A gestão do conhecimento é uma prática vivenciada em muitas empresas. Agências que organizam informações geradas por seus colaboradores e gestores ao longo do tempo têm apoio para tomar decisões e para facilitar o trabalho da equipe.
É importante destacar que o conhecimento de uma empresa pode ser adquirido por diversas formas, como pela experiência adquirida ou em cursos de capacitação.
Afinal de contas, você sabe o que é gestão do conhecimento? Sabe quais são os benefícios e as ferramentas ideais para implementar esta prática na sua agência? Então, chega de curiosidade! Continue a leitura deste post e descubra.
O que é gestão do conhecimento?
Para contextualizar, gestão do conhecimento é a forma como o aprendizado adquirido, o “know how” de uma empresa, é organizado e compartilhado entre os colaboradores. A empresa proporciona conhecimento para quem trabalha nela e, diante disso, estimula a troca e o armazenamento de informações.
O conceito pode ser implementado em negócios de qualquer segmento, sendo um método importante para promover a divulgação de experiências e de procedimentos adequados. Dessa maneira, quando o conhecimento é identificado como algo benéfico e replicável, ele é aplicado em processos, atividades ou diretrizes.
A gestão do conhecimento é colaborativa e reúne todas as instruções e dados gerados pela equipe da agência num único local, sendo, então, disseminados internamente.
Para novos colaboradores, ela é um norteador para entender como funciona a empresa. Além disso, qualquer funcionário pode acessar os registros e seguir as orientações.
Em primeiro lugar, é feita a identificação dos conhecimentos que os gestores e funcionários têm e como são utilizados para fazer a companhia funcionar. Na sequência, os saberes disponíveis são transformados e ganham forma de processos para que o negócio não dependa da competência de um número reduzido de colaboradores.
Por último, a gestão de conhecimento também inclui saber quais são as competências interessantes e que devem ser desenvolvidas para um melhor funcionamento da empresa como um todo.
Quais são os elementos da gestão do conhecimento?
Para entender melhor como funciona a gestão de conhecimento, é necessário compreender os três elementos que a formam. Saiba quais são eles e como contribuem para esse processo.
Dados
São os registros das atividades e transações realizadas. Podem ser definidos como a informação bruta que se refere a eventos que já ocorreram. Basicamente, eles são importantes para gerar informações, já que são a matéria-prima, mas não têm tanta relevância ou propósito.
Informação
Caracteriza-se como a mensagem com os dados coletados em que há emitente e receptor. Com base no fluxo de informações, a organização pode gerar conhecimento, haja vista que é um material que permite a construção do conhecimento reestruturado.
Conhecimento
O conhecimento é o que resulta dos dados e informações coletados. Trata-se de uma mistura dos dois elementos de maneira estruturada. Vale ressaltar que o conhecimento cresce a partir dos valores, crenças e informações geradas ao longo da existência da empresa. Ele tende a crescer e a se modificar no decorrer do tempo.
Quais são os objetivos da gestão do conhecimento?
O foco da gestão do conhecimento é utilizar informações a favor do negócio. Sendo assim, é importante ressaltar os principais objetivos da prática para saber como é possível aproveitar a iniciativa dentro da agência. A seguir, destacamos os principais deles.
Memória
Globalização, alta competitividade encontrada no mercado, busca pelo desenvolvimento de novas tecnologias, crescimento da sociedade e ritmo acelerado de trabalho fizeram com que muitos gestores descuidassem quanto ao registro e manutenção de ações, experiências e resultados obtidos pelos negócios.
Esses dados são essenciais para eventuais consultas, análise, planejamento de ações e revisão de estratégias, o que evita que a empresa cometa os mesmos erros.
É nesse cenário que surge o conceito de memória organizacional, que é o armazenamento e compartilhamento das informações da companhia os quais reúnem processos já efetuados que podem ser úteis nas operações futuras. Tais arquivos são alimentados pelos colaboradores e gestores e compreendem desde experiências sociais e técnicas até opiniões e bancos de dados.
