Workflow é uma palavra em inglês que quer dizer fluxo de trabalho. É a forma como uma empresa organiza seus processos e rotinas, desde o administrativo até o atendimento ao cliente.
Algumas vezes, durante a gestão de marketing, alguns profissionais sentem ter excesso de tarefas e dificuldade em gerir todas elas.
Afinal, cada processo adotado na sua empresa requer uma série de tarefas e, por isso, armar um workflow se faz tão necessário.
Quando se fala de Marketing Digital, por exemplo, devemos considerar que se trata de uma estratégia que envolve vários canais e cada um deles tem um planejamento próprio. Vejamos alguns casos.
Ao fazer uma ação de mídia paga no Facebook Ads é preciso criar uma campanha que tenha algum objetivo específico que pode ser gerar mais cliques num link, conseguir mais fãs/seguidores, aumentar as conversões em venda etc.
Em seguida, é especificado qual público deverá ser atingido e o conjunto de anúncios que pertencerão a essa campanha.
Como você pode ver, essa ação tem um fluxo de trabalho composto de criação da campanha, escolha do público e criação dos anúncios da campanha.
Se essa ordem não for seguida à risca, o fluxo será quebrado, o trabalho não será bem executado e, dificilmente, o objetivo será atingido. Por essa razão, é preciso ter um workflow.
E, para que você saiba o que é um workflow, quais são os tipos que você pode adotar na gestão de uma empresa e também alguns exemplos que facilitem a compreensão, redigimos este post e convidamos você a lê-lo até o fim.
O que é workflow?
Workflows — também chamados de fluxos de trabalho — são a maneira como as pessoas realizam o trabalho e podem ser ilustradas como uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação.
Basicamente, o workflow pode ser visto como um trabalho fluindo de um estágio para o outro, seja por meio de uma ferramenta, seja por outro processo.
Você pode executar um workflow completo sozinho (tal como escrever, editar e publicar uma postagem no blog) ou pode envolver várias pessoas (como fazer uma venda complexa para um cliente).
Contudo, o workflow não deve ser confundido com uma tarefa ou com várias tarefas juntas, pois, isso seria um projeto.
Workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em uma sequência, além de ser algo que você faz regularmente.
Para ter uma ideia melhor de como isso funciona, vamos abordar um exemplo prático: a inserção de funcionários.
Sempre que você contrata um novo funcionário para a sua equipe, é necessário explicar como a empresa funciona, qual é o papel deles e assim por diante.
Vejamos outro exemplo simples de um fluxo de trabalho presente no processo de vendarketing no qual várias pessoas estão envolvidas:
- o analista de marketing gera leads ou oportunidades de venda;
- o representante comercial entra em contato com a lead e fecha a venda;
- o time de cobrança gera o boleto para o cliente pagar;
- o time financeiro recebe o pagamento e faz o lançamento no caixa.
Ao criar um conteúdo para o blog da sua empresa, um workflow pode ser feito da seguinte forma:
- escrever o blog post;
- fazer a otimização para SEO;
- verificar ortografia e gramática;
- publicar no blog.
Muitas vezes, nos negócios, os workflows são mais complicados. Algo como a inserção de funcionários pode envolver várias reuniões, relatórios, tarefas e departamentos.
É nesse nível que eles precisam ser monitorados, gerenciados e otimizados adequadamente para garantir que eles sejam tão eficientes quanto possível.
Organizar e controlar processos, pode ser uma tarefa mais fácil do que você imagina. Tudo o que você precisa é utilizar uma ferramenta que te auxilie nessa organização. Você pode conhecer um pouco mais sobre uma das melhores ferramentas para isso, clicando aqui.
Qual a diferença entre workflow e processo?
Os processos consistem em uma sequência de atividades, que são subdivididas em tarefas, organizadas de uma maneira lógica, tendo relações de causa e efeito entre si. Aqui, o objetivo é garantir a entrega de um produto, serviço, decisão, informação ou outros tipos de saídas de um cliente externo ou interno.
