Quem nunca perdeu um prazo, que atire a primeira pedra, não é mesmo? A dificuldade em realizar uma gestão de tempo que torne a rotina mais produtiva é um dos principais alvos de preocupação dos gestores. Imprevistos acontecem e erros humanos também! Até aí, ok! Mas fazer desses atrasos um hábito é um tiro no pé, que pode gerar muitos transtornos imediatos e futuros.
Além de um layout perfeito, seu cliente também quer pontualidade! Então, a busca por ferramentas que auxiliem na estratégia de distribuição das tarefas e na gestão do tempo (como o timesheet), deve ser prática obrigatória em qualquer gestão. Mas por onde começar? Por que ela é tão importante? Quais técnicas aplicar para que ela funcione bem? Todas essas questões estão respondidas nesse artigo!
O que é gestão de tempo?
Gestão de tempo é o processo de organizar e planejar como dividir seu tempo entre atividades diferentes. Uma boa gestão de tempo te permite trabalhar e estudar de maneira mais inteligente, para que você faça mais em menos tempo, mesmo em situações de prazos curtos.
Gerenciar seu tempo requer, entretanto, uma mudança importante no foco de atividades para resultados: estar ocupado não é a mesma coisa que ser eficiente. Ironicamente, o oposto está mais perto de ser verdadeiro.
Passar o dia todo num frenesi de atividades geralmente dá menos resultados, já que você está dividindo sua atenção entre muitas tarefas ao mesmo tempo.
Por que realizar a gestão de tempo?
A gestão de tempo deve ser feita para que não haja mais procrastinação e nem abandono de tarefas. E, mais do que isso, para que tudo seja executado com tranquilidade e qualidade. Afinal, fazer as coisas com aquele “senso de obrigação” não é nada positivo, concorda? Quando o tempo é bem organizado, a produtividade é uma consequência, assim como a disposição dos colaboradores. Por outro lado, outros benefícios também estão agregados. Veja os principais a seguir!
Menos desperdício de tempo
Quando se sabe exatamente o que deve ser feito, sobra menos tempo para a ociosidade. Você pode, por exemplo, organizar seu tempo em blocos de 15 minutos, que é suficiente para começar algo e curto o bastante para que o dia fique bem dividido.
Em uma reunião, por exemplo, calcule o seguinte prazo: tolerância de 15 minutos para que ela comece e o término com 15 minutos de antecedência. Esses intervalos serão essenciais para que você converse, comente algo, se despeça e faça network, mas não atrapalharão em nada seu objetivo central.
Redução do estresse
Ter um tempo administrado corretamente evita inúmeras situações de estresse. Até porque não é novidade que qualquer coisa que sai do plano inicial acarreta preocupação e muita irritação. Sem a correria para cumprir prazos e a possibilidade de impasses de última hora, você tem menos retrabalho, menos erros e, então, menos estresse.
Aumento da produtividade
Com a gestão correta de tempo, é possível aumentar significativamente a produtividade. Isso porque a equipe se esforça menos e passa a ter maior disciplina para planejar e organizar todas as suas atividades, as quais rendem bem mais. Dessa forma, sobra tempo para se dedicar a algumas atividades extras, dar início com antecedência a algum projeto e, até mesmo, descansar e fazer um brainstorming.
Cumprimento de prazos
O cumprimento de prazos é algo essencial para uma agência de comunicação. A gestão de tempo ajuda, e muito, a fazer com que tudo aconteça no momento certo e, por vezes, até mesmo antes do esperado. Por sua vez, isso deixa o cliente muito mais satisfeito e permite que a agência se dedique a outras atividades. O tempo bem distribuído é o segredo para que as atividades essenciais sejam sempre priorizadas.
Fazer mais rápido ou fazer melhor? É possível conciliar?
A gestão de tempo não é simplesmente fazer uma atividade em menor tempo. Como vimos, essa gestão envolve planejamento, concentração, foco, software de gestão e muitos outros pontos, além da agilidade.
O grande problema aí é que muitas pessoas acham que gerir melhor o tempo é só pisar no acelerador! Não é! Essa visão limitada pode fazer com que a qualidade do trabalho se perca e, pior ainda, que gere necessidades de retrabalho. Se isso acontece, aí sim a sua gestão de tempo será prejudicada, porque você terá que fazer uma mesma atividade mais de uma vez.
Então, é possível sim conciliar a agilidade em fazer algo no menor tempo sem perder a qualidade — e até fazendo melhor. Para isso, devemos olhar como estamos utilizando nosso tempo hoje.
