Organizar os Jobs, controlar o tempo gasto neles, melhorar os resultados e ter base para análises estratégicas são objetivos de toda gestão. No caso das agências de publicidade, que vendem horas de trabalho, essa necessidade é ainda mais urgente, pois um processo operacional demorado e confuso impacta diretamente na sua produtividade e, consequentemente, no seu lucro. Por isso, um sistema de gestão integrada para agências é tão importante.
Neste post abordaremos as características de um sistema de gestão integrada e quais seus principais benefícios para a organização da empresa e para a aproximação dos setores da agência.
O que é um sistema de gestão integrada?
Um sistema de gestão integrada incorpora todos os sistemas e processos de uma empresa em uma só estrutura, possibilitando a organização a trabalhar como uma unidade com objetivos unificados.
Esse tipo de plataforma completa combina todos os componentes do negócio em um único sistema para facilitar a gestão e as operações cotidianas. Esses sistemas não são coisas separadas que são reunidas posteriormente, mas sim integrados a partir de conexões, para que processos sejam gerenciados com perfeição e executados sem duplicação ou refação.
Por exemplo, os processos necessários no controle de documentos e cadastros, auditorias internas, tráfego, relatórios financeiros, gestão de tarefas etc podem ser compartilhados no sistema de gestão integrada para que todos os requisitos sejam alcançados sem esforços desnecessários.
Planejar e utilizar um sistema de gestão integrada deve incluir a identificação de riscos e oportunidades que podem afetar a agência, incluindo os riscos de negócios e qualidade. Algumas áreas podem se integrar mais facilmente que outras, por isso, um processo de onboarding é sempre bem-vindo para colocar todo mundo na mesma página.
Confira os 8 benefícios de um sistema de gestão integrada
Uma implementação efetiva de um sistema de gestão integrada na estratégia e direção da empresa permite ao gestor ter uma liderança e comprometimento eficazes, ao mesmo tempo em que reduz esforços duplicados, permitindo uma melhor gestão de tempo.
Isso permite cortar gastos a partir do uso efetivo de recursos em todos os níveis e funções da empresa. Um sistema de gestão integrada permite às organizações compreender totalmente o contexto do seu negócio, as obrigações dos colaboradores e os requisitos de cada setor específico, focando nos riscos e oportunidades.
Abaixo separamos oito benefícios de usar um sistema de gestão integrada na sua agência de comunicação!
Automação do tráfego e implementação do timesheet
Deadline curto é um dos cenários mais comuns nas agências. Muitas solicitações chegam de última hora, demandas de alterações também são recorrentes e, se não houver uma gestão de tráfego eficaz, atrasos podem se repetir com frequência.
Num fluxo integrado dentro de um sistema de gestão integrada para agências você pode gerenciar diferentes status para a mesma peça, ou seja, controlar de perto prazos para cada etapa do processo criativo (revisão, arte final, alterações, etc).
Também é possível ter uma visão mais abrangente sobre os períodos livres no tráfego de cada colaborador, sem ter que dedicar tempo na gestão de planilhas em Excel e nem ter que imprimir pautas diariamente.
Organiza e arquiva os documentos usados na contratação de terceiros, e todo o histórico de negociação entre cliente X agência
Imagine ter que documentar em pastas todos os arquivos relacionados aos Jobs. Ter que lembrar de salvar tudo e contar com a sorte de não ter nenhum problema técnico que te faça perder os dados. O tempo gasto nisso pode ser aplicado em atividades mais importantes, não é mesmo?
Por isso, um software de gestão ERP, já permite a elaboração e o arquivamento dos documentos necessários para fechar negócios (orçamentos, propostas comerciais, ordens de serviço, etc).
Além disso, as movimentações sistêmicas também geram históricos automáticos, indicando o responsável pela ação e o detalhamento completo dela – o que facilita consideravelmente a prestação de contas ao cliente. (Veja também, benefícios de um software de gestão para agências).
Promove uma eficiente comunicação entre os departamentos, facilitando o trabalho dos gestores.
Falhas na comunicação diária entre os funcionários, dificilmente acontecem em uma gestão integrada. Isto porque softwares com esse perfil promovem alertas automáticos sempre que um departamento precisa se comunicar com outro.
Por exemplo, se o tráfego da agência colocar uma peça nova em pauta, o criativo responsável será avisado. Quando esse criativo concluir a tarefa, o tráfego é informado de que a peça está pronta, e assim acontece nos outros departamentos.
