Você achou o nome desse artigo um tanto familiar? Sim, você com certeza já deve ter ouvido falar nos famosos “13 porquês”. O livro “Thirteen Reasons Why” (no Brasil, “Os Treze Porquês”), escrito pelo autor americano Jay Asher, foi publicado no ano de 2007. Porém, apenas agora, em 2017, foi lançada a série britânica “13 Reasons Why”, baseada no best-seller.
Lançada na Netflix, o seriado conta com (adivinha?!) 13 episódios que narram o suicídio de Hannah Baker, uma garota que gravou fitas explicando os treze motivos de ela ter cometido esse ato. Aproveitando a explosão dessa série pelos ávidos da Netflix, listamos os treze motivos principais para quem ainda tem dúvidas dos benefícios e das facilidades que um software de gestão pode trazer para a sua agência.
Apesar de algumas empresas terem conhecimento de que a automação de processos é capaz de aumentar a produtividade, muitas ainda realizam a sua gestão através de planilhas. Mas já vimos anteriormente que basear uma gestão em planilhas é ineficaz. Pensando que ainda existem gestores que batem nessa tecla, reunimos treze motivos que provam porque sua agência precisa ter um software de gestão, e não de planilhas infinitas.
Por que minha Agência precisa de um software de Gestão?
Está pronto para conhecer os 13 porquês para sua agência adotar um sistema de gestão? Siga com a leitura e confira!
1– Mais Organização no Fluxo de Trabalho
Sabia que existem agências que organizam seu tráfego apenas com a utilização de emails e/ou listas de tarefas impressas? (Sim! Na éra da tecnologia existem agências que imprimem seus tráfegos). Já pensou nesse fluxo de trabalho baseado em e-mails e/ou listas impressas? Como faz quando você quer achar uma determinada tarefa? É possível que você fique perdido em meio a tantos e-mails e papeis que foram lhe distribuídos nos últimos dias.
Sabemos que um e-mail corporativo é bastante movimentado, pois na maioria das empresas, ele é o que move a comunicação interna. Quando a diretoria quer passar uma informação importante aos colaboradores, ela envia um comunicado via e-mail. Imagina só essas informações se misturarem com os e-mails pelos quais lhe são passados os seus jobs!
Cria uma confusão na sua cabeça e, consequentemente, lhe demandar mais tempo para achar uma determinada tarefa. Aqui está o primeiro porquê: com um software, você controla e organiza os jobs da agência em um só lugar de um modo muito mais rápido e certeiro. Sem se perder!
2 – Departamentos mais Integrados Entre Si
Em um software, cada colaborador tem o conhecimento a respeito de todas as atividades que estão sendo desenvolvidas na agência. O designer gráfico consegue ver o que o social media vai escrever, enquanto esse visualiza quais as artes gráficas serão produzidas pelo primeiro, e assim por diante.
O sistema de gestão não é individual, ou seja, o software consegue integrar todos os setores da agência. Com o sistema, os colaboradores têm uma visão geral da empresa, pois tudo fica reunido em um só local. Isso facilita o processo de comunicação entre eles. Quando surge alguma dificuldade, todos estarão à par da atividade e todos podem se ajudar com alguma questão que pode vir a surgir, tornando o ambiente mais colaborativo.
3 – Redução do Retrabalho
Se o tráfego é mais organizado e os setores mais integrados com um software de gerenciamento automatizado, consequentemente as temidas refações das agências diminuem. Os processos que são descritos podem ser visualizados por todos da agencia na plataforma, evitando, assim, mal-entendidos. Aqui, na verdade, a palavra de ordem é a organização.
Por trás de um bom e eficiente trabalho de criação, há um planejamento bem feito e pensado para atender as expectativas que se deseja alcançar. O profissional que distribui as tarefas da agência deve saber exatamente para quem vai destinar um job e qual o momento certo para abrir uma tarefa. Através do software, essa distribuição ocorre de maneira rápida e evita o “vai e vem” de tarefas entre os setores, o que faz as chances de um retrabalho caírem.
4 – Otimização do Trabalho
Você deve estar percebendo que os motivos aqui listados até agora estão formando uma cascata. A organização contribui para a integração de setores, que contribui para a diminuição dos retrabalhos. E com menos refações, obviamente o trabalho na agência é otimizado. Se um trabalho não requer alterações, você consegue concluir mais tarefas em um tempo menor, otimizando o tráfego da agência e permitindo até mesmo que a empresa receba novos jobs e novos clientes. A agência fica preparada para receber sempre novos desafios e concluí-los em um tempo ágil.
