O uso do Excel nas empresas se popularizou antes mesmo da internet ou do crescimento no mercado dos computadores domésticos. A Microsoft, empresa que desenvolveu o programa, o mantém com versões atualizadas, oferecendo soluções para a rotina empresarial e facilitando a gestão de projetos com a inserção de fórmulas diversas que otimizam o preenchimento de planilhas.
Quem lida com a gestão de uma empresa sabe que essa ferramenta é fundamental para várias funcionalidades. Uma pesquisa realizada com pequenas, médias e microempresas no Brasil revelou que 6 a cada 10 ainda usam o Excel na gestão contábil.
Neste artigo, apresentaremos alguns hacks do Excel e como usá-lo para otimizar a gestão da agência e aumentar a produtividade. Além disso, confira se essa solução é completa para cobrir todos os processos de uma agência, quais outras inovações tecnológicas contribuem e como encontrar as ferramentas certas para cada situação. Boa leitura!
- Veja como o uso do Excel nas empresas ainda é importante
- Entenda as vantagens que as agências veem ao usar o Excel
- Descubra uma alternativa para o uso do Excel nas empresas
- Aprenda como agências usam sistemas para otimizar processos do Excel
Veja como o uso do Excel nas empresas ainda é importante
Não só para a gestão da empresa, mas também para o universo do marketing, o Excel já se consolidou como uma das mais populares ferramentas. Profissionais dessa área sabem que as planilhas têm funções relevantes para acompanhar as ações, desenvolver planejamentos e acompanhar a rotina com base em um cronograma, por exemplo.
Mesmo que hoje existam aplicativos e programas que executem diversas funções apresentadas pelo Excel, ele ainda tem lugar no mercado. Para a gestão empresarial, principalmente na área contábil, ele apresenta um grande diferencial: a padronização de fórmulas e funções. Mesmo que o empreendimento mude de profissional, é possível que o próximo colaborador entenda e dê continuidade às informações apresentadas.
Entenda as vantagens que as agências veem ao usar o Excel
Mesmo que sua agência conte com softwares para facilitar as operações, é possível que o uso do Excel ainda aconteça. Seja sua versão oficial, da Microsoft, ou seu concorrente, o Google Sheets, que permite o uso em nuvem e apresenta várias funcionalidades e fórmulas similares, a verdade é que esse programa de planilhas ainda tem um grande número de adeptos devido aos muitos benefícios proporcionados. Dentre eles, podemos destacar:
- a facilidade da linguagem devida à sua popularidade, encontrando várias pessoas que podem contribuir com um projeto usando o programa;
- a possibilidade de automatizar cálculos, facilitando alguns processos da rotina contábil;
- o auxílio na visualização de dados com a geração de gráficos.
Conheça os principais hacks do Excel para aplicar na agência
Uma evolução dos cadernos contábeis, as planilhas do Excel podem não ter o pico de produtividade alcançado com um sistema de gestão, mas certamente facilitam a rotina da empresa, principalmente se compararmos ao processo anterior que consistia nas anotações manuais em livros-caixa e outros documentos.
Separamos alguns hacks do Excel que você pode aplicar na sua agência, transformando essa rotina em um processo mais eficiente. Confira!
Manter a versão atualizada e garantir redução de erros
Outro fator que contribui para o desempenho do uso do Excel é ter o programa sempre com a versão mais atualizada. Como a Microsoft está constantemente analisando erros e propondo melhorias, esse hack permite que você trabalhe com um programa limpo, reduza erros e ainda apresente novidades para aplicar na sua agência.
Usar a função PROCV para achar valores
De acordo com o nível de complexidade das suas planilhas do Excel, é possível reunir várias abas com muitas linhas e colunas repletas de informações relevantes. A questão é que nem sempre é simples encontrar rapidamente um dado importante e essa é uma função que facilita, já que limita o espaço para sua pesquisa. Veja a fórmula a seguir e confira exemplos práticos no site da Microsoft.
