Aqui, você vai saber mais sobre:
O que são as permissões?
As permissões no iClips definem o que cada colaborador pode visualizar ou realizar dentro do sistema, de acordo com sua função na equipe. Por meio delas, é possível controlar o acesso a diferentes áreas e ações dentro da plataforma, garantindo que cada pessoa tenha acesso apenas ao que é necessário para o seu trabalho. Vale destacar que não existe um modelo padrão de permissões: cada agência pode configurá-las da forma que fizer mais sentido para sua rotina e para a dinâmica de funcionamento da equipe.
Como acessar as permissões?
Para configurar as permissões vá em CONFIGURAÇÕES > COLABORADORES
É possível permitir a “leitura” e “escrita” das informações dos menus, mas você também pode permitir somente a “leitura”, quando o funcionário precisa consultar informações mas não deve alterá-las.
Basta selecionar o checkbox correspondente à escrita/leitura em cada item desejado.
Em caso de dúvidas sobre o que aquela permissão se refere, você pode utilizar o ícone de informação que fica do lado direito do item.
Note que, ao acionar o ícone, é exibido o detalhamento da permissão que será aplicada àquele item, indicando o que será possível fazer no sistema, tanto em relação à leitura quanto à edição.
Meus colaboradores terão acesso aos salários cadastrados?
Agora, para que um usuário veja as informações de salário de outros colaboradores da agência ele precisará ter também a permissão de administrador do sistema liberada em seu perfil:
Veja como fica a aba de remuneração quando um colaborador acessa o cadastro de outro colaborador da agência com a permissão de administrador:
Sem a permissão ele visualiza somente os campos de Admissão e Demissão:
Permissões por departamento
Como dissemos anteriormente, não existe um padrão de permissões. O ideal, é analisar o que cada permissão dá acesso, e liberá-las de acordo com a organização da sua agência.
No entanto, abaixo vamos listar algumas sugestões, baseadas nos departamentos previamente cadastrados em iClips.
Atendimento/Tráfego
Responsável pela gestão dos projetos abertos dentro da agência, é interessante que esse colaborador tenha as seguintes permissões:
- Leitura e escrita de peças e tarefas, para que ele consiga cadastrar e acompanhar novas demandas.
- Leitura e escrita de projetos, para que ele consiga cadastrar novos projetos e acompanhar os já existentes;
- Carga de trabalho dos colaboradores, para que ele tenha acesso ao dashboard de Carga de Horário dos colaboradores;
- Gestão de atividades, para que ele tenha acesso ao dashboard de Gestão de Atendimento.
Mídia
Responsável pela parte que envolve a compra de mídia, é interessante que esse colaborador tenha as seguintes permissões:
- Leitura e escrita de mídia, que permite acesso ao módulo de mídia (Proposta, mídia e produção > PIs), criação e acompanhamento dos documentos existentes;
- Leitura e escrita de Fornecedores/Veículos, para que ele possa cadastrar novos fornecedores e veículos de comunicação;
Produção
Responsável por realizar a cotação e aprovação de orçamentos, é interessante que esse colaborador tenha as seguintes permissões:
- Leitura e escrita de Fornecedores/Veículos, para que ele possa cadastrar novos fornecedores e veículos de comunicação;
- Leitura e escrita de peças e tarefas, para que ele consiga cadastrar e acompanhar novas demandas.
- Leitura e escrita de Setor, Produtos/Serviços para que ele possa cadastrar novos Produtos/Serviços/ Setores no sistema;
- Leitura e escrita de orçamentos, para que ele possa criar orçamentos no sistema;
- Leitura e escrita de eventos, para que, caso tenham o módulo de eventos contratado, ele possa criar eventos no sistema;
- Leitura e escrita de proposta, que permite a criação e aprovação de propostas;
- Leitura e escrita de OS, que permite o preenchimento e acompanhamento das Ordens de Serviço geradas no sistema.