A cadeia de processos de um negócio agrega valor à entrega final, aumentando a sua percepção de valor pelo mercado em relação aos custos despendidos para a sua produção.
Se a diferença positiva entre o valor percebido e os custos de produção for grande, maior vai ser a lucratividade da companhia. Sendo assim, se preocupar em analisar, modelar e melhorar de forma contínua os processos é uma ótima alternativa para gerar mais lucros.
É nesse momento que o workflow e os processos se relacionam, uma vez que esse primeiro é uma ferramenta que melhora os processos da organização.
Em suma, o fluxo de trabalho tem um conjunto de tecnologias e ferramentas que fazem com que os documentos, informações e atividades sigam adequadamente pela agência para que os colaboradores sigam a sua sequência e realizem procedimentos que facilitem o alcance dos objetivos.
Quais são as principais vantagens do workflow?
Adotar um workflow traz uma série de benefícios para a sua empresa, apontamos aqui os principais deles:
- redução de custos e diminuição de desperdícios;
- aumento da eficiência e eficácia dos processos;
- maior transparência no uso e processamento de informações;
- aumento da colaboração entre os membros do seu time e do trabalho em equipe;
- melhoria contínua dos processos.
Como funciona o workflow?
Basicamente, o sistema de workflow pode ser dividido da maneira que listamos abaixo.
AD HOC
Trata-se de um processo manual feito de forma simples cujos itens podem ser alterados ou movidos de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela empresa e quando houver necessidade.
Administrativo
Este tipo envolve processos mais burocráticos, pois estão coordenados às demais tarefas empresariais e podem ser simplificados a partir do workflow uma vez que ele possibilita a organização das informações.
Produtivo
Este é referente aos processos que podem ter intervenção humana ou não. Afinal, eles são mais repetitivos, têm complexidade maior, além de exigir níveis maiores de qualificação e acesso a diversos sistemas de informação.
Colaborativo
Estes são os processos que envolvem o trabalho cooperativo executado por variados departamentos da empresa, mas com um objetivo em comum.
Como o fluxo de trabalho colaborativo é mais independente, ele não oferece tanta agilidade por poder demandar ações repetidas de um mesmo processo até que o objetivo seja, finalmente, alcançado.
Contudo, este é um processo mais completo, por envolver diversos times cujas habilidades podem ser exploradas de maneira colaborativa.
Transacional
Estes são processos de trabalho cujas tarefas são efetivadas de maneira conjunta, porém, em unidades diferentes, a fim de garantir uma maior confiabilidade e aplicação feita de forma exata.
Por que utilizar um sistema de workflow na agência?
Utilizar um sistema de workflow na agência é uma ótima alternativa para o negócio porque ajuda a reduzir os desperdícios e os custos com processos operacionais — além de trazer mais eficiência e eficácia para os procedimentos.
A ferramenta ajuda a aumentar a rentabilidade da empresa, pois torna possível a identificação das práticas que agregam mais valor aos processos da agência. Com o workflow, a organização também tem acesso a dados confiáveis e em tempo real, com mais transparência e agilidade para o dia a dia.
Além disso, o recurso facilita o trabalho em equipe, simplificando a comunicação e tornando a divisão de tarefas mais prática e clara. O workflow auxilia na tomada de decisões e no planejamento estratégico, pois é um elemento que reduz as falhas humanas.
Assim, a importância de utilizar um workflow na agência é evidente em toda a dinâmica de trabalho. O programa ajuda a incentivar a equipe e confere mais integração e praticidade para o processo produtivo.
A corporação terá melhores resultados, como a melhoria da gestão do tempo, o aumento da qualidade do trabalho e, consequentemente, a fidelização de clientes.
Como um workflow ajuda no controle de jobs da agência?
