Em decorrência das mudanças internas e externas, de tempos em tempos, é necessário trocar de ERP, o que pode trazer diversos questionamentos para os gestores. Afinal, essa é uma medida que impacta a companhia como um todo, principalmente no que se refere à gestão de projetos.
Em primeiro lugar, é preciso entender qual é o melhor momento de efetuar essa mudança, o que exige uma análise do cenário e dos objetivos atuais e futuros da organização.
Quer saber mais? Confira, a seguir, quais são as razões para a troca de ERP, os sinais a serem observados e como fazer a melhor escolha para a sua agência de comunicação!
Por que trocar de ERP?
O ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) se tornou um sistema indispensável para as organizações, pois permite a administração de todos os recursos e a sua utilização de forma otimizada.
Com o tempo, vários motivos podem fazer com que as companhias considerem trocar de ERP — desde o custo-benefício até a adoção de um programa que esteja realmente adequado ao seu ritmo de crescimento. Veja, abaixo, algumas das principais razões para essa medida.
Modernização de processos
Conforme a empresa vai se desenvolvendo, a execução de alguns processos pode se tornar complexa e incompatível com o ERP atual. Nesse sentido, é normal pensar no custo-benefício.
A aquisição de um novo sistema de gestão pode ser mais cara, pois exige a compra de licenças e hardwares e a contratação de empresas especializadas, além da disponibilidade e do treinamento de colaboradores para assumir o projeto. Mas, em muitos casos, a adequação do sistema em uso é ainda mais cara do que a implantação de um novo.
Além disso, tenha em mente que, como a automatização de processos de arrecadação e controle sobre as organizações tem sofrido muitas mudanças e atualizações nos últimos anos, é imprescindível que as empresas se empenhem para atender a todas as obrigações legais.
Essa fluidez pode ser percebida, por exemplo, no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED Fiscal/Contábil/PIS/COFINS) e na NFS-e e na NF-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e Nota Fiscal Eletrônica, respectivamente)
Para tanto, trocar de ERP para um mais atualizado e adequado é essencial para assegurar a automatização e precisão no recolhimento e uso dessas informações.
Crescimento da empresa
O crescimento da organização requer a criação de processos, controles e setores, que, por sua vez, demandam alterações no sistema. Quando há uma conexão precária entre os programas, o ERP pode ficar instável, tornando-se suscetível a erros tanto tecnológicos quanto de negócios.
Levando isso em consideração, é crucial que o sistema seja capaz de suportar os futuros processos da companhia, de modo a minimizar erros. Por isso, tenha em mente que o investimento na tecnologia é importante, mas, nesse momento, é preciso que a sua escolha facilite as mudanças que virão.
Assim, se a organização pretende fazer grandes investimentos — por exemplo, contar com um sistema de nível global, que traga confiança —, deve haver uma fase de preparação, que contribua para a segurança e garanta informações corretas aos investidores.
Integração incompleta
Quando você tem que usar inúmeras planilhas e ferramentas que se encontram fora do sistema de gestão com frequência, precisa adquirir outros softwares para controlar determinados processos.
Se o sistema atual não se integra aos demais recursos usados pela companhia, pode haver dificuldades, desperdício de tempo e imprecisões nas tarefas, como aplicação ineficiente da gestão financeira e elaboração de relatórios de gestão que não são realmente úteis.
Ao investir em um sistema ERP, a finalidade é promover a automatização dos processos e a integração de todos os departamentos da empresa, de modo que haja uma gestão dinâmica e fluida.
Por isso, não faz sentido continuar usando um sistema que não gere fluidez, pois essa dificuldade pode acarretar queda na produtividade e erros que resultem em penalizações para a organização.
Qual o momento ideal para trocar de ERP?
Para tomar uma decisão segura, é indicado ficar atento a como o sistema atual impacta a empresa, se está sendo mais vantajoso ou desvantajoso. Acompanhe quais são os sinais de que é hora de trocar o ERP.
Funcionalidades obsoletas
Todo programa só segue sendo útil para uma empresa quando oferece funcionalidades que se adéquam à rotina dos usuários e da companhia. Se a organização tem que alterar a forma de trabalhar ou precisa de recursos que o sistema atual não disponibiliza, esse é um forte indício de que é o momento de trocar o software.
Geralmente, nessas situações, a empresa entra em contato com o fornecedor e negocia o desenvolvimento de funcionalidades adequadas para as suas atividades. Se ele não se mostra capaz de atender à solicitação, a saída mais comum é pesquisar no mercado uma opção de sistema que esteja de acordo com a maneira de trabalhar da empresa.
Suporte ruim por parte da prestadora de serviços
Para a boa condução das tarefas diárias, é preciso que o suporte dado pelo desenvolvedor do sistema ERP seja compatível com as demandas da sua empresa. Ao identificar que o relacionamento é insatisfatório, o negócio deve considerar a troca do software.
