Clareza e eficiência são dois fatores fundamentais para bons resultados em uma agência de publicidade. Isso porque a matéria prima de uma agência é o tempo de dedicação dos colaboradores aos projetos. Quanto mais clara for uma demanda, quanto menos retrabalho ela tiver, mais lucrativo é o projeto. Nesse cenário, o briefing se torna uma ferramenta indispensável. Ele não é apenas um documento, ou uma mera burocracia, é a ponte que conecta agência e cliente rumo a resultados alinhados e bem-sucedidos.

Um briefing bem elaborado é o ponto de partida para qualquer projeto, seja ele uma campanha de marketing, o desenvolvimento de um novo produto ou a criação de uma identidade visual. É a garantia de que todas as partes envolvidas compartilham a mesma visão e objetivos, minimizando retrabalhos e otimizando recursos.

Neste guia, vamos nos aprofundar no universo do briefing, explorando sua definição, importância, os diferentes tipos existentes, como elaborá-lo de forma eficaz, os erros mais comuns a serem evitados e quem são os profissionais chave nesse processo.

Prepare-se para transformar a maneira como você planeja e executa seus projetos!

O que é briefing e para que serve?

O briefing é um documento que reúne todas as ideias que o cliente tem para a realização de determinado projeto, seja um site, uma campanha de marketing, uma peça publicitária, uma identidade visual, entre outros.

De modo geral, é possível classificar o briefing como um manual de instruções para que a equipe se guie por ele. A partir do documento é possível chegar a resultados satisfatórios, já que todas as informações sobre a solicitação terão sido obtidas junto ao cliente.

Esse material serve justamente para que a equipe da agência de publicidade ou o profissional indicado trabalhem dentro de um direcionamento sólido. Isso é possível, uma vez que o briefing é construído sempre diante das necessidades que o cliente aponta.

Benefícios de um briefing bem estruturado:

Menor tempo de produção

A produtividade é uma questão importante para quem desenvolve o projeto, mas também para o cliente, afinal, ele espera o cumprimento de prazos. O briefing tem papel fundamental nisso, já que ele tende a tornar a execução mais ágil, já que entrega um diagnóstico completo do que é pretendido.

O menor tempo de produção traz maior satisfação para o solicitante e ainda contribui para a organização da agência ou do profissional que trabalha no projeto. Um bom briefing agiliza tudo e também traz mais credibilidade para o trabalho.

Resultados alinhados

Um dos problemas mais complexos que profissionais de comunicação podem ter é a falta de alinhamento com o que o cliente deseja. Atritos na comunicação, podem abalar sua relação com ele e dificultar a retenção desse cliente em sua carteira. A questão é que o papel de quem desenvolve o trabalho é saber exatamente o que o solicitante espera, e é justamente para isso que existe o briefing.

Por isso, durante a confecção desse documento, é importante fazer os questionamentos mais objetivos possíveis. Quanto mais for questionado sobre a empresa, seus valores, o que é pretendido para o projeto e outros detalhes, melhor. Um resultado certeiro e alinhado só é possível quando todas as ideias do cliente foram devidamente captadas.

Redução dos retrabalhos

O retrabalho é um freio no progresso de demandas e também um impeditivo na rotina das empresas de comunicação. Nem sempre é possível impedir as solicitações de alteração, já que cada cliente tem um nível de exigência e nem sempre eles tem uma ideia 100% concreta do que querem.

Entretanto, o briefing pode ajudar muito a reduzir essa margem de insatisfação. É sempre importante considerar que pequenos ajustes são diferentes de retrabalhos. O desenvolvimento de um briefing amplo e aprofundado é fundamental para que, posteriormente, não haja a necessidade de alterações maiores no projeto apresentado.

Organização

O briefing agrupa as informações mais relevantes sobre a empresa cliente, seus valores e o projeto em si. Isso facilita o acesso aos dados e a organização do trabalho, especialmente em projetos complexos com múltiplas etapas e profissionais envolvidos. Além disso, com um entendimento claro dos objetivos, a equipe de criação pode buscar inspiração em fontes sólidas, desenvolvendo conteúdos e soluções mais inovadoras e eficazes.

Por que o briefing é importante?