Um ótimo caso para analisarmos é o trabalho remoto. Muitas agências já adotam esse tipo de trabalho, de home office. Porém, para que isso dê certo, é necessário que o profissional tenha uma boa organização e, principalmente, foco, além de uma boa gestão de projetos por parte da liderança.
Dentro de casa há diversas atividades que podem fazer com que a sua gestão de tempo seja prejudicada. Trabalhar vendo televisão, por exemplo, ou fazer mais de um atividade ao mesmo tempo pode ser bem prejudicial.
Então, nesses casos, o ideal é organizar um ambiente de trabalho sem distrações, especificar um tempo em que você estará focado exclusivamente nessas atividades, reunir todas as ferramentas necessárias e não desviar o foco.
De uma forma geral, estude quais são as atividades que você deve desempenhar no dia e marque as prioridades, aquilo que não pode deixar para depois. É interessante criar metas de produtividade, mesmo que seja somente para si. Isso pode te motivar ainda mais a otimizar o seu tempo e trabalho.
Como priorizar o que realmente importa na sua rotina?
No dia a dia temos várias atividades que devem ser feitas, sejam atividades pessoais ou aquelas ligadas aos nossos trabalhos. Porém, o que deve ser feito primeiro? Se não houver tempo suficiente para tudo, o que pode ser deixado para depois e o que precisa vir primeiro? Essa análise pode te ajudar a priorizar aquilo que é mais importante!
Principalmente quando falamos de gestão e liderança, a priorização das atividades ganha uma importância tremenda. Afinal, o gestor precisa equilibrar muito bem o trabalho para toda a sua equipe.
Não adianta designar ações somente para um profissional, criando uma rotina extremamente carregada, e deixar outra pessoa com poucas atividades. O equilíbrio deve ser buscado.
Então, para encontrarmos as prioridades corretas, podemos analisar as atividades nas seguintes perspectivas:
- quanto tempo é necessário para concluir essa atividade?
- o que é preciso para concluir essa atividade?
- qual é o nível de urgência?
- qual é o nível de dificuldade/facilidade para execução dessa atividade?
- essa tarefa é independente ou está atrelada a outras ou outras pessoas?
- quem deve fazer essa atividade? É possível delegá-la?
Responder a essas perguntas para cada ação do dia vai te ajudar a mapear as prioridades e delegar aquilo que é possível. É importante lembrar que, como gestor de uma equipe, você deve utilizar todas as habilidades e todos os recursos da melhor forma, ganhando tempo e qualidade.
Talvez um trabalho possa ser executado por uma pessoa de forma mais rápida e com maior qualidade do que outra — e isso deve ser levado em consideração no momento de definir as tarefas.
3 novas técnicas que ajudam na otimização do tempo
Agora, estudaremos 3 técnicas que podem te ajudar a otimizar o seu tempo e ser mais produtivo. Confira!
1. Timeboxing
O timeboxing é uma das técnicas em destaque no mundo todo. Ela propõe que você defina quanto tempo terá disponível para executar cada atividade. É como se você pegasse o seu dia e o divisisse em vários blocos ou caixas. Cada uma dessas caixas representa o tempo que você determinou para uma atividade.
É interessante analisarmos que o timeboxing propõe certa inversão de valores, uma vez que a prioridade aqui é o tempo, não mais a atividade em si.
Para colocar essa técnica em prática, você deve:
- fazer uma lista de todas as atividades que precisa desempenhar na semana, ou seja, um workflow;
- estipular um tempo para cada uma — lembre-se de que podem haver pausas, interrupções e imprevistos, então é necessário contabilizar isso também;
- ao final do dia, avaliar se o tempo que você determinou para suas atividades foi ideal, maior ou menor que o necessário.
Você pode ajustar os tempos se estiver sobrando ou faltando muito, mas é interessante tentar seguir o método para que ele realmente tenha eficiência.
2. Task batching
O task batching é um modelo de planejamento de atividades e gestão de tempo que avalia os seus períodos de concentração no dia, distribuindo os momentos em que há mais ou menos foco.
Essa técnica estabelece que há três fases no dia: período de leve, média e profunda concentração.
Geralmente, logo ao acordar de manhã, estamos em uma fase de concentração leve. Esse nível rapidamente sobe, chegando ao estado de concentração profunda por volta de 10h.
Depois da parada para o almoço, a nossa concentração já não é a mesma até o meio da tarde, em que sobe novamente. E no final do dia de trabalho já há uma fadiga, que nos fazer estar menos concentrados.
Então, analisando o dia e os períodos de concentração, o objetivo dessa técnica é distribuir as atividades pela exigência de concentração, aumentando o rendimento.
