Workflow: o que é e como montar um fluxo de trabalho do zero?

Workflow, ou fluxo de trabalho, é a maneira como uma empresa organiza seus processos e rotinas, desde as tarefas administrativas até o atendimento ao cliente. Ele representa uma sequência de etapas que precisam ser concluídas para atingir um objetivo específico. Em essência, é o trabalho fluindo de um estágio para o outro, seja por meio de uma ferramenta ou de outro processo.

É importante não confundir workflow com uma tarefa ou um conjunto de tarefas avulsas, que seriam mais próximas de um projeto. O workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em uma sequência lógica e que são realizadas regularmente. Ele atua organizando o trânsito de documentos, informações e demandas operacionais entre as equipes e profissionais envolvidos em um projeto ou processo.

O principal objetivo do workflow é otimizar os processos, garantindo que todos os recursos, como tempo e capital humano, sejam utilizados de forma apropriada. Ele minimiza erros internos, soluciona gargalos e influencia positivamente todos os procedimentos adotados, resultando em entregas mais rápidas, maior produtividade e lucratividade para a empresa.

Tipos de workflow e quando usar cada um

Existem diferentes tipos de workflow, cada um adequado a cenários específicos. Compreender suas características ajuda a escolher a melhor abordagem para cada processo:

Workflow Ad Hoc

O termo “Ad Hoc” vem do latim e significa “para esta finalidade”. Esse tipo de workflow é mais flexível e menos estruturado, ideal para tarefas que não seguem um padrão rígido e que precisam de adaptação constante. Em uma agência, ele é perfeito para situações que exigem criatividade e soluções rápidas, como o processo de brainstorming para uma nova campanha ou a resolução de uma crise inesperada nas redes sociais de um cliente. Nesses casos, a equipe precisa de liberdade para testar diferentes abordagens sem ficar presa a um fluxo de trabalho engessado.

Por exemplo, um cliente importante solicita uma campanha de última hora para aproveitar um tópico que viralizou nas redes sociais. A equipe de criação se reúne para um brainstorming rápido, sem um processo formal. As ideias são discutidas livremente, e as melhores são selecionadas para desenvolvimento. O redator cria o texto, o designer desenvolve a arte e o social media prepara a publicação, tudo de forma ágil e sem a necessidade de seguir um fluxo de aprovações demorado. A flexibilidade do workflow Ad Hoc permite que a agência responda rapidamente à demanda do cliente e aproveite a oportunidade do momento.

Workflow Administrativo

O workflow administrativo é usado para gerenciar processos internos e rotinas burocráticas da agência. Ele envolve tarefas como aprovações de despesas, gestão de documentos, controle de ponto e outras atividades que garantem o bom funcionamento da empresa. O objetivo é padronizar e automatizar essas tarefas para aumentar a eficiência e reduzir a chance de erros.

Workflow Produtivo

O workflow produtivo é focado na execução de tarefas repetitivas e previsíveis, que podem ser total ou parcialmente automatizadas. Ele é ideal para processos que fazem parte do dia a dia da agência e que precisam ser executados com agilidade e consistência. Na prática, ele se traduz em um conjunto de etapas bem definidas, com prazos e responsáveis claros, que garantem a entrega de um trabalho de qualidade dentro do praz. Por exemplo, a criação e publicação de posts para as redes sociais dos clientes, ou a criação de um vídeo.

Workflow Colaborativo

O workflow colaborativo é essencial para projetos que envolvem a cooperação de diferentes equipes e profissionais. Ele promove a comunicação e a integração entre as áreas, garantindo que todos trabalhem em sintonia para alcançar um objetivo comum. Em uma agência, onde a colaboração entre criação, atendimento, mídia e outras áreas é constante, esse tipo de workflow é fundamental para o sucesso dos projetos.

