Gerenciar projetos em uma agência de publicidade envolve lidar com múltiplos clientes, diferentes tipos de entregas, prazos apertados e equipes multidisciplinares. Uma mesma agência pode estar, simultaneamente, criando campanhas para redes sociais, planejando mídia paga, desenvolvendo peças impressas para campanhas de divulgação.
Cada projeto tem seu próprio cronograma, nível de complexidade e necessidade de acompanhamento. Por isso, contar com metodologias visuais que ajudem no planejamento, acompanhamento e execução das tarefas é essencial para manter a organização e garantir entregas de qualidade.
É nesse contexto que surgem duas ferramentas muito populares: o Kanban e o gráfico de Gantt. Ambas são amplamente utilizadas, mas atendem a necessidades diferentes e podem ser aplicadas em conjunto para melhorar a performance da operação.
Nesse conteúdo, nosso objetivo é comparar as duas ferramentas e explicar as principais formas e momentos de uso.
O que é Kanban?
O Kanban é uma metodologia visual de gestão de tarefas que organiza o trabalho por meio de cartões em colunas, normalmente representando os estágios de um fluxo, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Essa abordagem facilita a visualização do andamento das tarefas, promovendo agilidade e flexibilidade. Cada cartão representa uma tarefa, que pode ser movimentada entre as colunas conforme avança.
No dia a dia das agências, o Kanban é especialmente útil porque permite que todos da equipe, como atendimento, criação, mídia e revisão, saibam exatamente em que fase está cada atividade, mesmo quando se trata de vários projetos em paralelo. Por exemplo, no desenvolvimento de um post para redes sociais, o planejamento aprova a ideia com o cliente, depois a copy é escrita, seguida pela criação da arte. Cada uma dessas etapas avança no Kanban conforme a anterior é concluída. Mesmo com interdependências entre as tarefas, o Kanban ajuda a manter uma rotina fluida e visualmente clara do andamento.
No iClips, essas interdependências são respeitadas: uma atividade não avança simplesmente ao ser arrastada entre colunas. O status muda automaticamente conforme ações são executadas, por exemplo, ao iniciar o timesheet de uma tarefa, seu status muda de “Planejada” para “Em andamento”. Isso garante que o quadro Kanban reflita com precisão o andamento real das atividades. Além disso, o Kanban permite visualizar gargalos com facilidade: colunas com muitas tarefas acumuladas ou atividades que não avançaram podem indicar sobrecarga, problemas de pauta ou pontos críticos no fluxo da equipe.
O que é o gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt é uma ferramenta de planejamento visual que apresenta as tarefas de um projeto ao longo do tempo, em forma de barras horizontais em um cronograma. Ele é especialmente útil para projetos complexos, com prazos definidos e interdependência entre atividades.
No ambiente de uma agência, isso se aplica, por exemplo, à produção de uma campanha de lançamento, que envolve várias etapas com prazos fixos e entregas interdependentes: pesquisa, estratégia, conceito criativo, aprovações, produção e veiculação. O Gantt ajuda a organizar tudo isso em uma linha do tempo, permitindo ver o que precisa ser entregue primeiro, o que depende da conclusão de outra tarefa e qual o impacto de um eventual atraso.
No iClips, o Gantt é uma ferramenta fundamental para o planejamento estratégico. Além de permitir visualizar o cronograma geral, ele também mostra como as tarefas estão distribuídas entre os colaboradores e garante a ordem lógica entre as etapas, por exemplo, que a etapa de arte só comece após a conclusão da etapa de texto. O sistema também aponta conflitos de alocação e permite replanejar atividades com atualização automática do impacto no cronograma geral. Essa visão gerencial facilita a redistribuição de tarefas e evita sobrecargas ou atrasos.
Qual a diferença entre Kanban e Gantt?
A principal diferença entre essas duas metodologias está na forma como organizam e acompanham o trabalho. O Kanban é mais flexível, ideal para o acompanhamento do fluxo de execução, enquanto o Gantt é mais estruturado, ideal para o planejamento macro. O Gantt oferece visão ampla do prazo total do projeto, da interdependência entre tarefas e dos impactos de atrasos, o que não é possível visualizar no Kanban.
Por isso, o ideal não é escolher entre uma ou outra, mas combiná-las: usar o Gantt para planejar, distribuir tarefas, prever prazos e identificar dependências; e o Kanban para acompanhar o andamento do dia a dia com clareza e agilidade. Isso vale para qualquer ferramenta, seja um software completo como o iClips, seja o uso de planilhas ou sistemas isolados.
Quadro comparativo: Kanban ou Gantt na rotina da agência
| Característica | Kanban | Gráfico de Gantt |
|---|---|---|
| Tipo de projeto | Rotina contínua, entregas recorrentes | Projetos com início, meio e fim definidos |
| Exemplo prático | Gestão de posts para redes sociais de vários clientes | Campanha de lançamento de produto com múltiplas peças |
| Flexibilidade | Alta – fácil adaptação a mudanças | Baixa – planejamento prévio necessário |
| Foco | Execução diária | Planejamento estratégico |
| Visualização | Colunas por status (a fazer, em andamento, etc.) | Cronograma com prazos e dependências |
| Ideal para | Alta demanda simultânea com entregas menores | Projetos complexos com várias equipes envolvidas |
| Sinais de alerta | Tarefas paradas, colunas desbalanceadas, gargalos | Atrasos em tarefas, conflitos de agenda, sobrecarga |
Como usar Kanban e Gantt juntos na prática
A combinação de Gantt e Kanban é ideal para agências que lidam com projetos complexos e, ao mesmo tempo, precisam de agilidade na execução. Veja como aplicar isso na rotina:
1. Planejamento inicial no Gantt
O gestor estrutura o projeto no gráfico de Gantt, mapeando:
- Todas as etapas necessárias
- Datas de início e fim de cada tarefa
- Dependências entre atividades
- Responsáveis por cada entrega
Essa visão ajuda a alinhar expectativas com o cliente, alocar recursos com eficiência e prever gargalos com antecedência.
2. Execução diária no Kanban
Com o cronograma estruturado, as tarefas são distribuídas no Kanban para acompanhamento em tempo real.
- A equipe visualiza o que precisa ser feito agora
- O fluxo mostra com clareza o status e o responsável por cada tarefa
- Mudanças no andamento são atualizadas automaticamente com base em ações realizadas na tarefa
3. Sinais de alerta: onde prestar atenção
- No Gantt: fique atento a atrasos, sobreposição de tarefas, conflitos na agenda de colaboradores e dependências críticas.
- No Kanban: observe colunas sobrecarregadas, tarefas paradas, solicitações de ajuste ou aprovações pendentes que travam o fluxo.
4. Revisões periódicas
Revise o Gantt semanalmente (ou sempre que houver mudanças importantes) para manter o planejamento alinhado com a realidade. Use o Kanban no dia a dia para acompanhar a execução com clareza e apoiar reuniões rápidas de alinhamento da equipe.
Como aplicar essas metodologias no seu contexto?
Não importa se você utiliza uma plataforma integrada como o iClips ou outras ferramentas: o mais importante é entender as forças de cada metodologia e saber aplicá-las conforme a necessidade de cada projeto. O Gantt é essencial para quem quer ter clareza sobre o todo, dependências e prazos. O Kanban garante visibilidade, foco e fluidez na execução.
Combinar as duas abordagens, especialmente em contextos dinâmicos como o das agências, é uma estratégia poderosa para entregar com mais eficiência, controle e previsibilidade.