Operações
Responsável por realizar o cadastro de informações dentro do sistema, é interessante que esse colaborador tenha as seguintes permissões:
- Configurações do sistema, que dá acesso aos padrões do iClips;
- Leitura e escrita de Colaboradores, para que ele possa cadastrar novos colaboradores no sistema, liberar ou remover o acesso, e coordenar as permissões de uso;
- Leitura e escrita de Colaboradores Externos, para que ele possa cadastrar novos colaboradores no sistema, liberar ou remover o acesso;
- Leitura e escrita de Clientes, para que ele possa cadastrar novos clientes no sistema, liberar o acesso ao módulo do cliente e, no caso de clientes com fee mensal, cadastrar o contrato (IMPORTANTE: Para cadastrar Fee Mensal, ele também precisará da permissão de Fee Mensal);
- Leitura e escrita de Fornecedores/Veículos, para que ele possa cadastrar novos fornecedores e veículos de comunicação;
- Leitura e escrita da Agência, para que ele possa cadastrar as informações da agência, incluindo as informações para a emissão de notas fiscais;
- Leitura e escrita de Departamentos, para que ele possa cadastrar novos departamentos no sistema.
- Leitura e escrita de Setor, Produtos/Serviços para que ele possa cadastrar novos Produtos/Serviços/ Setores no sistema;
- Leitura e escrita de Fee Mensal para que ele possa cadastrar contratos de Fee Mensal no sistema;
- Leitura e escrita de proposta, que permite a criação e aprovação de propostas;
Financeiro
Enquanto um profissional responsável por gerir as informações financeiras da agência, é interessante que esse colaborador tenha acesso a todas as permissões de uso referentes ao módulo financeiro:
Além disso, considerando a possibilidade de serem cadastrados mais de um CNPJ no iClips, logo no topo da tela de permissões, é preciso selecionar a quais agências esse colaborador terá acesso às informações financeiras:
Gestor
Responsável pela gestão da agência, é interessante que esse colaborador tenha a todas as permissões, mas principalmente, àquelas que garantem acesso aos relatórios e ações master dentro do sistema. São elas:
- Administrador, que dá acesso a todas as permissões do sistema.
- Alteração avançada, que permite alterar propostas já aprovadas, lançamentos financeiros já baixados, etc..
- Configurações do sistema, que da acesso aos padrões do iClips;
- Permissões de relatórios.
Criação
Caso o colaborador seja apenas responsável por executar as demandas cujo as quais lhe são pautadas, não é necessário liberar nenhuma permissão de uso. Mesmo sem nenhuma permissão liberada, todo colaborador tem acesso ao dashboard de Minhas Atividades, que é individual, onde ele recebe e executa suas demandas.
Permissão por menu do iClips
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| Minhas atividades | Não precisam de nenhuma permissão para serem acessados | |
| Layouts | ||
| Agenda | ||
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| CONFIGURAÇÕES | SÓ VISUALIZAR | VISUALIZAR E EDITAR |
| Agências | AGÊNCIA leitura | AGÊNCIA leitura e escrita |
| Colaboradores | COLABORADORES leitura | COLABORADORES leitura e escrita |
| Colaboradores + salário | – | ADMINISTRADOR |
| Colaborador externo | COLABORADOR EXTERNO leitura | COLABORADOR EXTERNO leitura e escrita |
| Clientes | CLIENTES leitura | CLIENTES leitura e escrita |
| Clientes + fee mensal e histórico | CLIENTES + FEE MENSAL leitura | CLIENTES + FEE MENSAL leitura e escrita |
| Grupo de clientes | CLIENTES leitura | CLIENTES leitura e escrita |
