Se você tem um trabalho focado em resultados, provavelmente gestão de tempo e produtividade são termos comuns com grande significado na sua rotina. Enquanto a gestão do tempo reúne o conjunto de práticas para que você otimize sua relação com a agenda e os ponteiros do relógio, a produtividade vem como resultado dessa boa gestão.
Afinal, não é a quantidade de horas que vai garantir suas entregas, mas a qualidade. Neste artigo, juntamos os 15 principais fatores que podem influenciar a dinâmica do seu dia a dia, garantindo uma gestão de tempo mais eficiente e com maior produtividade. Esperamos que o tempo investido aqui impulsione sua rotina para um novo padrão. Boa leitura!
1. Planeje sua rotina para otimizar a gestão de tempo e produtividade
O primeiro ponto para ter uma gestão de tempo efetiva está no planejamento. Imagine que você pretende analisar o impacto das campanhas pagas dos clientes de uma agência, mas gasta seu tempo fazendo ligações para eles. Apesar de ser uma ação interessante, certamente não tem um resultado eficiente em relação ao objetivo. Por isso, é importante que você crie um planejamento do que pretende fazer.
Um dos principais erros que pode acontecer ao estabelecer uma rotina é a repetição de tarefas apenas por causa do hábito de fazê-las. Quando acontece a automação de algum processo, por exemplo, é comum que a pessoa continue repetindo ações desnecessárias caso não monte um planejamento do seu tempo.
2. Defina metas e prazos
Outro ponto importante para a gestão de tempo e produtividade é a criação de um cronograma. Com ele, é possível analisar seus tempos de maneira inteligente. Você determina suas metas e prazos de realização. Essa estratégia pode ficar ainda mais interessante quando são acrescentados pensamentos de metodologias ágeis como o Scrum, assim você pode:
- ter uma visão completa do que precisa entregar;
- entender a relação entre as tarefas e usar sistemas incrementais para o desenvolvimento dos projetos.
3. Faça um download das pendências para o papel
Talvez você já tenha passado por situações de sobrecarga de trabalho. A tendência nessa hora é sentar para trabalhar e só conseguir pensar nas outras atividades que também precisam ser realizadas. Para fortalecer a autoconfiança e conseguir focar no que é necessário, você pode fazer um exercício simples e eficiente conhecido como download da mente.
Deixe um papel e uma caneta à mão — pode ser o bloco de notas ou outra ferramenta aberta. Toda vez que você estiver trabalhando e sua mente interromper com outra ação que precisa ser concluída, apenas anote-a nesse lugar. Assim, você garante que não vai mais se esquecer dessa tarefa e pode se dedicar ao que estipulou para fazer naquele momento.
4. Aumente a produtividade diminuindo as distrações
Além da mente, existem muitos fatores externos que podem interromper o fluxo de trabalho. Um exercício simples é deixar o celular no silencioso e fora do alcance das mãos, além de desativar as notificações do computador no momento de trabalho. Você também pode criar códigos para que as pessoas não interrompam. Pode ser uma porta fechada ou mesmo um post-it colado no computador para sinalizar que não é hora de conversas.
5. Delegue tarefas e melhore sua gestão de tempo
Gerenciar seu tempo não significa apenas um planejamento individual. Para quem trabalha em posições de liderança, é fundamental saber o melhor formato para garantir que o resultado coletivo seja eficiente. Por isso, é importante entender a relação entre as entregas e saber delegar as tarefas para as pessoas certas, descentralizando processos que não precisam da sua intervenção pontual.
6. Crie recompensas para gerar produtividade
Você já ouviu falar sobre a técnica pomodoro? Baseada naqueles timers de cozinha (famosos no exterior com o formato de tomate, ou pomodoro), você marca tempos para produzir e gera intervalos com isso. Esse formato é interessante, pois assim você cria um setup para fazer entregas em blocos de tempo, mas também ganha um período no qual pode se recompensar com atividades pessoais.
7. Reserve um tempo para cuidar de você
A saúde mental é vital para o equilíbrio de qualquer pessoa. Para evitar o esgotamento e garantir maior produtividade, é preciso olhar para você. Cuide-se, pratique atividades físicas regularmente, garanta uma alimentação mais saudável e mantenha a hidratação ingerindo líquidos. Além disso, desenvolva um hobby e busque a harmonia entre todos os pilares da vida, incluindo aspectos sociais, espirituais e afetivos.