As agências têm muitos jobs simultâneos para serem realizados. Por isso, é fundamental providenciar medidas para que as tarefas fiquem bem ordenadas, do contrário, a corporação corre o risco de perder o controle dos prazos.
Nesse sentido, o workflow é uma das estratégias fundamentais para garantir que a produção aconteça no tempo apropriado e de forma adequada. Quer saber de que forma o workflow ajuda no controle dos jobs da agência? Continue a leitura deste conteúdo!
Redução de erros e refações
Embora o desempenho e a produtividade dos colaboradores sejam muito bons, erros podem acontecer em alguma etapa do processo. Assim, é fundamental incluir momentos de revisão das atividades feitas para identificar as eventuais falhas ocorridas.
Quando a empresa não tem um sistema de workflow, as fases do desenvolvimento de cada campanha ficam desordenadas, o que pode gerar imprevistos. Muitas vezes, uma determinada prática pode passar sem revisão em meio à correria do trabalho.
Publicar um conteúdo com falhas de diagramação, ortografia ou qualquer outro problema pode ser muito comprometedor para a imagem da sua agência e da empresa do cliente. Essa questão gerará custos adicionais com as refações e, ainda, reduzirá a confiança do cliente na equipe.
Com o workflow, as etapas de trabalho ficam bem estruturadas e as revisões são realizadas nos momentos necessários. Assim, você evita falhas e alcança melhores resultados.
Otimização dos serviços
Sempre há formas de melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência dos processos. Sendo assim, com a automação das tarefas e monitoramento em tempo real do que está acontecendo com a empresa esse processo se torna ainda mais fácil. O desafio dessa tarefa é diagnosticar onde estão os principais problemas.
O workflow é um recurso que fornece uma estruturação objetiva, clara e concisa de toda a produção. Isso fornece o panorama ideal para a realização de reuniões para melhoramento da qualidade do serviço.
O esquema ajuda nas discussões e se torna uma ótima estratégia para prever consequências de possíveis alterações. Modificações em uma fase do processo podem gerar encadeamentos variados e, por isso, é preciso fazer um bom planejamento para não prejudicar nenhuma das etapas de trabalho.
Com o workflow, o desenvolvimento de propostas para aperfeiçoar os procedimentos será muito mais ágil e efetivo. Assim, você promove uma ótima gestão estratégica na empresa.
Melhoria no fluxo de atividades
Problemas de comunicação e de circulação das informações na empresa podem gerar diversos erros e mal-entendidos. Isso prejudica a eficiência e a eficácia dos processos e pode trazer muitos problemas para a agência.
O workflow serve como estratégia para minimizar esses prejuízos. Afinal, ele consegue reunir um grande fluxo de informações em uma página. Essa ferramenta mostra todos os processos que estão em execução — e vamos combinar que facilmente mensagens importantes da empresa poderiam se perder em chats, grupos do WhatsApp e/ou e-mails lotados.
Levando isso em consideração, seria uma pena se você conseguisse estabelecer quais devem ser a prioridades no trabalho, mas as informações não chegassem para quem vai executá-la, certo? Com o sistema de workflow é possível estabelecer uma comunicação oficial de modo organizado e desburocratizado.
Assim, os profissionais têm mais facilidade em acompanhar as tarefas e saber exatamente o que está faltando cumprir para finalizar a campanha. Dessa forma, a equipe fica bem informada e a par dos procedimentos — a medida minimiza problemas e otimiza o cumprimento das tarefas.
Facilitação da aprendizagem dos processos
Aprender como funciona o fluxo de trabalho na empresa é sempre um desafio para os novatos, não é mesmo? São muitas informações para armazenar de uma só vez. Até que a pessoa entenda tudo o que deve ser feito, muitos erros e problemas acontecem.
Com o workflow, os novos membros têm mais facilidade para assimilar os processos. A tecnologia fornece as informações necessárias para o colaborador localizar-se em meio aos prazos e procedimentos, o que traz melhores resultados para a agência.
