Entender bem o papel de um profissional tão importante quanto o gerente de projetos é fundamental para garantir que a sua equipe seja formada pelos profissionais certos.
Não basta entender o que ele faz, mas também saber qual o perfil adequado para fazer uma eventual contratação na área de gestão de projetos. Afinal, errar nesse aspecto pode ser altamente prejudicial para os processos internos da sua empresa.
Você tem certeza de que sabe o que é um gerente de projetos e quais as suas responsabilidades? Neste artigo, você entenderá mais sobre isso. Confira!
O que faz um gerente de projetos em uma agência de comunicação?
As agências de comunicação modernas se tornaram verdadeiras especialistas em múltiplos tipos diferentes de entregas. Em um dia podem entregar materiais audiovisuais para TV e internet e, no outro, colocam no ar um hotsite para uma campanha de marketing.
Nesse contexto, a figura do gerente de projetos se faz altamente necessária para garantir que essas e as demais entregas da agência sejam conduzidas e finalizadas dentro do cronograma previsto e conforme o requisitado pela estratégia do cliente.
É importante ressaltar que o gerente de projetos raramente atua sozinho em agências de comunicação. É comum que exista a figura de um ou mais assistentes de projetos para direcionar as demandas e as entregas às pontas adequadas do fluxo de trabalho.
Geralmente, o fluxo de trabalho de um gerente de projetos em uma agência costuma ser desta forma:
Recebimento do briefing da demanda
É o gerente de projetos que costuma se reunir com o atendimento e outros profissionais responsáveis pelas contas que assinam contrato com a agência. A partir desse contato inicial, é recebido o briefing do projeto e são discutidas as primeiras iniciativas relacionadas à condução dele.
Definição de objetivos
Nenhum projeto é iniciado sem objetivos claros. Um dos papéis do gerente de projetos é garantir que eles sejam atingidos, então é fundamental que metas mensuráveis sejam estabelecidas logo no início. Afinal, todas as decisões tomadas desse momento em diante serão em função dos objetivos do projeto.
Avaliação das entregas necessárias
Agências de comunicação costumam entregar uma quase infinidade de tipos diferentes de produtos, indo desde materiais gráficos, sites até jogos eletrônicos. A partir da primeira reunião de briefing, o gerente de projetos tem contato com a demanda do cliente e pode avaliar quais entregas serão feitas a ele pela empresa.
Análise das filas de produção da equipe
Para que seja possível colocar as etapas da entrega em produção, o gerente de projetos precisa avaliar a fila da equipe para entender como o grau prioritário dessa nova demanda se encaixa entre as demais. Pode ser necessário remanejar profissionais entre projetos, contratar novos membros para a equipe ou até adaptar cronogramas.
Priorização das tarefas mais estratégicas
Uma das tarefas mais importantes de um gerente de projetos é estabelecer o nível de prioridade adequado para cada etapa do processo. É algo que requer enxergar o todo e avaliar quais peças são mais importantes e precisam ser desenvolvidas primeiro ou por último.
Delegação aos profissionais adequados
O gerente de projetos é o profissional que detém o conhecimento sobre as capacidades individuais de cada membro de sua equipe. Isso é essencial para que possa delegar cada etapa do processo às pessoas certas, levando em conta as suas habilidades e o volume de trabalho em suas filas.
Monitoramento da evolução das entregas
O trabalho do gerente de projetos não termina depois de delegar as tarefas para o time. Na verdade, é nesse momento que ele está começando de fato. Uma etapa bastante decisiva para o processo é o monitoramento da evolução das entregas, que significa garantir que tudo está sendo realizado dentro do cronograma e agir em função de possíveis atrasos.
Realização de reuniões de status de projeto
O gerente de projetos pode facilitar bastante o processo de atualização de status das etapas do projeto ao realizar reuniões periódicas com a equipe, preferencialmente diárias. Nelas, poderá avaliar se as etapas estão prosseguindo conforme o cronograma e conter possíveis problemas antes que impactem a entrega.
Avaliação interna das entregas realizadas
Ao entregar o produto finalizado ao cliente e realizar eventuais ajustes que sejam apontados, o gerente de projetos também deve voltar a sua atenção para a avaliação interna daquilo que foi entregue. É necessário avaliar se a equipe foi capaz de atender às expectativas do cliente e se evoluiu como time em relação ao projeto anterior.
Qual o perfil de um gerente de projetos?
Por ser o principal responsável pela organização da fila de produção da agência, o gerente de projetos precisa ser uma pessoa com senso de organização impecável. É uma pessoa que deve ser capaz de visualizar todos os fluxos e processos em que a equipe está envolvida para detectar possíveis falhas e implementar melhorias.
As habilidades de comunicação e negociação também precisam ser altas. Afinal, são necessárias para interagir com cada membro do time e garantir que as entregas sejam finalizadas dentro do prazo. E em casos especiais, pode ser necessário negociar novos prazos interna ou externamente.
O perfil de um gerente de projetos também deve ser multidisciplinar. Não pode ser uma pessoa com conhecimentos sobre uma única área, já que esse tipo de trabalho requer transitar entre várias delas. É algo fundamental para entender o trabalho realizado por cada membro da equipe e priorizar adequadamente.
Veja a seguir um resumo rápido das principais habilidades necessárias em um gerente de projetos:
- liderança;
- organização;
- multidisciplinaridade;
- comunicação;
- gestão de tempo;
- negociação;
- gestão de crises;
- empatia;
- persistência.
É desejável que quem trabalhe como gerente de projetos tenha as suas habilidades certificadas, algo que ajuda a transmitir credibilidade e confiabilidade a possíveis empregadores. A seguir estão alguns exemplos de certificações importantes para gerentes de projetos:
- Project Management Professional (PMP);
- Certified Associate in Project Management (CAPM);
- Program Management Professional (PgMP);
- Portfolio Management Professional (PfMP);
- PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP);
- PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA).
Tendo em vista todas as responsabilidades do gerente de projetos e a importância dele para a condução e acompanhamento das entregas de uma agência de comunicação, fica nítido o quanto seu papel é fundamental.
A partir desse conhecimento, você poderá contratar os profissionais certos e garantir que contribuam para o crescimento da sua empresa.
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