Aqui, você vai saber mais sobre:
Cadastrar os clientes no iClips é importante para centralizar e organizar as informações da agência. Com o cadastro feito, é possível relacionar projetos, contratos e verbas a cada cliente, facilitando o acompanhamento das demandas e o controle financeiro.
O ideal é mantê-lo completo para que você tenha sempre em mãos todas as informações relacionadas ao seu cliente.
Como inserir manualmente meus clientes no iClips?
Se você pretende começar o cadastro dos seus clientes do zero dentro do iClips, os caminhos são esses:
Vá em: Configurações > Clientes:
Clique no botão + Novo Cliente para chegar à página de cadastro do cliente.
Aba “Dados”
É nessa tela que você colocará as principais informações sobre o seu cliente!
Dentre todas elas, o Nome e a Razão Social são elementos obrigatórios para que você consiga finalizar o registro.
Orientamos que sempre faça o cadastro dos clientes o mais completo possível.
Então, preencha também os campos:
- CNPJ ou CPF;
- E-mail principal;
- Inscrição Estadual;
- Inscrição Municipal;
- Telefone/fax/nextel;
- Celular;
- Site.
Além dessas informações essenciais, existem alguns outros itens que, se preenchidos, te ajudarão muito em ações futuras no iClips! Acompanhe abaixo:
- Grupo de clientes: O grupo de clientes é um recurso utilizado quando se atende uma franquia de clientes, por exemplo. Esse campo será preenchido automaticamente caso esse cliente for inserido dentro de um grupo de clientes. Ou, também pode ser preenchido pelo usuário, que deverá selecionar a qual grupo de clientes este cliente está atrelado.
- Atendimento/auxiliar: Nestes dois campos poderão ser selecionados colaboradores que serão, de forma fixa/padrão, o atendimento e o auxiliar de atendimento responsáveis pelo cliente nos projetos.
- Seguidores: Não são os responsáveis pelo cliente, mas podem acompanhar o que é relacionado à ele.
- Ativação das flags:
- Permitir acesso ao IJOB: ative essa flag caso o cliente vá utilizar o “módulo do cliente” para aprovar peças e solicitar novos projetos e peças para a agência.
- Vincular régia de cobrança: ao ativar essa flag, o cliente passará a receber os emails de cobrança conforme configuração padrão da sua régua de cobrança previamente cadastrada no iClips.
- Cliente restrito ao Atendimento/Auxiliar/Seguidores: quando esse item estiver marcado, somente o atendimento, o auxiliar, os seguidores (e pessoas que forem marcadas nas tarefas e peças do job) possuirão acesso aos Projetos e peças desse cliente. As únicas pessoas que não perdem a visão desse cliente, mesmo quando restrito, são o Financeiro e quem tiver a permissão de Administrador do iClips. OBS: A restrição se aplica apenas à projetos, não se estende à Propostas e ordens de serviços, por exemplo.
- Modelo de projeto: aqui, você poderá escolher modelos de projetos padrões para esse cliente. Através dessa escolha, a abertura de um novo “Projeto” para ele é facilitada. Com a inserção dessa informação no cadastro, os dados pertinentes à ele serão padronizados, como as perguntas de briefing e o input de peças e tarefas. Exemplo prático: se, para um determinado cliente, eu sempre realizo trabalhos de criação e gerenciamento de posts em redes sociais, posso criar um modelo de projeto que se adeque à essa prestação de serviços e selecioná-lo no cadastro.
Após o preenchimento, salve para prosseguir aos demais itens do cadastro.
Aba “Endereço”
A aba Endereço é importante principalmente se você for gerar notas fiscais pelo iClips. Sem essa informação, a nota não será enviada. Um detalhe legal é que basta saber o CEP do cliente que a maioria das informações aparecem na tela, e o restante você pode incluir, caso necessário.
Para iniciar o preenchimento, basta clicar em “+ Novo Endereço”
Aba “Informações complementares”
Na tela Informações Complementares, você insere informações exclusivas do cliente, como dados de conta bancária, descontos exclusivos, tipo de faturamento combinado, condição e data de pagamento, entre outros. O preenchimento de todos esses detalhes, auxiliará bastante no financeiro do iClips, principalmente na parte dos lançamentos.
Aqui, incluímos também os Produtos e Serviços e o Setor de cada cliente.
Aba “Contatos”
Os Contatos são as pessoas que mais falam com o atendimento/auxiliar do cliente.
Aqui, é possível inserir os dados das pessoas que são as pontes de diálogo principal entre o cliente e a agência, incluindo dados como telefone, celular e email, por exemplo.
Quando a agência usa módulo do cliente, além de preencher na tela inicial do cadastro do cliente que ele utilizará o iJob, também é necessário realizar um cadastro do contato que irá acessar a plataforma. Esse cadastro será realizado aqui também.
Os dados obrigatórios são:
– Nome;
– Email;
– Login;
– Senha + Confirmação de senha
O acesso do módulo será realizado pelo mesmo link da agência.