Ter um briefing é tão importante como conhecer técnicas de vendas ou descobrir como atender os seus clientes nas redes sociais. Ele é a espinha dorsal de qualquer projeto bem-sucedido, trazendo uma série de vantagens que impactam diretamente a eficiência e a qualidade do trabalho. A importância do briefing reside na sua capacidade de:

• Garantir o alinhamento: Assegura que todos os envolvidos, do cliente à equipe de execução, estejam na mesma página em relação aos objetivos, escopo e expectativas do projeto.
• Otimizar recursos: Ao fornecer um roteiro claro, o briefing evita o desperdício de tempo e dinheiro com atividades desalinhadas ou retrabalhos desnecessários.
• Aumentar a assertividade: Com informações precisas e detalhadas, as decisões são tomadas com maior segurança, resultando em ações mais eficazes e resultados mais próximos do esperado.
• Promover a comunicação eficaz: Serve como um ponto de referência central para todas as discussões e desenvolvimentos do projeto, facilitando a comunicação e minimizando mal-entendidos.
• Impulsionar a produtividade: Com um caminho bem definido, a equipe pode focar seus esforços no que realmente importa, aumentando a produtividade e a qualidade das entregas.

Tipos de briefing: como adaptar o documento para cada necessidade?

O briefing deve se adaptar às especificidades de cada projeto. Isso porque os direcionamentos necessários para a produção de uma campanha visual, são diferentes daqueles para um evento, ou campanha de social, por exemplo. Abaixo, exploramos algumas informações essenciais par aos principais tipos.

Briefing de marketing e campanhas publicitárias

Este é talvez o tipo mais comum, focado no desenvolvimento de estratégias e campanhas de marketing. Ele deve detalhar:

• Objetivos da campanha: o que se espera alcançar (aumento de vendas, reconhecimento de marca, geração de leads, etc.).
• Público-alvo: características demográficas, psicográficas, comportamentais e necessidades da audiência.
• Mensagem principal: qual a mensagem central que a campanha deve transmitir.
• Canais de comunicação: onde a campanha será veiculada (redes sociais, TV, rádio, mídia impressa, e-mail marketing, etc.).
• Orçamento e prazos: recursos disponíveis e cronograma de execução.
• Concorrência: análise dos principais concorrentes e seus posicionamentos.
• Métricas de sucesso: como o desempenho da campanha será medido (KPIs).

Briefing de design e identidade visual

Essencial para projetos que envolvem a criação ou reformulação de elementos visuais, como logotipos, websites, embalagens, e-books, etc. Deve incluir:

• Propósito do design: qual a função do material a ser criado.
• Estilo e estética: referências visuais, cores, tipografias, e o tom que o design deve transmitir.
• Público-alvo: como o design deve se comunicar com a audiência.
• Mensagem visual: o que o design deve comunicar visualmente.
• Restrições e diretrizes: cores institucionais, manuais de marca, elementos a serem evitados.
• Formato e aplicação: onde o design será utilizado (digital, impresso, etc.).

Briefing de conteúdo

Focado na produção de textos para blogs, artigos, roteiros, posts para redes sociais, e-mails, etc. Os pontos chave são:

• Tema e título: assunto principal e sugestões de título.
• Objetivo do conteúdo: o que se espera que o conteúdo alcance (informar, educar, converter, engajar).
• Público-Alvo/Persona: para quem o conteúdo está sendo escrito.
• Tom de Voz e Estilo: formal, informal, divertido, técnico, etc.
• Palavras-Chave (SEO): termos relevantes para otimização em mecanismos de busca.
• Estrutura e Formato: tópicos a serem abordados, número de palavras, uso de listas, imagens, etc.
• Referências: artigos, estudos ou dados que devem ser consultados.

Briefing de produto ou serviço

Utilizado para o lançamento ou aprimoramento de produtos e serviços. Deve cobrir:

• Descrição do produto/serviço: características, funcionalidades e diferenciais.
• Mercado: análise do mercado, tendências e oportunidades.
• Público-Alvo: quem irá consumir o produto/serviço.
• Posicionamento: como o produto/serviço se diferencia da concorrência.
• Objetivos de venda: metas de vendas e participação de mercado.
• Canais de Distribuição: como o produto/serviço será disponibilizado.
• Requisitos Legais/Regulatórios: normas e leis aplicáveis.

