A organização no trabalho é fundamental, seja para quem atua dentro da empresa ou para os colaboradores do home office. Ela garante que o fluxo de trabalho da agência aconteça de maneira eficiente, garantindo o sucesso pessoal e da equipe. Para isso, diversas ferramentas como o checklist são essenciais, pois permitem a cobertura de todos os eventos, impedindo que tarefas-chave sejam esquecidas.
Se você quer descobrir como melhorar seu desempenho, mantendo as atividades em dia e ainda conseguindo acompanhar todos os processos da empresa, então continue a leitura. Neste artigo mostraremos 6 dicas para você organizar a rotina de trabalho e dedicar o tempo ao que realmente importa, como o desenvolvimento criativo para campanhas ou o planejamento estratégico da empresa. Boa leitura!
1. Defina o nível de prioridade de cada tarefa
Como você desenvolve a sua agenda? Você cria um kanban com todas as entregas que precisam acontecer e segue trabalhando sem olhar para trás? Se sua resposta foi sim, então talvez seja a hora de rever seus conceitos sobre essas ferramentas que são tão eficazes no dia a dia de uma agência. Afinal, apesar da rotina ser muito importante, imprevistos acontecem.
É importante criar maneiras de incluir as eventualidades na programação e a melhor forma de fazer isso é definindo a prioridade de cada tarefa analisando inclusive a interdependência entre elas. Assim, você terá clareza para tomar suas decisões e coordenar a equipe para que as urgências sejam atendidas primeiro.
2. Faça pausas para manter a organização no trabalho
Se o trabalho está fluindo às vezes parece que o melhor é estender as 8 horas direto, sem interrupções, mas nosso corpo não funciona exatamente assim. As pausas ao longo do expediente contribuem para o desenvolvimento de uma visão abrangente. Sim, nessa perspectiva a organização tem um sentido contrário em relação ao foco: é preciso enxergar o todo.
Além do ambiente físico que pode (e precisa) se manter organizado, para garantir que o fluxo de trabalho aconteça de forma inteligente, você tem que ser capaz de organizar agendas e ainda saber como se precaver de possíveis falhas que podem surgir de outros membros da equipe. Tenha em mente que a pausa estimula a capacidade analítica e pode contribuir com excelentes soluções na organização.
3. Use ferramentas para melhorar a organização
Com quais tecnologias você conta para ter uma rotina de trabalho organizada no dia a dia? Existem diversas ferramentas com as quais você pode contar para manter as atividades com o melhor índice de produtividade. Veja algumas soluções para a organização pessoal e também da agência:
- mapas mentais — algumas soluções como o Mind Meister permitem que você desenvolva mapas mentais para desenvolver raciocínios e criar pensamentos complexos linkados por um assunto;
- pomodoro — talvez você já conheça a técnica pomodoro que consiste na divisão de trabalho em blocos de tempo intercalados por alguns períodos como recompensa. Existem várias opções on-line como o Tomato Timer, gratuito e simples de usar;
- software de gestão — existem diversos programas que contribuem para acompanhar toda a rotina de uma agência de comunicação, esse tipo de ferramenta contribui tanto para ter uma ideia do workflow como para compartilhar as agendas com outros membros da equipe, colaborando com a organização de todo o trabalho do time.
4. Foque em uma tarefa por vez
Não é porque o cliente pediu o prazo para ontem e o gerente do projeto decidiu atendê-lo que você vai conseguir desenvolver a campanha toda nos mesmo 30 minutos que termina um relatório para uma apresentação que começa em breve. A máquina do tempo ainda não foi inventada e é preferível garantir um trabalho bem feito para depois seguir com outras tarefas.
Então, usando sua agenda e checando as prioridades, defina o que você desenvolverá primeiro. Não adianta tentar uma atitude heróica como aparentemente são os trabalhos multitasks (ou multitarefas). A mente humana, diferentemente de uma máquina, consegue se concentrar em uma única coisa por vez, por isso quando alguém decide fazer duas ações ao mesmo tempo, o que acontece na verdade é uma alternância de foco.
5. Evite distrações com outros projetos
Seja em casa ou na empresa, as distrações vão acontecer. Pode ser a pausa para o café no meio do trabalho porque os amigos estão reunidos na cantina ou a pausa inesperada para fazer um lanche. Entretanto, uma das piores distrações que podem atrapalhar a organização no trabalho, é mais trabalho. Isso porque o cérebro entende que está fazendo algo certo e não precisa retomar a atividade inacabada.
Talvez você já saiba, mas essa é uma das principais formas de procrastinação existentes. Sim, as pessoas que têm dificuldade de entregar suas tarefas no prazo nem sempre são preguiçosas. Na maioria das vezes criam um ambiente de desorganização que reforça (ou apoia) ações que afirmam crenças limitantes como não conseguir concluir algo a tempo ou não ser capaz.
6. Procure cumprir os prazos
Você deve ter percebido que a organização é uma excelente aliada para minimizar o impacto dos imprevistos, ou seja, o planejamento não exclui as adversidades. Entretanto, atrasos podem criar uma bola de neve difícil de ser vencida. Por isso, é muito importante ter atenção aos prazos e tentar segui-los.
Gostou das nossas dicas de organização no trabalho? Você deve ter percebido que para ter tudo em dia, é preciso observar fatores internos e externos que podem gerar maior eficiência nas atividades. Lembre-se que a sobrecarga de tarefas não é motivo para dispersão ou procrastinação. Se você sabe o que deve ser feito, com as prioridades definidas, vá aos poucos que certamente conseguirá bons resultados.
Para quem ainda precisa coordenar equipes, é importante inspirar essa organização no time e estar atento a outros fatores que podem afetar o trabalho dos colaboradores.
