, com funcionários, muito menos com suas obrigações externas.
Qual é a importância estratégica desse departamento?
Lidar com problemas financeiros ou até mesmo evitar que eles existam é o ponto de partida para o bom funcionamento do negócio. Naturalmente, muito desse equilíbrio e tranquilidade passam pelo fluxo positivo de clientes, mas há também a necessidade de saber lidar com o dinheiro, com os compromissos, burocracias e todos os detalhes que envolvem as finanças.
Por conta desses esforços, o departamento financeiro tem uma importância estratégica que se traduz em diversas atividades realizadas no cotidiano. Entenda cada uma das principais e saiba como elas garantem o bom funcionamento da agência
Verificação de faturas de mídia
As faturas de mídia são fundamentais documentos que precisam ser geridos, controlados e verificados com o dinamismo e a organização máximas. A razão é simples: isso garante que os pagamentos sejam realizados, consequentemente, garantindo a veiculação das campanhas em todos os canais que foram planejados para aquele projeto.
Se não há a verificação dessas faturas, alguma obrigação pode ser esquecida, impactando diretamente a continuidade da estratégia. Por isso, essa é uma etapa fundamental do trabalho e que deve ser conduzida com total rigor.
Cobrança de taxas de clientes
A relação com os clientes envolve também a parte financeira, o que é fundamental para a continuidade de uma parceria sólida. Dentro desse contexto, há também as obrigações de pagamento, essas que devem ser honradas pelos clientes. Naturalmente, é uma das funções do departamento financeiro emitir as faturas de cobrança de tudo que for necessário.
Assim, sempre respeitando o contrato e os acordos, há a necessidade de emitir e enviar as cobranças das taxas que os clientes têm a pagar. Isso garante o andamento das etapas das campanhas, além de manter o fluxo financeiro equilibrado e de acordo com a previsão.
Linhas de financiamento para expansão da agência
Pensar em crescer precisa também estar entre os objetivos de uma agência, mas isso requer um planejamento detalhado, dedicado e responsável. A questão financeira tem grande influência nessas possibilidades, o que mostra como é grande a necessidade de investimentos.
Cabe também ao departamento que cuida do dinheiro saber quais são as melhores condições para investir, o que muitas vezes requer uma linha de financiamento. Por isso, é papel do setor analisar as possibilidades e entregar os cenários mais adequados para que a empresa continue seu plano de expansão.
Direcionamento dos lucros líquidos
Nessa mesma necessidade de investimentos para crescer, há também a preocupação com a gestão dos lucros líquidos da empresa. Há sempre a necessidade de manter, por exemplo, um capital de giro sólido e que possibilite que as atividades sejam desenvolvidas.
Além disso, há também esse planejamento para investimentos que não estão diretamente relacionados a um plano de crescimento mais amplo. Trabalhar com o lucro líquido é fundamental para manter o negócio financeiramente equilibrado, com uma gestão de patrimônio que projete sustentabilidade econômica a longo prazo.
Quais são as 3 dicas para melhorar a gestão das funções do departamento financeiro?
Para melhorar a gestão da agência de forma geral, é importante também melhorar a gestão do departamento financeiro. Ao longo deste conteúdo, ficou mais fácil de entender a importância estratégica das atividades desenvolvidas e como elas garantem o bom funcionamento do negócio.
No entanto, como continuar com a melhoria desse trabalho interno de gestão? É bem mais complexo do que parece e a base desse desenvolvimento acontece por meio de três pilares: capacitação, engajamento e ferramentas. A seguir, confira 3 dicas para obter resultados melhores no trabalho do departamento financeiro.
Treinamento da equipe
Uma equipe qualificada não se monta da noite para o dia, o que por si só já se configura como um desafio. Ainda assim, com a certeza de ter profissionais capacitados, é fundamental que eles tenham uma continuidade de aprendizado e um desenvolvimento em prol do negócio.
Por isso, treinamentos regulares são fundamentais, sempre com o suporte da agência. Isso garante atualização sobre os novos métodos, aprendizado de técnicas e a melhoria no entendimento das rotinas financeiras e de como executar atividades.
Engajamento da agência
Especialmente nas agências de médio e pequeno porte, o trabalho do departamento financeiro é decisivo e pode impactar ainda mais a saúde da empresa e sua capacidade de ser competente.
Por isso, engaje os colaboradores e faça com saibam a importância da dedicação e da responsabilidade à frente da gestão financeira. O fator motivacional e de gestão de pessoas é tão importante quanto o conhecimento e a experiência.
Aquisição de um software de gestão
Por fim, é praticamente impossível realizar a gestão do departamento financeiro sem um software voltado para agências. Um dos melhores no mercado é o iClips, que dá suporte para a administração de todo o negócio, incluindo as finanças da empresa.
Em um ambiente simples, intuitivo e prático, pode-se gerir contratos, monitorar o fluxo de caixa, fazer a gestão contábil, realizar a conciliação bancária, emitir cobranças aos clientes, entre muitas outras atividades. Tudo que uma agência precisa para a gestão em um ambiente só.
As funções do departamento financeiro se estendem e se misturam entre práticas simples até aquelas mais complexas, das que só podem ser feitas com suporte da tecnologia. Por isso, é fundamental contar com uma ferramenta de gestão adequada.
Nem sempre entender sobre finanças para agências é simples para quem não trabalha na área. Se você é publicitário ou da área de comunicação e também sente dúvidas, aproveite para agendar uma demonstração do iClips clicando aqui.
