Ter uma gestão otimizada ajuda a direcionar melhor os fluxos de informações, contribuindo para o aumento da qualidade dos serviços. Integrar os sistemas da empresa é uma tarefa desafiadora, mas que pode se tornar muito mais fácil com o apoio das ferramentas certas.
Para isso, existem os softwares de gestão integrada, que são recursos informatizados capazes de interligar uma ampla gama de dados, garantindo mais agilidade, qualidade e produtividade para o negócio. Quer saber qual é a importância de ter um sistema para agência de publicidade? Continue lendo este post e saiba mais!
O que é um sistema de gestão integrado?
Um sistema de gestão integrado (SGI) é uma ferramenta informatizada projetada para organizar as várias atividades que são realizadas no empreendimento. Operações financeiras, administração de contatos, questões tributárias, gerenciamento de atividades, comunicação, documentação, mídias e várias outras tarefas podem ser controladas por meio de softwares que otimizam esses procedimentos.
O SGI é similar ao Enterprise Resource Planning (ERP), que pode ser traduzido como planejamento de recursos empresariais. Apesar de muitas pessoas pensarem que são sistemas para a automação de processos, o SGI e o ERP fazem muito mais do que isso. Eles permitem o desenvolvimento de uma gestão integrada, por meio de uma metodologia que promove melhorias a partir de um diagnóstico.
Por que investir em um software para integrar os sistemas da empresa?
Há uma série de razões para você investir em um sistema de gestão integrada no seu negócio. Confira mais a seguir!
Otimização dos processos
É possível otimizar os processos na empresa porque as atividades podem ser acompanhadas de forma próxima e frequente. Com isso, é muito mais fácil fazer o controle e o monitoramento dos resultados e procedimentos. Todos os colaboradores conseguem acessar o sistema por meio dos computadores, o que garante que a equipe esteja a par dos fatos no negócio.
Isso favorece a tomada de decisão e há uma padronização da gestão pois as escolhas são realizadas a partir de dados confiáveis e precisos. Além disso, a comunicação é aprimorada, pois todos têm acesso às informações e contam com canais para a troca de dados com agilidade e eficiência.
Visão estratégica com dashboards
Com um painel de controle em que você pode acompanhar o desempenho das tarefas da corporação nos seus diversos setores, é mais fácil identificar desvios da meta e descontroles. Com isso, é possível remediar problemas com muito mais agilidade.
Além disso, os dashboards permitem que você tenha uma visão estratégica do negócio. As principais variáveis ligadas às diferentes áreas estão disponíveis, fornecendo um panorama mais amplo do empreendimento. Assim, é possível pensar nos processos de forma integrada e efetiva.
Redução de custos
Uma série de fatores ligados à adoção de um sistema integrado ajudam a empresa a reduzir custos. Ao utilizar essa modalidade de software, a corporação tem processos mais coerentes, minimizando erros. Isso evita o retrabalho e a necessidade de correções, o que é um ponto positivo para as finanças e o manejo do tempo na companhia.
Além disso, quando um empreendimento não tem um sistema integrado, ele faz uso de uma série de softwares, pagando diversas licenças. Ao adotar um programa que integre as informações, a organização pode eliminar o excesso de ferramentas e poupar investimentos em licenças. Essa medida também é vantajosa porque minimiza incompatibilidades.
Aumento do controle e da confiabilidade da informação
Com um sistema de gestão integrado, é possível maximizar o controle sobre as tarefas do empreendimento, o que dá mais previsibilidade para o cotidiano da empresa. Dessa maneira, é possível pensar em estratégias, identificar problemas de maneira antecipada e desenvolver soluções de forma efetiva.
Além disso, a confiabilidade da informação aumenta. Afinal, o risco de manipulação de dados se torna praticamente nulo e o envio de documentos para as autoridades fiscais se torna um processo mais simples. Com isso, as probabilidades de erros diminuem, o que dá mais segurança na comunicação com as autoridades reguladoras.
Melhora da imagem da empresa
Com a maior eficiência dos processos na corporação, os clientes ficam mais satisfeitos com os serviços. Os atendimentos são mais rápidos e atendem melhor às demandas apresentadas pelos consumidores. Isso ajuda a promover uma imagem positiva para o empreendimento no mercado.
Assim, o software de gestão integrada gera um ciclo positivo, promovendo a melhoria dos serviços e dos atendimentos. Essas vantagens afetam diretamente o cliente de forma benéfica, o que contribui para um bom posicionamento da organização diante das concorrentes.
