As agências de comunicação que identificam a necessidade de implementar tecnologias para otimizar o trabalho precisam estar atentas em relação à etapa de migração de dados entre sistemas. Seja qual for o motivo para transferir os dados, a mudança exige cautela para que seja feita de forma eficiente e segura.
O que significa migração de sistemas?
Quando é necessário modificar o sistema que armazena os dados da agência, é preciso migrar as informações que estão na base de origem para uma nova, chamada de base de destino. Esse processo de transmissão é chamado de migração de sistemas.
Para transferir os dados de forma correta, é fundamental conhecer o sistema que está em uso. Realizar análise prévia de como estão organizados os dados, e quais são as limitações atuais, são questões importantes para poder dar os próximos passos.
Considerada uma etapa que exige muito cuidado e atenção das pessoas envolvidas, a migração de dados pode acontecer motivada por diferentes objetivos, porém, todos voltados para melhorias da empresa.
Por que fazer essa migração?
Todo e qualquer sistema deve ser desenvolvido para otimizar tarefas e trazer resultados cada vez mais significativos para as mais diversas atividades. A motivação para que uma agência modifique a plataforma de dados utilizada pode ter os mais diferentes objetivos, mas todos eles com foco em aprimorar processos, de acordo com a necessidade.
Veja abaixo a lista dos principais motivos pelos quais o processo de migração de dados acontece nas empresas:
- implementação de novas tecnologias;
- atualização de tecnologias existentes;
- capacidade limitada do sistema atual;
- fortalecimento de vantagem competitiva;
- atendimento às transformações digitais do mercado;
- adequação dos dados para fusões com outras empresas;
- reestruturação do negócio;
- alinhamento às necessidades operacionais.
Como preparar a agência?
A fase que antecede a movimentação dos dados entre os sistemas é muito importante para o sucesso da operação. É nessa etapa que a empresa precisa levantar pontos para serem definidos, e um deles é definir como a migração será feita: de uma única vez ou por módulos.
A primeira opção é sugerida para processos mais rápidos e seguros. Já a segunda é para aqueles com mais tempo de execução e mais complexos. E por falar em complexidade, esse também é um dos pontos a serem analisados. As migrações podem ser simples, de média, ou de alta complexidade, veja:
- simples: são processos sem modificações na estrutura, gerando poucos impactos;
- média: são mudanças feitas no sistema, direcionadas para um conjunto de soluções;
- alta: quando dois ou mais sistemas são utilizados no processo.
Como último ponto da fase de preparação, mas não menos importante, vem a definição de quais as tecnologias serão utilizadas para enviar as informações de uma plataforma para outra. Com essas diretrizes previamente mapeadas, a empresa pode iniciar o próximo passo: o projeto de migração de dados.
O que é o plano de migração de sistemas?
É a documentação que descreve o planejamento de como as informações serão migradas para a nova base. Cada etapa é detalhada no projeto de forma que se definam todas as variáveis para executá-lo. Veja os principais itens que devem constar no projeto:
- objetivo;
- cronograma;
- custos;
- principais riscos;
- método;
- recursos necessários;
- requisitos técnicos;
- regras de negócio;
- resultados finais.
Além de organizar os itens, ter este projeto bem estruturado traz outros benefícios importantes para a migração, como a redução de erros, de riscos e de custos. Empresas que fazem mudanças em sistemas sem planejamento podem ter sérios danos, e um dos mais temidos é a perda do histórico de informações já existentes.
Então, é possível migrar sem perder históricos?
Sim, transferir dados de forma segura é possível! Para garantir que os registros já existentes sejam mantidos, é preciso prever essa questão no projeto de migração de dados, assim como adotar metodologias que assegurem a execução.
Ter em mente o mapeamento dos principais riscos também é fundamental para garantir que nenhuma informação se perca. Profissionais capacitados e experientes para acompanhar o processo também são essenciais para que tudo saia conforme o planejado.
Quais os principais desafios numa migração de sistemas?
Os desafios dependem das particularidades do projeto. Existem dois quesitos que são considerados como obstáculos na maioria deles: o tratamento adequado dos dados e a resistência diante das mudanças por parte das pessoas da empresa.
Tratamento dos dados
Adaptar as informações para que elas correspondam a nova base de dados é uma etapa que deve ser feita corretamente. Caso tenha falhas, o tratamento pode comprometer o resultado do projeto, além de gerar novos custos. Dessa forma, fazer testes é uma das formas para minimizar problemas com os formatos dos dados que serão migrados.
Resistência da equipe
Como otimizar o processo de migração?
Contar com ferramentas e profissionais capacitados são alternativas para que a transferência de dados seja bem executada, segura e sem contratempos. O trabalho e os cuidados exigidos para que o processo de migração seja feito não podem ser impeditivos para que a empresa cresça e se proponha a melhorar seu sistema de informação.
Empresas preocupadas em integrar as informações disponíveis em seus sistemas garantem mais assertividade e segurança para alcançar os resultados esperados.