Gestores e líderes de cada setor sabem que o fluxo acontecerá automaticamente e, ao invés de dedicar tempo nesses controles, eles podem se envolver em processos mais estratégicos.
Permite o cruzamento entre os resultados operacionais e financeiro, agilizando a tomada de decisão.
Como saber a margem de lucro obtida em cada Job? O cliente que mais traz receitas é também o mais lucrativo? Minha agência está crescendo? Em que proporção?
Bom, perguntas como essas só podem ser respondidas com o cruzamento de dados. Se você precisar fazer isso em planilhas, ou recrutar informações de diversos softwares, vai gastar tempo e as informações obtidas estarão passíveis de erros. Nesse aspecto não há como fugir, sistematizar e integrar os dados é a única forma de garantir eficácia e rapidez na geração de resultados.
A integração permite métricas automáticas como, cruzar o tempo registrado em timesheet com o valor/hora do funcionário, para apresentar o custo de cada tarefa. Também é possível comparar o volume de receitas gerados por cada conta, para que você tenha um ranking dos melhores/piores clientes.
Outro ponto importante é o comparativo de resultados, que compila os dados mês a mês, dando uma visão ampla sobre os resultados do trimestre e sobre a margem de crescimento da empresa. Quando você consegue essas informações sem ter que se preocupar com a matemática que existe por trás, você ganha tempo e agrega organização aos processos recorrentes que envolvem uma gestão estratégica eficaz.
Geração automática de documentos financeiros, como boletos e nota fiscal, economizando seu tempo nas tarefas recorrentes.
Aí, você faz o controle total das projeções de entradas e saídas, mas na hora de gerar boletos e notas, precisa usar outras plataformas. Ou pior, precisa ficar dependente de sistemas bancários complicados ou ficar horas no site da prefeitura tentando entender todas as nomenclaturas e alíquotas.
Quem não domina essa área pode passar por dificuldades que atrasam o trabalho. É um desgaste desnecessário se você levar em conta que o mercado já oferece recursos sistêmicos acessíveis para isso. Ou seja, se você utiliza um software de gestão com o financeiro integrado, basta fazer uma projeção de receita/despesa e a partir dela gerar seus boletos e notas.
Sistemas com essa característica conversam com os principais bancos do país e facilitam, inclusive, a conciliação desses boletos.
Já a nota fiscal demanda um pouco mais de cuidado. Cada prefeitura trata a emissão do documento de uma forma diferente. Então, atente-se para os gerenciadores (softwares) que estejam abertos ao desenvolvimento técnico dessa integração.
Reduz burocracias
Bem frequentemente, quando múltiplos padrões de gerenciamento são implementados, mas não integrados, dilemas podem surgir pela inabilidade de agilizar a tomada de decisões por conta de todas as camadas hierárquicas.
Quando os sistemas de gestão são integrados, sua empresa pode optar por uma abordagem sistêmica, pois os processos podem melhor acomodar mudanças. E quando mudanças e decisões são facilmente tomadas, isso reduz a burocracia.
Para uma abordagem efetiva, estabelecer responsáveis pelos processos entre times multifuncionais pode ser extremamente benéfico. Esses times tomam responsabilidade para quebrar barreiras da tomada de decisão e no desenvolvimento.
Reduz os custos
Sistemas de gestão integrada permitem sua organização a conduzir avaliações e métricas integradas, assim como otimizar processos e recursos. Isso ajuda a reduzir o tempo gasto para terminar tarefas e jobs, aumenta a produtividade e, com isso, ajuda a reduzir custos operacionais.
Facilita a tomada de decisão
Eliminar redundância e criar consistência dentro da agência permite uma visão mais completa e holística das necessidades funcionais e da performance dos funcionários. Essa abordagem integrada também permite analisar barreiras funcionais e de departamentos, melhorando a comunicação e a tomada de decisões.
Bom, diante de tudo isso você ainda pode se perguntar: mas não posso ter toda essa integração usando minhas planilhas?
Até pode, mas me diga uma coisa… Como você imagina sua agência daqui a 5 ou 10 anos?
Você acha que planilhas comportam o volume de movimentações de grandes empresas?
Que tal usar um software de gestão integrada de verdade? Faça uma demonstração gratuita e sinta como é ter controle total de toda a sua agência!