Briefing de eventos

Para a organização de eventos, sejam eles online ou presenciais. Inclui:

• Tipo de evento: conferência, workshop, lançamento, etc.
• Objetivos do evento: o que se espera alcançar com o evento.
• Público-Alvo: quem se deseja atrair.
• Data, Local e Duração: detalhes logísticos.
• Orçamento: recursos disponíveis para o evento.
• Conteúdo e programação: temas, palestrantes, atividades.
• Fornecedores: necessidades de infraestrutura, catering, tecnologia.

Ao considerar esses diferentes tipos, é possível criar um briefing mais direcionado e eficaz, garantindo que as informações coletadas sejam as mais relevantes para o sucesso de cada projeto específico.

Passo a passo para criar o modelo de briefing ideal

Elaborar um briefing eficaz é uma arte que combina clareza, objetividade e a capacidade de extrair as informações mais relevantes do cliente. A seguir, você confere os tópicos essenciais que devem estar neste documento e algumas dicas para você elaborar seu próprio modelo. Se preferir, também temos um material gratuito com modelos de briefing que você pode baixar aqui mesmo nessa página!

Para facilitar, organize seu briefing em seções claras e concisas. Um bom ponto de partida é incluir um índice no início do documento, permitindo que os leitores naveguem facilmente pelos tópicos.

Verifique se o cliente possui um portfólio

Conhecer o cliente é a chave para entender melhor o que ele procura. Para isso, certifique-se de que a empresa possui materiais para auxiliar na produção de um bom serviço e de um bom modelo de briefing.

Pode ser fotografias de produtos, logo, flyer, entre outros. Caso o cliente não tenha um bom portfólio, é uma ótima ocasião de sua agência oferecer esse serviço ou até indicar uma empresa de confiança que o faça.

Organize os encontros com os clientes no modelo de briefing

Finalmente, é aqui que as informações serão inseridas no documento. É importante destacar que essas reuniões sejam curtas, sendo o atendimento responsável por controlar o tempo de resposta para cada pergunta.

Valorize a objetividade no modelo de briefing

Inserir termos técnicos em excesso é um dos erros que muitos de nós cometemos quando temos a tarefa de escrever um documento relacionado ao trabalho. Mas não se preocupe. Você pode substituí-los por palavras mais fáceis de compreender — ou pelo menos utilizar um espaço entre parênteses para explicar o que cada termo significa.

Narre o histórico da empresa

O seu criativo muito provavelmente elabora peças para uma quantidade significativa de clientes e deve se confundir às vezes. Logo, é importante contextualizar a empresa para este profissional.

Como preencher o histórico da empresa?

Explique os esforços que foram feitos para que a empresa alcançasse o patamar atual, informe itens como número de funcionários, ideal da empresa, missão, entre outros tópicos que considerar importante. 

Quando o profissional mergulha na história da empresa, ele tem mais possibilidades de ser assertivo e conseguir a aprovação da peça de forma fácil. 

Pesquise e disserte sobre a concorrência

Antes de produzir alguma peça, é preciso entender como está o contexto dos concorrentes e a reação do público perante suas atitudes e campanhas.

Como utilizar este ponto a seu favor?

Faça uma pesquisa do contexto de seus concorrentes, seguindo as dicas a seguir:

• Observe o que dá maiores resultados a eles – mesmo que você não tenha informações privilegiadas, como relatórios internos;
• Faça buscas através das mídias sociais e observe as reações dos públicos perante suas campanhas e atitudes;
• Faça um acompanhamento regrado e monte um relatório. (A presença digital da marca está crescendo? A popularidade e “pessoas falando sobre” os concorrentes na internet estão aumentando?)

Se seus concorrentes forem gigantes, pesquise por informações em grandes veículos de informação. Provavelmente, algumas notícias são publicadas sobre, como aumento de vendas ou conquista de novas contas.

Explique de forma clara o público-alvo

Muitas empresas não conhecem o seu público-alvo, nem mesmo possuem uma persona bem definida. E como se sabe, a forma como se cria um Outdoor para adolescentes não é a mesma para pessoas da terceira idade.