OBS: Ao marcar a opção “Pode abrir job p/ o grupo?”, o contato desse cliente, caso faça parte de um grupo de clientes, poderá abrir projeto para todos os clientes do grupo.
Aba “Fee Mensal”
Sabemos que, grande parte das agências trabalham com contratos de fee mensal como forma de cobrir o custo de criação de peças para o cliente, por isso, é necessário cadastrá-lo da forma certa dentro do sistema.
No iClips nós temos a possibilidade de vincular esse contrato ainda no cadastro do cliente e encaminhar essa informação ao financeiro, trazendo previsibilidade e controle.
Para inserir, também dentro de Configurações > clientes, escolha a aba Fee mensal.
O próximo passo é inserir um novo contrato:
Agora é só preencher as informações!
- No “Valor Total” insira o valor total do contrato;
- Em “Condição de Pagamento” o número de parcelas.
Dessa forma, o iClips faz o cálculo do valor mensal.
Além disso é possível anexar o contrato assinado no cadastro.
Ao marcar o botão “aprovado pelo cliente” você poderá vincular os projetos àquele fee mensal e ele é encaminhado para o Pré-Lançamento Financeiro.
[Vídeo]
Tentei vincular o fee mensal em um projeto e não consegui
Caso você esteja criando um projeto e o fee mensal não esteja aparecendo como opção no cadastro, você precisa verificar algumas informações. São elas:
- APROVAÇÃO DO CONTRATO: Para vincular o contrato a um projeto, ele precisa estar aprovado pelo cliente.
- DATA DE INÍCIO E FIM: Para vincular um projeto a um Fee Mensal, a data de cadastro do projeto tem que ser a mesma ou após a data de início desse Fee Mensal, do contrário, o cadastro não será possível. Da mesma forma, a data de inclusão do projeto não pode ser após a data fim do contrato.
Aba “Verba”
O que é verba?
A verba é um valor disponibilizado pelo cliente para serviços com a agência sem estar necessariamente vinculado a um contrato de fee mensal.
Exemplo: além de um contrato mensal de 20 mil reais para a criação de peças, o cliente também pode estipular com a agência um valor de 10 mil reais por ano para gastos extras com mídia paga.
Ao cadastrar um cliente você insere uma verba para ele e posteriormente vincula essa verba a algum projeto. Com isso, é possível acompanhar como está o uso dessa verba em um relatório.
Lembrando que, para que os valores gastos apareçam nesse relatório, é preciso que as propostas onde os projetos estão atrelados estejam aprovadas.
E como cadastro essa verba no iClips?
Ainda em Configurações > Clientes > vá na aba “Verba”.
Após isso, selecionar “Nova Verba” que abrirá uma tela para preenchimento das informações correspondentes a ela.
Ainda dentro da mesma tela, após preencher todos os campos necessários sobre a verba, o iClips te mostra, de maneira resumida, como essa verba foi planejada, quanto já foi gasto e a porcentagem acumulada por ela. Essa tela facilita o controle nos gastos e é uma visualização antecipada do relatório mais completo, com informações suficientes para uma primeira análise e acompanhamento.
IMPORTANTE: Para sabermos como a verba está sendo gasta, é necessário vinculá-la em um projeto e criar propostas com o status “aprovado” para o mesmo.
Com todos esses passos realizados, é possível visualizar informações mais detalhadas sobre a verba no relatório de Gestão de Verba.
Tentei vincular uma verba em um projeto e não consegui
Caso você esteja criando um projeto e a verba não esteja aparecendo como opção no cadastro, você precisa verificar algumas informações, são elas:
DATA DE INÍCIO E FIM: Para que a verba apareça como opção, a data de início da verba precisa ser menor do que a data do dia da criação do projeto, e a data fim da verba precisa ser maior.
Por exemplo:
Hoje, no dia 27/agosto/2021 estou tentando vincular a verba iniciada no dia 17/julho/2020 com data fim em 17/julho/2021 ao meu projeto.
Nessa situação, a verba não vai aparecer, a menos que altere a data fim para ser igual ou maior que a data de hoje (27/agosto/2021).
Aba “Perfil do cliente”
Preencher o perfil do cliente no iClips é importante porque ele reúne informações que ajudam o time a entender melhor o cliente na hora de criar e executar os trabalhos. Nesse espaço é possível registrar detalhes sobre a marca, posicionamento, público, preferências e outras orientações que servem como base para os briefings e para o desenvolvimento das peças. Isso ajuda a manter a comunicação alinhada e evita retrabalho.
Por que devo cadastrar perguntas sobre o perfil do meu cliente?
Conhecer o seu cliente é, com certeza, um grande diferencial nos dias de hoje, correto? Conhecer a área de atuação, o público alvo, e ,até, os concorrentes do seu cliente, são itens básicos para uma boa relação entre o setor de Atendimento e ele. É a partir dessas informações que será elaborado um bom planejamento de atividades a serem realizadas.
Após a criação de um projeto e a inserção das peças para serem executadas pela equipe, os itens de “perfil do cliente” serão visualizados na descrição do trabalho pelo criativo e pelo redator responsáveis pela elaboração da peça/serviço, por exemplo. E daí vem a importância de cadastrar essas informações na plataforma!
