Aqui, você vai saber mais sobre:
No iClips, colaboradores são as pessoas da equipe que utilizam o sistema no dia a dia para executar o trabalho da agência. Cada colaborador possui um acesso próprio, com permissões definidas de acordo com sua função, como atendimento, criação, financeiro ou gestão. É por meio dos colaboradores que as atividades são realizadas dentro do sistema, como criar e atualizar peças, registrar horas, comentar em tarefas e acompanhar o andamento dos projetos. Dessa forma, o iClips consegue organizar quem está envolvido em cada atividade e dar mais clareza sobre a distribuição do trabalho na equipe. Então vamos entender melhor como funciona?
Como cadastrar?
Para inserir os dados dos seus colaboradores, acesse Configurações > Colaboradores:
Basta clicar no botão “Novo colaborador” e você será direcionado para a página de cadastro.
Dados Básicos
Ao iniciar o preenchimento na aba “Dados”, você poderá observar que os itens obrigatórios estarão com uma barra lateral em vermelho:
Nesta primeira tela, você preencherá os dados básicos e ao clicar em “Salvar e continuar” o colaborador receberá um e-mail confirmando o cadastro e primeiro acesso.
IMPORTANTE:
– Não é possível cadastrar mais de um colaborador com o mesmo endereço de e-mail.
– O iClips traz alguns departamentos padrões já criados, mas você pode criar novos departamentos, se desejar.
Primeiro acesso do colaborador
O e-mail recebido pelo colaborador após a criação de seu cadastro no iClips é igual ao exemplo abaixo:
Quando o colaborador clicar no botão “Acessar plataforma”, localizado dentro do email de boas vindas, ele será direcionado para realizar o primeiro acesso no iClips e poderá alterar a senha provisória por uma senha de sua preferência:
Completando o cadastro do seu colaborador
Além das informações preenchidas na primeira tela, é crucial que você preencha todos os demais dados solicitados pelo iClips.
Aba “dados”
Na aba dados, preencha:
- Qual será a “Página Inicial” deste colaborador ao acessar o iClips.
- Qual o “Perfil” deste colaborador. Ex: Senior, Pleno ou Junior.
- Se ele terá acesso ao iClips ou se estará apenas cadastrado para constar na sua gestão Financeira. Você definirá isso através da ativação ou inativação das flags “Acesso ao sistema” e “em atividade” mostradas na imagem acima.
Permissões
Na segunda aba do Cadastro de Colaboradores, você definirá as permissões de acesso dentro do sistema. Clique aqui para saber detalhadamente sobre cada permissão. As permissões são divididas de acordo com os seguintes módulos:
- Cadastros;
- Projetos;
- Relatórios;
- Financeiro.
Além desses tópicos, também é possível definir permissões especiais, que ficam localizadas no topo da lista, que são as de:
- Administrador
- Alteração Avançada
- Configurações do Sistema.
RELATÓRIOS FINANCEIROS: Caso o colaborador vá visualizar relatórios financeiros da agência, além das permissões pertinentes, é necessário inserir, no topo da listagem, o nome das agências as quais ele poderá ter acesso aos relatórios:
Após definir as permissões de acordo com o departamento do colaborador, podemos prosseguir com o cadastro!
Aba “Endereços”
Você também pode cadastrar o(s) endereço(s) dos seus colaboradores. Ao acessar a aba Endereço, basta clicar no botão “+ Novo endereço”. Um pop up de preenchimento se abrirá para que as informações sejam inseridas.
Ao digitar o CEP, o sistema automaticamente preenche o logradouro, a cidade, o estado e o país! Caso você não possua essa informação de antemão, basta preencher os demais campos manualmente. Lembrando que os itens com a barra vermelha na lateral são obrigatórios!
Aba “Informações Complementares”
Na aba Informações você pode inserir outros dados do colaborador:
É possível inserir a foto dele para facilitar a identificação do mesmo na hora de determinar atividades, por exemplo!
Você ainda pode preencher o telefone, a data de nascimento e dados bancários. Dessa forma, o registro do colaborador ficará bastante completo no sistema.
Se o próprio colaborador puder preencher essas informações, ele pode fazer isso clicando no seu avatar e depois em “Perfil”.
