Gerenciar uma agência de comunicação não é uma tarefa simples. São várias as demandas que podem necessitar da atenção do gestor, como a delegação dos jobs, o nível de produtividade dos seus colaboradores, a entrega de resultado aos clientes, a vida financeira da empresa, entre muitas outras questões. Assim sendo, ter um bom software de gestão pode ajudar!
Ter controle sobre todas essas variáveis de forma manual pode ser algo extremamente complicado, principalmente com as nossas rotinas cada vez mais corridas. A tecnologia pode ser uma parceira importante, ajudando você a entender melhor o seu negócio, automatizar tarefas e ainda garantir um controle mais preciso sobre todos os pontos essenciais da sua empresa.
Quer saber mais sobre esse assunto e descobrir de que forma um software de gestão pode ser o aliado que faltava para a sua agência? Então, continue a leitura e esclareça essa e outras dúvidas sobre o assunto.
O que faz um software de gestão?
Um software de gestão permite integrar todos os departamentos da sua empresa, facilitando e automatizando as suas tarefas e processos diários, oferecendo maior controle sobre as atividades dos seus colaboradores e garantindo ao gestor uma visão ampla do seu negócio, indo muito além do que apenas o controle financeiro.
Como cada tipo de empresa pode ter suas demandas específicas, contar com um sistema especializado no seu segmento, no caso de agências de publicidade e de comunicação, é o mais indicado. Isto garante que o software realmente será capaz de resolver os seus principais problemas.
Alguns benefícios que uma boa ferramenta de gestão pode trazer são:
- melhoria nos índices de satisfação interna;
- melhora na qualidade dos jobs entregues aos clientes;
- maior produtividade e redução do retrabalho;
- melhora no uso dos recursos da empresa;
- mais controle financeiro;
- redução das perdas de tempo e de recursos em atividades ou processos que não trazem retorno;
- maior eficiência empresarial.
Com os softwares que rodam online, você ainda poderá ter acesso aos dados do seu negócio de qualquer computador, tablet ou smartphone, garantindo informações precisas em qualquer situação, sem correr o risco, por exemplo, de perder dados essenciais por problemas em alguma das suas máquinas.
Se você gosta de dicas para melhorar a gestão na sua agência, aqui vai uma: você precisa de um bom software!
Quais são os diferentes tipos de softwares de gestão?
É interessante destacar que existem diversos tipos, que podem ajudar o gestor de uma agência de comunicação de diferentes maneiras. Veja, a seguir, os principais deles!
Software de gestão financeira e contábil
Os softwares de gestão financeira e contábil servem para que as empresas possam administrar melhor o seu fluxo de caixa, os pagamentos recebidos e realizados, a emissão de notas fiscais eletrônicas etc. Eles facilitam muito para que essas atividades, que podem ser extremamente burocráticas, sejam realizadas mais rapidamente.
Além disso, quando falamos em finanças, estamos nos referindo a uma área em que qualquer tipo de erro precisa ser evitado. Se for um pagamento for realizado de forma incorreta, por exemplo, a empresa pode ter prejuízos.
Com os softwares, a precisão dos cálculos é muito maior do que quando eles são realizados manualmente.
Software de vendas
Os softwares de vendas servem para controlar atividades dos vendedores, como clientes que foram visitados, produtos ou serviços que foram vendidos etc. Assim, esses profissionais podem organizar as suas rotinas mais facilmente e ter tudo documentado.
No caso de agências que trabalham com vendedores externos, que visitam empresas para oferecer serviços, esse tipo de software pode ser um investimento interessante.
Softwares de relacionamento
Também conhecidos pela sigla CRM (Customer Relationship Management), os CRMs são programas que permitem às empresas fazer o acompanhamento do status e das interações com os compradores.
Eles também são úteis em estratégias de inbound marketing, como o fluxo de nutrição de e-mails. De tal maneira, fica mais fácil ter tudo organizado e disparar as mensagens no tempo certo.
Alguns CRMs também organizam em uma mesma plataformas diversos canais de atendimento, como o WhatsApp, o Facebook Messenger, o chat do site, entre outros. Assim, fica mais fácil de o responsável por responder as mensagens ter um bom controle, uma vez que tudo será centralizado.
