Aqui, você vai saber mais sobre:
O que é o módulo de comunicação com o cliente?
O Módulo de comunicação com o cliente, também conhecido como iJob, é a plataforma de comunicação e acompanhamento do seu cliente, que traz agilidade e benefícios no seu relacionamento com ele. Através de um acesso exclusivo, ele pode solicitar demandas para a agência sem a necessidade de uma reunião ou um encontro com o atendimento, por exemplo.
A ideia do Módulo de comunicação com o cliente é basicamente a mesma da abertura de um projeto dentro da agência, mas com uma visão mais reduzida. O cliente vai conseguir: solicitar projetos e peças, acompanhar layouts que estão liberados para aprovação, aprovar ou solicitar refações em demandas.
Como cadastramos esse acesso?
O primeiro passo é fazer o cadastro completo do seu cliente . Após fazer esse procedimento, você deve permitir o acesso desse cliente ao Módulo de comunicação com o cliente na parte inferior da tela de cadastro:
Após feito o cadastro geral do cliente e ativado o botão do iJob, é a hora de criar um contato que tenha permissão de acesso à plataforma também.
Ainda no cadastro do cliente, vamos na aba “contatos” e inserimos os dados abaixo:
Detalhes importantes sobre o cadastro do contato com acesso ao sistema:
– O e-mail cadastrado em um contato não ser utilizado em outro contato;
– A senha utilizada deve ser forte e seguir aos seguintes critérios: no mínimo 6 dígitos + letra maiúscula + letra minúscula + número;
– O botão do iJob deve estar ativado.
OBS: Se, tentar criar um contato de acordo com as características acima e, mesmo assim, receber erro, verifique se não há um espaço em branco antes ou depois do e-mail inserido.
IMPORTANTE: É possível cadastrar mais de um contato para o cliente. Todos os contatos cadastrados e com o botão “permitir acesso ao IJOB” ativos receberão as notificações referentes ao módulo de aprovação do cliente.
Como o cliente acessa o Módulo de comunicação com o cliente?
O acesso é feito através da mesma URL utilizada pela agência e pela mesma tela do login utilizada pelos colaboradores internos. Os contatos devem inserir o email e senha que foram pré-configurados e enviados pelo próprio prestador de serviços. Ao acessar, será possível notar que a visualização dos contatos iJob é diferente da versão da agência, com um sistema mais enxuto e simplificado. Vamos conhecer abaixo.
Assim como no iClips, o módulo do cliente também tem um dashboard com todas as suas solicitações a mostra. Ali ele acompanha o andamento de suas solicitações e pode abrir novos projetos e solicitar novas peças. As peças em andamento ficam opacas e peças aguardando aprovação ou finalizadas ficam disponíveis para serem clicadas. A primeira visualização é a de Kanban, conforme abaixo.
Também é possível visualizar as demandas no formato de listam clicando no ícone superior:
Como o contato/cliente solicita o projeto?
Basta entrar no sistema e clicar em “novo projeto”. A diferença para o iClips da agência é que as informações que o cliente imputa no sistema são menos detalhadas. Ele só consegue incluir os dados iniciais, briefing e peças. Tudo isso já pode ficar predefinido no cadastro dele quando incluímos o modelo de projeto em seu preenchimento. Isso facilita e muito para ele.
Padronizando um modelo de projeto para o meu cliente
É possível ainda padronizar um ou mais modelos de projeto para o seu cliente, garantindo que ele consiga selecionar o modelo escolhido por você.
Para isso, basta incluir o modelo desejado no cadastro do cliente (configurações > clientes)
Como eu recebo a solicitação de projeto/peças no meu iClips?
Sempre que o cliente solicita um trabalho, seja uma novo projeto/peça ou um pedido de refação/aprovação, o atendimento responsável pelo cliente é notificado no iClips e também por e-mail (quando permitido, claro). E ele também pode acompanhar pelo dashboard do atendimento.
OBS: para isso, é necessário que o campo “atendimento” esteja devidamente preenchido no cadastro do cliente.
Quando o cliente abre o projeto via iJob, essa informação chegará diretamente para o atendimento, que deverá verificar as demandas solicitadas e avaliar se o projeto deverá seguir para produção ou não. O Status dos projetos abertos via ijob é sempre “Aberto pelo cliente”. Com esse status, as peças e tarefas dentro deste projeto não irão para produção. Esse é um status de transição, entre o que o cliente pediu e como a agência seguirá com ele.
Para enviar o projeto para produção, é necessário alterar seu status para “Autorizado” ou “risco”.
Confira aqui mais detalhes sobre cada status de projeto para não errar na escolha.
Como liberar o acompanhamento do projeto para o cliente?
Para que o seu cliente consiga acompanhar um projeto via plataforma, além de ativar o botão “acesso ao ijob” no seu cadastro de cliente e cadastrar o seu contato com permissão de ijob ativa, você também precisa liberar esse acompanhamento dentro de cada projeto. Ou seja, você tem opção de mostrar alguns projetos na plataforma e outros não!
Você pode liberar já na criação do projeto (role até o final da página):
Ou acessar um projeto já existente e liberar o acompanhamento na tela “dados”:
Lembrando que você também precisa garantir que as peças contenham a etapa de aprovação do cliente. Sem elas, a peça não chegará para aprovação do contato no iJob:
Como o cliente interage com as aprovações?
Sempre que uma peça estiver “aguardando aprovação”, o cliente vai receber um e-mail avisando e conseguirá visualizar pelo Módulo de comunicação com o cliente. Ali ele vê os layouts criados pela equipe e também consegue interagir, aprovando ou solicitando alteração. Ele também consegue escrever um comentário. Isso ajuda na comunicação.
No caso de peças de redes sociais, é possível fazer considerações sobre a imagem ou o texto separadamente. Esses comentários ficarão marcados em azul na caixa de comentários.
Depois de fazer os comentários, o cliente pode aprovar tudo ou enviar para alteração, assim a peça segue o fluxo ou volta, para que o tráfego defina o responsável para executar as alterações solicitadas. O atendimento do projeto também é notificado caso o cliente solicite alterações em uma peça.
Além de utilizarem os comentários para agência e cliente se comunicarem, a agência também pode fazer comentários internos que fiquem ou não visíveis ao cliente.
Em resumo, quais são os passos para implantar o iJob?
- – Ative o botão “permitir acesso ao iJob no cadastro do cliente;
- – Crie um contato com todos os dados obrigatórios e ative o botão “permitir acesso ao iJob”;
- – Ative o botão “permitir acesso ao iJob” dentro dos projetos desejados;
- – Inclua etapas de aprovação do cliente na sua peça. Apenas quando a etapa atual for “aprovação cliente” é que a peça ficará disponível para o cliente na coluna “Aguardando Aprovação“;
Tutorial em vídeo
Ainda precisa de ajuda? É só nos chamar no [email protected] ou no chat da plataforma e vamos te ajudar!