A boa gestão de uma empresa, sobretudo a financeira, é essencial para garantir que os resultados sejam efetivos e dentro do que foi previsto. Para isso, o controle orçamentário, considerando o orçado x realizado, deve ser rigorosamente acompanhado.
A rentabilidade e o sucesso de um negócio dependem de um planejamento financeiro real e consistente, incorporando toda a rotina de trabalho de um período que envolve os custos, os investimentos, as despesas e os lucros — eventos responsáveis pela composição da base orçamentária.
Se você deseja um ano promissor e ter um controle financeiro eficiente nas mãos, o ideal é elaborar um orçamento completo. Para isso, entenda neste post a diferença entre orçado x realizado e saiba como o uso de ferramentas de gestão pode aprimorar os processos da sua agência!
Por que o orçamento é tão importante para a gestão financeira?
O orçamento é uma estimativa de tudo que será gasto para manter a estrutura da empresa em funcionamento, executar um plano, dar vida a um projeto de Marketing e garantir que a estabilidade financeira se mantenha em equilíbrio.
Para traçar metas e objetivos que acarretem impacto financeiro à agência é preciso, antes, analisar as condições do caixa e se as reservas de dinheiro são capazes de comportar as diversas movimentações das contas a pagar e a receber.
Uma visão antecipada pode evitar que os projetos sejam engavetados antes mesmo de serem experimentados. Outro fator que evidencia a importância do orçamento é a possibilidade de relacionar ações realizáveis e os custos atribuídos a cada uma.
Pode ser que uma ação prevista não seja concluída, por diversos motivos alheios à vontade da agência, mas é preciso constar no planejamento com todos os custos correspondentes e assim evitar um choque com a realidade financeira.
O setor financeiro tem uma responsabilidade grande em dialogar com todas as áreas responsáveis pelos projetos e apresentar o cenário econômico e financeiro da empresa, incluindo as projeções de custos fixos e custos variáveis.
Afinal, qual a diferença entre orçado x realizado?
Quanto a agência pretende desembolsar ao longo de um trimestre, um semestre ou um ano para se manter ativa no mercado e colocar em prática os planos de inovação, expansão, prospecção e fidelização?
Ter uma dimensão de valores é primordial para determinar como serão os projetos, quais serão os profissionais envolvidos e as estratégias utilizadas. Com um número estimado para cada tipo de despesa, é possível precificar os serviços corretamente.
Orçado
O sucesso de uma empresa gira em torno das ações diferenciadas promovidas e que fazem dela uma referência de mercado. No caso de uma agência, os excelentes serviços prestados na execução de um projeto é que garantem maior visibilidade e rentabilidade.
Para alcançar esse patamar é necessário ter recursos — capital e mão de obra — que proporcionem resultados. Essa é, ao menos, a expectativa da gestão, entretanto, será difícil aplicar as ideias sem a previsão adequada das despesas.
Quando dizemos que a agência deve planejar suas ações, não basta ter insights criativos, mas transformar as ideias em um fluxo palpável, relacionando as despesas mais diversas:
- salário;
- horas extras;
- bonificações;
- investimentos (equipamento, treinamento, material).
A prévia de despesas gera uma simulação que permite aos gestores analisar a viabilidade dos projetos e tomar decisões pautadas em dados concretos, o que faz com que a agência tenha um desempenho com um risco minimizado de erros.
Realizado
O realizado é a efetivação de tudo que foi orçado, ou seja, à medida que o tempo estimado para conclusão de um processo vai passando, os valores são computados e relacionados às previsões — o ideal é que haja proximidade entre o orçado e o realizado.
Para fazer esse acompanhamento e diminuir o distanciamento entre os dois cenários, é recomendado o uso do forecast ou previsão, em que é possível — em um trabalho conjunto da gestão com as equipes financeira e contábil — ajustar o orçamento mês a mês para manter uma margem nas realizações futuras.
