Você deve estar se perguntando: é isso mesmo que estou lendo? Gestão Frankenstein? Bem, depois de anos conhecendo e lidando com agências de todo o Brasil, percebi que boa parte delas possui características bastante similares. Claro que tal experiência serviu como base para aprimorar cada vez mais o atendimento e as soluções oferecidas pela iClips, mas hoje não vou falar disso.
Voltando ao assunto, meu intuito é usar esse conhecimento para falar desse conceito ainda pouco conhecido no meio publicitário. Mas antes, vou fazer duas perguntas: Você sente que sua equipe não está totalmente integrada? Existem falhas na comunicação entre o time? Se você respondeu sim para essas perguntas, digo que é hora de repensar algumas práticas na agência. Continue lendo para descobrir.
O que é Gestão Frankenstein?
Não há nenhum setor de uma agência que não seja relevante para que tudo funcione corretamente. Contudo, existem dois principais pilares que guiam o negócio em direção ao sucesso ou ao fracasso: a gestão financeira e a gestão de projetos. Mas, tão importante quanto mantê-los funcionando corretamente, é se certificar de que eles estão interligados, de modo que nenhuma informação deixe de transitar entre as áreas.
Nesse sentido, tenho notado que muitas agências acabam investindo em ferramentas distintas para gerir cada um desses setores mas acabam se esquecendo de um detalhe importante: a comunicação entre ambos. Com essa simples descrição, acho que ficou fácil entender o porquê esse monstro se parece tanto com a realidade de muitas agências, não é?
Assim como o Frankenstein, muitas dessas empresas acabam falhando ao construir um modelo de gestão único, mas que depende de vários recursos diferentes para funcionar com excelência, o que dificilmente acontece na prática.
É comum que as agências elejam uma ferramenta específica para gerenciamento de projetos. Destacamos, no entanto, que esse tipo de ferramenta pode funcionar perfeitamente para um profissional que queira organizar sua rotina de trabalho, mas não é ideal para gerir um negócio, já que tais sistemas não conferem ao gestor uma visão global sobre tudo que acontece na empresa, muito menos possibilitam que os setores conversem entre si.
Afinal, como fazer a aprovação de etapas sem saber em que projeto cada colaborador está trabalhando? Com isso, é impossível analisar a performance do time e determinar ações que melhorem a produtividade de toda a equipe, uma vez que um sistema não conta com relatórios para tomadas de decisão.
E por falar em tomadas de decisão, existe um outro ponto crucial para a saúde da agência: a gestão financeira. Assim como no gerenciamento de projetos, percebo que muitos gestores adotam planilhas ou uma única ferramenta para administrar o setor com o intuito de economizar ou pelo simples fato de apostarem que esses recursos serão suficientes para organizar as finanças.
Novamente, eles são grandes aliados de empresas que não possuem um alto fluxo de informações, o que na prática não se aplica à uma agência de comunicação. Suponhamos que você utilize uma planilha para gerenciar toda a parte financeira da agência, caso um valor sobre determinado projeto tenha que ser lançado, como o profissional responsável comunica ao financeiro? Por e-mail?
Não seria mais fácil se isso pudesse ser feito de forma automatizada? Mesmo em softwares especializados em gestão financeira, é necessário gerenciar as informações de modo que nenhum dado fique solto ou se perca. O resultado é uma perda considerável de tempo e energia desempenhando essa tarefa. Abaixo, separei as principais consequências que uma Gestão Frankenstein pode trazer para a agência:
- Perda de dados;
- Perda de eficiência;
- Acomodação com processos falhos;
- Falta de indicadores corretos.
Ficou claro que pensar em gestão é enxergar a agência como um todo. Considerando a integração, a troca de informações e a mensuração de dados para a prevenção de cenários futuros e estabelecer estratégias que evitem possíveis gargalos.
Como resolver essa questão?
Se você chegou até aqui, imagino que tenha se identificado com algum ponto que mencionei anteriormente, certo? Ressalto que, apesar de parecer uma tarefa difícil, é possível eliminar de uma vez por todas esse monstro da sua agência. Ao adotar um software desenvolvido especificamente para suprir as demandas de uma agência, todos os problemas listados acima serão eliminados. E eu explico como a seguir.
Fluxo de trabalho
O planejamento é uma das fases mais importantes quando o objetivo é entregar exatamente aquilo que um cliente demandou. Com o calendário editorial, fica fácil ter acesso a toda estratégia criada para as redes sociais dos seus clientes, e mais, acompanhar o status das peças e verificar se todas as demandas estão em dia.