Software de organização de demandas
Este software serve para criar fluxogramas de trabalho, que podem ser acompanhados pelo gestor, para que ele saiba como estão os processos. Esses programas são muito interessantes para as empresas que têm diferentes setores ou profissionais trabalhando em um mesmo projeto, como é o caso das agências de comunicação.
Imagine, por exemplo, que um cliente da sua agência solicitou a criação de um site. Para fazer esse projeto, é preciso envolver pelo menos quatro profissionais: o redator, o designer, o programador e o responsável pelo atendimento.
Vamos supor que as etapas do projeto e os respectivos profissionais que precisam realizá-las é a seguinte:
- criação do wireframe – designer;
- aprovação do wireframe com o cliente – atendimento;
- criação dos textos para todas as páginas do site – redator;
- aprovação dos textos com o cliente – atendimento;
- elaboração do layout com base no wireframe – designer;
- aprovação do layout com o cliente – atendimento;
- programação do site – programador;
- aprovação final com o cliente – atendimento;
- colocação do site no ar – programador.
Tendo esse cronograma de atividades, é possível colocar todas elas no sistema de gestão de demandas, de modo que, conforme uma etapa é cumprida, ela é enviada para o próximo profissional da “linha de produção”.
Somado a isso, podem ser definidos prazos para que cada uma dessas etapas sejam cumpridas. Assim, as demandas não atrasam, não prejudicando o cliente e evitando erros de gestão em agências que são comuns.
Esse tipo de programa também facilita que as informações sejam mensuradas, de modo que você possa utilizá-las ao adotar o data driven business na agência, ou outras atividades relacionadas.
O que um bom software de gestão precisa ter?
Em suma, um bom software de gestão precisa contar com a possibilidade de oferecer uma boa automação de processos.
O objetivo dos sistemas é justamente automatizar atividades, para que os responsáveis pela execução não precisem dedicar tanto tempo a tarefas puramente burocráticas.
O software de gestão precisa permitir que os gestores e seus colaboradores tenham mais foco em atividades estratégicas e menos foco em ações operacionais. Assim, conquistam-se mais resultados positivos como um todo.
Como um software de gestão pode ajudar a minha agência?
Você já viu no tópico anterior algumas das vantagens importantes de um sistema de gestao. Vamos explicar em detalhes alguns dos benefícios que este programa pode trazer para o dia a dia das agências — e como ele pode ser o propulsor do seu crescimento.
Automatização e controle das tarefas
Delegar corretamente os jobs para as suas equipes internas é algo extremamente importante em qualquer agência de comunicação, pois isso garante que o trabalho solicitado pelo cliente seja entregue de acordo com o briefing e dentro do prazo estipulado.
Mas quando a tarefa precisa passar por vários setores, podem começar a surgir problemas, como perda de prazo, lentidão, procedimentos em desacordo com os desejos do cliente, dificuldades de aprovação e, claro, o retrabalho.
Se você não tem controle sobre as suas tarefas e tudo é feito manualmente, o tempo perdido em cada uma das etapas e as dificuldades de comunicação pode tornar o resultado final pouco interessante para o cliente e fazer você perder tempo e dinheiro realocando seus times para refazerem o que foi pedido.
Um software que trabalhe com timesheet facilita na hora de distribuir e acompanhar os jobs, permitindo que você saiba em qual fase está cada tarefa, quem é o responsável pelas ações ações e o nível de produtividade dos seus funcionários.
Bussiness Intelligence
Como você toma as suas decisões gerenciais? Geralmente para que elas façam sentido e realmente tragam impactos positivos ao seu negócio, é importante que sejam baseadas em dados e estatísticas sobre a sua agência. Porém, ter acesso a esses itens sem contar com uma boa ferramenta de gestão pode ser complicado.
O Bussiness Intelligence permite o cruzamento de dados operacionais, comerciais e financeiros, oferecendo um controle mais detalhado e um embasamento muito maior para a sua tomada de decisões.
Por exemplo, você conseguirá saber com precisão quem são os clientes mais rentáveis para a sua agência, o tempo operacional que cada cliente demanda dos seus times, o nível de dependência que a agência possui de determinada conta, entre outros dados.
Tudo isso garante que você tome decisões mais corretas e até anteveja cenários, otimizando a sua gestão e favorecendo a integração com uma análise de dados mais abrangente e real.
