Em um mercado cada vez mais competitivo, composto de consumidores exigentes e bem informados, as agências de publicidade têm buscado cada vez mais recursos para tornar a rotina de trabalho mais produtiva e entregar valor aos seus clientes.
Na busca por ferramentas que atendam às suas necessidades, muitas agências optam por alternativas mais baratas ou gratuitas, mas que acabam não respondendo a tais necessidades de forma satisfatória.
Um exemplo são os gerenciadores de tarefas, ferramentas que têm como objetivo listar as atividades a serem executadas. Priorizar as tarefas mais importantes é, de fato, um desafio para agências que acumulam inúmeras atividades, mas será que é suficiente? Bem, é disso que o nosso artigo trata hoje!
O que um sistema de gestão Integrado tem a mais que um Gerenciador de Tarefas?
A experiência de nossa equipe ao lidar com agências de diversos portes é quase sempre a mesma, gestores com dificuldades em gerenciar seu próprio negócio. Certamente não por falta de qualificação, mas sim por uma simples questão: a de não contar com um sistema que integre todos os setores.
A seguir, você entende o porquê é tão importante adotar uma ferramenta que de fato atenda aos anseios de uma agência de publicidade.
Ferramentas que impulsionam e otimizam a comunicação entre a equipe
Você sabe os motivos pelos quais um job é entregue com atrasos para o cliente? Muitos podem afirmar que a culpa é do colaborador que não se empenhou o suficiente para terminar a tarefa, mas a verdade é que a falta de uma comunicação alinhada entre os departamentos é a verdadeira vilã dessa história.
Por exemplo, se o atendimento não envia o briefing com antecedência para a criação, a primeira consequência é o atraso de todo o trabalho. Para evitar que esquecimentos como este acabem por gerar clientes insatisfeitos, um software otimizado resolveria o problema com uma simples automatização de distribuição, já que as informações estarão prontamente disponíveis para que o profissional se baseie na hora de começar a criar o job. Se você quiser ver essa questão na prática, solicite uma senha gratuita do sistema de gestão integrada e confira a diferença.
Recursos de BI que facilitam a tomada de decisões
Em nossos artigos produzidos para o blog, sempre batemos na tecla de que uma gestão eficaz é a principal razão para que as agências consigam gerar resultados satisfatórios, tanto para si própria, quanto para o cliente. Mas, com o grande volume de informações que circulam diariamente pela agência, é comum que o foco seja direcionado para questões não tão decisivas para o seu sucesso.
Desta forma, o acúmulo de dados brutos deve ser transformado em informações relevantes, que vão direcionar o gestor para a tomada de decisões importantes para a agência. Nesse sentido, empregar um sistema de Business Intelligence pode ser a solução que falta para a obtenção de dados mais precisos e organizados.
Esse sistema foi criado para unir, processar e extrair conteúdos úteis, a fim de coletar, organizar e analisar essas informações, de modo que o gestor possa utilizá-las para tomar decisões. Na prática, a agência poderá utilizar tais informações para entender o perfil de seus clientes, prever tendências do setor e até utilizá-los para automatizar suas atividades.
Facilidade na gestão financeira
Lidar com a gestão financeira em uma agência criativa ainda é um assunto um tanto quanto complicado para o publicitário que \”caiu\” no mundo da gestão. Não há outra saída, é preciso se especializar a partir de cursos específicos sobre o assunto e entender conceitos básicos utilizados no setor financeiro.
Mas, será que só a capacitação é capaz de garantir que o setor financeiro funcione de forma adequada? Será que o profissional conseguirá entender quando um job não se paga? Ou controlar o fluxo de caixa da agência? Pode ser que sim, nesse sentido, é comum que agências busquem gerenciadores de tarefas especializados no setor financeiro.
Para muitas empresas, pode sim fazer sentido lançar mão de uma ferramenta do tipo, mas, em agências de publicidade, todos os processos precisam estar integrados, o que um gerenciador de tarefas não é capaz de cumprir.