Por exemplo, em uma campanha de lançamento de um novo produto para um cliente, o atendimento define o briefing com o cliente e o compartilha com as equipes de criação e mídia. A equipe de criação desenvolve o conceito da campanha, que é validado pelo atendimento e pelo cliente. Em seguida, a equipe de mídia planeja a veiculação dos anúncios, enquanto a equipe de conteúdo produz os materiais para as redes sociais. Todas as equipes trabalham de forma integrada, compartilhando informações e feedbacks em uma plataforma de gestão de projetos, garantindo que a campanha seja coesa e eficaz.

Workflow Transacional

O workflow transacional é usado para gerenciar processos que envolvem a troca de informações ou documentos entre diferentes sistemas ou pessoas, com foco na segurança e na precisão dos dados. Ele é altamente estruturado e segue regras rígidas para garantir a integridade das transações. Em uma agência, ele pode ser aplicado em processos como o faturamento de clientes, emissão de notas fiscais ou a gestão de contratos.

Como montar um workflow?

Construir um workflow eficiente para sua agência não é um bicho de sete cabeças, mas exige um processo estruturado e bem pensado. Siga estes passos para montar um fluxo de trabalho que realmente funcione e traga resultados:

1. Faça um inventário completo dos recursos disponíveis

Antes de colocar a mão na massa, é fundamental saber exatamente com o que você pode contar. Isso vai muito além de listar o que você tem; é uma análise aprofundada para identificar potencialidades e gargalos. Pense em:

Tempo disponível: não basta saber o prazo final do projeto. Você precisa detalhar os prazos de cada tarefa, entender as atividades que já estão em andamento e estimar o tempo real necessário para cada etapa do novo workflow. Considere a complexidade da tarefa, a experiência da equipe e possíveis imprevistos. Por exemplo, se uma etapa de aprovação de cliente costuma levar 3 dias, inclua essa folga no seu planejamento.
Quantidade e disponibilidade dos profissionais: quantos colaboradores você tem em cada área? Qual a carga de trabalho atual de cada um? É crucial verificar a disponibilidade real da sua equipe para as novas demandas. Um workflow bem distribuído evita sobrecarga e garante que ninguém fique parado esperando. Se um designer está com a agenda lotada, talvez seja preciso ajustar o fluxo ou realocar tarefas.
Conhecimentos e habilidades dos profissionais: mapeie as competências da sua equipe. Quem é especialista em quê? Quais projetos cada um dos integrantes está tocado? Isso permite alocar as tarefas certas para as pessoas certas, otimizando a qualidade e a velocidade da execução. Se um redator é craque em SEO, ele deve ser o responsável pela otimização dos textos no workflow de conteúdo.
Materiais e ferramentas que podem ser utilizados: analise quais máquinas, softwares e programas estão acessíveis e se eles são adequados para as novas demandas. Há necessidade de adquirir novas licenças ou equipamentos? Por exemplo, se o workflow envolve edição de vídeo, você tem as estações de trabalho e os softwares necessários? Ou precisa investir em algo novo?
Capital e investimentos necessários: faça um levantamento financeiro. Há capital disponível para novos investimentos em ferramentas ou treinamentos? Ter clareza sobre o orçamento evita surpresas e garante que o workflow seja implementado de forma sustentável.

Registrar todas essas informações de forma detalhada é o primeiro passo para construir um workflow sólido e realista.

2. Documente os processos e as conexões entre eles (sem deixar nada de fora!)

Agora que você sabe o que tem, é hora de colocar no papel como as coisas realmente acontecem. Registre cada tarefa e, mais importante, como elas se conectam. Para um workflow eficaz, divida os processos em suas fases mais básicas. Liste as etapas em ordem cronológica, demarcando claramente as transições entre cada passo. Marque as práticas que são interdependentes – ou seja, uma só pode começar depois que a outra terminar e defina prazos específicos para cada momento.