8. Faça um gerenciamento das demandas
Quem trabalha em áreas ligadas à gestão normalmente já tem o hábito de criar listas. Uma técnica que potencializa a eficiência das listas, gerenciando-as, é a sinalização de prioridade e nível de dificuldade. Assim, você pode apontar se uma tarefa é:
- muito, pouco ou nada urgente;
- difícil, normal ou fácil de realizar.
Dessa forma, você pode começar a fazer as mais urgentes seguindo até chegar nas sem urgência. Ainda é possível escolher primeiro aquelas mais fáceis de completar para depois olhar para as outras, que exigem maior dedicação.
9. Cuide para não se sentir oprimido com o volume de trabalho
As metodologias ágeis podem somar além dos processos de TI e marketing (agile marketing), na medida em que podem servir como filosofia para o gerenciamento de qualquer atividade. Em caso de trabalhos grandes, eles podem ser vistos como um projeto. Então, em vez de sentir a necessidade de entregar tudo de uma vez, quando surgir uma sobrecarga pelo volume de trabalho, é possível dividi-lo em pequenos blocos que são mais fáceis de entregar.
10. Tenha metas diárias e semanais para aumentar a produtividade
Ainda pensando em estratégias ágeis, outra qualidade que pode melhorar sua gestão é o modelo Sprint, fazendo um direcionamento diário e semanal. Assim, você otimiza não só a sua produtividade, como também de toda a equipe, encontrando uma relação entre as ações de todos do time. Com reuniões rápidas, é possível estabelecer as novas metas e apresentar tudo o que foi feito e o que precisa ser desbloqueado.
11. Vincule a gestão de tempo à produtividade
É comum que uma pessoa trabalhe por muitas horas e, por isso, se considere produtiva. Entretanto, para ter uma gestão de tempo que leva à alta produtividade, também é importante mensurar isso. O timesheet é um sistema que contribui para entender quanto tempo é gasto no desenvolvimento de cada tarefa. Assim, dá para entender o que está funcionando melhor para você.
12. Diga não e melhore a gestão de tempo e produtividade
Seu trabalho é focado ou você simplesmente carrega tudo nas costas, independentemente do que aparecer? Saber dizer não também ajuda no gerenciamento de tempo. Entenda o que tem relação com seu trabalho e quais atividades não deveriam ser da sua atribuição. Além de delegar tarefas, aprenda a recusar a participação em projetos que vão tirar a força e o foco do seu trabalho.
13. Adote habilidades de gestão de tempo para motivar equipes
Se você coordena outras pessoas, então uma das principais estratégias para otimizar sua gestão de tempo é ajudar seus colaboradores a também se organizarem. Quanto maior for a autonomia no trabalho deles (de forma consciente, é claro), maior será a eficiência dos resultados de todos.
Por isso, pode ser igualmente importante criar um esquema de treinamento, capacitando sua equipe a gerenciar o próprio tempo e ter as ferramentas ideais para conseguir maior produtividade na função exercida. Além disso, todos ficam mais motivados em contribuir com o trabalho, engajando-se nos projetos.
14. Use tecnologias para melhorar a gestão de tempo e produtividade
Para quem trabalha em uma agência, a realidade já é permeada por inovação, criatividade e adoção de tecnologias como diferencial competitivo. Essa habilidade também pode ser aproveitada nos processos e questões administrativas da empresa. Por mais que a inteligência seja um diferencial para alcançar resultados mais produtivos, você pode incluir tecnologias para melhorar a performance.
15. Conte com ferramentas para a gestão da rotina
Falando em tecnologias, umas das mais usadas para ajudar na otimização da produtividade são as ferramentas de gestão. Normalmente elas têm funções como dashboards para acompanhar métricas relevantes, além de integrações com outras ferramentas como as agendas virtuais. Com o iClips, por exemplo, é possível garantir sua gestão de tempo (e acompanhar o desenvolvimento de tarefas de outros colaboradores da agência).
Para uma gestão de tempo e produtividade eficientes dentro de uma agência, você pode contar com softwares de gestão próprios para essa finalidade, como o iClips. Assim, você integra todos os processos da agência, cria uma rotina, delega tarefas e ainda consegue automatizar ações, deixando o fluxo de trabalho mais produtivo e inteligente.
Se você gostou das dicas apresentadas neste artigo e quer implementar metodologias para uma gestão de tempo mais eficiente, cadastre-se gratuitamente na ferramenta do iClips e veja como sua produtividade pode ser potencializada!
