Quem nunca sofreu com o atraso de pagamentos, não é mesmo? Até porque várias razões podem levar um anunciante a descumprir os prazos: insatisfação com o atendimento ou com a produção das peças publicitárias, dificuldades econômicas, esquecimento, erros administrativos, entre outras. Nesse contexto, saber como cobrar um cliente é fundamental.
Por isso a agência precisa criar estratégicas para reduzir o impacto desses atrasos na gestão financeira. O grande desafio, porém, é manter o poder de negociação com a delicadeza e a sutiliza necessárias para não ofender nenhum cliente. Ficou interessado? Quer saber mais? Então veja neste post como cobrar os valores devidos sem constrangimentos. Confira!
Confira também
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Seja cordial
Na hora de pôr em prática suas táticas de como cobrar um cliente, alguns cuidados têm que ser tomados. Comece a conversa mostrando que não se trata apenas de uma questão de dinheiro e que o atraso poderá comprometer a qualidade dos jobs.
Lembre-se de que a legislação brasileira proíbe o comerciante ou prestador de serviços de colocar o consumidor em situações vexatórias por causa de dívidas. Por esse motivo, aja sempre com paciência e cortesia, por mais difícil que seja.
Antes de interromper o atendimento, avise esse cliente de forma muito clara, explicando quando e por que essa atitude será tomada. Em boa parte dos casos, um diálogo aberto e amistoso é capaz de solucionar a inadimplência.
Mantenha-se informado
Um erro muito complicado de se cometer é cobrar um cliente de forma equivocada. Poucas situações podem ser tão constrangedoras para sua agência. Por esse motivo, é muito importante ficar sempre a par dos detalhes do departamento financeiro.
Você precisa de informações como o valor da dívida e o histórico de pagamento desse cliente. Além disso, descubra a maneira como os seus serviços foram entregues. Pode ser que a razão do atraso tenha sido alguma frustração de atendimento.
Esses dados serão necessários quando você for apresentar a proposta comercial de renegociação. Muitos gestores têm dificuldades para controlar um volume tão alto de conteúdo.
Nesse sentido, uma boa dica é adotar planilhas de controle financeiro. Há inúmeras delas com downloads gratuitos. Vale lembrar que essa tática é recomendada para as empresas que ainda não contam com um software de gestão. Ainda neste post, vamos apresentar também soluções tecnológicas mais modernas.
Com essas planilhas, você também pode estipular datas de vencimento das contas a receber bem próximas das suas principais despesas com pagamento de colaboradores, fornecedores, insumos ou prestações de serviços. Assim, você evita que um atraso coloque seu fluxo de caixa em risco.
Avise o cliente de forma rápida e impessoal
A primeira cobrança deve ser feita com leveza e impessoalidade. Nada melhor do que o e-mail para conseguir sucesso nessa tarefa. Com ele, o cliente não fica com vergonha nem você é obrigado a passar por situação embaraçosa antes do tempo.
Muitos atrasos ocorrem pelo esquecimento ou uma falha banal. Assim, ao enviar a mensagem por e-mail alertando sobre a dívida, a agência já pode até remeter anexado um novo boleto, já com a alteração na data. Com isso, o negócio publicitário consegue receber os débitos mais rápido e ainda preserva um bom relacionamento com os profissionais envolvidos nessa conta.
Use estratégia na elaboração dos contratos
Usar a estratégia na hora de elaborar os contratos é fundamental para a gestão financeira das agências e para aprender como cobrar um cliente. Nesses documentos, deixe bem claro quais são as maneiras de pagar aceitáveis em seu negócio. Estipule também cláusulas que prevejam formas de cobrança em caso de atrasos. Assim, vai ficar mais fácil reivindicar a quitação dos débitos.
Aja de forma estratégica também na prevenção e crie táticas para evitar a inadimplência. Uma boa dica nesse sentido é conceder descontos para as empresas que pagarem em dia. Evidentemente, o cálculo dessa dedução tem que ser muito bem-feito para que a agência não amargue perdas financeiras no futuro.