3. Crie um mapa visual para orientar os procedimentos

Com todas as informações coletadas e documentadas, é hora de criar um mapa visual do seu workflow. Pense em um fluxograma detalhado, onde cada etapa é uma caixa e as setas indicam o fluxo. Conecte os processos interdependentes, sempre respeitando a ordem cronológica. Organize todos os itens de forma visual, clara e objetiva. Isso não é apenas um desenho bonito; é a bússola da sua equipe.

Como organizar isso no mapa?

Use símbolos padronizados: se for um fluxograma, utilize símbolos universais para início/fim, processo, decisão, documento, etc. Isso facilita a compreensão por todos.
Cores e legendas: use cores diferentes para identificar departamentos, tipos de tarefas ou status. Crie uma legenda clara para que todos entendam o significado.
Detalhe as decisões: se houver pontos de decisão (ex: “Cliente aprovou?”), crie ramificações no fluxo para “sim” e “não”, mostrando os caminhos alternativos.
Ferramentas de mapeamento: utilize softwares específicos para criar fluxogramas (como Lucidchart, Miro). Eles permitem criar, editar e compartilhar o mapa de forma colaborativa.

É fundamental fazer revisões frequentes em todas as etapas da montagem do workflow para evitar erros e garantir que ele seja sempre atualizado. Com o uso de sistemas de gestão integrados, você terá dados mais acessíveis para a elaboração e o ajuste contínuo do esquema.

4. Envolva e capacite a equipe que fará parte do fluxo de trabalho

Um workflow, por mais perfeito que seja no papel, só funciona se a equipe o abraçar. Envolver os colaboradores no processo de transição é fundamental. Eles são as pessoas que fazem a roda girar, e para que a nova mudança seja realmente positiva, eles precisam estar convencidos das vantagens do sistema de workflow. Liste os atores do processo e defina o papel e a responsabilidade de cada um na evolução do novo fluxo de trabalho.

Como capacitar e engajar a equipe?

Apresentação clara: quando o workflow estiver pronto, prepare uma apresentação didática. Explique por que ele foi criado, quais problemas ele resolve e como ele vai facilitar o dia a dia de cada um. Mostre como funcionam as codificações, os símbolos e as ferramentas.
Treinamento prático: não basta explicar; é preciso treinar. Realize workshops práticos onde a equipe possa simular o uso do novo workflow. Responda a todas as dúvidas e mostre os benefícios na prática.
Feedback contínuo: crie canais abertos para feedback. Os colaboradores que estão na linha de frente são os que melhor podem identificar pontos de melhoria. Valorize as sugestões e faça ajustes quando necessário. Isso aumenta o senso de pertencimento e engajamento.
Deixe claro os benefícios: esclareça que a nova plataforma não é uma forma de cobrança, mas um auxílio para organização do trabalho, definição de prioridades e uma visão clara do que deve ser feito. Mostre como o workflow vai reduzir o retrabalho, otimizar o tempo e permitir que eles se concentrem em tarefas mais estratégicas.

O trabalho perde o sentido e os resultados positivos esperados não são alcançados se a equipe não estiver capacitada e engajada.

5. Avalie os resultados e otimize continuamente o workflow (o trabalho nunca para!)

É nessa fase que você checa se os fluxogramas estão realmente coerentes, objetivos e claros, se existem imprecisões e se os funcionários conseguem assimilar o fluxo facilmente. Como testar na prática e otimizar?

Testes-piloto: antes de implementar o workflow em larga escala, faça testes-piloto com uma pequena equipe ou em um projeto menos crítico. Observe o que funciona e o que precisa ser ajustado.
Métricas e indicadores: defina métricas claras para acompanhar o desempenho do workflow. Por exemplo, tempo médio de conclusão de tarefas, número de retrabalhos, satisfação da equipe, etc. Utilize os relatórios do seu software de gestão para coletar esses dados.
Reuniões de feedback: realize reuniões periódicas com a equipe para coletar feedbacks. Pergunte o que está funcionando bem, o que pode ser melhorado e quais são os principais desafios. Incentive a participação ativa.
Ajustes e melhorias: com base nos dados e feedbacks, faça os ajustes necessários no workflow. Lembre-se que um workflow não é estático; ele deve evoluir junto com a agência. O importante é que a ferramenta esteja sempre adequada ao time, proporcionando mais agilidade e eficiência operacional.