Se for executada da forma correta, a preservação da memória da organização impede a perda de conhecimento, que pode acontecer quando um funcionário se desliga, por exemplo. Outro detalhe é que a memória também ajuda a melhorar a comunicação da informação e integra os processos de diferentes setores.
Organização
Há empresas que até tentam armazenar dados, mas fazem isso de modo errado, deixando-os misturados e em diferentes locais. Com isso, surgem dificuldades para separá-los e interpretá-los corretamente. Essa condição pode dar orientações erradas para os projetos.
Assim sendo, a gestão de conhecimento propõe a organização dos dados para transformá-los em informações que são armazenadas de forma lógica, com utilidade para as atividades do empreendimento. De modo geral, há uma padronização dos processos e, com o acesso ágil às informações, torna-se mais fácil tomar decisões inteligentes.
Tudo isso agrega mais praticidade para o desenvolvimento das atividades. Afinal, o time sabe exatamente quais são os conhecimentos disponíveis para consulta e onde encontrá-los, evitando desperdício de tempo.
Fluidez
Apenas o dado por si só não impacta a empresa. Agora, quando ele é devidamente analisado e estruturado, se torna extremamente benéfico. Nesse sentido, uma das finalidades da gestão de conhecimento também é trazer fluidez para a realização do trabalho interno.
Isso porque, por meio dos conhecimentos armazenados, os gestores têm maior embasamento para mapear processos, otimizando-os de acordo com a realidade e necessidades da companhia. O conhecimento fica acessível para todos de maneira ágil e fluída.
Diante disso, é reduzido o índice de erros e falhas do time e, consequentemente, de retrabalhos, já que os colaboradores são melhor orientados em suas respectivas tarefas.
Novidade
Muitas vezes, empresas que estão há mais tempo no mercado deixam de alcançar todo o potencial porque ficam estagnadas, tendo medo de inovar, seja na alteração dos processos ou no desenvolvimento de novos serviços e produtos para o público consumidor.
Levando isso em consideração, a coleta e armazenamento dos conhecimentos anteriores permite a criação de conhecimentos. Ao dar atenção para as experiências do negócio, pode-se ter insights que propiciam o desenvolvimento de soluções inovadoras.
Competitividade
Ao investir na gestão de conhecimento, você fomenta a competitividade da empresa, já que pode realizar um planejamento estratégico que traga melhores resultados internos e externos.
A prática possibilita o aprimoramento dos serviços da agência, aumentando a satisfação dos clientes e garantindo uma posição de destaque no mercado da publicidade. Também pode-se diminuir a defasagem a partir do aprendizado e acumular conhecimento de forma sistematizada.
Em suma, o principal objetivo desse processo é conservar tudo que a empresa gerou de valor durante sua existência a fim de viabilizar a estruturação de processos, procedimentos e competências.
Esse cuidado com a riqueza intelectual da organização beneficia o pensamento estratégico da agência, que pode manter práticas positivas, fazer atualizações constantes de seus sistemas e métodos, eliminar gargalos e se adaptar às mudanças do mercado.
Os empreendimentos que se importam com o conhecimento e investem na gestão dele criam uma cultura de aprendizado que contribui para a evolução contínua dos seus colaboradores. Por isso, esse cuidado é considerado um dos maiores avanços organizacionais, pois é um espaço específico para valorizar a história e, ao mesmo tempo, para abrir-se para inovações indispensáveis para o crescimento.
A partir disso, a equipe adquire autonomia e maior capacidade para reconhecer processos que devem ser melhorados, aprimorando o uso de todos os recursos e conhecimentos.
Quais são as ferramentas para implementar a gestão do conhecimento?
Existem algumas técnicas e recursos que facilitam a implementação da gestão do conhecimento. Eles variam desde a análise da competência dos colaboradores até a utilização de softwares.
Acompanhe abaixo as principais ferramentas que poderão ajudar a sua agência nessa tarefa. Talvez você identifique métodos que já são utilizados pelos gestores, mas com outros objetivos.