Sistema mais eficiente e com melhores resultados
Empresas que usam o sistema de workflow conseguem reduzir a mão de obra e o volume do material. Dessa forma, os custos operacionais caem muito e a eficácia da gestão é garantida, já que a tecnologia foi acrescentada ao fluxo de trabalho.
Bom, se a eficiência de uma empresa aumenta, caem as chances de erros e retrabalhos. Soma-se à diminuição de erros também a agilização dos processos, já que uma tarefa que antes seria realizada com o preenchimento de planilhas com as horas trabalhadas, por exemplo, agora será feito pelo sistema. Assim, haverá também mais organização e qualidade na entrega de um trabalho.
Monitoramento real time
Já pensou nas vantagens que você teria no trabalho se pudesse ter acesso às análises de desempenho dos seus serviços em tempo real? Isso é algo que faz os olhos de qualquer empresa brilhar.
Pois bem, com o sistema de workflow você consegue ter acesso às métricas que exigem uma monitoração diária. Desse modo, é possível descobrir, de modo prático, o andamento de qualquer trabalho.
Mas os benefícios não terminam nisso: com esse sistema mencionado ainda é possível coletar dados e transformá-los em dashboards e gráficos de modo que as tarefas possam ser automatizadas.
Além de ser possível ter acesso rápido e diário às métricas — fundamentais para gestão apurada do negócio — ainda pode-se fazer o monitoramento e controlar o número de horas trabalhadas.
Auxílio na tomada de decisões e na precificação de produtos
Quando a comunicação entre os membros da equipe melhora, os passos seguintes dentro da empresa devem se tornar mais claros, o que ajuda na tomada de decisões. Afinal, cada colaborador tem em mente exatamente o que precisa fazer dentro da organização para que o projeto em questão se efetive.
Além disso, os processos agora param de depender tanto de terceiros, como ao contratar diferentes fornecedores para cada etapa do workflow. Nesse sentido, se houver algum problema na entrega de qualquer um deles, todas as etapas são prejudicadas.
Por isso, existem parceiros que englobam o máximo de atividades e beneficia a empresa ao evitar as falhas e atrasos de entrega, além de ser um método mais econômico também. Tudo isso traz mais segurança para a empresa e auxilia na tomada de decisões.
Como criar um workflow para a agência?
Preparamos um passo a passo para a criação de um workflow para. Veja mais a seguir!
Faça um inventário dos recursos disponíveis
Fazer um inventário dos recursos disponíveis é importante para ver o que você já tem e o que será preciso prover. Essa ação é crucial para aproveitar as potencialidades da agência, bem como identificar quais são os pontos que necessitam de melhorias.
Para fazer o levantamento, considere algumas variáveis, como:
- o tempo disponível;
- a quantidade de profissionais na equipe;
- os conhecimentos dos profissionais (em termos da graduação de cada colaborador);
- materiais que podem ser utilizados;
- softwares e programas nos computadores;
- capital e investimentos necessários.
Registre todas essas questões, pois elas serão necessárias nas próximas etapas da montagem do workflow.
Documente os processos
Nesse momento, você registrará as etapas do fluxo de trabalho e listará todos os passos do processo produtivo, colocando-os em ordem cronológica. Verifique quanto de cada recurso é investido em cada prática (as informações do inventário serão preciosas agora).
Além disso, é importante registrar quais são as tarefas que dependem umas das outras. O ideal é que todas essas atividades sejam feitas em um computador, com apoio de um software de gestão de agências. Uma solução informatizada facilita a sistematização das atividades e fornece relatórios sobre as ações na empresa.
Crie um mapa para orientar os procedimentos
Ao obter todas as informações anteriores, você terá uma base para esquematizar as etapas do trabalho. Assim sendo, conecte os processos interdependentes, mas sempre preservando a ordem cronológica. Organize todos os itens a partir de uma perspectiva visual, tal como em um fluxograma.