Ao seguir esses passos, você não apenas monta um workflow, mas cria uma cultura de otimização contínua na sua agência, garantindo que seus processos sejam sempre fluidos, eficientes e alinhados aos seus objetivos de negócio.

Erros comuns ao criar workflows

Um dos erros mais frequentes ao cria um novo workflow é a falta de clareza na definição das etapas. Se as tarefas, responsabilidades e a sequência de ações não estiverem bem delineadas, o workflow se torna confuso e ineficaz. É fundamental que cada colaborador entenda exatamente o que precisa ser feito, por quem e em que momento. A ausência de um mapa claro dos procedimentos pode levar a retrabalhos e atrasos.

Workflows muito complexos ou com etapas desnecessárias podem gerar excesso de burocracia, tornando o processo lento e ineficiente. O objetivo do workflow é otimizar, não criar obstáculos. É importante simplificar ao máximo, eliminando etapas que não agregam valor e focando na fluidez. A repetição de processos, por exemplo, é um sinal de burocracia excessiva que deve ser evitada.

Além disso, muitas vezes, ao criar um workflow, as empresas não identificam ou ignoram os verdadeiros gargalos que impedem a produtividade. Um workflow eficaz deve ser projetado para solucionar esses pontos de estrangulamento, e não apenas para formalizar processos existentes. É essencial analisar onde o fluxo de trabalho está travando e focar em soluções para esses problemas específicos.

Vale lembrar que um workflow, por mais bem desenhado que seja, não funcionará se não for adequado à equipe que o executará. Não envolver os colaboradores no processo de criação e validação é um erro grave. A equipe deve ser capacitada e ter voz ativa na construção do workflow, pois são eles que o vivenciarão no dia a dia. A falta de engajamento e compreensão por parte dos usuários pode levar ao não cumprimento das etapas e ao fracasso da implementação.

Por último, ao representar visualmente o workflow (em fluxogramas, por exemplo), a falta de uma legenda clara e intuitiva pode dificultar a compreensão. Símbolos, cores e setas devem ser de fácil associação e memorização. Adotar padrões reconhecidos, como o BPMN (Business Process Model and Notation), pode ser uma boa estratégia para garantir a clareza e a padronização.

Como otimizar workflows já existentes?

Alguns indicadores, podem mostrar que o seu workflow já não é mais tão eficiente e que está na hora de otimizá-lo, como:

Reuniões excessivas
•Tarefas acumuladas:
•Atrasos recorrentes
Falhas na comunicação interna
Retrabalho
Falta de clareza nas responsabilidades
Desperdício de tempo e recursos

Para otimizar workflows, diversas metodologias podem ser aplicadas:

Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)

O PDCA é um modelo dividido em quatro etapas repetitivas que promove a melhoria contínua na gestão de processos. É uma ferramenta implementada para melhorar a qualidade e eficiência dos processos em diversas áreas, como gestão de projetos, ciclo de vida de produtos e gestão de qualidade.

Plan (Planejar): identifique o problema ou a oportunidade de melhoria no workflow, defina metas e planeje as ações necessárias.
Do (Fazer): implemente as mudanças planejadas em pequena escala, se possível, para testar sua eficácia.
Check (Checar): monitore os resultados das mudanças, compare-os com as metas estabelecidas e analise o que funcionou e o que não funcionou.
Act (Agir): com base na análise, padronize as melhorias que deram certo e implemente-as em larga escala. Se as mudanças não foram eficazes, reinicie o ciclo com um novo planejamento.

