No dia a dia dos gestores de empresas, compreender as ações com maiores resultados, ter as informações de quais clientes conquistam uma boa rentabilidade, relacionar o custo das horas de trabalho de cada criativo empregada em cada job para a precificação, entre outras funções pertinentes, como analisar o fluxo de caixa, é uma necessidade.
No entanto, hoje, de forma geral, os gestores trabalham com o Pacote Office para organizar esses dados e tomar decisões pautadas em informações sobre o negócio.
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O que é um Sistema de Gestão?
Tencionando otimizar o tempo dos gestores, foram criados programas integrados que geram relatórios, cruzam dados, impulsionam a segurança das informações captadas e disponibilizam tempo dos tomadores de decisões para a real tomada de decisão, ao invés de focar em atividades operacionais, como o preenchimento de planilha ou as difíceis análises de dados contidos em documentos que não se cruzam.
Esses programas são os sistemas de gestão integrada, também conhecidos como SGI. No caso dos softwares de gestão focados em agências de propagandas, esses programas disponibilizam, no geral, a ferramenta Timesheet, no qual é possível contabilizar as horas trabalhadas de cada colaborador e o valor destas; relatórios financeiros, os quais, por sua vez, relacionam o valor total das horas consumidas dos colaboradores empregadas em cada job.
Além disso, a margem de lucro que este gera produz um tráfego otimizado, o qual melhora o fluxo de informação entre outras funcionalidades que se cruzam simultaneamente.
Para que serve um Sistema Integrado?
Para a implantação do software no modelo de gestão da empresa, o primeiro passo é a diretoria compreender as vantagens as quais o sistema impulsionará na agência. Os gestores destas devem assimilar que a melhoria dos processos internos é uma vantagem competitiva no mundo do negócios.
Afinal, existem muitos clientes com uma alta demanda insatisfeitos com suas agências que não conseguem entregar seus jobs dentro do prazo. Além do aumento da produtividade e da entrega dos jobs obedecendo seus deadline, esses sistemas oferecem vários benefícios. Alguns deles são:
- Aumento da qualidade e produtividade de todos os setores
- Relatórios para tomadas de decisões automáticos e com dados precisos
- Alinhamento das metas e objetivos da empresa
- Otimização do tempo e, por conseguinte, de custos nos procedimentos internos
- Alinhamento e organização dos processos internos
- Fortalecimento da imagem da marca e oferta de um diferencial ao mercado
- Otimização do relacionamento entre departamentos
- Melhoria do fluxo de todas as informações entre colaboradores e setores como um todo
- Redução de riscos, principalmente no controle financeiro e no desalinhamento entre equipe
- Segurança na redução de custos