Tarefas que necessitam de maior atenção e foco são colocadas, geralmente, no meio da manhã ou da tarde, por volta das 10 ou 15 horas.
3. Matriz Eisenhower
A matriz Eisenhower é uma técnica bem simples e eficiente de avaliar quais são as prioridades do seu dia.
Basicamente, vemos um quadro dividido em quatro partes. As atividades serão posicionadas nesse quadro com base na análise de nível de urgência e a importância da tarefa.
Seguindo o critério de urgência, você vai posicionar a atividade mais urgente à esquerda e a menos urgente à direita. Já pelo critério de importância, a mais relevante ficará na parte de cima, enquanto a menos ficará posicionada abaixo.
Ao posicionar todas as suas atividades nesse quadro, elas poderão se encaixar em quatro zonas:
- esquerda superior: muito importante e muito urgente — ela é sua prioridade e deve ser executada hoje;
- esquerda inferior: é urgente, mas não tanto importante — essa atividade deve ser delegada;
- direita superior: é importante, mas não urgente — as atividades desse setor devem ser agendadas;
- direita inferior: não é importante e também não é urgente — essas tarefas não devem ser feitas por enquanto.
Afinal, quais estratégias podem auxiliar na gestão de tempo da sua agência?
Saber onde estão alocadas as demandas atuais da agência, qual a prioridade de entrega dos trabalhos e qual é o perfil produtivo de cada colaborador, são dados que trarão o embasamento necessário para a tomada de decisão. Para seu conhecimento, selecionamos 6 dicas para um controle de tempo eficiente na sua agência. Vamos lá?
Organize as demandas que chegam
A organização é a palavra de ordem quando o objetivo é lidar com a constante falta de tempo na agência. Mais importante do que adotar ferramentas que auxiliem na gestão de tarefas no decorrer do dia, é colocar a casa em ordem, começando pelo próprio atendimento. Mas como fazer isso?
- O primeiro passo é instruir o seu atendimento a sinalizar, juntamente como o briefing, o prazo solicitado pelo cliente, e a sequência ideal para criação das peças;
- Paralelamente, faça com que os alertas de Jobs novos cheguem rapidamente ao tráfego da agência;
- Oriente o tráfego a alocar as tarefas mais adequadas ao tempo disponível em cada pauta, levando em consideração o tipo de criação e o perfil dos profissionais;
- Faça um esboço de calendário, com todas as tarefas já distribuídas para que você avalie possíveis tarefas com períodos conflitantes ou sobrecarga de peças em algum dos funcionários.
Reduza o número de reuniões
Dedicar longos períodos do dia em reuniões é uma prática quase obrigatória em agências de comunicação. Mas será que elas são, assim, tão eficazes?
Por mais que seja praticamente impossível abolir de vez as reuniões na agência, otimizá-las e aproveitar ao máximo o tempo disponível é fundamental. Pensando nisso, existem algumas práticas que podem ser empregadas para tornar esses momentos mais produtivos para você e para sua equipe. Confira algumas dicas:
- Pense duas vezes antes de fazer uma reunião: será que é mesmo necessário marcar uma reunião? Com o auxílio da tecnologia, muitas reuniões podem ser reduzidas a simples envios de e-mail. Assim, você e sua equipe poderão dedicar o tempo em tarefas mais estratégicas.
- Defina objetivos e metas: antes de reunir o time em prol da resolução de um problema ou mesmo para captar novas ideias para um determinado projeto, é indispensável que você delimite os objetivos desse encontro. Dessa forma, você evita que o bate-papo exceda o limite proposto e que o foco do tema central seja perdido.
- Faça uma pauta com os temas que serão abordados: essa dica segue a mesma ideia da anterior, só que aqui você deve documentar os temas que serão abordados na reunião. Pensando nisso, tente estimar um tempo para cada assunto, levando em consideração os objetivos listados anteriormente.
Saiba delegar
Saber delegar tarefas para toda a equipe é fundamental para segmentar o trabalho do publicitário que agora se vê na função de gestor, com novas responsabilidades para dar conta e decisões importantes para tomar.
Nesse sentido, distribuir as atividades é mais que uma forma de tirar o peso de inúmeras tarefas que se acumulam durante o dia, mas sobretudo um método extremamente eficaz para depositar confiança no time, reconhecendo suas habilidades e abrindo um leque para novas ideias.
Faça pausas
Sabe aqueles momentos em que lidar com as diversas abas abertas no computador se torna um verdadeiro sacrifício? E os temidos bloqueios criativos, então? Lidar com essas situações pode até parecer uma tarefa difícil, mas acredite, existe uma luz no fim do túnel: fazer pausas.