| Fornecedores | FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura | FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura e escrita |
| Veículos | FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura | FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura e escrita |
| Modelos de peça | PEÇAS leitura | PEÇAS leitura e escrita |
| Modelos de projeto | PEÇAS, TAREFAS E JOBS leitura | PEÇAS e TAREFAS leitura e JOBS leitura e escrita |
| Configurações do iClips | CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA e CLIENTES, DEPARTAMENTOS, SETOR/PRODUTOS/SERVIÇOS Leitura | CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA e CLIENTES, DEPARTAMENTOS, SETOR/PRODUTOS/SERVIÇOS leitura e escrita |
| Configurações dos projetos | CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA e PEÇAS, TAREFAS E PROJETOS leitura | CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA e PEÇAS, TAREFAS E PROJETOS leitura e escrita |
| Configurações de mídia | MÍDIA leitura | MÍDIA leitura e escrita |
| Blog | BLOG leitura | BLOG leitura e escrita |
| Auditoria | – | ADMINISTRADOR |
| Acesso | – | ADMINISTRADOR |
| VISUALIZAR E EDITAR | |
| Calculadora de valor hora | Administrador |
| Calculadora de precificação | Administrador |
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| PROJETOS | SÓ VISUALIZAR | VISUALIZAR E EDITAR |
| Minhas atividades | Não precisa de nenhuma permissão para ser acessado | |
| Gestão de atividades | GESTÃO DE ATIVIDADES | GESTÃO DE ATIVIDADES, PEÇAS, TAREFAS e PROJETOS leitura e escrita |
| Gestão de atividades + controle de horas | – | GESTÃO DE ATIVIDADES, CONTROLE DE HORAS, PEÇAS, TAREFAS e PROJETOS leitura e escrita |
| Carga de trabalho dos colaboradores | CARGA DE TRABALHO DOS COLABORADORES leitura | CARGA DE TRABALHO DOS COLABORADORES e PROJETOS leitura e escrita |
| Dashboard de atendimento | – | PROJETOS leitura e escrita |
| Projetos | PROJETOS leitura | PROJETOS, PEÇAS e TAREFAS leitura e escrita |
| Layouts | Não precisa de nenhuma permissão para ser acessado | |
| Agenda | Não precisa de nenhuma permissão para ser acessado | |
| Calendário editorial | – | PROJETOS leitura e escrita |
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| CONTRATOS | VISUALIZAR | VISUALIZAR E EDITAR |
| Dashboard de mídia | – | MÍDIAS Leitura e escrita |
| Dashboard de produção | – | ORÇAMENTOS e OS leitura e escrita |
| Estimativas | ESTIMATIVAS leitura | ESTIMATIVAS leitura e escrita |
| Orçamentos | ORÇAMENTOS leitura | ORÇAMENTOS leitura e escrita |
| Eventos | EVENTOS leitura | EVENTOS leitura e escrita |
| PIs (Pedidos de Inserção) | MÍDIAS leitura | MÍDIAS leitura e escrita |
| Planejamentos de mídia | MÍDIAS leitura | MÍDIAS leitura e escrita |
| Planejamentos de mídia digital | MÍDIAS leitura | MÍDIAS leitura e escrita |
| Propostas | PROPOSTAS leitura | PROPOSTAS leitura e escrita |
| OS (Ordens de Serviço) | OS leitura | OS leitura e escrita |
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| FINANCEIRO | VISUALIZAR | VISUALIZAR E EDITAR |
| Dashboard financeiro | CONTROLES FINANCEIROS | |
| Pré lançamento | PRÉ LANÇAMENTO leitura | PRÉ LANÇAMENTO leitura e escrita e ALTERAR LANÇAMENTOS |
| Lançamentos | CONSULTA LANÇAMENTOS | CONSULTA LANÇAMENTOS e ALTERAR LANÇAMENTOS |
| Transferências | TRANSFERÊNCIAS leitura e CONTROLES FINANCEIROS | TRANSFERÊNCIAS leitura e escrita e CONTROLES FINANCEIROS |
| Notas fiscais | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura e escrita e CONSULTA LANÇAMENTOS entrada e a receber |
| Boletos | – | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura |
| Gerar boletos | – | CONSULTA LANÇAMENTOS entrada e a receber |
| Conciliação de boletos | – | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura e escrita |
| Conciliação bancária | – | CONTROLES FINANCEIROS |
| Contas | FINANCEIRO CADASTROS leitura | FINANCEIRO CADASTROS leitura e escrita |
| Categorias | FINANCEIRO CADASTROS leitura | FINANCEIRO CADASTROS leitura e escrita |
| Centro de custos | FINANCEIRO CADASTROS leitura | FINANCEIRO CADASTROS leitura e escrita |
| Recibos | – | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura e escrita |
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES |
| RELATÓRIOS | VISUALIZAR |
| Relatórios e B.I. | RELATÓRIOS BI |
| Projetos | RELATÓRIOS PRODUTIVIDADE |
| Projetos > Status do projeto | RELATÓRIOS e FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura |
| Projetos > Horas trabalhadas por projeto | GESTÃO DE ATIVIDADES e RELATÓRIOS PRODUTIVIDADE |
| Projetos > Reportei | RELATÓRIOS e CLIENTES leitura |
| Contratos > Estimativas, Estimativa por colaborador e Estimativa por projeto | RELATÓRIOS e ESTIMATIVA leitura |
| Contratos > Planejamentos de mídia, Planejamentos previsto x realizado, PIs (Pedidos de inserção), Investimento em mídia, Investimento por tipo de mídia e Lista de Programas | RELATÓRIOS e MÍDIAS leitura |
| Contratos > Orçamentos | RELATÓRIOS e ORÇAMENTOS leitura |
| Contratos > Eventos | RELATÓRIOS e EVENTOS leitura |
| Contratos > OS (Ordens de Serviço) | RELATÓRIOS e OS (Ordens de Serviço) leitura |
| Contratos > Fee mensal | RELATÓRIOS, CLIENTES e FEE MENSAL leitura |
| Financeiro | CONTROLES FINANCEIROS |
| Financeiro > Comparativo Anual e Trimestral | RELATÓRIOS e RELATÓRIOS BI |
Agora que você já sabe como gerenciar as permissões de seus colaboradores, não deixe de conferir se eles estão com o acesso que precisam para realizarem suas atividades no iClips!
O que é a “permissão alteração avançada”?
A permissão de “alteração avançada” dentro do iClips possibilita que o funcionário faça modificações dos itens já aprovados em propostas como O.S, Custo Interno, Orçamento, Eventos, Planejamento de Mídia e Mídia. Ela também permite alterar informações após fechamento do caixa e saldo inicial das contas. Para configurar e conferir as permissões, basta ir em CONFIGURAÇÕES > COLABORADORES.
Para saber se seu funcionário precisa dessa permissão, você deve levar em consideração como é fluxo de trabalho realizado. Por exemplo, caso sua agência aprove uma proposta com 10 itens, e precisar incluir um 11° item nessa proposta aprovada, se o funcionário não possuir a permissão avançada, o sistema indicará que não é possível realizar esse procedimento.
O mesmo acontece quando é necessário desmarcar um item na proposta aprovada para corrigir valor ou outras informações. Sendo assim, ao dar essa permissão ao funcionário, será possível que ele marque e desmarque itens de acordo com a necessidade no andamento do trabalho.
Já no caso do setor financeiro, quando for necessário fazer modificações após o fechamento de caixa ou alterar o saldo inicial das contas, por questão de segurança, o iClips só permite que o funcionário com permissão de “alteração avançada” mude essas informações.
IMPORTANTE: Lembrando que a “alteração avançada” não disponibiliza para o funcionário acesso a áreas que não foram liberadas para ele nos outros campos de permissão.
Acesse aqui para saber mais informações sobre as permissões do iClips.
Ainda precisa de ajuda? É só nos chamar no [email protected] ou no chat da plataforma e vamos te ajudar!