Sabe aqueles dias em que as coisas parecem não caminhar direito dentro da agência? Jobs entregues depois do prazo, clientes estressados, pagamentos atrasados. Às vezes, a implementação de uma gestão eficiente dá conta de deixar todas as atividades alinhadas, de forma a propiciarem resultados mais positivos.
Na questão empresarial, a gestão tem o papel de ser uma estratégia para conduzir melhor os processos, a fim de levar à consecução dos objetivos. Gestão eficiente, então, seria dar conta disso e, ao mesmo tempo, prezar pela economia e qualidade de tempo e recursos.
Preparamos uma leitura bem informativa a respeito do tema, além de dicas para você colocar em prática na sua agência. É só continuar!
Como saber o nível de eficiência na gestão da empresa?
A maturidade de uma empresa não necessariamente tem a ver com o tempo de existência dela, mas sim com a destreza que ela tem para lidar com desafios, quando surgem. Nesse aspecto, estão englobados questões como competências nos processos, capacidade para aplicar a melhoria contínua e a habilidade para se sobressair da concorrência.
Para saber em quais aspectos uma agência precisa melhorar e quais os próximos passos a serem dados, é importante fazer um diagnóstico de maturidade, com a ajuda de uma boa ferramenta, como o Diagnóstico de Maturidade de Gestão, preparada pela iClips.
Nela, por meio das respostas dadas no questionário, é possível perceber em qual nível a empresa se encontra e, a partir disso, saber onde focar e o que deve ser priorizado na tomada de decisão.
Qual a importância de uma gestão eficiente na agência?
Quando se fala em gerir uma agência, é necessário ter em mente que recursos financeiros, tempo, pessoas, resultados e lucros estão todos envolvidos. Assim podemos falar das seguintes vantagens:
Ter mais organização nos processos
Com a gestão eficiente, conseguimos mais ordenação nas atividades, já que temos condições de visualizar aonde devemos chegar, preparar o caminho para isso, prever obstáculos pela frente e agir antecipadamente para dominá-los. Prazos nos jobs são seguidos, o fluxo de caixa aumenta e clientes ficam mais satisfeitos.
Melhorar a produtividade
A partir de métodos que nos ajudam a gerir o tempo, é possível otimizar a produção, evitar a procrastinação, saber quais tarefas devem ser priorizadas e seguir uma rotina mais sólida, a fim de alcançar melhores desempenhos.
Aumentar a competitividade
Conseguir otimizar todos os processos, tempo e recursos, além de melhorar a organização e a produtividade, tornam a agência mais competitiva no mercado, visto que ela adquire uma maturidade mais alta que a concorrência.
Como ter uma gestão eficiente?
Nem sempre é simples, mas com um pouco de prática no dia a dia, é possível aumentar a eficiência na gestão de uma empresa. Sugerimos os seguintes passos.
Faça um bom planejamento
Um dos maiores motivos que levam uma empresa a fechar as portas nos seus primeiros anos de atuação tem a ver com a falta de planejamento, segundo um levantamento realizado pelo Sebrae. Nessa pesquisa foram verificadas falhas, como:
- não estudar o mercado e a concorrência;
- esquecer de fazer levantamento dos itens básicos a serem usados;
- não calcular quesitos financeiros, como o capital de giro necessário;
- não elaborar um plano de negócio para atingir as metas.
Para isso, uma matriz Swot pode ajudar a dar os passos iniciais.
Organize o setor financeiro
A parte financeira é imprescindível para toda empresa seguir em frente. É necessário definir quem será responsável pelo setor, além de contar com a ajuda de programas de automação, para ajudar no controle do fluxo de caixa, na diminuição da inadimplência e no capital de giro, por exemplo.
Defina métricas relevantes para o negócio
A partir dos objetivos definidos e da análise ambiental, é possível determinar quais métricas serão usadas, a fim de avaliar o avanço no desempenho. Lembre-se de que, para isso, as metas devem ser: específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporizáveis.
Avalie o comportamento de prospects e clientes
Uma empresa só existe quando consegue entregar algo de valor a seus prospects e clientes. Com isso, é fundamental realizar avaliações periódicas, a fim de analisar a satisfação naquilo tudo que criamos, desde os conteúdos de blog até os produtos e serviços. O Google Analytics e o NPS podem dar uma mão nisso.
Conheça as melhores técnicas de negociação
Além de conseguir atrair bons prospects e ter qualidade nos jobs produzidos, é essencial saber vender o peixe. Assim, antes de tudo, é preciso conhecer o cliente e seus objetivos. Técnicas como gatilhos mentais são efetivas. Ter comportamentos como paciência, empatia e saber fazer concessões inteligentes ajudam nesse caminho.
Use softwares para automatizar a gestão
Programas de automação tornam o dia a dia de uma empresa mais prático, rápido e eficiente. Eles ajudam a padronizar processos, integrar atividades e departamentos, melhorar a comunicação, reduzir custos, organizar procedimentos e otimizar resultados. O iClips foi criado para a rotina de uma agência, ajudando a entregar experiências únicas a clientes.
Estude e faça cursos
As necessidades ambientais estão sempre mudando. Somado a isso, técnicas são aprimoradas ou descobertas, e novos conceitos são encontrados. Na rotina de uma agência é preciso implementar inovações, ter criatividade e estar por dentro das atualidades.
Controle o tempo das atividades
Como mencionamos anteriormente, saber gerir o tempo é fundamental para alcançar resultados eficientes, utilizando o mínimo de tempo e recursos possíveis, mas mantendo a qualidade para atingir efeitos promissores.
Acompanhe o progresso e faça melhorias contínuas
Com os objetivos e as métricas estabelecidas, fica fácil acompanhar o desempenho nos processos, encontrar gargalos e implementar melhorias de forma contínua. É preciso ter em mente que, com o ambiente externo em mutação, necessidades internas também se transformam, obrigando a agência e mudar e otimizar procedimentos.
Fazer uma gestão eficiente não é tão simples, mas é a partir dela que temos condições de obter resultados mais favoráveis na empresa. Não espere um problema sério acontecer para se dar conta de que devia ter agido com mais prudência desde o início.