Confira abaixo a visão que os colaboradores têm do perfil do cliente:
Dash “Minhas atividades”:
Dash “Gestão de atividades”:
Com isso, a pesquisa e o planejamento para realizar o trabalho acabam sendo muito mais rápidos. Reduzindo, assim, o tempo gasto para executar a peça, realizando o trabalho de forma mais assertiva, evitando, inclusive, refações.
O que devo cadastrar no “Perfil no Cliente”?
Este local é utilizado para responder perguntas que ajudem a definir o perfil dos seus clientes. É uma espécie de briefing, com perguntas definidas por você e que ajudem a construir o perfil daquela empresa.
Para ajudá-los, no iClips já temos uma lista com várias perguntas que consideramos importantes, mas você poderá excluir ou inserir mais perguntas de acordo com sua necessidade.
Como cadastrar perguntas?
Vá em Configurações > Configurações do iClips > aba Perfil do Cliente.
Em seguida clique no botão “+Novo Perfil do Cliente” e faça o preenchimento do campo exibido.
Insira uma pergunta e utilize o campo de descrição para detalhar melhor que tipo informação você deseja. Essa “descrição” é um detalhe a mais sobre a pergunta que está sendo feita, que ficará disponível para consulta apenas aqui, em “configurações > perfil do cliente”. Após salvar, você terá uma listagem com todas as perguntas, assim como os recursos de edição e exclusão.
E como vimos acima, esses dados ficarão disponíveis na área de cadastro dos clientes, para que sejam respondidos pela equipe:
Lembrando que para responder à essas perguntas, o usuário conta com recursos de caixa de texto para adequar o conteúdo da forma que desejar.
Aba “Comentários”
Na aba de Comentários é possível descrever algo relacionado àquele cliente que seja
pertinente. Além disso, você pode mencionar uma pessoa dentro do iClips para direcionar a ela o comentário. Para isso basta usar a “@” e o nome da pessoa. Também é possível anexar fotos ou documentos.
Aba “Histórico”
Em Histórico estão todas as informações que preenchemos até agora relativas ao cliente. Eles são automáticos, ou seja, aparecem logo após você realizar alguma ação dentro do cadastro do cliente. Nesta tela, tudo o que é feito para esse cliente é documentado como alterações no seu cadastro.
Aba “Integração”
E por fim, há a Integração, seção na qual você irá vincular a conta do RD Station do seu cliente.
Como importar uma planilha com o contato dos meus clientes?
Se você já possui uma planilha com todos os seus clientes registrados, o iClips tem uma funcionalidade que você com certeza vai adorar: é possível importar sua planilha de clientes para dentro do nosso software!
E é bem fácil, olha só.
1. Na página que mostra a lista de clientes, basta clicar no botão de importação.
2. Em seguida, é só baixar a planilha de importação, clicando no link indicado na imagem abaixo:
3. Nessa planilha você pode transferir as informações dos clientes. Após preencher os dados, salve a planilha e faça o upload no iClips, conforme as instruções demonstradas na imagem acima.
IMPORTANTE: É preciso baixar o modelo para importação, pois o formato de planilha aceito pelo iClips é diferente do formato padrão do Microsoft Excel!
Lembrando que, os dados que serão inseridos no iClips são informações iniciais para o cadastro do cliente:
As demais informações deverão ser inseridas conforme listado no passo a passo inicial deste artigo.
O que é o Grupo de clientes?
O grupo de clientes é um recurso utilizado quando se atende uma franquia de clientes, por exemplo. Algumas ações precisarão ser feitas para todas as matrizes, e o grupo de clientes possibilita isso.
Através dele, também é possível dividir valores referentes a um projeto entre mais de um CNPJ.
Como cadastrar um grupo de clientes?
O primeiro passo é cadastrar, de forma individual, cada CNPJ que fará a composição desse grupo. Para isso, você realiza o cadastro de clientes normalmente. Assim que os cadastros estiverem completos e ativos, acesse a tela configurações > grupo de clientes
Clique no botão “Novo grupo de clientes” e vá adicionando os respectivos CNPJs, cadastrados anteriormente.
Se for o caso, você consegue definir aqui um padrão de faturamento para cada CNPJ.
Como cadastrar um contato para o módulo do cliente para o grupo?
Se você quiser liberar o acesso ao módulo do cliente para algum contato do grupo, e assim permitir que todos os projetos abertos para esse grupo sejam aprovados juntos, o primeiro passo é garantir que em cada cadastro individual, o acesso ao iJob esteja liberado:
Feito isso, acesse a aba “Contato (iJob)” dentro do grupo de clientes (configurações > grupo de clientes > editar > contato (iJob).) e realize o cadastro:
Com os dados inseridos neste cadastro, será possível que o grupo de clientes acesso o módulo do cliente.
Ainda precisa de ajuda? É só nos chamar no [email protected] ou no chat da plataforma e vamos te ajudar