Melhorar a comunicação entre os setores de uma agência é um dos processos mais importantes para o desenvolvimento do negócio. Além de impactar de forma positiva o planejamento dos projetos, o relacionamento da empresa com os clientes e funcionários também acaba tendo outros grandes benefícios.
Para que essa comunicação gere impactos positivos, é fundamental tomar algumas medidas. Além de realizar reuniões semanais gerais, criar um espaço amigável para os funcionários se conhecerem e utilizar a tecnologia como aliada podem ser ótimas opções. Neste post, vamos mostrar como melhorar a comunicação entre os setores de sua agência. Confira!
1. Realize reuniões periódicas
A comunicação é essencial em qualquer negócio, seja ela por e-mail, por telefone, chat, redes sociais, aplicativos de mensagens instantâneas ou outros aplicativos.
Porém, nada supera a conversa por meio de reuniões pessoais. Encontrar os profissionais que trabalham com você e olhar nos olhos das pessoas é uma prática importante para a agência.
Esse é um dos primeiros passos para melhorar a comunicação entre os setores da sua agência. Durante os encontros, além de conversar sobre o planejamento de projetos, novas estratégias e soluções de problemas, ainda é um ótimo momento para que as equipes possam se conhecer, trocando ideias e experiências.
É fundamental que as diferentes áreas de uma empresa consigam se comunicar e trabalhar juntas. O ideal é que as reuniões sejam organizadas, pelo menos, uma vez na semana, nem que seja durante alguns minutos. Esse processo ajuda a levar mais harmonia ao ambiente profissional e faz com que alguns setores ainda possam compartilhar soluções com os outros.
2. Crie um espaço amigável para a comunicação
Como é possível fazer com que os setores da sua agência melhorem a comunicação entre eles se no ambiente de trabalho não tem um espaço propício para isso?
Em qualquer empresa, é fundamental que os gestores providenciem um lugar para que as pessoas possam se encontrar, trocar ideias, descansar, compartilhar experiências e soluções de problemas.
Algumas agências maiores já estão criando espaços agradáveis para que seus funcionários possam se encontrar e descansar psicologicamente por alguns minutos.
Há lugares que contam com sofás confortáveis, balanços, mesas de sinuca, videogames, entre outras. Mas esses espaços não precisam ser tão sofisticados. Um refeitório ou um lugar para tomar café já é o suficiente.
3. Utilize a tecnologia como aliada
Com o desenvolvimento das novas tecnologias, ficou muito mais fácil fazer com que a comunicação entre todos os setores de uma empresa melhore. O software da iClips, por exemplo, é capaz de fazer com que a sua agência construa o próprio fluxo de trabalho. Por meio do desenvolvimento de um workflow personalizado, esse processo fica mais dinâmico e eficiente.
O software permite que profissionais de diversos setores visualizem cada etapa do processo de criação e observem possíveis atrasos e refações. Além disso, pelo kanban existe a possibilidade de mostrar e deixar expostas as atividades não planejadas, planejadas, em andamento, aguardando aprovação e finalizadas para todas as áreas selecionadas.
Essas possibilidades facilitam, organizam e controlam as principais demandas da empresa. Com isso, é possível saber o que cada setor está produzindo, gerenciar melhor os prazos e o tempo gasto nas atividades e melhorar o planejamento dos conteúdos.
Ao colocar essas estratégias em prática, sua agência e seus colaboradores vão ganhar muito mais do que organização. A produtividade vai aumentar e a comunicação entre os setores e os clientes vai melhorar.
A otimização desses processos vai fazer com que o seu negócio se desenvolva com um planejamento muito melhor e tenha um diferencial competitivo no mercado. A iClips ainda disponibiliza ferramentas para uma boa gestão financeira, gestão de contratos e relatórios.
4. Dê abertura para os profissionais se comunicarem com você
Não basta falar e compartilhar suas experiências com os profissionais da sua agência: é preciso dar espaço para que as pessoas dividam suas opiniões e comentários com você. Isso vai fazer com que todos os colaboradores tenham mais confiança nas suas palavras e sintam mais liberdade para dividir o que pensam.
Essa abertura é muito importante para o desenvolvimento da empresa e para melhorar a comunicação entre os diferentes setores. É preciso que as pessoas tenham em mente que o ambiente profissional em que estão inseridos é um local em que podem confiar uns nos outros e compartilhar problemas e soluções.
5. Elimine os ruídos na comunicação interna
A melhor maneira de eliminar ruídos na comunicação interna de uma empresa é por meio de uma conversa transparente. Convoque suas equipes de diversos setores para reuniões e faça com que todos dividam os problemas que estão enfrentando profissionalmente. Isso vai fazer com que não haja mal-entendidos..
Além de reuniões pessoais, outra maneira de eliminar ruídos na comunicação interna é por meio de canais como e-mail marketing, mural de notícias, informações sobre os resultados conquistados expostos no site corporativo ou blog e grupos em aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp.
6. Conheça bem seus colaboradores
No mundo corporativo atual, é fundamental que os gestores conheçam seus colaboradores e suas necessidades. Isso vai fazer com que eles consigam identificar a melhor maneira de se comunicar com as pessoas e, consequentemente, incentivar o aumento da produtividade.
Por meio desse conhecimento, é possível juntar grupos de diferentes setores da empresa e utilizar uma comunicação que seja acessível e personalizada. Algumas pessoas são mais adeptas à formalidade enquanto outras preferem as conversas mais amigáveis ou reuniões presenciais. A dica é entender o perfil dos profissionais e agrupar as equipes da maneira correta.
Melhorar a comunicação é um passo essencial para o desenvolvimento de um negócio. Além de otimizar os processos dentro da sua agência, essa melhora vai fazer com que as equipes fiquem cada vez mais integradas entre si e, com isso, a produtividade só tende a aumentar.
Para uma boa integração entre os diferentes setores, é importante realizar reuniões, utilizar a tecnologia como aliada, criar espaços profissionais amigáveis, conhecer bem seus colaboradores, entre outros fatores.
E aí, entendeu como melhorar a comunicação entre os setores da sua agência? Então entre em contato com a iClips e fique por dentro de todos os serviços que podemos oferecer para você.
