Uma agência de comunicação precisa estruturar seus processos internos com eficiência, objetividade e, principalmente, organização. Um número de demandas elevado pode gerar problemas na execução dos projetos caso não haja a definição exata de como tudo deve funcionar. Por isso, detalhar a forma como o trabalho deve ser feito é algo muito relevante.
O bom funcionamento da agência depende de uma gestão eficaz dos processos internos. Isso permite cumprir com prazos, desenvolver projetos bem-avaliados e ainda conseguir novos clientes de maneira recorrente.
Essa organização é o que permite ao negócio funcionar bem sem sobrecarregar os colaboradores, cumprindo com o básico na relação com o cliente. Neste post, vamos detalhar mais o assunto. Saiba tudo a seguir!
Saiba o que são os processos internos
Processos internos são a maneira como uma empresa executa demandas rotineiras, desde a chegada de um novo cliente até o desenvolvimento de um projeto. O que constitui um processo é seu detalhamento, ou seja, o roteiro de como determinada tarefa será executada.
Quando definido, sabe-se exatamente a ordem do que deve ser feito e de que maneira esse trabalho é realizado. Um processo interno é um conjunto de definições como quem executa, em quanto tempo é feito, por quais níveis de aprovação passa, quais ferramentas são utilizadas e todo o detalhamento relacionado à demanda em questão.
Uma agência tem uma série de tarefas e atividades de rotina. O ideal é que haja um processo bem-definido para cada uma e que seja principalmente de amplo conhecimento por todos os funcionários. Quanto mais destrinchado e detalhado for, maiores serão as chances de ele ser executado com perfeição, seguindo parâmetros de qualidade e no tempo certo.
Entenda a importância da gestão de processos internos
A gestão de processos é o que garante que eles serão feitos da maneira certa. Quando esse trabalho é executado, frequentemente é possível atestar a forma adequada como os colaboradores e áreas da agência lidam com os projetos e as tarefas. A seguir, veja alguns pontos que mostram como a gestão dos processos internos é fundamental.
Padronização
É a garantia de que determinado processo será sempre executado de um modo. Isso garante, primeiramente, a qualidade no trabalho que é executado. Além disso, respeitar a estruturação evita erros ou, por exemplo, aprovações sem o crivo de pessoas qualificadas.
Padronizar processos e documentos é um conceito importado da indústria, mas que também funciona muito bem em agências. O rigor na hora de lidar com as demandas elimina o risco de erros, o que é fundamental para gerir melhor o tempo.
Organização
É preciso definir bem qual é o ciclo de etapas do processo, ou seja, qual é a ordem de execução de uma tarefa. Essa organização evita que passos importantes sejam pulados, geralmente causando problemas no fluxo de trabalho completo daquela agência.
Processos internos bem-estruturados ajudam a deixar a rotina do local mais dinâmica e intuitiva, já que há o conhecimento da ordem de execução de cada demanda. Organizar é fundamental para respeitar prazos e seguir à risca os briefings e recomendações.
Produtividade
Uma das piores situações dentro de uma agência é o retrabalho. Apesar de nem sempre ele ter origem na má execução dos processos, há ainda esse risco quando a estruturação do trabalho é ruim. A questão é simples: sem organização, provavelmente haverá erros.
Assim, naturalmente, se há erros, há a necessidade de corrigir. Isso gera mais tempo, trabalho redobrado e atrapalha todo o fluxo de demandas. Um processo bem-estruturado é de grande ajuda para evitar o retrabalho e aumentar sua produtividade.
Confira 7 dicas sobre como estruturar processos internos em uma agência de publicidade
Definir, organizar e concretizar os processos internos na agência não precisa ser uma tarefa complexa. Basta entender como funciona o trabalho na empresa, otimizar a execução e distribuir bem as tarefas. Um fluxo de trabalho progressivo também é de grande ajuda. Quer saber mais? Separamos 7 dicas de como estruturar esses processos. Confira!
1. Realize um mapeamento dos processos internos
O mapeamento de processos é a etapa inicial, justamente o momento em que é possível entender o nível de cada um deles. Nesse trabalho, é necessário apontar erros, o que funciona bem e quais processos precisam ser repensados ou otimizados.
2. Faça a setorização das etapas dos processos
Cada processo pode ter mais de uma área da agência envolvida, então é necessário que isso esteja devidamente relatado no planejamento. A aprovação de um layout gráfico, por exemplo, pode ter que passar tanto por Direção de Arte como por Atendimento. O importante é ter isso definido.
3. Defina uma divisão clara das atribuições a cada colaborador
Colaboradores específicos podem ter papéis estratégicos nos processos internos da agência. Isso é muito comum, especialmente quando estamos falando de empresas de menor porte ou de especialistas. Assim, o processo deve ter o apontamento de quem é responsável por determinada tarefa.
4. Avalie os perfis dos colaboradores para cada função
Para tornar esse trabalho ainda mais preciso, conhecer a fundo o colaborador faz toda a diferença. A organização de processos é melhor estruturada quando se sabe o que cada um pode fazer de melhor dentro do time da agência. A partir disso, a distribuição de responsabilidades é mais adequada, visando a um aumento de desempenho.
5. Treine sua equipe
Uma equipe bem-treinada é capaz de fazer qualquer fluxo de trabalho funcionar. No entanto, isso demanda tempo para que entendam exatamente a missão de cada um. Se necessário, ofereça palestras, workshops ou treinamentos para estruturar a ideia.
6. Documente cada processo da agência
Os processos precisam ser devidamente documentados, já que isso permite ter uma ideia do desempenho a longo prazo. Além de ter essa estrutura de sequência de ações registrada, é importante também realizar monitoramento de desempenho. Saber como avaliar processos e melhorá-los não será mais um problema se a agência fizer dessa forma.
7. Adote ferramentas que auxiliem a estruturar processos internos
Ferramentas de automação de processos e de apoio para executar tarefas são fundamentais. No marketing, é muito comum contar com esses softwares, mas, de modo geral, um organizador de times e demandas também agrega bastante.
Bons processos internos contribuem para que a agência dê conta de suas demandas e, mais do que isso, execute tudo com qualidade e com o dinamismo que os clientes esperam. Mais produtividade e organização sempre são bem-vindos!
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