Entretanto, não é apenas a idade que influencia o público-alvo a se sentir atraído ou não de uma peça. Isso ainda é um equívoco cometido por alguns profissionais. Verifique a idade, em qual grupo ou classe ele se encaixa, e como é o seu hábito de compra.

A atração, a identificação e os objetivos apenas são alcançados quando a propaganda consegue “falar na mesma linguagem” de seu público. Não é a toa que Youtuber’s conquistam fans através da identificação. 

O que você deve fazer, então?

Dê o máximo de informações sobre o público-alvo da peça para que o criativo pesquise as melhores formas de contactá-lo. 

Mas, vá além, faça uma pequena pesquisa sobre o “que está em alta” para esse público.

Veja estampas, estilos de arte, tendências, como comentam, como se comportam, entre outros fatores que podem ser aproveitados em suas peças.

Faça ou aproveite uma pesquisa de mercado

Muitas vezes as agências pulam a etapa de se pesquisar. Porém, isso é perigoso devido a assertividade da campanha e o alcance de seus objetivos. 

Como preencher essa etapa?

Nesse estágio, documente as informações que você tem em forma de pesquisa: relatórios de mídias sociais, percepções dos atendimentos publicitários – classe que mais tem contato e ouve seus clientes – pesquisas realizadas por fontes sem relação com a agência, etc.

É importante também fazer uma pesquisa sobre a concorrência para se ter uma noção do ambiente do mercado que a agência irá entrar para dar visibilidade para o cliente.

Esclareça as informações estratégicas e objetivos

É preciso que, para atingir os objetivos, o criativo saiba quais são eles. Nesta etapa, disserte sobre as informações estratégicas e os objetivos pontuais da campanha.

Como preencher essas informações?

Explique aqui o posicionamento de seu cliente. Ele vende valor agregado? Ou vende apenas atributos? Ele quer aumentar o valor da marca? Ou quer reduzir o valor e atingir classes mais baixas e aumentar a quantidade de vendas?

Além disso, cite a missão, visão e valores da agência para que o criativo entenda a posição da empresa no mundo. 

Em seguida, mostre os objetivos dessa peça em questão. Por exemplo, se a informação estratégica é “valor agregado”, você tem um objetivo específico dessa peça que é a “campanha do Dia das Mães”. Fique atento para não confundir os dois tópicos e deixar o criativo confuso quando for preencher o documento.

Indique o budget

Geralmente, essa etapa é vista como um momento de embaraço, já que muitos acreditam que o orçamento influencia diretamente no valor do projeto. Mas essa mentalidade precisa mudar.

Afinal, compreender o orçamento permite ajustar o serviço com base no valor que o cliente pretende investir. Assim, dificilmente o job perderá em qualidade e o cliente terá mais segurança financeira.

Antes de indicar as melhores mídias, por exemplo, é preciso saber “o quando seu cliente quer pagar”. Por isso, é muito importante detalhar o budget da conta.

E como fazer isso, então?

Se já possui as informações de budget divididas por mídia (se for pré-definida) insira divididas. Porém, caso tenha a informação bruta, insira o valor total enquanto o setor de mídia analisa a divisão.

Defina os prazos e cronograma

Para uma campanha se desenrolar de forma eficiente, é preciso um planejamento bem feito. Dessa forma, é possível ter uma visão ampla da campanha e visualizar possíveis gargalos. 

Como utilizar esse ponto a seu favor?

Crie em uma planilha, ou use seu software, para elaborar um cronograma de peças que precisam ser produzidas e quando elas serão veiculadas.

Organize-as em prazos levando em consideração o tempo que geralmente o cliente precisa para indicar a aprovação e também considerando o tempo de possíveis alterações.

Material disponível e material necessário

Antes de iniciar a produção, é preciso se atentar para os materiais disponíveis e os necessários. 

E como preencher o tópico de Material Disponível e Material Necessário?

Indique quais são os materiais que estão à mao da agência. Também indique aqueles que são necessários e os que precisam ser adquiridos.