É importante lembrar de fazer revisões frequentes em todas as etapas da montagem do workflow para evitar erros no trabalho final. Com o uso de sistemas de gestão integrados, você terá dados mais acessíveis para a elaboração do esquema.
Envolva a equipe
Claro que envolver a equipe no processo de transição para o sistema de workflow é fundamental. Por isso, liste os atores do processo e defina o papel e responsabilidade de cada um na evolução do novo fluxo de trabalho.
Afinal, os funcionários são as pessoas que fazem a roda girar e para que a nova mudança seja realmente positiva e traga bons frutos, é preciso que eles estejam convencidos das vantagens do sistema de workflow.
Então, esclareça que a nova plataforma não deve ser vista como uma nova forma de cobrança, mas como um auxílio para organização do trabalho, definição de prioridades e uma visão adequada do que deve ser feito.
Além disso, uma outra vantagem para os funcionários com o sistema de workflow é que o monitoramento constante de todas as atividades realizadas faz a equipe correr menos riscos de não ser reconhecida. Afinal, tudo estará registrado e, assim, há mais transparência na execução das tarefas.
Avalie os resultados
Avaliar os resultados é uma etapa substancial de cada processo. É nessa fase que você checa se os fluxogramas que foram moldados realmente são coerentes, estão esquematizados com objetividade e clareza, se existem alguma imprecisão e se os funcionários podem assimilar o fluxograma facilmente.
Após apresentar a ferramenta disponível para o time, observe também se houve melhorias no meio laboral com a implementação do sistema de workflow. Solicite aos seus colaboradores um feedback sobre a ferramenta, o que ajuda a aprimorá-la continuamente.
Quais são os cuidados necessários?
Para montar um workflow de sucesso é importante tomar alguns cuidados. Acompanhe para entender melhor a questão!
Evite a repetição de processos
Ao realizar a montagem do fluxograma, você perceberá que o número de processos é mesmo muito grande. Com tantas informações, uma falha recorrente é a repetição de itens, informações e procedimentos. Isso pode acontecer sem que ninguém perceba e, assim, o workflow fica redundante e de baixa qualidade.
Como já enfatizamos, as revisões do material produzido são essenciais para identificar erros e fazer as devidas correções. Quando o workflow for colocado à disposição da equipe, é necessário que ele já esteja revisado e sem redundância de informações.
Seja cuidadoso com a diagramação da informação
Produzir um bom workflow exige a capacidade de sintetizar bem a informação. Basta pensar que um quadro lotado de dados passa uma imagem poluída, prejudicando a compreensão do que é necessário.
Assim, o trabalho perde o sentido e os resultados positivos esperados não são alcançados. Por isso, é importante resumir e colocar ali somente o essencial, de forma clara e objetiva. Assim, os profissionais tratarão o esquema como uma boa fonte de consulta para o dia a dia.
Formule uma boa legenda
Adotar uma codificação e colocar uma legenda para o quadro geral é uma ótima estratégia para apresentar a informação de maneira objetiva, como mencionamos. Essa alternativa pode incluir cores, figuras geométricas setas e símbolos.
Um erro comum é utilizar sinais difíceis de memorizar, que estão muito dissociados do processo em si. Assim, quando for produzir o workflow da sua agência, lembre-se de utilizar sinais familiares e de fácil associação com a ideia.
Uma boa estratégia é adotar o padrão BPMN (Business Process Model and Notation), que é uma notação da metodologia de processos de gerenciamento de negócios.
Capacite os colaboradores
Ensinar aos colaboradores como o workflow funciona é fundamental para que a equipe utilize a ferramenta. Não adianta empreender esforços em um processo trabalhoso como a confecção desse fluxograma se você não capacita a equipe sobre esse recurso.
Quando o workflow estiver pronto, prepare uma boa apresentação e indique como funcionam as codificações. Dessa forma, o material será bem utilizado pelos colaboradores e terá o papel estratégico para o qual ele foi elaborado.