= PROCV (termo da pesquisa, local para realizar a busca, conseguir um resultado próximo ou exato indicando 1 para verdadeiro ou 0 para falso)
Descubra uma alternativa para o uso do Excel nas empresas
A criação de ferramentas para contribuir com a rotina administrativa e contábil ganham espaço no mercado. O principal diferencial da maioria delas é oferecer uma experiência que inclua o dinamismo da internet, permitindo a colaboração de equipes e um acompanhamento em tempo real de dados e alterações.
O iClips por exemplo, é uma plataforma segura para que uma agência integre informações, acompanhe métricas e execute processos referentes à gestão empresarial. Sendo assim, é possível que o administrador melhore também sua gestão de tempo, além de abrir vários processos para pessoas relevantes como a diretoria e membros do time de gerenciamento.
Saiba por que os softwares de gestão têm ganhado mercado
Em softwares de gestão, é comum que existam planilhas com alguns aperfeiçoamentos como automatizações de processos e personalizações de soluções de acordo com a demanda do público atendido. Por isso, essas soluções têm alcançado um número cada vez maior de adeptos, em sua maioria empreendedores que perceberam como a tecnologia agrega a seus negócios. Os principais diferenciais são:
- apresentação de planilhas direcionadas para diferentes finalidades;
- backups em nuvem, os quais permitem a recuperação de dados mantendo a proteção das informações compartilhadas;
- acessibilidade de diversos locais, possibilitando o trabalho remoto e a contribuição de outras localizações (como filiais).
Confira as principais diferenças entre o uso do Excel e de softwares de gestão
Enquanto softwares atendem a uma demanda cada vez mais inovadora e personalizada do mercado, o Excel se mantém como solução genérica para a rotina administrativa e contábil. Veja a seguir algumas diferenças entre o uso do Excel nas empresas e um software de gestão:
- dashboard — a maioria dos softwares se concentram em apresentar um painel de controle, reunindo todas as informações relevantes em um único quadro, o que facilita as tomadas de decisão;
- integração — os programas e aplicativos têm a vantagem de trabalhar com um público recortado. Sendo assim, eles permitem a integração das principais ferramentas usadas por aquele tipo de empresa;
- redução de erros — com o preenchimento manual de uma planilha no Excel, os riscos de errar na digitação de algum dado ou fórmula são maiores;
- escalabilidade — apesar de as planilhas do Excel serem praticamente infinitas, quanto maior o volume de dados, mais lento fica o programa, o que abre espaço inclusive para travamentos do arquivo.
Aprenda como agências usam sistemas para otimizar processos do Excel
Na rotina de uma agência, aplicativos e softwares de gestão têm sido soluções para deixar processos realizados pelo Excel mais ágeis. Por exemplo, para o desenvolvimento de calendários editoriais ou a criação de workflow no gerenciamento de projetos. Além da inteligência que esse tipo de ferramenta apresenta, o dinamismo facilita nas tomadas de decisão.
Concilie o uso do Excel nas empresas com softwares de gestão
Para a gestão, muitas empresas têm optado pelo uso do Excel para desenvolver a rotina contábil básica. Mesmo que uma plataforma de gestão já apresente as soluções adequadas, muitas vezes o programa da Microsoft serve de suporte para o desenvolvimento de ideias e simulações, enquanto o aplicativo registra todos os processos. Desse modo, mesmo que a maior parte dos negócios prefira substituir o Excel pela nova ferramenta, muitos optam por:
- usar a plataforma para gerenciar times e construir coletivamente e o Excel para guardar anotações e ideias pessoais sobre os projetos;
- investir nos softwares para analisar dados confiáveis e ter tomadas de decisão rápidas e eficientes, apostando no Excel para fazer simulações de métricas, tentando analisar a performance da empresa em determinadas situações;
- contar com uma ferramenta de gestão para acompanhar toda a rotina da agência e com o Excel para o registro de processos em áreas com alta taxa de turnover.
Você deve ter percebido que o uso do Excel nas empresas gera muitas vantagens para a agência. Afinal, é uma ferramenta conhecida há bastante tempo no mercado e conta com a vantagem de haver profissionais habituados com suas fórmulas e hacks. Além disso, a utilização de outras soluções, como o iClips, que é um software para gestão de agências, tende a aumentar a produtividade, a eficiência, os insights para o negócio e as inovações.
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