Por exemplo, se o job necessita de uma mão de obra qualificada de um ilustrador e a sua agência não possui o profissional – porém possui o programa instalado e máquinas disponíveis para utilização – o profissional, o programa e a máquina são materiais necessários, mas a mão de obra não está disponível e é preciso buscar por ela. 

Estilo Geral

A marca e o cliente têm suas personalidades. Para a agência ser assertiva, é preciso entender o que e como o cliente gosta de suas peças. Afinal, a publicidade tem um pouquinho de gosto pessoal! 

E como fazer isso?

Documente e registre peças que foram aprovadas com facilidade e teve boa receptividade pelo seu cliente. Anexe nessa parte os traços que mais agradam o cliente e que fazem parte da identidade visual da marca. 

Coloque exemplos e utilize imagens para tornar mais clara a compreensão para o profissional que lê o arquivo. 

Objeções Gerais

Existem determinados tópicos que desagradam seu cliente e eles precisam de um pouco de atenção para não “bater na mesma tecla”. 

Como utilizar esse ponto a seu favor?

Indique os estilos que são frequentemente reprovados e aumente a probabilidade de aprovação. Se possível, anexe peças que foram reprovadas e indique os motivos pontuados pelo cliente. 

Profissionais experientes já sabem que alguns detalhes fazem muita diferença para produzir um briefing de sucesso. São questões que nem sempre são compreendidas rapidamente, mas que, se forem colocadas em prática, certamente vão resultar em um briefing de destaque!

A seguir, confira algumas dicas simples.

Seja objetivo na descrição

O cliente vai acabar se estendendo na hora de descrever o que ele quer, e isso é normal. Ele acredita que, quanto mais falar, melhor será o projeto. Isso faz sentido, mas quem está desenvolvendo o briefing precisa transformar todo esse conteúdo em algo reduzido e sólido.

É fundamental ser objetivo na hora de descrever as ideias que o solicitante apresenta. Essa é a garantia de que, na hora de executar o projeto, será fácil a compreensão do que é pedido.

Interaja e dê sugestões no processo de criação

Ser participativo é fundamental para ajudar o cliente a lapidar a ideia que ele tem. Pode ser que, em alguns momentos, o que ele propõe seja realmente inviável. Por isso, interferir de modo educado e persuasivo é importante.

As sugestões também são importantes para guiar o que o solicitante quer. Talvez ele tenha algo em mente, mas simplesmente não saiba explicar, afinal, ele não tem conhecimento técnico. Por isso, mantenha-se atento e saiba entender o que ele quer, para então sugerir.

Quem é o profissional responsável por desenvolver o briefing?

A responsabilidade pela elaboração do briefing pode variar dependendo da estrutura da empresa e do tipo de projeto. No entanto, geralmente, o profissional responsável por desenvolver o briefing é aquele que atua na interface entre o cliente e a equipe de execução. Isso pode incluir:

• Gerente de contas/atendimento: em agências de publicidade e marketing, o gerente de contas é frequentemente o principal responsável por coletar as informações do cliente e traduzi-las em um briefing claro para a equipe interna.
• Gerente de projetos: em empresas com foco em projetos, o gerente de projetos pode ser o encarregado de desenvolver o briefing, garantindo que todos os requisitos e expectativas sejam documentados.
• Especialistas da área: em projetos muito específicos (ex: desenvolvimento de software, pesquisa de mercado), um especialista da área pode ser o mais indicado para elaborar o briefing, dada sua expertise técnica.
• O próprio cliente: em alguns casos, o cliente pode ser incentivado a preencher um formulário de briefing inicial, que servirá como base para discussões e aprofundamento com a equipe.

Independentemente de quem seja o responsável direto, o processo de briefing deve ser colaborativo, envolvendo tanto o cliente quanto os membros chave da equipe que executarão o projeto. A comunicação eficaz e a troca de informações são fundamentais para o sucesso.

O briefing é uma ferramenta indispensável para o sucesso de qualquer projeto. Ele garante que todas as partes envolvidas estejam alinhadas, reduz retrabalhos e otimiza o tempo de produção. Ao seguir as dicas e utilizar um modelo bem estruturado, você estará no caminho certo para criar projetos épicos e satisfazer seus clientes.

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil! Se ainda não baixou, não deixe de baixar nossos modelos de briefing.