5 – Acompanhamento das Horas Gastas pelos Colaboradores em suas Atividades
Uma ferramenta que os softwares de gerenciamento mais atuais dispõem é o Timesheet. Funciona assim: quando um colaborador vai iniciar e concluir certa tarefa, ele sinaliza no sistema. Assim, é possível dimensionar quantas horas aquele funcionário levou para desenvolver aquela tarefa (Faça o download do nosso modelo de planilha de Timesheet gratuitamente).
O Timesheet é fundamental também para a precificação da agência, pois muitas calculam os seus preços de acordo com as horas de seus colaboradores.
6 – Automatização da Gestão Financeira
A gestão financeira feita à mão, ou seja, por meio de cadernos ou planilhas, abre margem para erros. Fora que é trabalhoso montar relatórios para analisar os dados de um determinado período.
Nesse contexto, o software vem para tornar a gestão financeira da sua agência muito mais descomplicada, já que ele automatiza os processos financeiros como, por exemplo, a emissão de relatórios para tomade de decisões, evitando possíveis erros. Além disso, o sistema ajuda no monitoramento dos gastos, sendo possível controlar todos os orçamentos da agência e evitar imprevistos.
7 – Resolução de todas as pendências
A não utilização de softwares de gestão em algumas empresas geram diversas dificuldades, como o não atendimento de solicitações, pendências não resolvidas no prazo, etapas dos processos que não ficam claras e problemas na comunicação entre as áreas da empresa.
Como em um software as tarefas são alocadas em um só local com os seus respectivos prazos, as pendências não são passadas em branco. As tarefas não ficam soltas em um e-mail, ficando para baixo a cada novo e-mail que você recebe, mas sim, são exibidas na plataforma até que você as conclua.
8 – Fácil Visualização de Dados
A concentração das atividades da empresa em um só lugar evita que você se perca diante de todas as tarefas que estão sendo desenvolvidas. Com isso, fica fácil localizar qualquer tarefa que você deseja, pois é garantia de que todas elas vão estar no histórico.
Uma dificuldade das empresas que não possuem um software de gerenciamento é o não estabelecimento de prazos. O software coloca as atividades e os deadlines de cada uma de um modo bem fácil e simples de visualizar, evitando que uma tarefa não seja cumprida no tempo estipulado.
Ademais, lidar com questões de números, contas, controles e cálculos não é tarefa simples para todo mundo. Por isso, o software pode facilitar a visualização desses dados colocando à sua frente gráficos e relatórios com essas informações para facilitar a compreensão. A visão simplificada de todos os dados que um gestor precisa implica em uma tomada de decisão muito mais rápida.
9 – Armazenamento em Nuvem
Os softwares mais atuais já contam com o armazenamento em nuvem, o que permite o seu acesso online por qualquer dispositivo, como desktop, tablete ou smatphones. Desse modo, os funcionários não dependem mais de um sistema off-line, facilitando o acesso às informações da empresa a qualquer hora.
10 – Dados armazenados de Forma Segura
Um sistema de gerenciamento online é seguro para armazenar os dados de uma empresa. Com um sistema online de gestão, o gestor não precisa temer se backups forem feitos automaticamente, pois o software online vai salvar todos os dados, garantindo a proteção de informações.
11 – Histórico das Tarefas
E se o gestor quiser ver o histórico de uma tarefa que foi concluída há dois anos atrás? Não tem problema, o software de gerenciamento guarda todas as informações que foram inseridas nele desde a época de sua aquisição.
Por isso, é possível rever jobs que foram concluídos dias ou meses atrás, já que o sistema gera um espaço que vai armazenar todas essas informações.
12 – Suporte para possíveis dúvidas
Geralmente, a empresa de um software dispõe de um suporte que fica de prontidão para atender às solicitações e dúvidas de seus usuários. Então se você tem medo de implementar um software somente porque acha que não vai saber manusear ou se acostumar com ele, é só entrar em contato com a empresa que eles vão esclarecer qualquer questão, desde o cadastro de um novo usuário até a emissão de relatórios financeiros.
13 – Mais tempo para ideias novas
Com os doze motivos acima, nós chegamos ao último, que é uma consequência de tudo que já foi citado. Ou seja, vamos recapitular alguns pontos principais: com mais organização no fluxo de trabalho, com os departamentos mais integrados e com menos retrabalhos, sobra mais tempo para novas criações. Ideias são sempre bem-vindas!
Por isso, além de tudo, o software dá a possibilidade da sua empresa crescer mais ainda com inovações que decorrem do tempo que você não vai estar dedicando a outras atividades. Veja como o iClips funciona agora mesmo!