Diagrama de Ishikawa (Causa e Efeito)

Também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe, essa ferramenta é utilizada para identificar as causas de problemas específicos no workflow. Ele ajuda a visualizar as possíveis causas de um problema, categorizando-as em áreas como Mão de Obra, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Método e Material. Ao identificar as causas-raiz, é possível desenvolver soluções mais eficazes.

Análise de Pareto

Baseada no Princípio de Pareto (regra 80/20), essa análise ajuda a identificar os poucos problemas que causam a maioria dos impactos negativos no workflow. Ao organizar os itens conforme a frequência com que ocorrem, é possível focar os esforços nas causas mais significativas, gerando um impacto maior na otimização do processo.

Padronização de Processos

A padronização de procedimentos é fundamental para reduzir erros, melhorar a comunicação e a integração entre as etapas do projeto. Um workflow padronizado cria uma base sólida para a gestão da qualidade, permitindo que as atividades sejam realizadas de forma consistente e eficiente.

Ao aplicar essas técnicas, as agências podem alcançar uma gestão mais eficiente e moderna, garantindo a fluidez dos projetos e a competitividade no mercado.

Automação de Processos

A automação é uma das formas mais eficientes de otimizar workflows, eliminando a falha humana e reduzindo custos. Ao automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, a equipe ganha autonomia para se concentrar em atividades estratégicas, agilizando procedimentos e conferindo maior precisão aos dados.

Ferramentas para criar e gerenciar workflows

Escolher a ferramenta ideal para criar e gerenciar workflows é crucial para otimizar o tempo de trabalho e aumentar a produtividade da equipe. Um bom software de gestão pode ajudar a reduzir custos e aumentar a lucratividade da empresa. Ao selecionar uma ferramenta, considere os seguintes aspectos:

Visualização

Ferramentas que oferecem uma visualização clara e intuitiva do fluxo de trabalho, como fluxogramas e quadros Kanban, facilitam a compreensão das etapas e responsabilidades. Isso permite que todos os membros da equipe acompanhem o progresso e identifiquem rapidamente possíveis gargalos.

Automação

A capacidade de automatizar tarefas repetitivas e burocráticas é um diferencial importante. A automação reduz a chance de erros humanos, agiliza processos e libera a equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas e criativas.

Integração

Um software que se integra facilmente com outras ferramentas e sistemas utilizados pela agência (como ferramentas de comunicação, CRM, financeiro, etc.) garante um fluxo de informações contínuo e evita a duplicação de dados. Isso otimiza o tempo de trabalho e confere mais agilidade e precisão para a confecção do workflow.

Facilidade de uso

Ferramentas de difícil manuseio e instalação podem tornar o processo de montagem do workflow e de implementação de mudanças bastante desafiador. Dê preferência a soluções que sejam fáceis de aprender e manusear, garantindo que a equipe adote a ferramenta sem grandes dificuldades.

Custo

O custo-benefício da ferramenta deve ser avaliado. Considere não apenas o valor da licença, mas também os custos de implementação, treinamento e manutenção. Um bom software de gestão para agências, por exemplo, pode reunir informações sobre ações realizadas, projetos desenvolvidos e valores ligados a cada prática, otimizando o tempo de trabalho e conferindo mais agilidade e precisão para a confecção do workflow.

Criar um workflow para a sua agência é uma ótima alternativa para alcançar melhores resultados. Com esse recurso, você terá processos mais organizados e poderá realizar planejamentos sólidos, prevendo consequências e encadeamentos de ações em qualquer setor. Sua equipe terá mais facilidade com o cotidiano de trabalho, pois o sistema de workflow sintetiza informações sobre o processo produtivo de forma objetiva e concisa, ajudando na organização de tarefas. Isso também melhora a aprendizagem dos novatos, pois a imersão na cultura e no fluxo de serviços da agência é realizada com mais simplicidade com o auxílio de um fluxograma.

Pronto para otimizar os processos da sua agência? Agende agora uma demonstração gratuita do iClips e descubra como podemos transformar o seu workflow!