Quais tecnologias podem ajudar o workflow?
O uso da tecnologia é crucial para o desenvolvimento de um workflow de excelência. A partir dela, você pode tornar a comunicação entre os envolvidos nos processos mais transparente e fluída, independentemente de eles pertencerem ou não ao mesmo departamento.
Junto a isso, planejar e controlar as atividades trazem uma visão ampla do que realmente está acontecendo na agência de comunicação. Assim, a equipe de trabalho fica mais conectada e atualizada a respeito dos processos a serem executados.
Nesse contexto, um software de gestão é ótimo para apoiar o workflow e garantir bons resultados, uma vez que possibilitam o monitoramento dos dados dos processos e suas atribuições ao time responsável por eles, além de ajudar no engajamento dos funcionários e aumentar a interação entre os mesmos.
Existem metodologias que auxiliam o workflow?
Há algumas metodologias que, se aplicadas com precisão, elevam o nível de conhecimento do seu time sobre os processos, além de contribuir para a identificação e correção de erros, tornando as atividades mais rápidas e claras. Veja quais são essas metodologias.
Ciclo PDCA
O PDCA é um acrônico que corresponde a plan-do-check-act (planejar, fazer, checar, agir) — um modelo dividido em quatro etapas repetitivas que promove a melhoria contínua na gestão de processos das empresas.
Essa ferramenta é implementada para melhorar a qualidade e eficiência dos processos na gestão de projetos, ciclo de vida de produtos, da cadeia de suprimentos e de pessoas. As suas etapas são:
- Plan (planejar): define qual é o problema a ser solucionado, recolhe dados relevantes e checa qual é a origem do problema;
- Do (fazer): desenvolve e implementa uma solução e determina a medida ideal para analisar a sua eficácia;
- Check (checar): confirma os dados antes e depois da comparação das informações;
- Act (agir): documenta todos os resultados, informando a todos os envolvidos no processo sobre as suas mudanças, além de apontar sugestões para o problema ser resolvido no próximo ciclo PDCA.
Diagrama de Ishikawa
Também chamado de Diagrama de Causa e Efeito, essa ferramenta é comumente aplicada para identificar causas de problemas específicos.
O Diagrama de Ishikawa é formado por uma linha horizontal principal que determina o problema em questão, utilizando ramos que vão se separando para as laterais, mostrando quais são as causas de um erro. Desses ramos, surgem pequenas ramificações que são vistas como as subcausas da falha.
A aplicação dessa metodologia é bastante eficiente na gestão de qualidade, uma vez que permite uma perspectiva simples e objetiva de um problema, facilitando a identificação para melhor solução.
Análise de Pareto
Um dos diferenciais dessa ferramenta é evidenciar de maneira direta e objetiva a distribuição dos itens, organizando-os conforme a frequência com que ocorrem. Na prática, imagine um gráfico de barras, onde os itens são dispostos do maior (mais frequente) para o menor (menos frequente).
O recurso tem como finalidade trazer a quem o utiliza uma forma fácil e visual de entender em quais fatores estão os problemas recorrentes, proporcionando um melhor direcionamento de esforços para solucioná-los. As informações são mostradas em termos de frequências absolutas ou em percentual.
Quais os melhores exemplos de workflow?
Quer começar a documentar seus workflows, mas não sabe com quem começar? Separamos aqui alguns exemplos comuns que podem ser usados na maioria das empresas.
Marketing de Conteúdo
Quem trabalha com marketing sabe que Marketing de Conteúdo não se trata apenas de criar um bom texto para blogs, ele requer muitas etapas estratégicas.
Na maioria dos casos, publicar um único artigo requer colaboração entre quatro profissionais diferentes:
- primeiro o responsável por desenvolver a pauta do conteúdo;
- em seguida, o redator que precisa escrever o conteúdo;
- o revisor deve conferir se o texto está pertinente à pauta assim como gramática e ortografia;
- por fim, o profissional de marketing digital deve otimizar esse conteúdo para os motores de busca como o Google e publicá-lo no blog.
