Como utilizar a Régua de Cobrança do iClips? – iClips

Aqui, você vai saber mais sobre:

A régua de cobrança funciona como um manual de cobrança, em que cada ponto de contato possui uma mensagem personalizada enviada juntamente com o boleto atualizado diretamente do iClips. Você pode definir quais serão as datas e mensagens para o envio do boleto, e com isso a chance de efetivação do pagamento em dia por parte dos seus clientes é potencializada.

Importante: Esse recurso só está disponível para a emissão dos boletos via PJBank.

O que é o PJBank e como utilizá-lo?

Se você ainda não utiliza o PJBank para emitir os seus boletos, o primeiro passo é vincular sua conta a ele.

Vá até módulo do financeiro > conta, edite a conta desejada e clique em “Vincular conta ao PJBank”.

Após realizar vincular sua conta e configurar sua régua de cobrança seguindo os passos abaixo, basta gerar os boletos via PjBank conforme os passos do artigo “Como gerar boleto com o PJBank no iClips?”.

Como definir como será sua régua de cobrança?

Vá até Configurações > Configurações do iClips > Régua de cobrança.

Essa é a tela inicial:

Logo abaixo, existe o campo onde será definido o remetente que enviará os e-mails enviados pela régua de cobrança e também os campos onde serão escritos os e-mails padrões propriamente ditos:

Cada número corresponde à uma etapa do envio da régua de cobrança. É possível configurar a quantidade de dias, se antes ou depois do vencimento e também o texto a ser escrito.

Após conhecidos os campos da réguas de cobrança, vamos seguir para os detalhes sobre como fazer cada configuração.

Personalização do Conteúdo

Remetente

É possível personalizar o assunto, o corpo do e-mail e também a a máscara do remetente. Assim, se o cliente responder um e-mail da régua de cobrança, ele será automaticamente direcionado ao e-mail que você incluiu como “remetente” na configuração da régua. Caso você não configure um remetente, ele será [email protected]. Nesse caso é importante orientar o cliente a criar um filtro seguro e marcar como “não é spam” caso o e-mail seja direcionado para essa pasta. Falamos mais sobre isso nesse artigo.

IMPORTANTE: Todos os disparos feitos pela régua de cobrança irão copiar o e-mail inserido como Remetente. Isso irá ajudar a agência no controle dos disparos feitos.

Variáveis personalizáveis

Estão disponíveis algumas variáveis para que você personalize as mensagens, como nome do cliente, valor do boleto e e-mail da agência.

Esses tópicos poderão ser selecionados quando o usuário for configurar as mensagens que serão enviadas automaticamente aos clientes. Através deles, os e-mails automáticos terão os dados personalizados de cada cliente, cada agência e cada boleto, por exemplo. A palavra-chave aqui é facilidade. Quando você começa a digitar o nome da variável no corpo do e-mail, o iClips sugere as possíveis para você clicar e selecionar.

Assunto e conteúdo do e-mail

Como demonstrado na imagem acima, a cada novo e-mail, é possível personalizar o seu assunto e também o conteúdo. O iClips conta, com além do recurso da variável personalizável, com um editor de textos onde a edição do conteúdo poderá ser realizada de acordo com a sua preferência.

Dicas gerais sobre o conteúdo dos e-mails:

Fique atento à linguagem utilizada: por mais que a inadimplência seja algo prejudicial para sua agência, é um momento delicado e a forma como você cobra o seu cliente faz toda a diferença. Seja claro, informe quais produtos e serviços geraram aquela cobrança e como ele pode quitá-la. Não esqueça também de pedir que o cliente desconsidere o e-mail se já tiver pago o boleto.
Deixe claro por quais canais ele pode entrar em contato com você. Por mais que o processo seja simples, em algum momento o cliente pode ter que reportar algum problema técnico, tirar dúvidas ou enviar um comprovante para agilizar a entrega de algum serviço. Por isso é importante que o e-mail tenha um telefone ou e-mail de contato de quem pode ajudá-lo, seja o atendimento da conta ou o financeiro da agência.

Quantas etapas/e-mails inserir na sua régua de cobrança?

Nós sugerimos inicialmente três e-mails para a sua régua:

5 dias antes do vencimento;
no dia do vencimento;
5 dias depois do vencimento.

Mas você pode alterar esses prazos e acrescentar novos envios de acordo com a sua necessidade. É legal também fazer testes A/B e analisar quais estratégias funcionarão melhor no seu caso.

É importante saber:

cada linha tem a opção de enviar o e-mail antes ou depois do vencimento.
Se você quiser enviar um boleto no dia do vencimento, coloque 0 (zero) dias antes ou depois do vencimento.
Os e-mails são enviados automaticamente todos os dias a partir da 10h.

Já realizei as configurações gerais no iClips. E agora?

Como colocar a régua de cobrança para funcionar para um cliente?

Vá até configurações > clientes, edite o cliente desejado e na aba “dados” marque a opção “vincular régua de cobrança”.

A partir daí, todos os lançamentos “a receber” deste cliente serão afetados pela régua e os boletos poderão ser criados muito mais facilidade e automação!

Como acompanhar o envio dos e-mails automáticos feitos pela régua de cobrança?

Você pode acompanhar o fluxo de envio de e-mails no menu lateral direito dos lançamentos financeiros. É muito importante fazer esse acompanhamento para o caso de algum e-mail não ser enviado.

FINANCEIRO > LANÇAMENTOS > Clique em cima do lançamento financeiro:

No menu lateral, aparecerão os detalhes, inclusive, caso algum envio tenha tido algum problema, como no caso do ícone em cinza:

Lembrando que, quando o boleto é liquidado, ou seja, quando o dinheiro cai na sua conta, o lançamento é automaticamente baixado no seu iClips.

Além de deixar a cobrança mais profissional, melhorar os recebimentos financeiros e ajudar na prevenção de esquecimentos, a régua de cobrança otimiza os processos da agência e mantém o cliente sempre por perto, num relacionamento saudável.

Detalhes importantes sobre os LANÇAMENTOS FINANCEIROS e sua relação com a régua de cobrança

Quando o lançamento for baixado manualmente, a régua será automaticamente desabilitada.
Se um lançamento já baixado pela régua, ou seja, uma entrada, tiver o seu tipo modificado para “a receber” e forem alterados qualquer um desses dados: “valor”, “conta”, “data do pagamento”, “descrição do lançamento”, será gerada uma nova régua de cobrança. Se o lançamento voltar a ser uma entrada, a régua será excluída novamente.
Se você alterar a forma de envio da régua, todas as réguas já configuradas serão alteradas para a configuração atual.
A régua de cobrança só faz envios de segunda à sexta-feira, incluindo feriados. Se, pela data de vencimento de algum lançamento, algum dos envios cair no sábado ou domingo, o envio será feito na segunda-feira seguinte. A régua de cobrança não faz envios aos finais de semana.