Para tanto, verifique se o atendimento prestado costuma ser rápido e proativo, se a companhia, de fato, está preocupada com a sua satisfação, se o treinamento fornecido é adequado e se as soluções para os problemas são apresentadas de forma ágil.
Baixo nível de escalabilidade
Basicamente, a escalabilidade é a capacidade que um sistema tem de se adaptar ao crescimento da organização, de modo a comportar as novas demandas sem que isso implique a perda de qualidade.
Essa é considerada uma das características mais importantes de um sistema de gestão, haja vista que, quando ele não apresenta escalabilidade, as rotinas internas tendem a não ser realizadas corretamente.
Assim, os relatórios ficam incompletos, e há dificuldades para o funcionamento dos processos. Inclusive, tais fatores prejudicam o monitoramento dos indicadores de desempenho (KPIs).
Para evitar todos esses problemas, é recomendável optar por um sistema que acompanhe a escalabilidade do negócio.
Falhas de segurança
Diariamente, a empresa manipula dados valiosos e que devem ser mantidos em sigilo. Em circunstâncias em que o software não é capaz de controlar as informações de modo apropriado, você enfrenta impactos negativos na segurança. Isso afeta a credibilidade e a confiabilidade da empresa no mercado, além de comprometer a integridade das informações referentes ao negócio.
Por essa razão, se as falhas de segurança estão sendo frequentes no ERP da sua agência, cogite a possibilidade de migrar para um sistema que seja mais confiável. Ter um ambiente virtual de trabalho seguro é fundamental para passar mais credibilidade aos clientes.
Como o monitoramento de dados pode ajudar a decidir o momento ideal para trocar de ERP?
A partir do monitoramento de dados, a agência tem mais facilidade para detectar os sinais citados anteriormente.
É sabido que os sistemas de Big Data permitem que você determine velocidade, variedade, volume, veracidade e valor dos dados gerados pela organização. Com isso, os gestores podem fazer análises mais precisas sobre o desempenho dos recursos do sistema de gestão, o que os ajuda a tomar decisões mais seguras.
Esse programa deve ser visto como o coração da sua agência e precisa contemplar o monitoramento de atividades de todos os setores, como redação, direção de arte, mídia, atendimento e financeiro.
Um caminho para entender sua adequação é acompanhar o desempenho de determinado setor, monitorando seus dados, para, assim, estudar se o ERP está comportando todas as necessidades do negócio. Em caso negativo, pode ser que seja o momento de trocar de ERP.
Nesse sentido, outro ponto a ser observado é se, na sua agência, você utiliza apenas um programa ou vários, um para cada finalidade. O ideal é ter somente um ERP, que funcione como um “guarda-chuva”, abrangendo todos os setores da empresa. Assim, tudo funciona de forma automática, conforme as atividades vão sendo desenvolvidas.
Como escolher o melhor ERP?
De modo geral, o ERP garante autonomia no trabalho, ao dispensar, por exemplo, a necessidades de utilizar as velhas planilhas de Excel. Isso se dá porque, dessa forma, os gestores e colaboradores podem se dedicar apenas às tarefas mais estratégicas.
Para aproveitar todas as vantagens do sistema, é preciso analisar alguns fatores ao adquiri-lo. Saiba o que considerar para uma compra bem-sucedida.
Defina a expectativa da empresa quanto ao ERP
Antes de ir para o mercado, a empresa deve definir quais são as suas expectativas em relação ao sistema. Sendo assim, analise o cenário atual e futuro da agência, levantando as prioridades e montando um plano de gestão.
Feito isso, você saberá exatamente qual software será capaz de atender às suas demandas, evitando comprar um sistema que traga problemas e não se encaixe no seu cotidiano empresarial.
Busque um bom fornecedor
Ao decidir trocar o sistema de gestão da companhia, uma das primeiras coisas a se fazer é pesquisar sobre o fornecedor do seu interesse, procurando saber se é uma empresa confiável e que domina a área de TI. Questione, ainda, sobre o prazo de entrega do software, qual é o suporte dado no pós-venda e quais são as garantias.
Dê preferência aos fornecedores cuja carteira de clientes não tenha contratantes que atuem em segmentos tão diferentes do seu, uma vez que, devido ao fato de o prestador do serviço ser muito direcionado, ele pode não conseguir atender às suas demandas plenamente.
Mais adiante, aprofundaremos essa questão, para que você saiba como escolher um bom fornecedor de ERP para a sua agência.
Evite um ERP que exija muito suporte técnico
Apesar de um bom suporte técnico ser fundamental, o ideal é que ele seja solicitado com moderação. Evite chamar os técnicos por motivos banais. Diante disso, prefira negociar com os fornecedores que dão capacitação para a sua equipe, para que ela possa aprender a usar o sistema e lidar com possíveis imprevistos com agilidade.
Muitos gestores acreditam que trocar de ERP é um processo conturbado. Com as dicas citadas aqui, porém, você consegue entender qual é o melhor momento para realizar esse troca, além de fazer isso sem erros. Dessa forma, não terá que se deparar com colaboradores resistentes e dificuldades para adaptação à nova tecnologia, nem precisará modificar os processos da agência.