Pouco antes de a data vencer, envie um e-mail lembrando o prazo e aproveite essa mensagem para divulgar o abatimento nos preços. Assim, você aborda tanto os maus quanto os bons pagadores, o que vai ajudar o negócio na tão almejada retenção de clientes — um grande desafio no mercado publicitário hoje em dia.
Capacite um time para fazer a cobrança
Tenha profissionais treinados e com experiência em fazer cobranças. Para isso, vale a pena investir em palestras, vídeos motivacionais e cursos de aperfeiçoamento.
Depois de tentar renegociar algumas vezes por e-mail, será necessário partir para um contato pessoal, que é bem mais difícil de ser ignorado. Por outro ponto de vista, é justamente nesses momentos que a relação pode estremecer.
Por essa razão, os colaboradores que vão fazer essas visitas precisam contar com muito traquejo social e com uma certa liberdade para apresentar propostas. Assim, dê autonomia para o time de cobrança ser mais flexível durante a estratégia de negociação.
Permita o parcelamento das dívidas, por exemplo. Se o cliente ficar muito tempo sem pagar nem fazer um acordo, antes de uma ação judicial — cara e demorada — avalie a possibilidade de trocar serviços ou mercadorias com esse devedor. Uma empresa em débito com a agência pode ter itens de seu interesse, como veículos, computadores etc.
Aposte na tecnologia
Muitos gestores de publicidade têm problemas de perda do controle dos dados da agência, principalmente os financeiros. Infelizmente, esse quadro caótico acaba sendo geral, tomando a agência de ponta a ponta. É comum, com o crescimento acelerado de um negócio, que haja mesmo desorganização.
Nesse contexto, para saber como cobrar um cliente, você vai precisar de processos bem definidos nos setores de cobrança e finanças. A emissão de boleto em papel, por exemplo, é muito trabalhosa e traz um custo completamente desnecessário.
Para suprir essa carência, tem sido bastante frequente a adoção de softwares especializados em propaganda. Com um bom programa de informática, é possível fazer a conciliação automática de boletos, economizando tempo e dinheiro.
Outra questão extremamente sensível para uma boa gestão financeira é projetar as receitas e as despesas. Essas soluções de tecnologia podem realizar essa tarefa automaticamente. Com isso, dá para manter o fluxo de caixa sempre positivo. Se houver algum atraso ou quaisquer outras anormalidades, a agência terá tempo e condições de reagir.
Afinal, as ferramentas dispõem de alertas automáticos para recordar quais cobranças precisam ser feitas e quais pagamentos estão em dia ou não. Desse modo, o gestor tem um dashboard financeiro com a visualização de todos os lançamentos — a receber e a pagar.
Assim, os atrasos são apontados de forma rápida e simples. Por isso, contar com a ajuda da inovação pode ser o fiel da balança para o sucesso ou o fracasso de um negócio publicitário. Confira mais detalhes sobre esses recursos:
- projeção financeira: replica despesas fixas, parcela receitas e acompanha a baixa de cada lançamento. Conta com filtros para consultas rápidas de arquivos, o que facilita o processo de baixas;
- boletos e notas fiscais: softwares podem enviar boletos bancários a partir de um lançamento, com recursos aderentes às principais instituições financeiras do país. Ainda é possível gerar notas fiscais direto por esses sistemas, bem como alimentar relatórios de impostos;
- cadastro completo de clientes, fornecedores e veículos: recursos para organizar a carteira de clientes, como, por exemplo, a classificação de fornecedores e o cadastro dos veículos. Todos os dados ficam arquivados em históricos de cada contrato. Também é possível acrescentar informações avulsas e anexar arquivos;
- ranking dos clientes mais rentáveis e que dão mais prejuízos: indica as melhores e as piores contas que uma agência tem em termos de rentabilidade. Isso significa que o gestor vê de forma automatizada quanto de lucro ou de dano financeiro cada cliente proporciona. A ferramenta faz esse cálculo com base no custo das horas.
Como você pôde notar, saber como cobrar um cliente é estratégico para a saúde financeira de qualquer agência publicitária. Por essa razão, além de muito jogo de cintura, você vai precisar de organização operacional.
Com a ajuda de softwares de publicidade, você ganha tempo automatizando quase toda a gestão. Quer saber mais? Então leia nosso artigo sobre controle financeiro!
