Por mais bem-sucedida que seja o seu negócio, o dinamismo do mercado atual exige esforços para manter a capacidade de inovação e, assim, garantir sua competitividade. Em outras palavras, é preciso evitar a zona de conforto e adotar uma estratégia proativa para saber qual a importância da gestão de projetos para uma empresa.
Os projetos nada mais são do que as ações temporárias empreendidas para manter a empresa em movimento, criando produtos, serviços ou resultados únicos. Assim, de acordo com o PMBOK, trata-se de uma atividade que se difere da rotina operacional, que envolve tarefas e ações contínuas e repetitivas.
A forma como a gestão de projetos é conduzida pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de um empreendimento. Quer saber mais sobre o assunto? Neste texto, vamos abordar:
- O que é a gestão de projetos e quais são seus objetivos?
- Quais são os benefícios de uma gestão de projetos eficiente?
- Como funciona a gestão de projetos?
- Quais são seus principais desafios?
- Como otimizar a gestão de projetos em sua empresa?
O que é a gestão de projetos e quais são seus objetivos?
A gestão de projetos é o conjunto de técnicas, métodos e práticas implementadas para garantir o planejamento, desenvolvimento, execução e monitoramento dos projetos lançados pela empresa. Eles podem ter diferentes objetivos e característica, desde que sigam um determinado padrão.
Conforme determinado pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que funciona como um guia para os profissionais desse tipo de gestão, um projeto é algo único e progressivo, ou seja, se desenvolve em etapas. Do mesmo modo, deve contar com prazos bem definidos, tanto para ser iniciado, quanto para ser encerrado.
O papel da gestão é justamente ajustar esses detalhes e garantir o estabelecimento e cumprimento de objetivos claros e realistas. Ademais, os gestores têm a responsabilidade de lidar com recursos limitados, já que cada projeto, para ser viável, deve contar com um orçamento previamente estipulado.
Quais são os benefícios de uma gestão de projetos eficiente?
Como você pôde ver, os gestores de projetos têm em mãos fatores decisivos para o sucesso da empresa. Afinal, o desenvolvimento dessas ações de curto prazo são, no fim das contas, o que determina a satisfação do público com os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
De modo geral, portanto, uma gestão de projetos eficiente garante que a empresa possa operar de modo efetivo, entregando qualidade ao cliente sem comprometer as próprias capacidades. Para entender melhor, vamos abordar alguns benefícios mais específicos relacionados a essa prática. Acompanhe.
Redução de custos
Com um orçamento limitado e monitorado pelo gestor, o projeto tem o potencial de reduzir os custos da empresa. Afinal, sem uma gestão financeira devidamente documentada, é impossível controlar os gastos e tomar as medidas necessárias para reduzi-los.
Além disso, uma gestão de projetos eficiente estrutura um workflow produtivo, gerenciando melhor o tempo despendido em cada ação e, assim, elevando seu custo-benefício. Com o aumento da eficiência, as despesas relacionadas a retrabalhos também diminuem.
Otimização na satisfação do colaborador
Não é novidade que o estilo de gestão afeta diretamente a satisfação do colaborador. Se precisa lidar com tarefas confusas e metas dispersas, o profissional tende a encarar o trabalho com menos valor. Assim a motivação cai e, junto com ela, a produtividade.
Com a gestão de projetos, é possível engajar cada um dos trabalhadores, deixando claro o que se espera deles e qual o impacto de suas ações nos resultados da empresa. Além disso, os gestores têm a oportunidade de otimizar a comunicação interna, gerando equipes mais colaborativas e satisfeitas.
Resultados mais satisfatórios
Como resultado das vantagens já citadas, os seus resultados vão subir. Ao reduzir os custos e otimizar a satisfação dos colaboradores, você vai gerar um ambiente muito mais produtivo.
Além disso, a gestão de projetos dá grande atenção ao monitoramento das etapas, possibilitando a geração de relatórios completos.
Dessa forma, você terá acesso a dados relevantes sobre a performance dos colaboradores e a efetividade das práticas e ferramentas utilizadas. Com base nesses insights, seus resultados podem melhorar continuamente.
Maior controle de riscos
É claro que nem sempre é possível prever todos os riscos existentes em um projeto, mas, quanto mais qualificada for a gestão, maior será o controle sobre essas ameaças. A partir de uma visão analítica, por exemplo, é viável encontrar erros em projetos anteriores e tomar as medidas para garantir que eles não se repitam.
Esse tipo de prevenção só é possível se você contar com os recursos apropriados, por isso, considere investir em uma ferramenta de gestão de projetos.
Aumento na satisfação do cliente
Não importa o setor em que sua empresa atua: a satisfação do cliente é sempre o objetivo principal. Afinal, contar com uma base de consumidores satisfeitos é crucial para garantir a estabilidade do negócio e, acima de tudo, gerar novas oportunidades de modo orgânico.