Uma técnica muito utilizada é a Getting Things Done. Ela foi criada para aqueles momentos em que é difícil saber por qual tarefa começar. O primeiro passo é anotar absolutamente todas as atividades que você precisa fazer durante o dia ou ao longo semana. No final do dia, é hora de rever o que você anotou e planejar as próximas atividades que possuem certa similaridade, organizando-as por níveis de prioridade.
Mantenha uma rotina
Conseguir se organizar em meio a tantas demandas exige planejamento. Nesse sentido, é recomendado que você mantenha uma rotina para não deixar nenhuma tarefa importante de lado.
Sabemos que não é fácil se desviar daqueles jobs que surgem de última hora, mas quando você gerencia o tempo de maneira eficiente, fica fácil dar conta das atividades rotineiras e, ao mesmo tempo, atender às demandas urgentes.
A dica é: crie um cronograma com as atividades de rotina, dessa forma você conseguirá se organizar melhor e nenhuma tarefa deixará de ser feita.
Evite a procrastinação
Que a procrastinação é inimiga número um da produtividade nós já sabemos. Normalmente, esse período de limbo produtivo é ativado quando temos que executar tarefas mais complicadas e não tão prazerosas assim.
Mas cá para nós, dificilmente todas as atividades que surgirão durante o dia serão totalmente compatíveis com nossas preferências, não é mesmo? Portanto, não há outra saída: ou lidamos com esse vilão de uma vez por todas ou o deixamos dominar a rotina.
Sendo assim, procure listar a importância das tarefas a serem realizadas, bem como os resultados de cada uma delas a curto, médio e longo prazo. Outra dica simples e funcional é dividir uma única atividade em pequenas tarefas e se preciso, delegá-las para o colaborador responsável. Por fim, não hesite em pedir ajuda caso necessário!
Implante o timesheet
Já falamos aqui no blog sobre a importância do timesheet para a produtividade da equipe e o quanto essa ferramenta facilita a gestão da agência como um todo, uma vez que as decisões são tomadas com base em dados seguros. Sabemos o quanto a rotina das agências é corrida e que os clientes estão cada vez mais exigentes e dispostos a solicitar quantas alterações forem necessárias para chegar ao resultado pretendido.
É aqui que o timesheet faz toda a diferença, pois ele garante que as entregas não ultrapassem o tempo estimado, dando um maior direcionamento nas tarefas prioritárias. Assim, é garantia que o cliente receba a tarefa no prazo combinado. Além disso, o timesheet realiza a contagem das horas de trabalho em tempo real, ajudando a minimizar atrasos e a acompanhar todo o processo de produção com mais facilidade.
Priorize tarefas urgentes
É bem provável que você esteja pensando: “Mas todas as demandas são urgentes!” disso não temos dúvidas, afinal, são inúmeras contas atendidas diariamente e o tempo faz questão de correr de forma proporcional à quantidade de entregas, não é? No entanto, o importante aqui é saber administrá-las de modo que nenhuma demanda seja deixada de lado. Dessa forma, procure fazer uma lista das tarefas que precisam ser finalizadas naquele dia.
Perceba que nem tudo que precisa ser terminado no mesmo momento consome, necessariamente, mais horas do que aquilo que não é tão urgente. Ou seja, ao finalizar essas tarefas, você vai ter tempo livre para dar conta dos jobs que estão ‘’na fila’’. Procure fazer dessa prática uma atividade de rotina, de preferência assim que chegar na agência. O cafezinho de cada dia pode esperar!
Avalie os resultados
E finalmente chegamos à última, mas não menos importante dica: a avaliação de resultados. Para que todas as práticas de gestão de tempo sejam válidas, é preciso fazer um comparativo de produtividade para identificar em que momento seus Jobs atrasam e se existe algum funcionário com uma curva de desempenho inadequada.
Outra forma de analisar a produtividade da agência é emitindo relatórios detalhados de jobs. Só assim você conseguirá acompanhar o rendimento dos Jobs e categorizá-los por prioridade, por cliente, pelo fee mensal, entre outros.
Utilize técnicas de gestão de tempo
Algumas técnicas facilitam bastante o seu controle de gestão de tempo e o envolvimento de toda a equipe nessa proposta. É muito importante saber um pouco a respeito dessas possibilidades para encontrar aquela que mais se encaixa no método de trabalho de sua agência.
Com toda certeza, a implementação de alguma delas terá o funcionamento esperado para contribuir com o melhor uso do tempo e para entregas mais certeiras.
Pomodoro
A técnica Pomodoro consiste em trabalhar por um determinado tempo e fazer breves intervalos. Na prática, essa metodologia diz que devemos trabalhar por 25 minutos (sem interrupções) e fazer uma pausa de 5 minutos. Ao completar 4 ciclos, é recomendada uma pausa de 30 minutos.
