Aqui, você vai saber mais sobre:
Este artigo foi elaborado a partir dos pontos chave e instruções de processo discutidas no encontro Café com CS iClips | Gestão de Projetos, com o objetivo de otimizar a gestão de projetos na sua agência utilizando o iClips.
1. Conceito: Kanban ideal vs. Pastelaria
O iClips adota o modelo de gestão de projetos (Kanban) focado na Gestão de Projetos do Cliente, e não apenas na gestão da produção.
| Método de Gestão (Ideal – iClips) | Método da Pastelaria (Ineficiente) |
| Colunas: Estágios fixos do projeto (Não Planejadas, Planejadas, Em Andamento, Aguardando Aprovação, Finalizadas). | Colunas: Etapas de produção (Criação, Revisão, Arte Final, Mídia). |
| Cards: Representam a Peça do cliente. | Cards: Representam tarefas isoladas de produção. |
| Processo interno: Gerenciado pelo Workflow dentro do Card. | Processo interno: Gerenciado pela movimentação do Card entre as colunas. |
| Ação do usuário: Clicar em Play e Concluir. Não precisa arrastar. | Ação do usuário: Arrastar o Card para outras coluna. |
2. Fase de Configuração
Antes de abrir um projeto, a agência deve configurar seus entregáveis (peça), fluxos de trabalho (workflow) e outros padrões que vão auxiliar na gestão dos projetos.
2.1. Cadastro de Peças
- Dica de organização: Use categorias entre colchetes no título (ex:
[Conteúdo] Blog Post 500 palavras) para facilitar a busca e a organização.
- Briefing padrão: Padronize as perguntas essenciais que o Atendimento/Cliente deve responder ao solicitar aquela peça (ex: Tom de voz, Referências, CTA).
2.2. Desenho do Workflow (Etapas)
- Workflow Sequencial: Uma etapa só pode ser iniciada após a conclusão da etapa anterior (ideal para processos dependentes).
- Workflow Flexível:
- Ativação: Marque “Workflow Flexível” dentro da Peça.
- Funcionamento: Permite que etapas que não dependem umas das outras (ex: Redação e Design) sejam executadas simultaneamente.
- Atenção: A flexibilidade é cortada pelas etapas de Aprovação (Cor Amarela). Tudo que estiver antes de uma etapa amarela é flexível; as etapas após o amarelo só estarão disponíveis quando a aprovação for concluída.
2.3. Automações e outros recursos
| Automação | Descrição | Configuração |
| Deadline final de cada etapa | Calcula as datas de entrega de cada etapa do Workflow com base no Deadline Final da peça e no tempo de duração configurado para cada etapa. | Configure o tempo estimado (dias) que cada etapa precisa ser entregue antes do deadline final. Por exemplo, tenho uma peça de conteúdo que demora 7 dias para executar, logo a primeira etapa precisa ser entregue 5 dias antes da data de entrega final. |
| Tempo estimado | Define o número de horas que sua equipe deve gastar em uma determinada etapa. | Configuração do tempo estimado em horas para cada etapa do Workflow. O somatório do tempo estimado de todas etapas gera o tempo estimado total da peça. |
| Automação de data fim | Altera automaticamente as datas de entrega de todas as etapas subsequentes quando a data de uma etapa anterior é alterada manualmente. | Ative “Automação de Datas” ao configurar a peça. Ele manterá o padrão de diferença de dias estabelecido no novo cálculo. Por exemplo, uma etapa anterior atrasou dois dias, todas etapas subsequentes serão alteradas para dois dias depois. |
2.4. Organização por Squads
Crie e utilize squads (equipes multidisciplinares ou núcleos de atendimento) para organizar a agência, facilitando a gestão e filtragem de demandas.
- Objetivo: Os squads permitem que o gestor separe a visualização e distribuição de tarefas por grupos específicos de clientes (ex: “Squad Varejo”, “Squad Full Service”) ou por especialidade. Você também pode vincular Squads por cada cliente.
- Vantagem na gestão: Ao filtrar por um squad nas telas de Gestão de Equipes, o gestor tem uma visão consolidada de todas as demandas e capacidade dos colaboradores que compõem aquele núcleo.
3. Fase de Execução e Gestão
3.1. Abertura do Projeto
- Visão geral do projeto: garanta que a equipe de Atendimento saiba usar o iClips corretamente, pois a abertura do projeto é o “coração” que distribui a demanda para toda agência.
- Briefing do Projeto (Campanha): Use este campo para informações gerais que todas as peças daquele projeto devem herdar (ex: Direcionamento da Campanha, Cliente, Objetivo).
3.2. Estrutura e distribuição das atividades
- Agrupamento: Use Grupos de Atividades para organizar peças em projetos grandes ou full-service (ex: agrupar peças “Off” e peças “Digital” em grupos separados para melhor visualização).
3.3. Telas de Gestão de Atividades
| Tela | Foco de Gestão | Detalhes e Utilização |
| Gestão de Atividades – Kanban | Status do Projeto (Visualização do gestor) | Em Kanban visualiza Cards (Peças) nas colunas de estágio do projeto (Não Planejado, Planejado, Em Andamento…). Permite filtrar por Projeto, Cliente ou por Etapa do Workflow (ex: Ver todas as peças na etapa ‘Arte’). |
| Tela | Foco de Gestão | Detalhes e Utilização |
| Gestão de Atividades – Gestão de equipes | Distribuição de Demandas | Visualiza as etapas de produção em colunas por Colaborador. Permite Arrastar atividades entre colaboradores para redistribuição. Permite definir a Ordem de Prioridade (hierarquia) das tarefas para cada pessoa. |
| Tela | Foco de Gestão | Detalhes e Utilização |
| Gestão de Atividades – Gantt | Timeline | Visão por Colaborador: Mostra as tarefas na timeline. Atividades opacas indicam que a atividade ainda não está disponível para trabalhar. Visão por Projeto: Exibe o prazo total do Projeto (Roxo), da Peça (Rosa) e das etapas do Workflow (Azul/Amarelo/Verde). |
| Tela | Foco de Gestão | Detalhes e Utilização |
| Carga de Trabalho dos Colaboradores | Capacidade e Volume | Visualiza o volume de trabalho em uma linha do tempo (por dia/semana). A Barra de Ocupação (baseada no Tempo Estimado e nas Horas Produtivas configuradas) fica vermelha em caso de sobrecarga. Ideal para agências que usam o Tempo Estimado. Conforme os colaboradores finalizam as atividades, elas não aparecem mais na tela. |
4. Como o colaborador visualiza suas demandas?
4.1. Minhas Atividades
Clique Play para iniciar a contagem de tempo e o Card move para Em Andamento. Clique Concluir para finalizar a etapa e o Card move para a próxima etapa do fluxo e finaliza automaticamente para você.
- Fluxo completo: O colaborador visualiza o fluxo completo (Workflow) e sabe quem executou as etapas anteriores e quem irá executar as próximas.
- Comunicação: Use o campo de comentários para marcar (@) o responsável pela próxima etapa ou tirar dúvidas, garantindo a fluidez do processo criativo.
- Briefings: O colaborador tem acesso às três camadas de briefing: do Cliente, do Projeto e da Peça.
Em caso de dúvidas, procure sua CS ou nosso time de suporte pelo email [email protected].