O que observar ao escolher um bom fornecedor na troca de ERP?
Como explicamos, ao trocar de ERP, é preciso estar muito atento ao fornecedor. Por isso, vamos abordar esse assunto agora, explicando o que você tem que observar ao escolher uma empresa que preste esse tipo de serviço, desenvolvendo os sistemas de gestão. Acompanhe a seguir!
Informe-se sobre a expertise na área
Ao escolher um fornecedor de ERP, é fundamental que você opte uma empresa que tenha expertise na sua área de atuação. Lembre-se de que é importante que o programa escolhido tenha a ver com o seu negócio, não sendo generalista.
Os ERPs desse tipo costumam ser os mesmos para qualquer ramo. Não interessa se você tem uma agência de comunicação, uma loja de eletrônicos ou uma fábrica de sapatos. Como a solução é sempre a mesma, é certo que o desenvolvedor não terá expertise na sua área.
Por isso, vale buscar um fornecedor que conheça o segmento de comunicação e marketing, de modo que o ERP gere relatórios com os indicadores de desempenho (KPIs) necessários, por exemplo.
Veja quais são as condições de contrato
Informar-se sobre as condições de contrato também é muito relevante. É preciso estar atento a todas as “letras miúdas”, para que você não seja prejudicado e acabe concordando com algo inadequado para a sua agência.
Aqui, enquadram-se formas de pagamento, prazo do serviço, uso dos dados após o término da prestação de serviços, entre tantos outros fatores, que devem ser sempre observados. Confira!
Observe a garantia oferecida
Também é muito importante estar atento à garantia. Assim, é preciso que você avalie como o fornecedor de ERP age em questões como a segurança.
Para isso, questione a respeito dos itens de segurança do sistema, como a criptografia. Isso é muito relevante para ter certeza de que o programa protegerá os dados da agência e de seus clientes, cumprindo os preceitos da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Pergunte sobre o funcionamento do suporte
O fornecedor também deve ser questionado sobre o funcionamento do suporte do ERP. Veja quais são os horários de atendimento, as formas de contato disponibilizadas etc.
Opte por aquele que ofereça soluções que vão ao encontro daquilo que você precisa. O suporte precisa cobrir o horário de funcionamento da agência, por exemplo.
Analise a escalabilidade
Conforme explicamos, a escalabilidade é a característica que faz com que um sistema esteja apto para se adaptar às necessidades da empresa conforme ela cresce. Isso, portanto, também deve ser observado ao trocar de ERP, e o fornecedor precisa ser indagado nessa direção.
Um programa que é muito bom e atende bem a sua agência hoje pode não ter a mesma eficiência daqui três ou quatro anos, se a companhia já estiver em outro patamar, com mais clientes e funcionários.
Quais são os principais erros cometidos ao trocar de ERP?
Ao trocar de ERP, também é preciso estar atento aos principais erros cometidos no processo. Listamos alguns, para que você consiga escapar deles na sua agência. Observe!
Perda de dados
A perda de dados é um dos maiores erros das empresas ao trocar de ERP. Mas como evitar isso? O principal ponto é planejar muito bem a migração, para que todas as informações que estão no software de gestão antigo sejam transpostas para o novo.
Somente assim será possível dar continuidade ao trabalho sem perder nenhuma informação relevante ou que possa comprometer os projetos nos quais você está trabalhando.
Downgrade
Em tradução literal para a língua portuguesa, “downgrade” significa “rebaixar”. É o oposto do upgrade, e deve-se ter cuidado com isso ao realizar a troca de ERP.
Por falta de experiência, no momento da migração, pode ser que o usuário acabe voltando para uma versão anterior do software. Isso não é recomendado, tendo em vista que as edições mais recentes são as que têm prioridade para receber atualizações, como os protocolos de segurança.
Cancelamentos de contratos antecipados
Imagine a seguinte situação: você tem um contrato com um fornecedor de ERP, mas está insatisfeito. Então, pesquisa e fecha parceria com uma nova empresa. No mesmo instante, cancela os serviços que tinha contratados com a outra companhia.
Se o suporte e outros serviços contratados forem imediatamente suspensos, você não terá mais acesso a tudo que está no seu ERP antigo e poderá ter dificuldades para fazer a migração. De tal maneira, é recomendado sempre evitar o cancelamento antecipado.
Deixe para desfazer o contrato do seu ERP antigo apenas quando já estiver com tudo acertado com o novo programa e ele já estiver em pleno funcionamento na sua agência.
Em resumo, podemos dizer que as agências têm processos e rotinas muito específicos da área. Por isso, o ideal é contar com um sistema que seja totalmente voltado para esse segmento. Se você está precisando trocar de ERP, saiba que o iClips pode ser a resposta. Ele é o único sistema de gestão integrado e gratuito inteiramente pensado para agências de comunicação!
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