Claro que depender do trabalho \”braçal\” também não é a melhor forma de gerenciar o setor financeiro. Desta forma, um software integrado proporciona a visão detalhada sobre os valores a receber dos fornecedores e que integre com os lançamentos realizados pelo departamento financeiro.
Mais uma vez, os relatórios se mostram eficientes aliados para visualizar, por exemplo, clientes inadimplentes, e o que eles representam para o faturamento da sua agência.
Então, por que um gerenciador de tarefas não é tão eficaz assim?
Nos próximos tópicos explicamos os motivos de um Gerenciador de tarefas não ser a opção ideal para grandes agências. Lembre-se, ele pode sim ser utilizado, mas sozinho não conseguirá cercear sua agência em todos os processos e demandas.
Gerenciador de tarefas não é um sistema de gestão
O fluxo de trabalho representa a automação de processos em determinada empresa. No caso de uma agência, ele é intenso. Atendimento, criação, negociação com novos clientes, tudo isso acontece simultaneamente.
Ao optarem por um gerenciador de tarefas, agências de publicidade acabam utilizando a ferramenta como um recurso que vai além de suas funcionalidades. Isso porque, a ferramenta cumpre bem o seu papel ao listar as tarefas que precisam ser desenvolvidas pelo profissional, mas não foi desenhada para atender a um fluxo de trabalho grande.
Para que os processos sejam realmente otimizados no ponto de vista macroambiental é preciso conectar todos os departamentos em cada um dos processos, e claro, garantir uma comunicação eficiente entre eles.
A integração entre os setores é impossível de se manter com um gerenciador de tarefas
Este tópico complementa muito bem o anterior, já que o fluxo de trabalho envolve também a integração de todos os setores. Aqui, a integração não só diz respeito a comunicação da equipe, mas também à sua organização e produtividade.
Mais uma vez, fica claro que, ao optar por um gerenciador de tarefas, a integração entre os departamentos não ocorrerá de forma eficiente, o que pode transformar a agência em um verdadeiro caos.
Mas por que é tão importante que todos os departamentos se integrem?
Um exemplo fácil de compreender são os setores de atendimento e o tráfego, uma vez que a comunicação eficaz entre as duas áreas proporciona uma base melhor na hora de determinar as datas de entrega de cada job.
Uma integração eficiente também promove um alinhamento entre os setores de Produção e Mídia, que proporciona ao produtor gráfico/eventos um entendimento de quando e como contratar o fornecedor orçado, já que a aprovação dos valores feita pelo atendimento, cria uma notificação ao responsável pela contratação.
Com o profissional de mídia não é diferente, quando ocorre a aprovação da campanha pelo cliente o mesmo poderá fazer a reserva dos veículos.
Informações podem se perder
E se não promover a integração de uma agência pode acarretar em consequências negativas para a empresa, o desvio ou a perda de informações também são fatorem que merecem atenção. Documentar todo o processo que se desenrola agências criativas é fundamental para que informações relevantes para não se percam em meio a tanto “vai e vem”.
Nesse sentido, se o objetivo da agência é ter consigo informações e processos arquivados, uma ferramenta do tipo pode não ser a melhor opção. Por exemplo, quando um novo colaborador é contratado e o funcionário anterior leva informações e processos importantes para o bom funcionamento do setor, o documento precisa ser refeito para que as tarefas sejam desempenhadas normalmente.
Dá para se ter uma ideia do tempo que levaria este processo, não é? Portanto, é preciso estabelecer quais os objetivos a agência quer atingir, e acredite, cada um dos tópicos citados aqui contribui muito para o sucesso da agência.
A melhor decisão é a que vai fazer sua agência crescer!
Depois de todos os motivos citados, você deve ter percebido o quanto um sistema integrado faz diferença na gestão de sua agência, certo? E se o seu principal objetivo é fazer sua agência crescer, ser mais produtiva e, claro, mais lucrativa que tal experimentar um novo método de gerenciá-la? Clique no botão a seguir, veja as oportunidades em termos de sistema de gestão e use o iClips!
