Quando se fala em tráfego, existem dois conceitos essenciais para a as agências de publicidade e propaganda: o tráfego de sites e o de fluxo de trabalho. Essa publicação se reservará em comentar sobre o segundo tópico, explicando alguns pontos cruciais que tornam a sua sistematização algo essencial para uma agência de comunicação.
O que é o tráfego em agências de publicidade?
O tráfego em agências de publicidade é o setor responsável pela organização de todo o fluxo de trabalho da agência, levando em consideração as prioridades, deadlines e prazos de cada peça ou job das campanhas dos clientes. Faz parte da gestão de projetos da empresa.
Como este departamento se desenrola em algumas Agências de Publicidade?
Em muitas agências é reservado um profissional específico para agrupar todas as demandas dos atendimentos e organizar o fluxo de trabalho de cada criativo. Cabe a este funcionário, elencar todos os jobs demandados dos atendimentos da agência e organizá-los em uma lista prioritária para a produção.
Já vi agências trabalharem com lista de tarefas no email, com dezenas de planilhas sendo enviadas para dezenas de funcionários, com quadros de lousa expostos nas salas de criação, com folhas impressas e distribuídas aos funcionários… Enfim… Em minha pequena trajetória em agências de publicidade e durante minhas conversas com meus colegas de profissão percebi que existem formas variadas de se manter um fluxo de trabalho em uma agência.
Todavia, algumas formas de desempenhar este trabalho parecem estar fadadas ao fracasso devido aos seus custos, mão de obra operacional empregada e falta de otimização.
O que acontece quando este setor não é sistematizado?
Como citei nos parágrafos anteriores, a capacidade humana é passível de erros. Um profissional pode muito bem deixar passar um job importante demandado por um atendimento, além disso, a integração entre a equipe é prejudicada.
Vou dar um exemplo para que você compreenda melhor: imagine se o seu atendimento em um dia anterior solicita a inserção de um job com alta prioridade. Com a grande quantidade de jobs chegando até o profissional responsável por essa organização, ele deixa escapar a demanda. No dia seguinte, quando a agência já está a todo vapor produzindo o que estava alinhado na lista de jobs, você tem que atravessar o prazo estipulado.
Um outro exemplo que se repete na rotina das agências de publicidade é a falta de comunicação entre os departamentos. Por exemplo, quando um criativo finaliza um job ele pode não avisar de forma adequada o atendimento publicitário, o que se resultará em mais atraso.
No entanto, essa falta de comunicação pode acontecer na linha inversa também: o atendimento publicitário pode esquecer de enviar um briefing para o criativo e atrasar toda a produção. Nesse sentido, um software otimizado ativa uma notificação que lembra o profissional de produzir e enviar o documento para a confecção do job.
Como otimizá-lo?
O fluxo de trabalho de uma agência de publicidade pode ser otimizado através de programas e softwares que integrem os departamentos e retirem a responsabiliadde operacional de um colaborador.
Lembre-se que se a sua agência possuir um profissional especializado para este setor, ele deve ficar responsável por analisar a carga de trabalho dos criativos e prever soluções e aperfeiçoamento do fluxo e não apenas ficar focado no preenchimento de planilhas.
Quais benefícios de sistematizar o fluxo de trabalho?
Uma agência de publicidade já possui o custo de um profissional que, algumas vezes, possui um tempo ocioso pois se limita ao preenchimento de planilhas ou alimentação mecânica das informações, quando deveria realmente analisar e aperfeiçoar o fluxo de trabalho diário da agência. Na verdade, ocioso durante o dia e completamente sobrecarregado no fim do expediente – quando é o momento de organizar todas as demandas da agência.
Para otimizar esse fluxo, o gestor deve direcionar parte desse custo a um software. Dessa forma, um dos benefícios é a integração e organização otimizada e aperfeiçoada sem aumento de custo relevante. Nesse contexto, o profissional precisa ser analítico e tático, e não apenas operacional.
Além disso, problemas como a falta de comunicação entre os departamentos, como a criação e o atendimento, e os esquecimentos de jobs se findarão. Isso porque a grande maioria dos softwares destinados a agências possuem um sistema de notificações que integram os departamentos e otimizam as tarefas de forma que não hajam furos.
Ou seja, assim que o criativo finalizar o job, o atendimento já será notificado e quando o atendimento cadastrar o job no sistema, o próprio software irá remanejar de acordo com as prioridades elencadas e a carga de trabalho direcionada para cada criativo.
Para otimizar o seu tempo, listei alguns dos mais importantes benefícios que são conquistados com a sua otimização:
- Redução de riscos de esquecimento de jobs;
- Integração dos departamentos;
- Incentivo à comunicação entre os profissionais;
- Organização otimizada considerando as prioridades dos jobs;
- Trabalho mais analítico do colaborador;
- Maior agilidade na produção dos jobs;
- Histórico da produção para futuras revisões e correções de gargalos;
- Distribuição automática de tarefas entre os profissionais da agência,
- entre outros.
Lembre-se que você deve investir receita em colaboradores que pensam. Ao passo que as tarefas operacionais / mecânicas você, como um bom gestor, deve otimizar ao máximo. Primeiro para não ter colaboradores insatisfeitos com suas rotinas monótonas e repetitivas e segundo para impossibilitar erros humanos que podem comprometer os processos de trabalho de sua empresa.
Sim! É importante otimizar o fluxo de trabalho!
Com certeza você entendeu o quão importante é doar o máximo de atenção a este departamento, impossibilitar gargalos e aperfeiçoar cada vez mais para que a sua agência de publicidade seja mais produtiva a cada dia. Afinal, é ele que cerceia todo o trabalho de sua agência. Isso significa que se existir um único gargalo no setor, existe um erro em todo o trabalho da empresa. Por isso, é imprescindível um fluxo de trabalho automatizado e otimizado.