Se você publica um conteúdo por semana no blog corporativo da sua empresa, esse workflow não será muito trabalhoso.
Porém, caso o blog tenha uma alta produção de artigos feitos por diversos redatores, o processo pode ficar confuso se não tiver um workflow bem claro.
Alguns conteúdos podem ter a produção atrasada e a publicação não seguir o seu calendário editorial, prazos podem ser perdidos etc.
Por isso, criar um workflow para marketing de conteúdo ajuda a acompanhar todo o processo para que todas as tarefas sigam no caminho certo.
E-mail Marketing
Quando falamos de e-mail, um exemplo claro de workflow é a automação de e-mail marketing que requer uma série de passos para que funcione.
Muito embora fazer e-mail marketing possa abranger ações mais simples como envio semanal de newsletter, criar um workflow (também chamado, aqui, de fluxo de nutrição) é importante para engajar as suas leads e deixá-las mais próximas do momento de compra. Vejamos o passo a passo de como isso ocorre:
- a pauta para um e-book a ser disponibilizado no seu blog é feita;
- o texto para o e-book é produzido por um redator;
- o visual do e-book é feito por um designer;
- o e-book é publicado numa landing page dentro do seu blog;
- uma sequência de e-mails é criada para todos que baixarem o e-book possam recebê-la;
- essa sequência é inserida numa ferramenta de automação de marketing digital.
Contratação de funcionários
O ingresso de funcionários é um momento importante nas empresas. Afinal, é neste momento que os processos de trabalho devem ser passados de forma clara aos novos colaboradores, além de tornar a experiência agradável a eles, pois trata-se do primeiro contato que eles fazem com a empresa.
Uma vez que o processo de contratação seja feito da maneira correta, isso pode fazer com que os novos funcionários estejam mais dispostos a beneficiar o negócio, além de aumentar a retenção de talentos no seu time de marketing.
Segue aqui um passo a passo de como o workflow da contratação de funcionários pode funcionar.
- Passo 1: uma vez que seja aprovado no processo seletivo, um e-mail de boas-vindas é enviado ao mais novo funcionário;
- Passo 2: as informações pessoais desse funcionário são inseridas no banco de dados da empresa;
- Passo 3: todos os procedimentos legais (tais como assinatura da carteira de trabalho, emissão do vale-transporte, vale-refeição, entre outros benefícios);
- Passo 4: apresentação do novo funcionário aos outros membros da equipe;
- Passo 5: preparar os materiais de trabalho que ele precisará (computador, conta de e-mail, acessos aos softwares, etc);
- Passo 6: treinar o funcionário para que possa exercer suas funções de trabalho.
Como escolher a ferramenta de workflow ideal?
Fazer um workflow é difícil e demanda muito conhecimento dos profissionais. Assim, escolher a ferramenta ideal é de suma importância para tornar esse processo mais simples.
Os softwares para gestão de agências, como iClips, são ferramentas que podem otimizar a montagem do workflow. Eles não são direcionados para a composição do fluxograma, mas para a categorização dos processos realizados na empresa.
A etapa inicial, de sistematização dos processos, se torna mais fácil porque o programa integra todas as tarefas da agência em uma plataforma otimizada.
O software integrado reúne informações sobre ações realizadas, projetos desenvolvidos, valores ligados a cada prática (há integração de todas as tarefas com o módulo financeiro), o que otimiza o tempo de trabalho e confere mais agilidade e precisão para a confecção do workflow.
Além disso, tais plataformas possibilitam a visualização de gargalos por parte do gestor em cada etapa de criação, seja ela relacionada ao texto, arte ou revisão. Assim, fica fácil observar o que não está saindo como o planejado, qual etapa tem um maior número de atrasos, entre outras vantagens.
