Muito se fala sobre quanto o mercado publicitário mudou e ainda tem mudado. E não é para menos. Os clientes estão cada vez mais focados em resultados e as agências dispostas a buscarem soluções mais voltadas para os desafios de negócio e menos pautadas (pelo menos não somente) em estratégias de comunicação e de marketing.
Não se pode negar, porém, que a competitividade continua sendo um obstáculo para quem deseja sobreviver no mercado atual. Claro que a criatividade permanece como o centro de toda e qualquer ação, mas será que só ela é capaz de fazer com que as empresas de comunicação se diferenciam de seus concorrentes?
Ela pode até ser um fator crucial, mas sozinha não faz milagres. É preciso, sobretudo, se atentar aos processos realizados diariamente e garantir que o modelo de gestão esteja maduro e bem estruturado. Por mais que isso possa parecer complexo à primeira vista, existe uma luz no fim do túnel capaz de guiar sua agência rumo ao sucesso: a maturidade de gestão.
Neste artigo, falaremos sobre essa metodologia e como você pode aplicá-la na sua agência. Continue conosco!
O que é maturidade de gestão?
A maturidade nada mais é que o momento de gestão que uma empresa se encontra. O conceito reúne, ainda, um grupo de sistemas e etapas cujo objetivo é promover a orientação de processos organizacionais a fim de obter uma evolução contínua na gestão. O foco é sempre avaliar a progressão em cada estágio da maturidade. Isso é fundamental para determinar práticas capazes de desenvolver, organizar e consolidar formas de melhorar a gestão de um negócio.
E já que estamos falando de mudanças, é importante destacar que tal metodologia tem como base diferentes estágios ou níveis. Tais etapas reforçam as competências necessárias para alcançar os resultados de forma rápida, constante e eficaz. Graças aos anos de experiência no mercado publicitário e uma análise apurada dos problemas enfrentados pelas agências, constatamos que tais níveis se dividem em:
Processos ausentes ou ineficientes
O primeiro nível de maturidade é marcado por uma série de gargalos, já que a agência não conta com processos bem definidos. Na verdade, os processos até existem, mas pertencem aos colaboradores, não à agência propriamente dita. Aqui, cada funcionário desempenha suas tarefas de diferentes formas, não existem modelos de briefing e um fluxo de trabalho padronizado, muito menos uma forma de comunicação eficiente com os clientes.
Nesse sentido, e-mails e mensagens por whatsapp são os meios escolhidos para a troca de informações. Entre outras consequências, há um alto índice de refações, ausência de informações completas para a execução dos jobs, atrasos nas entregas e nos processos de cobrança de clientes e pagamentos de fornecedores.
Mais uma vez, a falta de processos bem estruturados se reflete na liderança, que, por não acompanhar o andamento dos jobs a fundo, encontra dificuldades em entender onde estão os gargalos.
Gestão informal
Por mais que nesta etapa o gestor já tenha o modelo de trabalho em mente, a falta de processos ainda está presente no dia a dia da agência. Dessa maneira, ele precisa estar sempre disponível para confirmar informações e tarefas. Por conta disso, novos colaboradores demoram mais tempo para entender o que deve ser feito e, consequentemente, entregar resultados de forma rápida.
Muito dessa falta de sintonia acontece por um motivo: ruídos na comunicação. As informações existem mas estão em diversos lugares, o que dificulta a integração entre os departamentos. Por conta disso, os processos acabam pertencendo mais ao colaborador do que a agência. Assim, caso um funcionário deixe a agência, informações referentes a fornecedores e negociações se perdem.
Em relação ao financeiro, não há um acompanhamento detalhado sobre o fluxo de caixa e projeções financeiras, já que as ferramentas utilizadas não acompanham o grande volume de informações e não integram todos os setores.
Documentação parcial
Se nos níveis anteriores a documentação de informações não fazia parte do escopo da agência, aqui ela começa a ser implantada. Por conta disso, as atividades são desenvolvidas de forma mais assertiva. No entanto, o acompanhamento e a revisão dos processos ainda é uma dificuldade, só ocorrendo, de fato, em treinamentos de novos colaboradores. Isso se reflete na dificuldade em replicar os processos aplicados, o que se reflete em uma falta de confiança por parte da equipe em seguir um padrão na elaboração dos projetos.
Em relação aos contratos com clientes e fornecedores, a agência já consegue ter controle de fluxo de caixa em planilhas ou sistemas financeiros menos robustos. Embora uma ferramenta já seja utilizada, ela não leva em consideração as necessidades e particularidades de uma agência. Nesse sentido, os jobs chegam até a criação com informações incompletas, ocasionando em uma falta de previsibilidade nas entregas.
Gerenciado
Neste nível de maturidade, a agência dá um passo à frente e finalmente consegue monitorar as tarefas, propor melhorias e identificar gargalos e atrasos. Por conta das práticas realizadas no nível anterior e da utilização de uma ferramenta de gestão, é possível prever problemas antes que eles aconteçam e melhorar a previsibilidade nas entregas e no financeiro.
Otimizado
Por fim, temos o nível otimizado. Ele revela uma maturidade em gestão de processos mais consolidada: aqui, o fluxo de trabalho segue o caminho desenhado pelos gestores. Por conta dessa maturidade em gestão, uma ferramenta é fundamental para amparar as tomadas de decisão e fazer com que elas sejam baseadas em dados seguros. Agora que os processos começam a ser seguidos, o próximo passo é otimizá-los.
Quero avaliar a maturidade de gestão da minha agência. Por onde começo?
Depois de conhecer os níveis de maturidade de gestão, você deve estar se perguntando: como consigo saber em que nível de maturidade de gestão minha agência está?
Entenda o que é maturidade de gestão
Tão importante quanto saber o significado de maturidade de gestão é entender como esse conceito se aplica à sua agência. Lembre-se, conceitos muito generalistas e que não levam em conta as particularidades de uma empresa de comunicação podem gerar mais dúvidas e não considerar medidas que de fato são importantes para que sua agência evolua em termos de gestão.
Identifique em qual nível sua agência está
Embora cada agência tenha características muito particulares, alcançar uma maturidade depende da análise do momento em que sua empresa se encontra. Essa identificação evita que você tome medidas desnecessárias ou deixe de realizar passos importantes para o alcance de resultados. Afinal, uma gestão eficiente é construída a partir de etapas e precisa de uma orientação do que é de fato relevante em cada momento.
Compreender o que precisa ter estruturado para crescer
Após identificar em que nível sua agência está, é hora de saber o que precisa ser estruturado. Agências inseridas no nível gerenciado, já conseguem efetuar análises de dados para identificar melhorias nos processos relacionados ao aumento de produtividade e lucratividade. Além disso, elas conhecem a margem de cada job e cliente e possuem plena previsibilidade financeira. Caso você perceba que os itens citados ainda não fazem parte do seu negócio, é preciso dar um passo atrás para compreender o que realmente deve ser melhorado.
Definir prioridades
O último passo fica por conta da definição de prioridades. De nada adianta querer otimizar os processos se as informações ainda não são documentadas, ou não existem processos estabelecidos. Nesse caso, determine os gargalos e objetivos da agência e trabalhe cada um deles de forma gradual. Não se esqueça de mensurar os resultados ao final de cada processo. Agora que você já sabe o que é maturidade de gestão e os seus níveis, que tal conversar com um especialista e entender como levar sua agência para o próximo nível?
