Você que é dono ou trabalha em agência de comunicação sabe como contratar serviços terceirizados faz parte da rotina de trabalho, não é mesmo? Ter uma gestão de fornecedores organizada é um dos motivos para reduzir custos e ter segurança nas suas entregas.
Saber como gerenciar orçamentos, registros de empresas, emissão de notas fiscais e pagamentos é fundamental para garantir que as tarefas sejam concluídas com eficiência e evitar contratempos ou operações mal executadas.
Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe neste post como fazer a gestão dos seus fornecedores, quais são os benefícios das boas práticas e conheça os principais erros cometidos por empresas que não estão atentas ao método para organizar a relação com terceiros.
O que é gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores é uma prática que analisa, controla e acompanha todos os processos que envolvem a contratação de fornecedores. É uma metodologia que pode ser aplicada em empresas de qualquer porte ou segmento, ou seja, não é exclusiva para agências de comunicação.
O gerenciamento da relação estabelecida com quem presta serviços impacta no resultado dos jobs realizados e também nos lucros da agência, visto que é possível evitar custos desnecessários, como o pagamento de multas.
Utilizar indicadores de desempenho (KPI) vai ajudar a definir metas alcançáveis e manter atualizado o cadastro de potenciais fornecedores necessários, em conformidade com os tipos de projetos. Quem tem as informações mensuradas consegue direcionar os trabalhos de acordo com a demanda sem perder tempo ou investimento, por exemplo.
Como fazer uma boa gestão de fornecedores?
Para organizar a operação dos fornecedores dentro da agência e mensurar o desempenho deles, é essencial ter critérios que servem como balizadores e fazer uma avaliação.
Verificar a flexibilidade de atendimento, a agilidade da entrega, a qualidade do produto ou serviço e o conhecimento que o fornecedor tem no mercado em que atua são fatores que colaboram para a análise.
Ainda, o cumprimento de normas exigidas pela empresa, o atendimento a certificações e licenças obrigatórias, assim como a formalidade legal do fornecedor contratado, complementam os critérios que precisam de avaliação para que a gestão seja feita corretamente.
Algumas práticas podem ser adotadas para melhorar o fluxo de trabalho e das atividades que envolvem a participação de terceiros, seja com o fornecimento de produtos ou a prestação de serviços para a agência!
Construa uma relação de parceria
O bom relacionamento com os fornecedores possibilita uma melhor negociação, que seja vantajosa para ambas as partes e pautada, sobretudo, na confiança e no desejo de longevidade.
Selecionar bons fornecedores e estreitar os laços possibilita a aquisição de produtos e serviços de qualidade, fatores primordiais para quem deseja ganhar vantagem competitiva e sair à frente da concorrência.
Transmitir ao seu fornecedor a certeza e segurança de uma parceria só pode agregar valor ao seu negócio. Caso você tenha uma demanda de última hora pode apostar que aquele fornecedor de longa data deixará de atender a concorrência para dar suporte à sua agência.
Estabeleça uma comunicação transparente
Permita que seus fornecedores conheçam o trabalho da sua agência e suas principais meta mercadológicas, de modo que consigam analisar onde podem ser mais eficientes para contribuir com o seu planejamento.
A comunicação transparente e frequente fortalece a relação e mantém a fidelidade e a efetividade do atendimento. Quando você mais precisar, saberá a quem recorrer e seu fornecedor parceiro se desdobrará para atender a seus pedidos.
Gerir bem os fornecedores de parceria contínua pode impactar positivamente o negócio, com a aquisição de produtos a preços mais acessíveis, conhecimento em primeira mão de algo novo no mercado e garantia de atendimento convencional ou emergencial, sempre que necessário.
Alinhe processos
Organize os processos que permitem uma visualização clara e objetiva do seu negócio e dos projetos em andamento. Acredite: ter em mãos informações importantes em casos urgentes fará toda a diferença na hora de identificar e contatar aquele fornecedor específico.