O resultado? Um maior embasamento para as tomadas de decisão, já que tais ferramentas contam com relatórios de performance robustos, o que facilita a padronização e a organização das atividades.
Esses fatores ajudam na organização dos processos na agência e simplificam a divisão do trabalho. Os procedimentos operacionais são realizados com eficiência, levando a um melhor desempenho da agência no mercado. Isso promove uma imagem positiva para o empreendimento e contribui para o aumento da lucratividade.
Montar um sistema de workflow exige muito esforço e precisão no trabalho. Erros nesse processo podem gerar problemas graves na produção. Com um software de gestão para agências, a categorização dos procedimentos e a conexão das informações será muito mais fácil e o risco de falhas será mínimo.
Conheça as demandas da sua empresa
Antes de selecionar a ferramenta de workflow, é importante conhecer quais são as necessidades da sua agência. Isso é importante para que os esforços sejam direcionados para solucionar os problemas identificados.
Para quais questões o sistema de workflow está sendo procurado? Para otimizar a gestão das tarefas, para simplificar o trabalho da equipe ou para promover mais agilidade nos processos, por exemplo? Ao conhecer as demandas do empreendimento, você terá mais facilidade em identificar quais programas se adaptam melhor ao negócio.
Saiba quais são seus objetivos com a ferramenta
Esse passo complementa a dica anterior. Os objetivos com determinada mudança só são estabelecidos a partir da identificação das necessidades. Agora que você já tem clareza do que a sua empresa está precisando, estabeleça metas para a organização.
Lembre-se também das informações apresentadas em nosso post. O workflow pode trazer para a agência uma série de benefícios, como otimização do fluxo de trabalho, facilitação dos processos, aumento da agilidade e redução dos erros e do retrabalho. Certamente, essas são boas metas para buscar alcançar na agência.
Verifique se o programa é de fácil instalação e implementação
Ferramentas de difícil manuseio e instalação podem tornar o processo de montagem do workflow e de empreendimento de mudanças bastante difícil. Alguns softwares são naturalmente complexos, mas uma variável que conta muito é se você tem algum colaborador que saiba usar esse recurso.
Assim, antes de escolher um programa para a montagem de fluxogramas, pesquise sobre as opções disponíveis e verifique se há profissionais no time que conhecem algumas delas. Dê preferência para as soluções que são fáceis de implementar e integrar com os outros softwares.
Converse com pessoas que já utilizaram a ferramenta
Uma ótima forma de obter conhecimentos sobre o software para montagem de fluxograma é conversar com pessoas que já utilizaram a ferramenta. Nem sempre conhecemos alguém nessa situação pessoalmente, mas a internet abre a possibilidade de dialogar com pessoas que sabem bastante sobre o assunto.
Com a ajuda de redes sociais, blog posts e sites, é possível obter informações preciosas. Além disso, tente explorar o programa por conta própria e veja se é fácil aprender a manuseá-lo.
Criar um workflow para a sua agência é uma ótima alternativa para alcançar melhores resultados. Com esse recurso, você terá processos mais organizados e poderá realizar planejamentos sólidos, prevendo consequências e encadeamentos de ações em qualquer setor.
Sua equipe terá mais facilidade com o cotidiano de trabalho, pois o sistema de workflow sintetiza informações sobre o processo produtivo de forma objetiva e concisa, ajudando na organização de tarefas. Isso também melhora a aprendizagem dos novatos, pois a imersão na cultura e no fluxo de serviços da agência é realizada com mais simplicidade com o auxílio de um fluxograma.
Ou seja, como você pôde ver, o workflow adota uma série de processos que não podem faltar na gestão de uma empresa. E, quando falamos de marketing, existem inúmeros processos de modo que se torna difícil determinar a quais deles voltar mais a atenção.
Portanto, agora que você já sabe o que é workflow, que tal adotar uma ferramenta para colocar tudo o que foi aprendido em prática? Spolicite sua demonstração e experimente!
