Como utilizar a Régua de Cobrança do iClips? – iClips

Aqui, você vai saber mais sobre:

A régua de cobrança funciona como um manual de cobrança, em que cada ponto de contato possui uma mensagem personalizada enviada juntamente com o boleto atualizado diretamente do iClips. Você pode definir quais serão as datas e mensagens para o envio do boleto, e com isso a chance de efetivação do pagamento em dia por parte dos seus clientes é potencializada.

Importante: Esse recurso só está disponível para a emissão dos boletos via PJBank.

O que é o PJBank e como utilizá-lo?

Se você ainda não utiliza o PJBank para emitir os seus boletos, o primeiro passo é vincular sua conta a ele.

Vá até módulo do financeiro > conta, edite a conta desejada e clique em “Vincular conta ao PJBank”.

Após realizar vincular sua conta e configurar sua régua de cobrança seguindo os passos abaixo, basta gerar os boletos via PjBank conforme os passos do artigo “Como gerar boleto com o PJBank no iClips?”.

Como definir como será sua régua de cobrança?

Vá até Configurações > Configurações do iClips > Régua de cobrança.

Essa é a tela inicial:

Logo abaixo, existe o campo onde será definido o remetente que enviará os e-mails enviados pela régua de cobrança e também os campos onde serão escritos os e-mails padrões propriamente ditos:

Cada número corresponde à uma etapa do envio da régua de cobrança. É possível configurar a quantidade de dias, se antes ou depois do vencimento e também o texto a ser escrito.

Após conhecidos os campos da réguas de cobrança, vamos seguir para os detalhes sobre como fazer cada configuração.

Personalização do Conteúdo

Remetente

É possível personalizar o assunto, o corpo do e-mail e também a a máscara do remetente. Assim, se o cliente responder um e-mail da régua de cobrança, ele será automaticamente direcionado ao e-mail que você incluiu como “remetente” na configuração da régua. Caso você não configure um remetente, ele será [email protected]. Nesse caso é importante orientar o cliente a criar um filtro seguro e marcar como “não é spam” caso o e-mail seja direcionado para essa pasta. Falamos mais sobre isso nesse artigo.

Variáveis personalizáveis

Estão disponíveis algumas variáveis para que você personalize as mensagens, como nome do cliente, valor do boleto e e-mail da agência.

Esses tópicos poderão ser selecionados quando o usuário for configurar as mensagens que serão enviadas automaticamente aos clientes. Através deles, os e-mails automáticos terão os dados personalizados de cada cliente, cada agência e cada boleto, por exemplo. A palavra-chave aqui é facilidade. Quando você começa a digitar o nome da variável no corpo do e-mail, o iClips sugere as possíveis para você clicar e selecionar.

Assunto e conteúdo do e-mail

Como demonstrado na imagem acima, a cada novo e-mail, é possível personalizar o seu assunto e também o conteúdo. O iClips conta, com além do recurso da variável personalizável, com um editor de textos onde a edição do conteúdo poderá ser realizada de acordo com a sua preferência.

Dicas gerais sobre o conteúdo dos e-mails:

Fique atento à linguagem utilizada: por mais que a inadimplência seja algo prejudicial para sua agência, é um momento delicado e a forma como você cobra o seu cliente faz toda a diferença. Seja claro, informe quais produtos e serviços geraram aquela cobrança e como ele pode quitá-la. Não esqueça também de pedir que o cliente desconsidere o e-mail se já tiver pago o boleto.
Deixe claro por quais canais ele pode entrar em contato com você. Por mais que o processo seja simples, em algum momento o cliente pode ter que reportar algum problema técnico, tirar dúvidas ou enviar um comprovante para agilizar a entrega de algum serviço. Por isso é importante que o e-mail tenha um telefone ou e-mail de contato de quem pode ajudá-lo, seja o atendimento da conta ou o financeiro da agência.

Quantas etapas/e-mails inserir na sua régua de cobrança?

Nós sugerimos inicialmente três e-mails para a sua régua:

5 dias antes do vencimento;
no dia do vencimento;
5 dias depois do vencimento.

Mas você pode alterar esses prazos e acrescentar novos envios de acordo com a sua necessidade. É legal também fazer testes A/B e analisar quais estratégias funcionarão melhor no seu caso.

É importante saber:

cada linha tem a opção de enviar o e-mail antes ou depois do vencimento.
Se você quiser enviar um boleto no dia do vencimento, coloque 0 (zero) dias antes ou depois do vencimento.
Os e-mails são enviados automaticamente todos os dias a partir da 10h.

Já realizei as configurações gerais no iClips. E agora?

Como colocar a régua de cobrança para funcionar para um cliente?

Vá até configurações > clientes, edite o cliente desejado e na aba “dados” marque a opção “vincular régua de cobrança”.

A partir daí, todos os lançamentos “a receber” deste cliente serão afetados pela régua e os boletos poderão ser criados muito mais facilidade e automação!

Como acompanhar o envio dos e-mails automáticos feitos pela régua de cobrança?

Você pode acompanhar o fluxo de envio de e-mails no menu lateral direito dos lançamentos financeiros. É muito importante fazer esse acompanhamento para o caso de algum e-mail não ser enviado.

FINANCEIRO > LANÇAMENTOS > Clique em cima do lançamento financeiro:

No menu lateral, aparecerão os detalhes, inclusive, caso algum envio tenha tido algum problema, como no caso do ícone em cinza:

Lembrando que, quando o boleto é liquidado, ou seja, quando o dinheiro cai na sua conta, o lançamento é automaticamente baixado no seu iClips.

Além de deixar a cobrança mais profissional, melhorar os recebimentos financeiros e ajudar na prevenção de esquecimentos, a régua de cobrança otimiza os processos da agência e mantém o cliente sempre por perto, num relacionamento saudável.

Detalhes importantes sobre os LANÇAMENTOS FINANCEIROS e sua relação com a régua de cobrança

Quando o lançamento for baixado manualmente, a régua será automaticamente desabilitada.
Se um lançamento já baixado pela régua, ou seja, uma entrada, tiver o seu tipo modificado para “a receber” e forem alterados qualquer um desses dados: “valor”, “conta”, “data do pagamento”, “descrição do lançamento”, será gerada uma nova régua de cobrança. Se o lançamento voltar a ser uma entrada, a régua será excluída novamente.
Se você alterar a forma de envio da régua, todas as réguas já configuradas serão alteradas para a configuração atual.

A régua de cobrança só faz envios de segunda à sexta-feira, incluindo feriados. Se, pela data de vencimento de algum lançamento, algum dos envios cair no sábado ou domingo, o envio será feito na segunda-feira seguinte. A régua de cobrança não faz envios aos finais de semana.