Se as metas e os objetivos da sua agência dependem dos serviços terceiros em médio e longo prazo, mantenha os processos alinhados para evitar perda de tempo, retrabalho e a busca por outros fornecedores — com o risco de preços mais altos — caso o seu parceiro de rotina não tenha condições de atender no momento.
Monitore prazos
Além dos preços, condições de pagamento e qualidade dos produtos ou serviços, esteja atento ao prazo de atendimento dos seus fornecedores. Se os projetos da sua agência demandam um tempo de entrega, considere os prazos dos fornecedores para evitar atrasos.
Tudo que você não quer é prometer ao seu cliente uma data de entrega e não atender por falta de mão de obra ou produtos não entregues pelo seu parceiro. Para evitar essas ocorrências, verifique antes as condições de atendimento e entrega do fornecedor, para só então se comprometer com os seus clientes.
Benefícios da gestão de fornecedores
Ao analisar a operação dos prestadores de serviço é possível identificar como cada um deles pode atender a empresa: alguns priorizam prazo, outros destacam a qualidade, o preço, a agilidade no atendimento e outros atributos que podem ser percebidos no decorrer dos trabalhos executados.
Ainda, é importante ressaltar a utilização de fornecedores de acordo com a demanda e com os objetivos de cada tarefa. Veja alguns benefícios que a gestão de fornecedores pode trazer para a sua agência!
Maior poder de negociação
Empresas que investem na gestão de fornecedores conseguem ter facilidade para comprar e poder de negociação para lidar com orçamentos e preços — um bom relacionamento de parceria e uma comunicação transparente flexibilizam e viabilizam uma compra vantajosa para os envolvidos.
Quando possível, informe ao seu fornecedor sobre a necessidade de compra ou de contratação de serviços, com antecedência para que ele estude melhores condições de negociação — pode ser que ele faça uma compra específica para a sua agência e consiga melhores preços ou formas de pagamento.
Redução de custos
Se você mantém os mesmos fornecedores dando a eles preferência no atendimento, certamente, quando obtiverem alguma vantagem financeira que puder ser repassada aos seus clientes, sua agência será beneficiada.
Dependendo do volume de serviços ou da quantidade de produtos adquirida, a negociação caminhará para a redução dos custos, seja com descontos no preço unitário ou menor valor e até mesmo gratuidade do frete.
Vantagem competitiva
Vale destacar que todos os pontos apresentados aqui levam para uma questão muito importante para a atuação da agência no mercado de trabalho: vantagem competitiva. Isso faz com que ela ganhe destaque diante de seus concorrentes e potencialize seus atributos.
Interessante para a empresa, certo? Para isso, em cada perfil de fornecedor é importante constar as principais informações e características sobre:
- prazos;
- preços;
- condições de entrega;
- formas de pagamento;
- tempo e conhecimento do mercado;
- capacidade de atender em grandes escalas ou situações emergenciais.
São dados que farão diferença todas as vezes que você precisar contar com um parceiro para dar andamento às atividades da sua agência. Em alguns casos pode ser que você pague mais a um fornecedor para, em contrapartida, atender precisamente um cliente e garantir a fidelização.
Agilidade nos processos
Os processos internos de uma agência costumam ter prazos que devem ser cumpridos rigorosamente para atender os projetos em andamento. A parceria consolidada com fornecedores não apenas agiliza os processos como assegura a entrega dentro do calendário previsto.
São ações que funcionam na cadeia de suprimentos em efeito dominó, pois, se você confia no seu fornecedor, trabalhará com tranquilidade para atender um cliente e transferir para ele a mesma segurança e confiabilidade.
Quais são os erros mais comuns cometidos na gestão de fornecedores?
Existem algumas práticas que podem comprometer o gerenciamento da relação da agência com seus prestadores de serviço terceirizados. Por isso, é primordial ficar atento aos critérios estabelecidos.