Como você viu, a integração operacional ainda é um desafio para a maioria das agências, muitas ainda organizam o tráfego por meio de e-mails ou post its. Considerando o volume de mensagens que chegam na caixa de e-mail durante o dia, é comum que essas tarefas se percam em meio a tantas informações. Você já passou por isso?
Imagino que sim. Por outro lado, com um software que leva em consideração o alto fluxo de jobs, é possível organizar e controlar todas as demandas em uma única plataforma: desde o cadastro, passando pelas etapas de execução até a aprovação.
Gestão financeira
É impossível não citar os benefícios que um sistema integrado gera para o financeiro. Esqueça os erros e todo o trabalho em montar relatórios para a análise de dados de um determinado período. Com um software de gestão, é possível automatizar processos financeiros e integrar, em um só lugar, a comunicação com os clientes, a emissão de relatórios, entre outros.
Já em relação ao planejamento, você consegue realizar toda a projeção de ganhos e gastos e se preparar melhor para o que vem pela frente. E se efetuar lançamentos é uma tarefa difícil, com um sistema integrado você observa as baixas em cada lançamento, além de poder replicar despesas fixas e programar as receitas parceladas. Tudo isso a partir de filtros para tornar as suas buscas mais dinâmicas.
Integração de departamentos
Como eu mencionei logo acima, contar com várias ferramentas para gerenciar um negócio pode ser prejudicial quando se busca uma maior integração entre o time. Por outro lado, uma plataforma de gestão pensada para atender às necessidades de uma agência facilita o processo de comunicação entre todos os setores.
Imagine poder saber exatamente quais jobs estão sendo produzidos em tempo real? Dessa forma, um designer consegue visualizar o trabalho do social media, enquanto esse tem acesso às artes que serão feitas. Essa dinâmica se repete em todos os departamentos, viabilizando a visão geral da agência.
Ferramentas mais robustas, geralmente, contam com um gráfico de gantt, recurso que facilita a organização das tarefas, bem como sua distribuição para os profissionais responsáveis. O resultado é um planejamento de prazos mais assertivo e um time ciente de tudo que está sendo realizado.
Relatórios para tomadas de decisão
Se você já utiliza o timesheet, nem preciso dizer o quanto esse recurso é importante para mensurar o tempo gasto na execução das tarefas e precificar os serviços sem complicações. Mas cá entre nós, do que adianta saber exatamente quanto tempo um designer leva para fazer uma arte se não existem relatórios com informações sobre sua performance? Caso esse mesmo profissional não esteja sendo produtivo, ou o custo de seu trabalho esteja muito abaixo do que deveria ser, você conseguiria analisar se houve prejuízo?
Esse é só um dos exemplos do que os relatórios podem fazer por sua agência. A partir desse recurso, é possível entender a situação da agência em determinado momento, permitindo que decisões sejam tomadas de forma segura e precisa.
A seguir, listo os principais relatórios para as tomadas de decisão:
Gestão financeira: O relatório de ranking de clientes lista os clientes mais ou menos lucrativos para a agência, relacionando essa informação à quantidade de horas e do custo trabalhados para cada cliente, a rentabilidade de cada cliente e um levantamento do faturamento direto e comissões pagas pelos clientes.
Produtividade: Pensar em ações que potencializem a produtividade depende de uma análise minuciosa sobre o rendimento dos funcionários. Por meio desse relatório, você conseguirá visualizar a quantidade de atrasos, o total de atividades realizadas e as tarefas que estão em dia. Mais uma vez, o timesheet é o responsável por facilitar tais análises e dar suporte as ações que melhorem o rendimento da equipe.
Estimativa: Para quem está habituado à rotina de uma agência, estimar o custo interno com base no valor/hora dos colaboradores é uma tarefa comum. O mais importante, nesse caso, é inserir nesse cálculo o valor que o cliente irá investir em mídia, produção e eventos. Nesse caso, inclua também os custos fixos e variáveis, além dos profissionais responsáveis pelo job em questão. Ao determinar a porcentagem de lucro sobre o custo interno e do imposto que será cobrado, automaticamente será exibido o valor que cobrado do cliente.
Depois de conhecer um pouco mais sobre esse conceito tão prejudicial às agências, mas ao mesmo tempo muito negligenciado pelos gestores, ficou claro que investir em várias ferramentas diferentes para gerenciar sua agência pode trazer uma série de gargalos para o negócio.
Se você percebeu que sem uma gestão estruturada é impossível crescer e conquistar novas contas, talvez seja hora de mudar. E se mesmo depois de ler esse post você tem dúvidas se um único software realmente atenderá suas necessidades, te convido a bater um papo com um de nossos especialistas em gestão de agências e tirar todas as suas dúvidas. Aproveite!
Este post foi escrito por José Luiz Quintella, fundador da iClips.
