É fundamental para o bom andamento dos processos que o gestor acompanhe todas as situações e atividades dentro da empresa. No entanto, seja em decorrência de uma viagem a trabalho ou por causa do home office, nem sempre será possível monitorar os colaboradores continuamente. Diante disso, é necessário estar preparado para fazer uma boa gestão de equipes a distância para manter o nível de produtividade e qualidade das atividades.
Embora não seja algo impossível, muitos líderes sentem dificuldades para comandar o seu time a distância, pois acabam achando essa tarefa complexa e ineficiente. Porém, quando bem planejada, pode-se obter bons resultados. Basta adotar as estratégias adequadas.
Quer garantir os resultados do seu time no trabalho remoto? Acompanhe, a seguir, as melhores dicas para um gerenciamento eficiente!
Como fazer uma boa gestão de equipes a distância?
Com a adoção das práticas adequadas você pode gerenciar melhor a sua equipe. Veja como proceder para uma performance efetiva a distância.
Defina objetivos claros
O sucesso no gerenciamento de qualquer time requer objetivos bem definidos. Por isso, deixe claro para todos quais são os objetivos a serem alcançados, bem como as metas individuais e coletivas. Assim, os colaboradores saberão quais tarefas priorizar, e o gestor terá mais facilidade na avaliação de desempenho.
Estabeleça uma rotina
O excesso de liberdade pode comprometer o nível de produtividade da equipe. Para que isso não aconteça, estabeleça uma rotina a ser seguida por todos. Ela deve apontar quais são os resultados desejados pela empresa e dê flexibilidade para que os profissionais trabalhem da melhor forma possível.
Planeje-se para imprevistos
Adotar e seguir um planejamento é imprescindível para o gerenciamento de equipes a distância. É importante que o gestor também apresente a capacidade de resolução de problemas, definindo antecipadamente ações para eventuais problemas, pois não é considerada uma boa prática convocar os seus profissionais sempre que aparecer uma questão inesperada e urgente.
Se o time segue uma rotina, é preciso que o gestor faça o mesmo. E interrompê-la para solucionar os seus problemas pode prejudicar a produtividade coletiva.
Tenha encontros periódicos
Mesmo que o trabalho remoto funcione plenamente, é recomendado fazer encontros presenciais periodicamente. Essa relação é indispensável para fortalecer o laço entre o gestor e a sua equipe, e para avaliar se tudo está correndo de acordo com o planejado.
Sem falar que essas reuniões também ajudam a aumentar a interação entre os membros do time, fazer avaliações de feedback e conceder premiações para quem obter os melhores resultados.
Determine os meios de comunicação
Os processos e meios de comunicação devem estar muito bem definidos no gerenciamento do trabalho remoto, do contrário pode haver falhas de comunicação, erros nas tarefas e queda na produtividade.
Levando isso em consideração, todos precisam saber como contatar o gestor e como documentar o trabalho realizado. Nesse sentido, pode-se utilizar ferramentas que facilitem a interação, como e-mail ou um comunicador instantâneo.
Seja um gestor presente
Gerenciar a distância não significa ser um gestor ausente. Esteja sempre presente, pois a equipe tem que saber que existe um profissional à sua disposição que vai facilitar o seu trabalho, determinar ações e promover o alinhamento de estratégias.
Use um controle de ponto
É recomendado contar com o máximo de processos e ferramentas que deixem o trabalho mais simples e seguro. Para tanto, uma boa alternativa é usar um controle de ponto eletrônico, que traz mobilidade para a empresa, garantindo que ela cumpra a legislação trabalhista.
Apenas uma equipe assídua e dedicada às suas atividades diárias poderá gerar bons resultados.
Exija qualidade
No papel de líder, você deve determinar padrões de qualidade das entregas. Com parâmetros claros de como deve ser o resultado final, os colaboradores passam a trabalhar mais focados e respeitando os limites previstos.
Invista em tecnologia
Em se tratando de gestão de pessoas, a tecnologia é indispensável para uma performance de excelência. Sendo assim, pesquise e adquira sistemas que te ajudem a liderar com precisão, mesmo a distância.
O uso de um sistema de gestão completo permite o rastreamento dos colaboradores, saber onde cada um está e qual atividade está fazendo. Isso viabiliza a mensuração da produtividade da equipe, a realocação de colaboradores para suprir uma demanda, e até mesmo a supressão de custos com aumento de staff.
Quais ferramentas podem ajudar na gestão de equipes a distância?
Uma boa comunicação é um dos principais pilares da gestão a distância. Para isso, há diversas ferramentas tecnológicas que permitem mais interação com o seu time. Conheça as melhores opções para usar no seu dia a dia.
Skype
Trata-se de uma ferramenta de comunicação para a realização de chats e chamadas gratuitas, que possibilita a comunicação por meio da internet com conexões de voz e vídeo.
Google Hangouts
Essa plataforma de mensagens instantâneas e chat de vídeo está associada ao seu email. As conversas podem ser entre duas pessoas ou em grupo. A sua vantagem é permitir a integração de números de telefone e não apenas com a conta do Google.
WebEx
Criado especificamente para o ambiente corporativo, o aplicativo pode ser usado para demandas, reuniões online com a sua equipe, webconferência, bate-papo e compartilhamento de tela.
Slack
O Slack é uma ótima alternativa para manter o fluxo de trabalho, já que integra informações, agiliza as atividades e contribui com a organização de times.
Para uma comunicação rápida para solucionar pequenas questões, você pode utilizar o Whatsapp para trocar textos e áudios, enviar arquivos e fazer videochamadas.
Messenger
Similar a ferramenta anterior, o Messenger também é indicado para a troca de mensagens instantâneas. Nesse caso, o seu leque de contatos é maior, visto que não é necessário ter o número da pessoa para se comunicar, é só buscar o seu perfil no aplicativo, vinculado ao Facebook.
iClips
Considerado uma plataforma completa para a sua equipe, o software de gestão iClips tem ferramentas que ajudam a acompanhar as atividades que estão sendo executadas pelos colaboradores e até mesmo o tempo gasto em cada atividade, como o gráfico de gantt e timesheet, além de tornar a sua comunicação mais eficiente e objetiva e gerar relatórios para a análise de produtividade e avaliação de desempenho.
Quais são as vantagens de uma boa gestão de equipes a distância?
A partir de uma boa gestão do trabalho remoto, é possível dar mais flexibilidade para o seu time, pois os seus colaboradores poderão trabalhar em home office ou durante uma viagem a trabalho, sem que isso atrapalhe os seus resultados.
Além disso, o gestor consegue manter tudo sob controle, garantindo que a equipe vai continuar realizando entregas com a quantidade, prazo e qualidade exigidos, tal como faria se o trabalho fosse feito presencialmente.
À primeira vista, a gestão de equipes a distância pode parecer algo extremamente complexo. Mas, aprimorando a sua liderança e usando as ferramentas certas, você pode manter a organização do time, das tarefas e assegurar a conquistas dos seus objetivos.
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