Todas as atividades desempenhadas dentro de uma empresa são definidas pelos seus procedimentos. Assim, a organização de processos lida diretamente com os agentes responsáveis por todo o funcionamento da organização. Por isso é absolutamente necessário se atentar para a importância da boa administração dessas etapas para a manutenção da empresa no mercado.
Os processos de uma empresa definem a forma como são realizados todos os procedimentos que a integram. Portanto, não é nenhum exagero afirmar que a gestão de processos é uma das práticas fundamentais para garantir a fluidez da produção e a saúde de qualquer organização que tenha vários procedimentos, como é o caso de uma agência de comunicação.
Porém, o que é exatamente a gestão de processos ou como ocorre a organização de processos? Continue a leitura e descubra!
O que é gestão de processos?
É chamado gestão de processos o conjunto de atividades que visam aprimorar constantemente as etapas organizacionais de uma instituição. Para isso, ocorre a identificação, análise, documentação e controle de todos os procedimentos inerentes à empresa.
Logo, é possível perceber que a própria gestão de processos, ou a organização de processos, é um procedimento próprio que também deve ser otimizado. Dessa forma, esse tipo de administração engloba todas as tarefas da empresa, buscando aperfeiçoar a produtividade da organização como um todo.
Não é difícil perceber a relevância dessa abordagem para a manutenção de um empreendimento em um mercado cada vez mais competitivo e com dificuldades econômicas. Por meio da organização de processos consegue-se agregar benefícios inestimáveis para uma empresa que são determinantes para sua saúde.
Quais os benefícios da organização de processos?
Realizar uma gestão de processos eficiente significa resgatar ou adquirir o controle sobre a sua empresa. O que ocorre a partir da organização de processos é que os líderes conseguem visualizar com clareza a real situação de uma organização e como solucionar seus problemas, além de fornecer informações importantes para seu crescimento.
Vamos entender melhor a seguir os benefícios da gestão de processos.
Aumento da produtividade
Trata-se da vantagem mais evidente ao realizar uma gestão de processos. A partir da identificação de gargalos e problemas na produtividade, também é possível corrigir esses erros com precisão. A consequência clara disso é a harmonia no fluxo de trabalho e fluidez nas atividades.
Ao contar com processos bem definidos e sistematizados, a otimização alcançada consegue agregar eficiência a procedimentos que estavam com lentidão ou empecilhos — muitas vezes não percebidos até a implantação da gestão de processos).
Retenção de talentos
As empresas são compostas por pessoas e o mesmo se aplica aos seus processos. Uma lentidão e dificuldade em realizar um procedimento dentro da empresa afeta as pessoas envolvidas em seu trabalho com aquele procedimento. Assim, é comum que ocorra desgaste mental e até sobrecarga para profissionais que têm que lidar diretamente com problemas não identificados pelos gestores.
Um dos resultados de uma gestão de processos instaurada com sucesso é o aumento da satisfação dos profissionais da empresa, uma vez que eles têm bem definido como realizar cada atividade e podem contar com a gestão para otimizar cada tarefa desempenhada. Pessoas motivadas na organização acarretam menores taxas de rotatividade (turnover).
Prevenção de prejuízos
A organização de processos inclui identificar de forma acurada o que é necessário para que aquele procedimento seja realizado. Dessa forma, é avaliado o custo-benefício de cada etapa e sua função. Assim, prejuízos desnecessários advindos de procedimentos mal realizados ou mal projetados são eliminados, dando lugar a processos eficazes e mais econômicos.
Apesar de essa noção parecer óbvia, muitos custos adicionais descartáveis são frequentemente acumulados à conta final das empresas por negligência dos líderes e gestores em relação à avaliação de gastos, muitas vezes pequenos, referentes a procedimentos simples.
Esse benefício também se desdobra em várias vantagens, já que libera para melhor uso os recursos como tempo e capital humano que antes eram destinados a processos obsoletos ou burocráticos. Assim, uma equipe enxuta consegue se ocupar com ações estratégicas e administrativas, em vez de serem desperdiçados em atividades operacionais emergenciais.
Assertividade em tomada de decisões
A gestão de processos bem executada implica o uso adequado de KPI’s ou indicadores de desempenho. Os KPI’s são métricas bem aplicadas para análise e comparação. Elas geram informações concretas e conclusivas a respeito de alguma questão gerida.
Dessa maneira, os dados em que serão baseados as decisões importantes e estratégicas são confiáveis e de qualidade. Apenas a capacidade de eliminar as suposições e impressões pessoais das tomadas de decisão já traz melhorias significativas no planejamento estratégico e resolução de problemas na empresa.
Como implantar a organização de processos?
Para que a gestão de processos seja posta em prática de forma eficiente, é essencial que os gestores valorizem aspectos cruciais da organização de processos. Vamos a eles!
Trace um objetivo
Agora que você sabe com exatidão como funciona e os benefícios alcançados por meio da gestão de processos, é imprescindível que antes de aplicar as técnicas se tenha em mente claramente os objetivos propostos a partir de sua implantação. Assim, não se perde o foco do controle e melhorias esperadas com a ação.
Adote um sistema de gestão
Trata-se de um dos aspectos mais importantes a serem considerados ao implantar uma gestão de processos. Atualmente, existem diversas ferramentas disponíveis de gestão. Por isso, é recomendado escolher um sistema moderno que conte com recursos de gestão integrados e que conte com ferramentas de otimização do workflow.
Promova uma comunicação eficiente
Depois de ter em mente os objetivos e de adotar um sistema apropriado de gestão, é crucial que haja uma comunicação clara entre todos envolvidos. Dessa forma, o sistema garante que ele seja bem instalado e que todos consigam tirar o melhor proveito possível da ferramenta.
A organização de processos é um dos pilares mais importantes para manter uma empresa em competitividade com o mercado, que está sempre se aprimorando. Siga com cuidado e atenção as informações deste artigo e consiga assegurar fluidez na sua empresa e a manutenção de seu lugar de atuação.Se interessou pela gestão de processos e está buscando soluções para sua empresa? Faça um teste agora e descubra o que o iClips separou para você!
