O modelo de projeto é um meio de padronização do trabalho em agências de comunicação. A partir de uma descrição detalhada do seu setor no mercado, cada projeto é analisado a fundo. Depois, ele é dividido em segmentos bem definidos, cada um sendo atendido por determinados colaboradores. Assim, trata-se de um recurso que envolve toda a sua equipe.
Mas, afinal, como aplicar o modelo de forma efetiva, etapa por etapa? Como usufruir de seus benefícios? São questões que pretendemos esclarecer a você ao longo do nosso post, entre muitos outros aspectos. Entenda como tudo isso é feito e de que forma é aplicada essa ferramenta, na prática. Continue a leitura!
Descubra a importância do modelo de projeto
Imagine uma série de dados, onde se pré-estrutura e se define tudo o que será realizado em um modelo de projeto. O padrão conterá os aspectos, fases e fluxos de todos os seus projetos. Soa perfeito, não é mesmo? Porém, por que esses modelos são tão cruciais?
Montar modelos de projeto eficientes é a primeira medida a ser tomada para prevenir grandes problemas na gestão. Estamos falando de questões bem prejudiciais, como orçamentos excedidos, resultados divergentes daqueles que se esperavam ou prazos estourados.
A informação presente no modelo te ajudará no decorrer dos processos de execução dos projetos, até a sua conclusão satisfatória. Os 5 pilares que indicam sua boa performance são: manter-se fiel aos orçamentos definidos; cumprir os prazos; permanecer dentro da abordagem inicial; atingir a qualidade esperada; e se adequar às metas da agência.
Também é de extrema importância garantir que todos os seus colaboradores se mantenham extremamente alinhados às suas respectivas tarefas — independentemente do projeto em questão.
Confira as etapas para a criação do modelo de projeto
Agora que você já sabe o que é modelo de projeto e conhece a sua importância, chegamos à sua metodologia. Veja, uma a uma, as etapas a serem seguidas.
1. Estabeleça os padrões de informações
Para começar, você como gestor deve definir quais são os dados que mais importam para um projeto. Quais são as de maior relevância para o acompanhamento futuro de determinado projeto?
Algumas dessas informações são bem básicas. É o caso do nome de seu cliente, a padronização dos títulos dos projetos ou dos códigos para identificação. Alguns dados são mais peculiares, como os escopos pretendidos, informações imprescindíveis para o briefing, setores responsáveis, entre outros.
2. Determine todas as etapas de seu projeto
Chega o momento da definição das principais fases que vai abranger o projeto. Cada etapa deve ser extremamente realista para que a administração de tempo investido tenha mais precisão. Isso também o ajudará a contemplar os pontos de maior importância e os mais problemáticos naquele projeto.
Trata-se de uma maneira de se otimizar os processos e evitar que alguma fase seja ignorada. Isso independentemente do profissional que assumirá certas tarefas, quando o projeto se desenvolver. Essa parte da criação do modelo de projeto ajuda na manutenção da devida qualidade na produção. Além de favorecer as boas relações com o cliente!
3. Defina qual será o fluxo das atividades
Os fluxos de trabalho, por sua vez, definirão quais serão os rumos tomados na agência pelas tarefas do projeto. É fundamental que o fluxo tenha flexibilidade e seja adaptável a eventuais modificações que possam acontecer. Garanta, também, a eficácia da gestão dos processos, de forma que a relação entre setores não se burocratize demais.
4. Decida quem vai executar cada atividade
Gestores de agências de comunicação devem contar com profissionais de confiança por perto para delegar-lhes as devidas funções. Assim que as pessoas compreenderem suas incumbências, ficará mais fácil monitorar o que cada um faz. Sem contar que, estabelecendo-se a confiança, você passa a somente orientar, e assim poderá se dedicar a outras questões.
5. Componha seu modelo e execute testes
Tendo reunido todos os dados importantes, determinado etapas, traçado fluxos e designado os profissionais, você montará o seu modelo. Em seguida, realize os testes.
Nesse hora, é essencial que você avalie se o modelo de projeto consegue abrigar os processos de sua agência; se tudo foi entregue no prazo e sem faltar qualidade; se os processos não foram burocratizados demais; e claro, se os gestores puderam administrar tudo isso de maneira eficaz.
Agora que você já montou e testou o modelo, verificando a sua eficiência, vem o momento de gerenciar cada modelo de projeto. Para isso, considere sempre aqueles cinco pilares de eficiência que citamos anteriormente. É importante também, ao iniciar a criação de um modelo, considerar aspectos específicos do setor em que você atua.
Saiba mais sobre a implementação do modelo
Você viu, passo a passo, como estabelecer os seus modelos, assim como a importância de realizar testes. Porém, temos algumas outras sugestões que podem te auxiliar ainda mais a concretizar as suas ideias.
Uma das dicas é assumir visões estratégicas a fim de recusar algumas ideias, adquirindo assim uma postura positivamente crítica. Se você for o chefe, gere envolvimento por parte de outros líderes na agência, acompanhando o monitoramento dos projetos. Além disso, registre todas as suas fases, tomando nota de pontos que precisam ser melhorados.
Faça simulações e realize alguns treinamentos
Você viu que é crucial a simulação do modelo de projeto para conseguir notar as falhas e os pontos fortes. Percebeu que, dependendo do caso ou do projeto em questão, sempre existem possíveis riscos difíceis de serem previstos. Assim, promover treinamentos com as equipes será muito proveitoso. Diminua as chances de ser pego de surpresa.
Pudemos verificar que a criação de um modelo de projeto não é algo tão complicado. Essa ferramenta vem sendo utilizada por agências e empresas de forma bem eficiente. Com esse poderoso recurso, a tendência é obter cada vez mais sucesso na realização de seus projetos. É impressionante como a organização leva, também, à própria criatividade!
E aí, gostou de saber ainda mais sobre o mundo da comunicação? Aproveite e confira nosso conteúdo sobre modelo de briefing! Com certeza, ele vai te ajudar bastante!