Veja abaixo os 6 principais erros cometidos por empresas na hora de avaliar seus fornecedores!
1. Considerar apenas o preço
Muitas empresas têm a questão do preço como o principal critério para escolher o fornecedor que vai prestar um determinado serviço. É comum perceber que em muitos casos a qualidade do produto entregue é inferior à necessária para atender a demanda.
Dessa forma, o trabalho desenvolvido pela agência pode ficar comprometido e não atender às expectativas do cliente. Não precisamos dizer que um cliente insatisfeito tende a não retornar à sua agência e pode ainda dar referências negativas a outras pessoas.
2. Solicitar orçamentos incompletos
Ao entrar em contato com fornecedores para solicitar propostas e orçamentos é importante verificar se todas as especificações foram citadas. A falta de informações relevantes pode interferir em vários aspectos, como o preço e o prazo do fornecedor.
Ainda, pode acarretar em retrabalho, sendo necessária nova cotação e, com isso, refazer o processo, o que impacta na produtividade dos setores envolvidos, atrasos e reflexo no prazo de atendimento ao cliente.
3. Não alinhar processos
Cada fornecedor costuma ter uma forma de trabalhar e de operacionalizar a execução do serviço. Da mesma forma, cada empresa contratante também segue processos internos de acordo com regras dos mais diversos setores, como os prazos de pagamento estabelecidos pelo financeiro e datas para a emissão de nota fiscal.
Por isso, é fundamental alinhar os processos: definir cada etapa da contratação, as exigências e os critérios que precisam ser respeitados.
4. Escolher fornecedores sem conhecimento técnico
Buscar referências e indicações de trabalhos realizados por fornecedores é uma atitude preventiva que colabora para que a agência não contrate um prestador sem conhecimento técnico.
Evidentemente, é preciso entender a demanda e o nível de entendimento necessário para que a tarefa seja entregue de acordo com o esperado.
5. Ignorar as políticas de conformidade
Para a execução de alguns serviços é essencial que os fornecedores cumpram com políticas de conformidade e regramentos que, muitas vezes, vão além das normas internas da agência.
Um exemplo que faz parte do dia a dia de agências é a contratação de empresas de audiovisual. É muito importante que os fornecedores tenham registro na ANCINE — Agência Nacional do Cinema — para executar o trabalho.
Questionar e estar seguro que o prestador de serviço atende às exigências estabelecidas é um dos passos para garantir uma boa contratação.
6. Não contar com informatização
Imagine controlar todas as informações dos fornecedores de uma forma descentralizada, em diferentes documentos e com informações desencontradas. Não parece ser produtivo, correto? De fato, não é!
Por isso que as empresas que investem em plataformas e softwares de gestão saem na frente. Os registros feitos em ferramentas informatizadas possibilitam, além de controlar e acompanhar o desempenho dos fornecedores, mensurar percentuais de pagamento, de tempo de execução e integrar com outras frentes de trabalho.
É válido destacar que todos os erros apontados impactam no dia a dia da agência. Contratar serviços e produtos que não estão de acordo com as exigências e as demandas é uma atitude que compromete a entrega final, aumenta custos e ocasiona insegurança.
A criação e a manutenção de um cadastro ativo de fornecedores vai reduzir os problemas da sua agência com possíveis atrasos, assegurar entregas dentro do prazo e trazer a oportunidade de conhecer novos produtos antes do seu concorrente.
Além disso, o seu time de compras terá menor tempo de negociação com aqueles fornecedores que já conhecem a sua demanda, podendo se dedicar à compilação de dados e geração de relatórios para auxiliar a gestão em qualquer tomada de decisão que envolva a prestação de serviços e o fornecimento de produtos.
Ao final, uma boa gestão de fornecedores é tão importante quanto gerir a carteira de clientes, pois você depende, em muitos casos, dos fornecedores para prestar um serviço diferenciado e de qualidade.
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