É sempre importante aproveitar cada uma das ferramentas e somar as informações, de modo a otimizar a gestão do conhecimento.
Aprendizagem organizacional
O mundo das startups impulsionou metodologias rápidas, embasadas em testes e motivadas pela inovação. Esse é o espírito da aprendizagem organizacional!
A técnica tem como foco a melhoria da empresa estimulada por um ambiente no qual o colaborador tem abertura para propor, errar e trocar informações com os demais como meio de gerar conhecimento.
Gestão de competências
Esse é um conceito que vem sendo trabalhado por profissionais de Recursos Humanos. O método consta em analisar os objetivos da empresa detalhadamente para escolher o profissional que tem o conhecimento mais adequado para atendê-los.
Educação corporativa
Talvez a mais conhecida delas, a educação corporativa é uma ferramenta que promove o conhecimento na empresa com cursos, palestras, workshop, subsídios para que o colaborador estude em instituições de ensino, entre outras iniciativas focadas em estudos.
Inteligência competitiva
A ferramenta prevê o monitoramento constante do mercado para verificar se a empresa está defasada em relação a conhecimento, principalmente em nível estratégico. Usando inteligência competitiva, a organização identifica oportunidades e tem condições de se antecipar aos riscos.
Software de gestão
É uma ferramenta indispensável para quem pensa em implementar a gestão do conhecimento na agência. Existem softwares que automatizam ações, organizam os dados e colaboram para disseminar os conhecimentos adquiridos entre os colaboradores.
A aplicação do conhecimento em plataformas auxilia para que as regras do negócio e o fluxo de trabalho sejam desenhados, analisados e otimizados.
Quais são os benefícios da gestão do conhecimento?
Os benefícios de contar com a gestão do conhecimento nas empresas são muitos. Pensando nisso, selecionamos as principais vantagens em utilizar ferramentas para fomentar, organizar e compartilhar informações e experiências na agência. Veja, a seguir, quais são e no que consistem.
Cultura potencializada
A cultura organizacional é a “alma” da empresa. Com a gestão do conhecimento, ela ganha mais força por incentivar os colaboradores na geração de informações e soluções.
Assim, faz com que eles se sintam mais engajados com os objetivos organizacionais, além de promover sinergia do trabalho em equipe.
Gestão estratégica eficaz
O compartilhamento do conhecimento colabora para que a gestão tenha um olhar mais estratégico. Gestores que conseguem disseminar orientações padronizadas, incentivar novos conhecimentos e dar agilidade aos processos têm mais subsídios para tomar decisões certeiras.
Produtividade incentivada
A gestão do conhecimento tem como um dos principais papéis ser a fonte de informação para que os colaboradores tenham respostas de como proceder em determinadas situações.
Dessa forma, as agências que apostam no método contam com funcionários atentos aos processos mais adequados, o que aumenta a produtividade na agência.
Conhecimento atualizado
Vale destacar que o conhecimento de uma empresa não é estático. É importante que os registros sejam atualizados e que a proposição de novos seja promovida pelos gestores. Assim, as informações não ficam defasadas ou sem utilidade.
Informação segura
Agências que investem no conhecimento também estão preocupadas com a segurança das informações. Essa é mais uma vantagem: a prática colabora para organizar os dados internos, as permissões de acessos e propor diretrizes para manter dados estratégicos protegidos.
Pronto para usar a gestão do conhecimento?
Uma dica que deve ser lembrada é que todos os benefícios apresentados neste artigo podem ter um melhor aproveitamento se a empresa utilizar um software para fazer a gestão. Imagine organizar tantos dados sem a ajuda da tecnologia? Parece impossível, não é mesmo?
Sem contar que as agências que investem na gestão do conhecimento adquirem vantagem competitiva para atuar no mercado, tanto para ações mais estratégicas quanto para as operacionais.
E na sua agência, como está organizado e compartilhado o conhecimento? Se você ainda não tinha pensado na gestão do conhecimento como uma ferramenta estratégica, chegou o momento de olhar para o assunto com mais atenção.
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