GTD
O método GTD parte do princípio de que é normal esquecer uma coisa ou outra, mas isso é algo que pode ser facilmente evitado. Assim, a melhor forma é tirar planos e ideias da mente e registrá-los em agendas, cadernos ou computadores.
O segredo, nesse caso, é fazer listas por meio de uma classificação de prioridades e contextos. A ideia é seguir a ordem, sem deixar as tarefas menos prioritárias para outro momento, e fazer tudo conforme o organizado.
Kanban
A metodologia Kanban, por sua vez, usa cartões e post-its em um quadro para indicar e acompanhar o fluxo de produção da agência. É uma maneira mais visual e prática, com recursos acessíveis, de ver as tarefas que podem ser executadas e as etapas de seu andamento.
Na medida em que os processos internos caminharem, elas podem ser alteradas. Vale também colocar o status de cada etapa, além do da tarefa geral, e o nome de cada responsável por desenvolvê-la.
Matriz GUT
A sigla GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência. Essa é uma ferramenta muito utilizada para priorizar a resolução de problemas. Nela, cada questão é classificada por uma ótica diferente: da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e da tendência (de piorar com rapidez ou de forma lenta).
Ela pode ser montada em forma de gráfico e atualizada de acordo com a execução dos planos de ação e solução. Nesse caso, é essencial identificar também os prazos e os responsáveis por cada um dos problemas.
Organize o ambiente de trabalho
Trabalhar em um ambiente desorganizado apenas atrapalha sua gestão de tempo. Se você não consegue encontrar seus próprios materiais de trabalho e documentos importantes em cima da mesa, já vai perder minutos valiosos para procurá-los.
Portanto, é relevante se dedicar a manter um local tranquilo e clean para fazer suas atividades. Na medida do possível, evite também objetos que tragam distrações — o que acontece bastante se o local tem decorações muito chamativas e interativas. Logo, reserve isso para o tempo livre.
Permita intervalos na rotina
De nada adianta uma rotina sem qualquer intervalo. Por vezes, apenas uma pausa é capaz de clarear a mente e permitir que novas oportunidades e soluções surjam. Vale fazer uma pausa para o café, um passeio rápido na parte externa da agência ou uma troca de ideias com um colega. Relaxar muitas vezes é a chave para que uma atividade traga mais resultados.
Como você pode ver, gerir bem o tempo da agência, assim como em qualquer empresa, faz toda a diferença: tanto para colaboradores, que serão mais produtivos e se dedicarão a suas atividades com maior motivação, quanto para os clientes, que receberão sempre trabalhos de qualidade ímpar e dentro do prazo esperado.
A agência, por sua vez, só tem a ganhar com isso. Afinal, o retorno financeiro será muito maior e permitirá novos investimentos e inovações para que o mercado continue a se interessar por tudo o que ela oferece.
Quais as causas do aproveitamento ruim do tempo?
Muitos fatores têm impacto direto na forma como o tempo é aproveitado. Se você consegue identificá-los, basta usar as ferramentas certas para solucionar, como essas que você viu até aqui. Veja a seguir o que pode ser a origem da sua dificuldade de administrar bem as horas do seu dia!
Falta de organização
Se você não se organiza, fica difícil conseguir cumprir com tudo. São muitas informações e compromissos, e uma hora a sua cabeça não dará conta de tudo. Use a agenda do seu smartphone, anote em post-its ou em planilhas. O importante é organizar tudo, distribuindo as demandas ao longo das horas do dia.
Procrastinação
Procrastinação tem impacto direto na sua produtividade. Deixar para depois nunca é uma boa ideia. Quanto mais você enrola, mais tempo gasta fazendo, geralmente, pouca coisa interessante. Seja dinâmico e dedique-se às tarefas, sem perder tempo. Isso vai otimizar seu dia e o resultado vai deixá-lo muito orgulhoso de si próprio!
Falta de foco
A falta de foco, muitas vezes, acontece na ânsia de querer resolver tudo, especialmente em dias mais cheios. Por mais que as intenções sejam boas, você não é multi-task! Dedique-se a uma tarefa de cada vez, com foco e concentração total. Geralmente, 80% do dia de um gerente, por exemplo, é gasto com coisas superficiais por causa da falta de foco. Esse é um indicador que você precisa afastar!
Agora que você já sabe como efetuar uma gestão de tempo inteligente na sua agência, continue seu estudo e confira nosso conteúdo sobre como o timesheet pode melhorar a produtividade da sua agência!