Um exemplo é que se um projeto de agenciamento, com previsão de execução semestral, for concretizado em um tempo menor, as despesas com salários, material, contas concessionárias, entre outras, serão também reduzidas sem impactar os demais resultados.
Quais são as vantagens do controle orçamentário?
Evitar surpresas ou prejuízos — o orçamento tem a missão de prever as despesas e prevenir a agência quanto a possíveis prejuízos. No comparativo entre o orçado e o realizado, qualquer instabilidade será mais facilmente identificada.
Isso faz com que a atuação da agência seja mais confiante, mesmo diante da competitividade e das oscilações econômicas. Por isso, não se pode esquecer de relacionar todas as despesas, incluindo qualquer tipo de tributo.
Algumas vantagens são percebidas já nas primeiras análises do orçamento. Acompanhe!
Melhor análise das metas
As metas existem para fomentar no time o desejo de crescimento e a motivação para melhorar o desempenho a cada dia. Com o orçamento você terá condições de observar se os funcionários estão engajados e se os desafios estão sendo cumpridos.
Como perceber isso? Se você planejou corretamente cada meta, com números reais e alcançáveis, previsão de entrega e estimativa de ganhos, certamente, com o acompanhamento contínuo da evolução de dados será possível determinar se o realizado está condizente com o provisionado.
Criação de uma base de informações
Com a nova cultura data driven e decisões baseadas em dados, a criação de uma base minuciosa de informações numéricas pode transformar o olhar da gestão em poucos minutos. O orçamento faz um apontamento direcionado, mas, para isso, é fundamental que estejam lançados orçado e realizado.
Construção de indicadores de desempenho
Indicadores são termômetros e auxiliam a leitura do orçamento e do desempenho da agência, da equipe e dos projetos. A mensuração dos resultados tem maior eficiência com o uso dos dados realizados.
Os KPIs – Key Performance Indicator, ou indicadores-chave de desempenho, são verdadeiros aliados da gestão orçamentária. Isso porque fornecem dados que fazem com que o gestor enxergue todas as movimentações financeiras e faça comparações entre o previsto x realizado com maior nível de precisão.
Por que usar ferramentas de gestão financeira na agência?
Utilizar um software de gestão financeira significa maior otimização e automatização dos processos. A vantagem é que além de minimizar as chances de erros, o trabalho ganha maior agilidade, gerando informações mais rápidas e, consequentemente, municiando a gestão de uma base sólida para tomar decisões.
Um bom sistema possibilita a parametrização de acordo com o planejamento e a personalidade da agência. A leitura gráfica é facilitada pela integração dos setores, da rotina e das atividades, garantido a centralização das informações conectadas por um mesmo projeto.
Automação e sistematização dos processos
A forma sistêmica de controlar o orçamento acompanha os prazos, os valores orçados e compara com o que foi realizado. Ou seja, proporciona uma visão macro do fluxo de trabalho e o acompanhamento em tempo real das atividades e dos projetos ativos.
Um sistema eficiente dará à gestão maior autonomia de trabalho e liberdade para focar no core business da agência, afastando diversos problemas financeiros resultantes de um gerenciamento sem controle — fluxo de caixa defasado, atraso no pagamento de contas, investimentos onerosos, entre outros.
Utilizar um software que forneça a possibilidade de adequar recursos como o timesheet para acompanhar o tempo empregado por cada profissional em um projeto ou a adoção do modelo de PI (Pedido de Inserção) para limitar os gastos em veículos de comunicação é uma das melhores estratégias que uma agência pode adotar para ganhar vantagem competitiva.
Melhorar o controle financeiro não é apenas planejar o orçamento, mas acompanhar diariamente o desempenho, considerando o orçado x realizado — um comportamento visionário de quem deseja ofertar bons serviços ancorados em um excelente gerenciamento.
Quer entender um pouco mais sobre as diferenças entre orçado x realizado e como fazer um controle eficiente das despesas e receitas da sua agência? Acesse agora mesmo este guia definitivo de gestão financeira para não especialistas em finanças!