Facilitação do controle financeiro
O sistema de gestão integrado oferece uma série de ferramentas para trabalhar com as finanças. É possível fazer projeções financeiras, estipulando parcelamentos, calculando despesas fixas e acompanhando a baixa de cada lançamento. Assim, você controla melhor o seu fluxo de caixa.
Esse recurso também disponibiliza facilidades para o cálculo de comissões e para a geração de relatórios com indicadores financeiros. Com isso, sua corporação pode fazer um acompanhamento mais efetivo das finanças.
Esses programas permitem ainda a emissão de boletos e de nota fiscal eletrônica. Ter sistemas para a realização dessas funções é uma exigência do governo. O software integrado oferece essas funcionalidades, facilitando ainda mais a regularização do seu empreendimento.
Otimização da gestão de contatos
Os programas digitais para a gestão integrada facilitam a administração de contatos. Com eles, você pode montar listagens com informações de todos os colaboradores (como dados pessoais, acadêmicos, custo da hora trabalhada, habilitações), o que simplifica o trabalho de coordenar a equipe.
Essas facilidades se estendem também para os contatos externos à empresa, como fornecedores, clientes, stakeholders ou prestadores de serviços. A listagem contém filtros para facilitar a localização de contatos, otimizando sua rotina.
Qual a importância de investir na aplicação de um software de gestão de projetos ou serviços?
Investir em softwares para a gestão de projetos ou serviços é fundamental para garantir que o empreendimento seja capaz de realizar todas as atividades com qualidade. Em uma agência de publicidade, são vários jobs sendo operados simultaneamente. É preciso acompanhar cada um com cuidado e precisão, para atender à demanda do cliente e para alcançar bons resultados.
Um programa informatizado permite acompanhar a progressão de cada projeto. Isso significa que, a cada passo dado, a ferramenta integrada insere modificações na página daquele trabalho, de forma que toda a equipe fique ciente das alterações realizadas. Assim, é possível fazer um acompanhamento sistematizado de todos os empreendimentos desenvolvidos na empresa.
O software de gestão permite até mesmo criar canais integrados de comunicação. Isso otimiza processos e garante que cada projeto seja executado com mais efetividade. Ou seja, investir nessas soluções automatizadas torna os processos mais fluidos, facilita a gestão das tarefas, maximiza a qualidade do trabalho e garante um acompanhamento integral do trabalho.
Como um sistema para agência de publicidade possibilita aumentar a cartela de serviços oferecidos aos clientes?
Os sistemas integrados trazem uma maior eficiência operacional para os processos na agência. Além de promoverem o aumento da produtividade, eles permitem fazer uma boa gestão do tempo de trabalho dos colaboradores com funcionalidades como o timesheet. Se você quiser entender mais sobre o timesheet, aproveite e baixe este e-book em nossa página!
Ao adotar uma solução informatizada, é possível também aumentar a cartela de serviços oferecidos para os clientes. Isso acontece porque o software moderniza os processos de gestão e controle da informação. O programa integra os dados dos clientes, de forma que todos os setores tenham um fácil acesso ao briefing e ao que já foi produzido.
Um sistema para agência de publicidade também envolve recursos para o acompanhamento dos resultados, o que auxilia a promover o melhoramento contínuo.
Disponibilizar serviços de marketing digital fica mais acessível para a agência, pois o software otimiza a realização de todos os processos em meios tecnológicos. O acompanhamento, processamento de informação, a construção das peças e modelos são todos realizados com o uso de modernas tecnologias.
As campanhas publicitárias em meios informatizados se tornam mais fáceis de serem realizadas, pois todo o trabalho é efetivado no ambiente digital.
Os softwares de gestão integrados permitem ampliar o campo de possibilidades da organização, interligando as ações, otimizando procedimentos e melhorando a qualidade dos serviços disponibilizados. Com esses recursos, você pode aprimorar as ações corporativas, utilizar dashboards e reduzir custos com as operações da empresa.
Além disso, você pode se beneficiar também com uma melhor gestão dos contatos, melhoria do controle dos processos em geral e das finanças, aumentando a confiabilidade da informação. Nesse contexto, as agências de publicidade se destacam por oferecerem uma série de serviços que são cada vez mais otimizados com o uso dos programas informatizados.
E então? Gostou de aprender mais sobre o sistema para agência de publicidade? Aproveite e teste agora mesmo!