Grande parte dessa satisfação depende da qualidade do produto ou serviço oferecido pela empresa, o que, por sua vez, é reflexo das práticas empregadas ao longo do projeto. Assim, a ligação entre a eficácia da gestão de projetos e o contentamento do público é extremamente clara.
Como funciona a gestão de projetos?
Até aqui, falamos do que é a gestão de projetos e de seus principais benefícios e objetivos.
Citamos que ela envolve diversas etapas, mas ainda não nos aprofundamos sobre isso. Por isso, confira agora os 5 pontos que marcam o ciclo de vida de um projeto.
Iniciação
A fase de iniciação ocorre antes mesmo do projeto ser aprovado. É aqui que o gestor deve se preocupar em reunir todas as informações disponíveis sobre os objetivos, possibilidades e limitações do projeto. Toda essa fase deve ser documentada para, se necessário, servir como referência em um ponto futuro.
Essa fase cuida da parte mais holística da estratégia, deixando detalhes mais específicos para depois. É importante criar um plano de gestão de escopo, de modo a evitar alterações bruscas no futuro.
Planejamento
Na fase de planejamento o projeto já está aprovado e, portanto, seus detalhes podem começar a ser desenhados. Aqui não se define apenas seu escopo, mas sim um cronograma completo para orientar todas as entregas. Define-se, também, como será utilizado o orçamento, quais são as metas e quais meios serão empregados para alcançá-las.
Execução
Aqui as ideias saem do papel e viram realidade. É hora de tomar as ações definidas no planejamento e garantir que elas sejam executadas da melhor forma possível. A etapa de execução deve dar grande atenção ao cumprimento de prazos e ao respeito à limitação do orçamento.
Por mais que seguir o plano seja fundamental, o foco deve sempre ser na qualidade da entrega. Por isso, um gestor qualificado mantém-se atento para eventuais mudanças que precisem ser realizadas.
Monitoramento
Essa etapa não ocorre depois da execução, mas sim em paralelo. Cada ação deve ser monitorada de perto e registrada, de modo que possa servir como referência para futuras análises e tomadas de decisão. Quanto mais completos forem seus relatórios, mais eficiente será a sua gestão.
Encerramento
Se tudo saiu como planejado, seu projeto será encerrado dentro do prazo estabelecido. Contudo, o trabalho não termina aí. É preciso reunir a equipe, passar feedbacks e, utilizando os dados captados na etapa de monitoramento, agir para otimizar os resultados futuros.
Quais são seus principais desafios?
Para ser bem-sucedido, um gestor de projetos precisa encarar e vencer determinados desafios. A dificuldade dessa tarefa depende de diversos fatores, como a própria qualificação do profissional e os recursos oferecidos pela empresa. Imagine, por exemplo, uma agência que falha em manter os colaboradores engajados.
Por melhor que seja o gestor, será difícil manter o nível de motivação no alto, logo, os projetos serão comprometidos. A falta de comprometimento dos colaboradores pode ser ainda mais danosa se misturada à resistência à mudança, um sentimento muito comum em equipes com a moral baixa.
Outro possível obstáculo na trajetória de um gestor é a falta de acesso aos recursos adequados. Imagine a comunicação, por exemplo. Se não existem ferramentas apropriadas para a transmissão de mensagens claras aos colaboradores, é difícil delegar tarefas e até passar feedbacks.
Como otimizar a gestão de projetos em sua empresa?
Para evitar que os desafios descritos no último tópico obstruam o alcance de seus resultados, é preciso encarar a gestão de projetos como uma atividade essencial. Ela deve estar inserida na cultura da sua empresa, de modo a garantir que seus colaboradores se adaptem rapidamente.
Aliás, a qualidade da sua equipe é um fator primordial para uma boa gestão de projetos. Por isso, avalie o cenário do seu negócio, mapeie os seus talentos e decida se vale a pena iniciar um processo de recrutamento.
Lembre-se que há sempre a opção de oferecer programas de capacitação aos seus funcionários, o que ainda contribui para o clima interno.
Com a gestão de projetos ocupando papel importante na sua empresa e com o time certo de colaboradores, você pode melhorar sua performance. Para começar, estabeleça indicadores de desempenho e os monitore frequentemente.
O uso de um programa especializado na gestão de projetos é fundamental nesse processo. Com o Studio, por exemplo, você pode acompanhar todas as fases dos seus projetos de forma remota, se comunicando com colaboradores e construindo seu próprio fluxo de trabalho.
Agora que você sabe qual a importância da gestão de projetos para uma empresa, pode utilizar as dicas que passamos neste texto para melhorar seus resultados. Lembre-se que: o primeiro passo para garantir a competitividade do seu negócio é gerenciar bem os seus projetos.
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