Um pop up se abrirá com as mesmas informações anteriormente citadas:
Aba “Remuneração”
Por último, mas não menos importante, temos a aba de Salários e Comissão!
Nesta aba é possível inserir todas as informações relativas ao salário e às comissões do seu colaborador, além da data de admissão, de pagamento e de demissão.
O campo de valor hora é extremamente importante, pois a partir dele sua agência pode gerar relatórios que levam em consideração o valor da hora x o número de horas trabalhadas do colaborador.
Os campos de Comissão e Datas ficam abertos a quem tem acesso a permissão “Cadastro dos Colaboradores”. Saiba, clicando aqui, como essas informações serão utilizadas no iClips.
Preciso inserir uma informação extra no cadastro. Como faço?
Caso queira inserir alguma observação ou detalhe extra, você pode utilizar o campo de “comentários”.
Para isso, vá na página inicial dos colaboradores, clique em cima do cadastro desejado e vá na aba “comentários”:
É importante ressaltar que, quanto mais completo for o cadastro, mais você conhecerá seu colaborador. Agora, você já pode cadastrar todos os funcionários da sua agência corretamente, de forma prática e rápida!
Não encontrou o cadastro de um colaborador?
Atente – se ao filtro de busca.
É necessário escolher a melhor opção, que mais represente o status do colaborador que gostaria de localizar no iClips:
Você pode fazer uma busca por “todos”, considerando o botão de “acesso ao sistema” e o de “colaborador ativo ou inativo”.
Ou, pode personalizar sua busca, de acordo com o perfil específico do colaborador.
Como excluir um colaborador em iClips?
O iClips é um sistema que cria diversos vínculos de informações para garantir a eficácia dos relatórios, por exemplo, e consequentemente, possibilitar uma gestão mais estratégica. Por isso, algumas informações não podem ser deletadas do sistema.
Imagina conseguir deletar um colaborador, e perder todos os dados de trabalho imputados sobre ele no sistema? Tempo de trabalho, atividades realizadas, valor/hora contabilizado…. Isso prejudicaria muitos dados, certo?
Por isso, não é possível excluir um colaborador do iClips.
Quando acontece o desligamento de um funcionário, basta que você acesse o cadastro dele em configurações > colaboradores.
Desativá-lo e retirar seu acesso ao sistema:
Ao desativá-lo, automaticamente o iClips vai sugerir que você atribua as demandas desse colaborador para outro.
Como transferir atividades de um colaborador antigo para um novo colaborador?
Muitas vezes um colaborador sai da agência e outra pessoa entra em seu lugar, assumindo as suas atividades. É possível fazer essa transferência de atividades de forma fácil no iClips.
O primeiro passo é acessar configurações > colaboradores, editar o cadastro do colaborador que saiu da agência, marcar a opção “acesso ao sistema” como NÃO e salvar. Nesse momento se o novo colaborador já tiver cadastrado, você já pode desmarcar a opção “em atividade” e atribuir as atividades a ele. Se não, é só seguir os próximos passos.
Caso o novo colaborador ainda não esteja cadastrado, volte à Configurações > Colaboradores, clique em “novo colaborador” e cadastre o novo funcionário da agência.
Depois, volte ao cadastro do funcionário antigo e desmarque a opção em atividade. Quando você fizer isso, o iClips vai te dar a opção de atribuir essas atividades a outro colaborador. Selecione o novo colaborador e salve. Uma mensagem informará quantas atividades foram transferidas de um para o outro.
Importante: essa alteração não se aplica ao workflow dos modelos de peças. Se a pessoa que saiu da agência era um responsável padrão de alguma etapa de uma peça é necessário ir até Configurações > Modelos de peça e realizar essa troca manualmente.
ATENÇÃO: É muito importante não reutilizar o cadastro de um colaborador para outra pessoa. Quando isso acontece, o novo usuário passa a ter todo o histórico do colaborador anterior, como horas, atividades e registros no sistema. Isso pode causar confusão nos relatórios e prejudicar a gestão das informações dentro do iClips.
Ainda precisa de ajuda? É só nos chamar no [email protected] ou no chat da plataforma e vamos te ajudar