Integração entre os departamentos
Uma agência de publicidade tem o seu principal ativo nas horas de trabalho das suas equipes e por isso controlá-las de forma eficiente é tão importante. Uma empresa com processos truncados ou com departamentos que não conseguem se comunicar de maneira eficiente poderá ter problemas como baixa produtividade, margem de lucro reduzida ou até mesmo alto índice de retrabalho.
Esse tipo de sistema também pode lhe ajudar neste sentido, integrando e automatizando as operações e colocando os departamentos em contato de maneira automática.
Assim, quando um novo job for distribuído, as informações sobre cada etapa já estarão disponíveis no software, bem como a indicação do que cada profissional realizou, com alertas automáticos sempre que um departamento precisar se comunicar com o outro.
Você poderá acessar todas as alterações feitas pelas suas equipes, as indicações ou recomendações do cliente, o status de cada tarefa e muito mais gerenciando de forma mais eficaz o tempo gasto pelos seus funcionários em cada uma das contas que você administra e ainda garantindo que todas as tarefas sejam entregues no prazo.
Centralização de documentos referentes aos clientes
O número de arquivos e informações sobre cada cliente da agência pode ser imenso e centralizar tudo isso em pastas dentro de um servidor nem sempre é algo seguro. Além dos problemas que podem acontecer com as máquinas, ainda existe a possibilidade de não encontrar aquela informação que você mais precisa, gastando tempo e reduzindo a sua produtividade.
Com uma ferramenta específica para agências, é possível elaborar e arquivar os documentos necessários para cada negócio ou cliente, além de ter acesso a históricos automáticos que indicam o responsável por ação e o detalhamento dela, facilitando a prestação de contas aos clientes.
Os softwares que funcionam em nuvem ainda contam com muito mais segurança, porque os seus dados não ficam salvos nas suas máquinas, impedindo que erros e problemas nelas acabem destruindo informação relevante dos seus clientes e dificultando o seu trabalho.
Além de todas estas vantagens, a ferramenta ainda conta com módulos específicos sobre a área financeira, favorecendo o seu controle do fluxo de caixa, dos investimentos, das contas a receber e muito mais, permitindo que você consiga planejar e projetar o seu calendário financeiro de forma mais precisa.
Como escolher um bom software de gestão para minha agência?
Agora que você já conhece mais sobre softwares de gestão, deve estar se perguntando sobre como escolher uma boa opção de programa para a sua agência, não é mesmo? Na sequência, vamos apresentar algumas dicas que ajudam na hora da escolha.
Busque opiniões com outros usuários do programa
Ao pesquisar por um software de gestão para a agência, busque informações com pessoas que já são usuárias. Podem ser colaboradores que já trabalharam em outras empresas e que utilizavam tal programa, por exemplo.
Também podem ser feitas pesquisas em sites com depoimentos de clientes, como o Reclame Aqui, e análise de mensagens deixadas nas redes sociais da empresa desenvolvedora.
Observe a usabilidade
Para que a implementação de um software de gestão tenha êxito na sua agência, é preciso que ele tenha uma boa usabilidade. Caso isso não aconteça, os seus funcionários terão dificuldades em manusear o programa e acabarão deixando o uso de lado, voltando a desenvolver as atividades da forma como era antes.
Se a ideia do software é justamente automatizar as tarefas, é muito importante garantir que ele tenha uma boa usabilidade. Apenas assim o hábito de utilizá-lo será inserido no dia a dia de todos os colaboradores, evitando que esse se torne um problema, em vez de uma solução.
Verifique o suporte
Também é muito importante que você se informe sobre como é o suporte técnico oferecido pelo programa. Veja quais são os canais de atendimento que eles oferecem, como via telefone ou chat online.
Assim, se porventura você precisar solicitar alguma migração de plano, esclarecer alguma dúvida etc., poderá ter a certeza de que contará com bons profissionais para atendê-lo. No entanto, se o suporte não for bom, isso não acontecerá e você poderá ficar empenhado.
Todos os atrativos apresentados no decorrer deste conteúdo ajudam o gestor a entregar mais resultado aos clientes, aumentar a produtividade dos seus times e reduzir o desperdício de recursos, de tempo e dinheiro dentro dos seus processos internos, com mais controle sobre cada atividade.
Depois de ler este conteúdo, ficou mais clara a importância de ter um software de gestão? Aproveite e veja também como um sistema de gestão integrado pode fazer ainda mais pela sua agência!
