Para usar metodologias ágeis, como o Kanban, e ter um workflow bem-organizado, é importante que as agências tenham um sistema de controle de atividades eficiente. Com esse tipo de programa, é possível organizar o trabalho a ser realizado.
Porém, antes de falar sobre o uso de um programa de gestão de projetos na agência, convém ter clareza sobre o que é o monitoramento e quais são os principais pontos a serem observados. Esclareceremos tudo isso nos tópicos a seguir!
O que é o monitoramento e controle de projetos?
O monitoramento e controle de projetos é uma atividade na qual o gestor de uma empresa acompanha todas as etapas das tarefas que devem ser realizadas pelas equipes. Trata-se de algo fundamental para identificar gargalos, cumprir metas e prazos e garantir entregas de qualidade para os clientes.
Em agências de comunicação, é comum que os colaboradores tenham funções específicas e que formem uma verdadeira equipe, trabalhando por um resultado que seja importante coletivamente. Assim sendo, se fizermos um comparativo com um time de futebol, um funcionário seria o goleiro, outro, o artilheiro, um terceiro, o zagueiro etc.
O gestor da agência, nessa analogia, seria o técnico. Por isso, ele precisa de uma visão ampla de tudo o que acontece em campo a fim de orientar o time, sugerir correções, dar palavras de apoio, entre outras ações.
Porém, ao contrário do que acontece com o técnico em uma partida de futebol, o líder de uma agência não tem uma visão completa do campo de trabalho do seu time, visto que não consegue acompanhar em tempo real todas as atividades realizadas. É por isso que contar com ferramentas tecnológicas para ajudar no desenvolvimento dessa atividade é essencial.
Quais são os principais pontos para ter o controle na gestão de projetos?
Ao utilizar técnicas como a PMOK, é essencial que o gestor se atente a alguns pontos estruturais. A seguir, apresentaremos os principais entre eles.
Prazo
Para ter um controle na gestão de projetos, o líder da agência precisa ter conhecimento sobre os prazos das atividades. Isso é fundamental para que não ocorram atrasos nas entregas das demandas.
Vale ressaltar que os atrasos podem ser muito prejudiciais em agências de publicidade, principalmente quando nos referimos a campanhas de datas comemorativas. Será inútil para o cliente fazer uma publicação em homenagem às mães em suas redes sociais depois que o Dia das Mães já tiver passado, por exemplo.
Qualidade
A qualidade das tarefas também deve ser acompanhada de perto a fim de evitar prejuízos aos clientes. Afinal, de nada adianta um redator cumprir os seus prazos e ter um texto repleto de redundâncias e falhas gramaticais.
Custos
Também é imprescindível acompanhar os custos de cada atividade realizada. O cálculo inclui a identificação do tempo que os colaboradores levam para executar as tarefas, bem como os recursos utilizados.
Quais são os 3 melhores tipos de sistema de controle de atividades?
Com o uso de um sistema de controle de atividades, fica mais fácil otimizar a gestão de projetos na agência. Listamos alguns dos principais programas a seguir.
1. Asana
Trata-se de uma plataforma utilizada para o gerenciamento de equipes online. É uma tecnologia bastante interessante para manter uma boa comunicação entre os membros e as tarefas organizadas.
Além da criação de tarefas e workflows colaborativos, a ferramenta também conta com um chat. Esse recurso é gratuito e está disponível para acesso na web e também como aplicativo para iOS e Android.
2. Basecamp
As agências que precisam organizar fluxos de trabalho feitos à distância, como nos casos home office ou freelancers, podem apostar no uso do Basecamp. A ferramenta é gratuita por 30 dias e conta com chat, calendário, organizador de demandas e outros recursos.
3 . Scopi
O Scopi é um programa muito interessante para que seja organizado o planejamento estratégico. Com ele, fica mais fácil realizar práticas como a análise SWOT, identificando as ameaças e oportunidades do mercado, bem como as forças e as fraquezas da empresa. Tudo isso por meio de métricas que vão sendo criadas conforme as atividades são realizadas.
4. iClips
A solução mais completa em sistema de controle de atividades para agências é o iClips, que já está no mercado há mais de 15 anos, o que faz com que seus desenvolvedores conheçam a fundo as necessidades da área da comunicação e publicidade.
Ao contrário das outras soluções apresentadas, que são generalistas e servem para qualquer tipo de negócio, o iClips é voltado exclusivamente para agências de comunicação. Isso quer dizer que é pensado para suprir as necessidades desse tipo de negócio, o que é feito com base em muito estudo e observação do mercado.
Com ele, o gestor tem uma carteira de clientes organizada e acompanha a rentabilidade de cada uma delas por meio de relatórios completos, os quais podem ser gerados a qualquer momento.
Também há a possibilidade de acompanhar o tempo executado para cada tarefa realizada e utilizar um sistema de distribuição de atividades a fim de que elas sigam o fluxo de produção necessário. Tudo isso de forma prática e rápida, sem a necessidade de atividades burocráticas que demandam muito tempo, como enviar e-mails e agendar reuniões para repassar informações.
Agora você já conhece alguns dos principais tipos de sistemas de controle de atividades. É claro que contar com a opção que é pensada exclusivamente para agências é mais interessante para você, não é mesmo?
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