A rotina das empresas mudou bastante com a inserção das novas tecnologias. O software de gestão, por exemplo, veio para otimizar e tornar o trabalho nas agências mais eficaz. Mas não foram apenas esses dois aspectos atingidos, uma série de outros benefícios também vieram para ajudar no crescimento do negócio como um todo.
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Como um software de gestão pode ajudar sua agência a crescer?
Pensando em esclarecer melhor esses pontos, fizemos este artigo com um panorama sobre as principais funções de um software de gestão e como elas contribuem para o desenvolvimento da agência de publicidade. Continue a leitura e confira!
Promover mudanças
A publicidade é um ramo que passa por constantes mudanças. Isso pode ser dito tanto sobre os canais utilizados para divulgar as propagandas quanto sobre os conteúdos e a linguagem aplicados a elas. No entanto, as transformações não atingem somente o fator criativo de uma agência, elas também exigem uma postura inovativa na gestão.
Ou seja, quando alguma novidade surgir no mercado, será mais fácil implementá-la na agência, visto que os colaboradores terão um controle maior sobre quais aspectos deverão ser mudados. Além disso, o programa permite acompanhar a evolução dos projetos, as alterações e outros dados importantes, como mostraremos melhor a seguir.
Padronizar e otimizar processos
Um dos maiores problemas nas agências que não utilizam um sistema de gestão é a falta de padronização dos processos. Por mais que a publicidade seja um ramo em que a criatividade deve ser proeminente, alguns aspectos precisam ser padronizados, até mesmo para que a empresa tenha mais credibilidade no mercado.
É o caso, por exemplo, da confecção de briefings e contratos. Por mais diferentes que eles sejam, precisam seguir o mesmo molde de qualidade, resguardar cláusulas importantes para a agência e os clientes, entre outros.
Consequentemente, isso resultará na otimização de todo o trabalho da equipe, porque os envolvidos terão mais tempo para focar no que de fato é mais importante para a agência: o atendimento e a criação de soluções criativas para os clientes.
Controlar e organizar tarefas
O controle e a organização de tarefas são outras vantagens oferecidos por um software de gestão. Imagine ter um projeto em andamento e realizá-lo sem nenhum controle de datas, etapas, orçamento etc. Impensável, não é?
Por meio dessa ferramenta é possível seguir o passo a passo, sabendo exatamente em que fase o projeto está e quais são as tarefas que faltam ser cumpridas. Além disso, com o software você pode controlar as permissões e as funções de cada integrante do job. Isso evita, por exemplo, que haja interferências no trabalho do outro, sem o conhecimento deste, mas, ao mesmo tempo, integra melhor a equipe.
Melhorar os processos decisórios
O processo de tomada de decisões precisa ser embasado em dados concretos e análises minuciosas por parte dos gestores. Só assim será possível decidir pelo melhor caminho a seguir e, de fato, trazer um crescimento sustentável para o negócio.
Com mais informações, protocolos padronizados e setores trabalhando de maneira integrada, há uma melhora no processo de tomada de decisão. Como o software permite reunir todos os dados na mesma plataforma, ajuda os colaboradores a terem uma visão mais ampliada, um maior controle da qualidade do trabalho e mais tempo para obter insights que farão a agência se destacar entre as demais.
Evitar disparidades de informações
Toda empresa tem uma parte mais burocrática, na qual estão englobados resultados financeiros, contratos jurídicos e trabalhistas, entre outros. Isso faz com que o sistema de gestão seja essencial para que esses dados importantes não sejam manipulados e façam com que a agência arque com prejuízos à sua imagem, além de sofrer com processos judiciais.
O programa identifica as disparidades e os erros que podem estar contidos nos documentos, ajudando os colaboradores a terem menos trabalho na hora de lidar com essas burocracias. Tudo isso colabora para manter a conformidade com a legislação vigente, o que é fundamental, visto que os detalhes são vários.
Reduzir custos
Um dos maiores benefícios da implementação de umas ferramenta de gestão é a redução de custos, pois desperdícios passam a ser evitados. Quando os processos internos são simplificados, a necessidade de mais mão de obra é reduzida. Mas não é só nesse aspecto que o custo pode ser diminuído.
Como os colaboradores não perderão tanto tempo conferindo dados (como mencionamos, eles costumam ser mais fidedignos), há uma diminuição nas horas extras e uma otimização do trabalho. Com isso, falhas são evitadas, o que contribui para o maior sucesso dos processos e a diminuição dos gastos com eles.
Gerir projetos com eficácia
Como já falamos, o gerenciamento de projetos é um dos pontos mais beneficiados pelo software de gestão. No primeiro tópico, explicamos que por meio dessa ferramenta é possível ter um controle sobre datas, entregas, checklist, entre outros.
No entanto, esse \”pacote\” de vantagens vai bem além. A gestão de uma agência por si só é um assunto complexo, que envolve várias pessoas e áreas, como planejamento, estratégia, riscos, custos etc. O software ajuda nesse processo de gerenciamento e na integração de todos os setores para que, de fato, os projetos fluam como determinado pela empresa.
Consequentemente, isso aumenta as chances de sucesso dos jobs, a sua equipe terá mais facilidade em seguir o roteiro com o orçamento dado (o que reflete no processo de prestação de contas), além de trazer uma melhoria no trabalho em grupo.
Enfim, como foi possível ver, o software de gestão para agência é essencial, ainda mais em um mercado competitivo como o atual. Quanto mais eficaz for a atuação da empresa, melhor será o resultado dela no que diz respeito ao crescimento.
Para isso, é imprescindível ver quais são as necessidades do negócio e escolher o software certo. Afinal, cada empresa tem as suas especificidades. Também é bom considerar que o programa precisa ser intuitivo, moderno e de fácil manuseio para que a equipe se desenvolva e não tenha mais um trabalho para estruturar os processos internos.
Agora que você já sabe melhor sobre o software de gestão, decidiu que é disso que o seu negócio precisa? Então, não deixe de entrar em contato conosco e conhecer as soluções que podemos oferecer para a sua agência!
